Ich hab sie alle durch. Paperless_ngx, ecoDMS, Docomondo, Filee und wie sie alle heissen. Alles gute Werkzeuge um den privaten Papierkram zu organisieren (und Zeit zu vertrödeln.) Am längsten habe ich mit Paperless_ngx gearbeitet.
Mittlerweile bin ich zurück bei meinem 3 Ordner System basierend auf
Volltextsuche mit Kennzeichnungen (TAGs). Ich manage alles mit Synology Drive. Ein Hauptordner in welchem nur die Jahre (2024, 2023, 2022 ...) abgelegt werden. Dann noch die 'Inbox'. Einfacher und schneller geht es nicht. Würde Synology von einem Tag auf den anderen verschwinden, könnte ich mit jedem anderen PC auf die Daten zugreifen - alles sind PDF.
Ordnerstruktur:
- Hauptordner 'DMS'
- Eingangsordner 'Inbox' ist immer derselbe auf einer höheren Ebene.
- Das aktuelle Jahr '2024'
Gescannt wird mit
- am iMac (
Scansnap ix1600)
- am iPhone (
QuickScan)
OCR / Volltextsuche macht
synOCR
Und Synology
Drive als zentrale Drehscheibe/Ablage. iPhone und iMac/MacBookPro
Alle Scans gehen automatisch in einen zentralen Ordner und erhalten den TAG '
Neuzugang'
Weitere TAGs sind
-
Bezahlen
-
Beobachten
-
Erledigt (wäre eigentlich gar nicht mehr nötig)
Es gibt noch eine 3,4 Temporäre TAGs um zum Beispiel Dokumente die für die Steuern benötigt werden zusätzlich zu TAGen.
Filename eines laufenden Jahres sind:
- Jahr, Monat, Tag, Dokumentenart, Absender (2024-06-15 Lieferschein Apple)
Die zurückliegenden Jahre werde in einem Durchgang sortiert nach 'Filenamen' erhalten eine fortlaufende Nummer' (2024-00123).
Das funktioniert seit mehr oder weniger 2011, unvollständig sogar bis 2007 zurück mit wechselnder Hardware. Sogar lokal am iMac (Houdahspot) finde ich alles in Sekunden (meistens
jedenfalls)
Wohlverstanden, ich bin ein Privathaushalt - mit etwa 300 bis 400 Dokumenten pro Jahr - der mittlerweile keine Lust mehr hat, Zeit mit Tools zu verwenden die zwar alles können aber so wie ich meinen Papierkram erledige zuviel des Guten sind.
