Paperless Ordnerstruktur für mehere Benutzer

[Simon Trick]

Hallo an die Community,

Ich hab gleich mehrere Fragen.

Paperless bin ich bei mir so am Einstellen das meine Familie das Programm benutzen kann. Also hat jeder einen eigenen Acc wo er auch nur seine Dokumente sieht also nicht die der anderen und auch auch seine Einstellung vornimmt. Soweit so gut.

Habe jetzt einen Freigegebenen Ordner erstellt (scaninput) in dem Ordner habe ich Unterordner erstellt mit den Familiennamen. Den Scanner habe ich so eingestellt das user 1 auch in sein user 1 Ordner in Scaninput Scannt...

Meine Frage ist jetzz wie mach ich das dass die Datein vom user 1 in den Ordner Consume von Paperless reingezogen werden aber auch dann im Profil User 1 landen so das die anderen user die Dokomente nicht sehen können.

 

[Janüscht]

Paperless hat keine richtig getrennte User-Verwaltung. Wenn du es getrennt haben willst (wie es sein sollte) kommst du nicht herum, einen weiteren Paperless-Container hinzuzufügen. Dabei ist es unerheblich (von der Leistung), ob du mehrfache Stacks installierst oder einfach zusätzliche Container in den Stack einbaust.

Ich würde Redis, Postgres (MariaDB) und ggf. Tika & Gotenberg (Office-Dokumente) für alle Paperless-Container laufen lassen. Nur bei der Datenbank solltest du unterschiedliche PaperlessDB anlegen. Dazu solltest du die Datenbank nur mit einem Admin-Passwort aufsetzen und mit Adminer, pgAdmin4, SSH etc. die entsprechenden Datenbanken mit User und Passwort anlegen. Wenn du Postgres oder MariaDB anderweitig noch benötigst, würde ich den Datenbank-Container komplett aus dem Stack nehmen und einzeln aufsetzen.

Wenn das alles eingerichtet ist, musst du nur noch den Paperless-Container aus dem Stack kopieren und untereinander einfügen (je nach Anzahl der User) und die Namen, Ports, DB-Namen & Passwort als auch Verzeichnisse anpassen.

Das was denn auch schon. Klingt nach viel, ist es aber nicht. Wichtig sind eher die Basics zu verstehen. Oft sind die Anleitungen nicht optimal oder nur für diejenige Anwendung ausgelegt. Der Vorteil von einem Datenbank-Container liegt im Backup, ansonsten müsste man regelmäßig alle Datenbank-Container ein Dump erzeugen. So hat man alles in einem!

Viel Spaß beim testen

 

[crammaster]

Moin,

das sind erstmal zwei von einander getrennte Vorgänge.

Das verschieben der Scans könntest du über den Aufgabenplaner erledigen lassen, einfach alle 5 Minuten soll ein Befehl ausgeführt werden.

find "/volume1/Scaninput" -mindepth 1 -maxdepth 1 -iname "*.pdf" -mmin +5 -type f -exec mv {} "/volume1/docker/paperless/consume" \;

Der Befehl bewirt, das im Ordner Scaninput nach Datein gesucht wird, die den Dateityp PDF haben und älter als 5 Minuten sind. Und die gefunden Datein werden dann durch den Move-Befehl in den Paperless Consume-Ordner verschoben.

Warum Datein älter als 5 Minuten? Weil es Scanner gibt, die mehrseitige Dokumente nicht erst zwischen speichern und dann dann den Speicherort übertragen, sondern jede einzelne Seite übertragen und dann immer das Dokument anpassen. Wäre blöd, wenn die Datei verschoben wird, während der Scanner noch Seiten reinscannt.


Da ich alleiniger Nutzer meiner Paperlessinstanz bin, habe bezüglich der Zuteilung keine Erfahrung. Du kannst aber etwas rum probieren, indem zu zwei Benutzer anlegst und dann feste Zuordnungskritieren vergibst.
Zum Beispiel: Enthält ein Dokument "Heike Mama" (Vorname Nachname) dann soll es automatisch den Speicherort "\Heike Mama\{titel}" bekommen und dem Benutzer "Heike Mama" als Eigentümer zugeordnet werden soll.
Einfach mal mit den Variabeln etwas rumspielen, bevor es Live geht.

Vielleicht macht Paperless das bei mehreren Nutzern auch selbstständig.

Viel Erfolg
Marc

 

[crammaster]

Alternativ könntest du auch mehrere Paperless-Instanzen laufen lassen. Richtig konfiguriert, kannst du mehrere Paperless-Container über einen DB-Container und einen Redis-Container laufen lassen und das zusammen in einem Stack (Projekt).

Jeder Paperless-Container bekommt seinen eigen Ordner mit Consume und Media. Hätte den Vorteil das jede Paperless-Instanz für sich selber lernt und es gleich den Nutzern zugeordnet ist und nicht ausversehen die Rechnung von deinem letzten Dominabesuch im Profil deiner Mutter auftaucht.

 

[Simon Trick]

Das verschieben der Scans könntest du über den Aufgabenplaner erledigen lassen, einfach alle 5 Minuten soll ein Befehl ausgeführt werden.

find "/volume1/Scaninput" -mindepth 1 -maxdepth 1 -iname "*.pdf" -mmin +5 -type f -exec mv {} "/volume1/docker/paperless/consume" \;

Der Befehl bewirt, das im Ordner Scaninput nach Datein gesucht wird, die den Dateityp PDF haben und älter als 5 Minuten sind. Und die gefunden Datein werden dann durch den Move-Befehl in den Paperless Consume-Ordner verschoben.

Warum Datein älter als 5 Minuten? Weil es Scanner gibt, die mehrseitige Dokumente nicht erst zwischen speichern und dann dann den Speicherort übertragen, sondern jede einzelne Seite übertragen und dann immer das Dokument anpassen. Wäre blöd, wenn die Datei verschoben wird, während der Scanner noch Seiten reinscannt.

Das ist eine Gute Idee Danke denke das ich es auch so machen ;D

Da ich alleiniger Nutzer meiner Paperlessinstanz bin, habe bezüglich der Zuteilung keine Erfahrung. Du kannst aber etwas rum probieren, indem zu zwei Benutzer anlegst und dann feste Zuordnungskritieren vergibst.
Zum Beispiel: Enthält ein Dokument "Heike Mama" (Vorname Nachname) dann soll es automatisch den Speicherort "\Heike Mama\{titel}" bekommen und dem Benutzer "Heike Mama" als Eigentümer zugeordnet werden soll.
Einfach mal mit den Variabeln etwas rumspielen, bevor es Live geht.

Hm ich denke ich weiß wie du das meinst ist auch kein schlechter Ansatz nur bin ich noch nicht zufrieden

 

[crammaster]

Wie stellst du dir das denn vor bzw. wie willst du das mit der Verbindung machen? Nur im Lan oder auch von außerhalb?

 

[Simon Trick]

erst mal nur im LAN aber evt auch mal von Außerhalb

 

[crammaster]

Schon über die Anbindung nach gedacht? QuickConnect? Eigene DynDNS?

 

[Simon Trick]

Ja aber darum geht es ja nicht habe schon DDNS...

 

[Monacum]

Paperless hat keine richtig getrennte User-Verwaltung.

Nicht korrekt, man kann Dokumente einem oder mehreren Benutzern zuweisen über Berechtigungen, seit v1.14.0 vom April 2023.

Anders gesagt: Man braucht auch nur einen consumer-folder für alle Benutzer, nicht mehr zwingend mehrere Installationen. Ein Adminbenutzer sollte das ganze verwalten, der kann dann natürlich alles sehen. Ein normaler Benutzer sieht dann nur, was er sehen möchte.

 

[Janüscht]

Das ist mir vollkommen klar. Für mich ist das aber nicht getrennt, egal wie du es drehst. Somit muss immer der "Admin" die Dokumente zuordnen. Ein eigenständiger Import des Users funktioniert nicht. Es müssen die Dokumente immer im Nachhinein zugeordnet werden. Wer will das? Das war auch nicht die Frage des TE. Er möchte wie andere auch, dass jeder User auf einen Ordner einscannen kann und diese in Häberles übernommen werden ohne eine Zuordnung des Admins. Diese Userverwaltung, wie sie jetzt implementiert ist, ist nur für einen Bereich einsetzbar und macht viel Arbeit, umso mehr User es sind. Besser wäre es, wenn im Consume-Ordner Ordner der User hinterlegt werden könnten und diese als Scanziel angeben werden. Dann landet alles direkt bei dem entsprechenden User. Denkbar wäre auch eine Trennung mit QR- oder Barcode wie bei den Trennseiten. Alternativ blieb nur der Umweg über die GUI.

Oder lädt jeder einzelne User die Files auch zur DS hoch und der Admin ordnet sie? Ist es nicht so, dass der DS-User auf seinen Bereich (je nach Berechtigung und Speicher) selbst zugreifen kann?

 

[Simon Trick]

Also auf github bin ich auf einen Intressanten Beitrag gestoßen wo beschrieben wird wie man über den consumeordner der unterordner hat mit user1 und user2 dann jeweil in den Ordner von user1 scannen kann und auch in den Ordner von user2.

Kennt sich damit jemand aus und kann mir dabei helfen denn ich verstehe nicht richtig wie es umsetzen kann. Zumal da auch einen Update kommen soll wo dann die Ordner nicht mehr user1 heißen sollen sonder wie die Benutzer selber was auch super wäre.

https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx/discussions/5878

 

[Monacum]

Es müssen die Dokumente immer im Nachhinein zugeordnet werden.

Dafür gibt es mittlerweile Arbeitsabläufe zumindest für die häufigsten Dokumente.

Außerdem bitte nicht vergessen: es geht hier um eine Software hauptsächlich für den Privatgebrauch und ich kann mir wenig Szenarien vorstellen, wo das ein Problem darstellt, dass ich zumindest kurzfristig Zugriff auf alle Dokumente habe, bis jemand beispielsweise die Rechte für seine eigenen Dokumente angepasst hat. Für eine Buchhaltung, wie sie beispielsweise von Unternehmen gefordert wird in Deutschland, ist Paperless-ngx explizit nicht gedacht und hat deswegen vielleicht an der einen oder anderen Stelle mit einer einzelnen Installation, auch nicht den Umfang, den sich der ein oder andere wünscht.

 

[Janüscht]

Ich verstehe dein Problem nicht. Erst sagst du, es gibt "Arbeitsabläufe", die aber nicht auf jeden User passen und im anderen Absatz entschuldigst du die Software, dass diese für den "Privatgebrauch" ist.

Ist die Software und deine Anleitung aktuell so, wie der TE das möchte? > NEIN
Gibt es eine Möglichkeit, Paperlessngx so zu installieren, wie der TE das möchte? > JA, siehe oben.