Absenderprobleme in Outlook und Performance

[twin]

Hallo liebe Gemeinde,

ich bin etwas ratlos und hoffe, dass man mir hier helfen kann.

Zur Situation: Wir nutzen Zarafa (aktuelle Version aus einer DS214+ mit Fetchmail) hier auf Arbeit in Verbindung mit Outlook 2010. Es gibt eine globale E-Mail Adresse xyz@firma.de, die durch Zarafa auf allen Rechnern verteilt wird. Wir könnten die ja auch per IMAP auf allen Rechnern bringen, aber wir wollen auch unsere Kategorien, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen synchronisieren. Soweit funktioniert das ganze auch sehr gut!

In Zarafa ist lediglich ein User eingerichtet, den ich dann auf den fünf Rechnern in Outlook ebenfalls verewigt habe. Einziges Problem was wir hatten war, dass wir als Absender immer die jeweilige Person angezeigt bekommen möchten. Also Max Mustermann <xyz@firma.de>, Steffi Musterfrau <xyz@firma.de> usw. Wenn ich über Zarafa versende habe ich ja immer nur den einen Absender, der in den Einstellungen gesetzt ist.

Daher habe ich in Outlook noch mal die globale Mailadresse xyz@firma.de als POP eingerichtet, aber nur zum Versenden über SMTP. Das Empfangen ist ausgeschaltet. Dieses Konto nutzt auch den Zarafa-Server als Outlook-Datendatei und ist als Standardadresse zum Versenden eingerichtet.
Soweit klappt auch das gut!

Nun zum Problem: An zwei Rechnern habe ich festgestellt, dass im Ordner gesendet als Absender manchmal nicht die Person drin steht, von der es versendet worden ist. Z.B. steht bei mir statt Max Mustermann dann Steffi Musterfrau drin, obwohl dieses Konto gar nicht bei mir eingerichtet ist. Der Empfänger erholt dann auch als Absender Steffi Musterfrau. Irgendwie kann ich mir das nicht erklären, weil es ja eigentlich nichts direkt mit Zarafa zu tun haben könnte oder? Das Versenden passiert ja nicht über den Zarafa Server sondern über SMTP des extra Mailkontos.

Habt ihr hier einen Tipp für mich? Oder vielleicht generell einen Ratschlag wie man das anders gestalten kann?

Das ist für uns wichtig:
- Es gibt eine globale Mailadresse, die alle sehen sollen sollen (alle Unterornder) samt Kategorien/Markierungen
- Kalender, Aufgaben, Kontakte etc. sollen synchronisiert werden
- Jeder Rechner soll den Mitarbeiter als Absender haben trotz gleicher Mailadresse

2. kurze Frage: Manchmal ist der Aufbau in Outlook ein bisschen träge. Könnte man das beschleunigen, wenn ich eine andere Diskstaton nehme mit der CPU Leistung? Die DS214+ ist ja doch ein bisschen beschränkt in der Leistung.

Vielen Dank!
Grüße
twin

 

[snodnose]

Hi twin,

zu deiner letzten Frage: Welcher Modus wird verwendet, Online oder Offline (cached)? Falls Ihr den Online Modus verwendet, kann es daran liegen.

Viele Grüße
snodnose

 

[twin]

Danke für den Hinweis! Dann stelle ich das mal um. Gibt es da irgendwelche Nachteile oder baut Zarafa dann einfach auf den Client einen Cache auf?

 

[snodnose]

"Nachteill sehe nicht direkt, es wird nur nicht "kontinuierlich" synchronisiert, sondern nach einem bestimmten (einstellbaren) Intervall 1 bis 60 Minuten. Die techn.Details kann ich Dir nicht erklären, aber die Daten werden quasi lokal abgelegt und beim "Sync" mit dem Server abgeglichen. Ist auf Clients im Office sicher weniger relevant, aber bei Notebooks sehr nützlich, wenn man mal länger damit offline unterwegs ist.

 

[twin]

Die Verzögerung kann ich leider nicht hinnehmen, also muss ich weiter mit dem Onlinemodus arbeiten. Wir müssen schnell sehen, ob ein Kollege schon auf eine Mail reagiert hat oder nicht. Sonst kommt es nur zu Konflikten wenn ich eine Mail bearbeite, die schon beantwortet ist

So geht die Performance ja...viel nerviger ist das Problem mit dem falschen Absender - wenn da jemand noch eine Idee hat, wäre ich durchaus dankbar

 

[snodnose]

Hi twin,

habe mir dein eigentliches Problem nochmals in Ruhe durch den Kopf gehen lassen. Evtl. wäre die Verwendung der Freigaben für andere Benutzer und jeweils eigene Accounts für die Benutzer?

Die Einstellung ist z.B. in diesem Video via Webapp erklärt: https://m.youtube.com/watch?v=FgRrihPenro

 

[twin]

Danke für deinen Tipp! Das mit den eigenen Accounts hatte ich auch schon überlegt. Aber dann werden ja bei jedem Konto die Mails gedownloadet, oder ich bräuchte dann einen globalen Account? Hm, bin da etwas unsicher

Wo würde ich denn Lizenzen für Zarafa herbekommen? Wir sind ja mehr als drei User

 

[snodnose]

Lizenzen bekommst Du bei einem entsprechenden Zarafa Partner (siehe zarafa.com). Von dem Partner ETES weiß ich,dass Sie einen online-shop haben.Über den kann man z.B. Lizenzen beschaffen. Die Lizenzen nützen Dir aber auf einer DS214+ nichts, da Du die dort nicht verwenden kannst! Der Lizenz-Dienst ist soweit ich weiß nur auf "x86" Systemen verfügbar. Ein entsprechender Hinweis steht auf hier in den Release Notes "Zarafa licensed will not start on ARM Platforms"!

Ich würde es mit dem "globalen" Account angehen und diesen Posteingang für die anderen Benutzer freigeben.
Da ich diese Konstellation bisher noch nicht mit Outlook, sondern nur in der WebApp (erfolgreich) getestet habe, rate ich zum entsprechenden Test bevor Du das auf dem Live-System alles umstellst.

Du kannst Dir z.B. mit XPEnology ein DSM in einer VM einrichten. Anleitung dazu gibt es u.a hier: http://www.robvanhamersveld.nl/2013/01/21/install-and-test-synology-dsm-in-a-virtual-machine/ oder unter http://patrickscholten.com/install-synology-dsm-esxi-5-x-virtual-machine/

 

[snodnose]

kleiner Nachtrag

Ein Video "E Mail Ordner freigeben zur Zusammenarbeit in Zarafa" findest Du hier: http://youtu.be/FgRrihPenro

 

[twin]

Ich danke Dir für deine Mühe und die Tipps! Habe mir das Video mal angeschaut - wirklich sehr interessant. Das könnte sich realisieren lassen. Testen könnte ich das bei mir zu hause...da habe ich auch eine Dissertation am laufen. Nur leider für die Katz, wenn ich nicht mehr Lizenzen / User aktivieren kann :-( Schade! Ich habe leider keine Möglichkeit einen weiteren Rechner auf Arbeit hinzustellen, wo Zarafa drauf läuft. Schade! Aber vielleicht weiß ja noch jemand Rat zum oben genannten Problem...dann erübrigt sich das mit den Lizenzen

 

[snodnose]

Na das mit den Lizenzen ist einer anderen DiskStation, z.B. DS415+ oder DS1515+, also mit einer Intel CPU kein Problem. Du hättest ja schon in deinem ersten Post anmerkt, dass die 214+ dafür etwas schwach auf der Brust ist.

Bzw. da mich das für eine andere Sache auf eine Idee gebracht hat habe ich es mal mit Outlook getestet. Hat bei mir im ersten Test gut funktioniert.

 

[twin]

Wir wollten sowieso eine zweite Diskstation kaufen als Ersatzgerät. Dann würde ich eine mit Intel CPU nehmen. Aber das dauert noch etwas - bis dahin muss ich eine andere Lösung finden.

Mal eine Offtopic Frage: Kann ich, wenn unsere 214+ mal ausfallen sollte, die Platten aus dieser DS rausnehmen und in eine DS415+ stecken um weiterarbeiten zu können? Würde sagen eher nicht, wegen den unterschiedlichen Architekturen?!

Dankööö!

 

[snodnose]

Stimmt, so einfach geht es leider nicht, u.a. wegen der Architektur. Wenn Ihr da etwas mehr Sicherheit rein bringen wollte wären zwei gleiche DiskStations mit der "Synology High Availability" sicher eine gute Option.

Auf einer der Detailseiten heißt es leider u.a. zu Zarafa: " High Availability ist nicht kompatibel mit DHCP Server, Zarafa und Symform."

Um nochmal auf dein eigentliches Problem zu kommen, muss es aus irgendwelchen Gründen (z.B. CRM Anbindung) Outlook sein? Wenn nicht würde sich die Webapp doch als Alternative anbieten, ganz ohne Lizenz Thema.

 

[twin]

An "High Availability" hatte ich auch schon gedacht, aber läuft ja leider nicht bei der 214+. Ob ich das Budget für zwei neue NAS Geräte bekomme wage ich zu bezweifeln Das Zarafa hier nicht unterstützt wird finde ich auch schade. Wäre aber trotzdem Interessant ob die die MariaDB Datenbank wenigstens synchron gehalten wird.

Leider läuft die WebApp nicht so zuverlässig. Ich kann z.B. keine Mails aus der App verschicken, da er mir jede Mailadresse, die ich für den Empfänger eintrage irgendwie verstümmelt. Da gibt's hier auch schon ein Thema zu und ist wohl ein Bug in der derzeitigen Webapp Version. Zudem ist Outlook noch ein bisschen komfortabler, aus meiner Sicht. Alleine schon das Vergeben von Kategorien find ich schon angenehmer.

Notfalls müssen wir erstmal alle über den Zarafa Server die Mails versenden mit nur einen globalen Absender.

 

[snodnose]

Ja das mit den Adressen habe ich aktuell auch mal wieder, ging lange ohne Probleme. Momentan habe ich den indexer im Verdacht, da es nach dem reindexieren meines Pistfachs interessanterweise nun wieder geht. Im Zarafa Forum gibts in anderen Richtung auch Post zu Problemen damit und u.a. den Hinweis, dass ein Bug mit Version 7.1.11.x wohl gefixt ist.

Ich hoffe mal auf baldiges neues Release von jdo. Da die finale 7.2 vor der Tür steht evtl. ja dann damit.

Das HA mit der DB geht glaube ich nicht, da das nicht ganz so "trivial' wie z.B. bei Files ist.
Btw hier kannst Du in der Doku nachlesen wie ein HA Setup mit Zarafa möglich ist.