Paperless-ngx Frage zu Paperless-ngx

[ctrlaltdelete]

Weiß jemand ob man die PDFs drehen kann in paperless, Suche im Web hat nichts gebracht?

 

[plang.pl]

Ja. Geht in der Vorschau:

 

[ctrlaltdelete]

Danke, aber nicht in der Datenbank oder?

 

[plang.pl]

Gerade getestet. Leider ist die Änderung nur im Acrobat Addon des Firefox gespeichert.

 

[plang.pl]

Hab jetzt noch mal geschaut und gesucht. Ebenfalls nix gefunden.
Is ein Feature-Request bei GitHub wert, hätte ich gesagt. Aus dem Bauch raus wär ich davon ausgegangen, dass paperless das kann.
Is ja nervig, wenn man das Doc rausnehmen muss und manuell rotieren.

 

[Monacum]

Geht meines Wissens nach nicht; für mich wäre manchmal auch die Funktion hilfreich, einfache Seiten (zum Beispiel Rückseiten mit den AGBs einer Firma in Schriftgröße < 9) in Paperless zu entfernen, aber das würde die pdf ja an sich manipulieren. Weiß nicht, welche Möglichkeiten es da geben könnte.

 

[kamikazeromeo]

https://docs.paperless-ngx.com/configuration/#ocr
PAPERLESS_OCR_ROTATE_PAGES=<bool>
Tells paperless to correct page rotation (90°, 180° and 270° rotation).

If you notice that paperless is not rotating incorrectly rotated pages (or vice versa), try adjusting the threshold up or down (see below).

Defaults to true, which enables this feature.

Ist doch drehen, oder?

 

[plang.pl]

Stimmt, das ist es. Wusste ich nicht. Dennoch erlaubt es kein manuelles Drehen. Das wäre denke ich wichtiger.
EDIT: Thema PDF "manipulieren": Das tut OCR auch
EDIT2: Diese Funktion dürfte aber eher als "statisches Drehen" bezeichnet werden

 

[plang.pl]

Mir ist gerade aufgefallen, dass diese Benachrichtigung ein paar Stunden zu spät kam:


Will nur gesagt haben

 

[juwo]

Ich bin aktuell unsicher mit dem Beginn der "richtigen Paperless Struktur".. vermutlich gibt es hier nicht richtig und falsch.. möchte aber am Anfang vermeiden, dass ich die Struktur in eine falsche Richtung entwickelt..und danach habe ich Probleme, und Arbeit, alles wieder zu ändern.
Sicher habt Ihr schon länger Erfahrung und könnt meine Idee beurteilen… wäre sehr hilfreich für mich.

DA viele schon länger mit dem System arbeiten, und auch sicher mit den korrekten vorgesehene Zuordnungen, wollte ich dennoch mal meine abweichende Ideen dazu vorstellen...und natürlich um Euer Feedback bitten, welche Erfahrungen habt Ihr gemacht, und was würdet Ihr ggf. künftig ändern?


IDEE:
Ich wollte den Korrespondent als sog. Gruppe verwenden… und den Dokumententyp als feinere Zuordnung.
Zuvor wird über den Speicherpfad noch der „Eigentümer“ gesetzt

Hans
Petra
Hans_Petra

Dann finde ich meine ärztlichen Unterlagen unter meinem Ordner, die von meiner Frau unter ihrem, und alles was uns gemeinsam betrifft, Haus, Geld, etc. unter dem kombinierten Ordner.

Die Dokumente würde ich mit dem Jahr_Monat_Titel aussagekräftig kennzeichnen. Beispiel, Schornseinfeger...was soll außer ein/zwei Rechnungen pro Jahr und eine Bescheinigung schon kommen… Da die Dokumente mit aussagekräftigem Namen und Datum vershen sind,würde ich sie jederzeit wiederfinden:


Beispiel für die Dokumenten Benennung:
2022_10_Bescheinigung_Heizungsanlage.pdf
2023_09_Rechnung_Abgasreinigung.pdf



Aber was mache ich mit Tankbelegen, DHL-Retourenschein und bestimmt noch viele andere Dokumente die mir noch nicht eingefallen sind... die möchte ich auch archivieren und dann vernichten...mhm?

Ich liebe geordnete Strukturen , möchte aber auch den Vorteil der Suchfunktion und Filterung genießen, deshalb wollte ich es so aufbauen wie unten dargestellt
Sollte es ein Problem mit Paperless bestehen, bin ich mit dieser Struktur in der Lage sofort meinen Vertrag für den neuen Strom- oder Gas Anbieter zu finden, oder auch meine Steuerbelege für das Jahr XYZ

Ich würde mich über Eure Meinungen sehr freuen.

Beispiele für meine Idee, die aktuell nur auf dem Papier existiert


Haus & Wohnung (Korrespondent)
---Energie (Dokumententyp)
---Mietvertrag
---Schornsteinfeger



Versicherungen
---Krankenversicherung
---Rentenversicherung
---Lebensversicherung
---Autoversicherung
---Rollerversicherung
---Hundeversicherung usw.

Geld & Finanzen
---Eink.Steuer allg.
---Belege 2022
---Hunde Steuer
---Fahrzeug Steuer
--- Kontoauszüge Bank
---Wertpapiere


Fahrzeuge
---DEKRA/TÜV
---Brief
--- Rechnungen

usw.

 

[ebusynsyn]

Wenn ich Deine Ordnerstruktur anschaue, wird mir gleich schwindelig Sorry. Nicht böse sein.

Ich habe mich vor mehr als 10 Jahren von Ordnerstrukturen im papierlosen Büro verabschiedet. Es gibt nur noch Jahre und darin alle Dokumente mit einer Laufnummer '2022-001' und so weiter. Auch selbsterklärende Dateinamen wie zum Beispiel '2022-01-01 Rechnung KFZ-123-456' oder so gibt es bei mir nicht mehr.

Meine Ablage basiert auf meiner Bequemlichkeit - manche sagen "Faulheit" dazu, aber ich habe immer alles gefunden, was zu finden nötig war. Voraussetzung ist allerdings, eine gute Volltextsuche. Darauf - und auf der Fähigkeit, zu wissen (vermuten) welches Stichwort zum richtigen Dokument führt - basiert meine Ablage.

Ich bin ü60 und weiss mittlerweile, dass im privaten Haushalt die Ablage zwar wichtig, aber nicht zentral ist. Ich überlege gerade wie oft ich die Versicherungsokumente unseres Hundes gesucht habe. Maximal einmal im Jahr, wenn die Rechnung kommt um zu prüfen, um wieviel sie wieder erhöht wurde ;-)

Bei Paperless nutze ich TAGS - weniger als 10 - und Korrespondenten (zuviel) und Dokumententypen ebenfalls weniger als 5. Die meisten Dokumente sind dem Typ 'Information' und 'Rechnung' zugeordnet.

Wenn zum Beispiel eine neue Rechnung reinkommt (Inbox), bekommt die den TAG '2023' (automatisch) und 'Offene Rechnung' (manuell). Dann noch den Korrespondenten (mehrheitlich automatisch) und den Typ 'Rechnung' (mehrheitlich automatisch). Fertig. Zeitaufwand je Dokument weniger als 2 Minuten. Mittlerweile macht das Paperless sehr gut automatisiert. Wenn dann die Rechnung bezahlt ist, entferne ich den TAG 'Offene Rechnung' und das Dokument verschwindet in der Ablage. Falls es nötig ist das Dokument wieder zu finden. Geht es über die Volltextsuche ohne vorherige Justierung anhand von TAGS, Typen und/oder Korrespondenten. Maximal den TAG des betreffenden Jahres verwende ich.

Das ist meine Art der Ablage, die sehr persönlich ist und auf Erfahrung beruht.

 

[Monacum]

Ich mache das mehr weniger so wie @ebusynsyn, allerdings verwende ich keine Tags für die Jahre, weil ich ja die Ergebnisse nach Jahreszahlen filtern kann. Ansonsten verwende ich die unterschiedlichen Kategorien. So, wie es auch die Bezeichnung vermuten lässt, ein Korrespondent ist bei mir eine Person oder Firma oder Behörde, mit der ich korrespondiere. Alles weitere regle ich über den Dokumententyp und im Zweifelsfalle den Speicherpfad.

 

[juwo]

Wenn ich Deine Ordnerstruktur anschaue, wird mir gleich schwindelig Sorry. Nicht böse sein.

Ich habe mich vor mehr als 10 Jahren von Ordnerstrukturen im papierlosen Büro verabschiedet. Es gibt nur noch Jahre und darin alle Dokumente mit einer Laufnummer '2022-001' und so weiter. Auch selbsterklärende Dateinamen wie zum Beispiel '2022-01-01 Rechnung KFZ-123-456' oder so gibt es bei mir nicht mehr.

Meine Ablage basiert auf meiner Bequemlichkeit - manche sagen "Faulheit" dazu, aber ich habe immer alles gefunden, was zu finden nötig war. Voraussetzung ist allerdings, eine gute Volltextsuche. Darauf - und auf der Fähigkeit, zu wissen (vermuten) welches Stichwort zum richtigen Dokument führt - basiert meine Ablage.

Ich bin ü60 und weiss mittlerweile, dass im privaten Haushalt die Ablage zwar wichtig, aber nicht zentral ist. Ich überlege gerade wie oft ich die Versicherungsokumente unseres Hundes gesucht habe. Maximal einmal im Jahr, wenn die Rechnung kommt um zu prüfen, um wieviel sie wieder erhöht wurde ;-)

Bei Paperless nutze ich TAGS - weniger als 10 - und Korrespondenten (zuviel) und Dokumententypen ebenfalls weniger als 5. Die meisten Dokumente sind dem Typ 'Information' und 'Rechnung' zugeordnet.

Wenn zum Beispiel eine neue Rechnung reinkommt (Inbox), bekommt die den TAG '2023' (automatisch) und 'Offene Rechnung' (manuell). Dann noch den Korrespondenten (mehrheitlich automatisch) und den Typ 'Rechnung' (mehrheitlich automatisch). Fertig. Zeitaufwand je Dokument weniger als 2 Minuten. Mittlerweile macht das Paperless sehr gut automatisiert. Wenn dann die Rechnung bezahlt ist, entferne ich den TAG 'Offene Rechnung' und das Dokument verschwindet in der Ablage. Falls es nötig ist das Dokument wieder zu finden. Geht es über die Volltextsuche ohne vorherige Justierung anhand von TAGS, Typen und/oder Korrespondenten. Maximal den TAG des betreffenden Jahres verwende ich.

Das ist meine Art der Ablage, die sehr persönlich ist und auf Erfahrung beruht.

Nein natürlich nicht, ich bin Dir für Deine Erfahrung sehr dankbar, deshalb habe ich ja gefragt, welche Erfahrungen Ihr gemacht habt...
Danke Dir !!

 

[juwo]

@Monacum
Auch Dir danke, Du nutzt es quasi auch am Standard.

also bis jetzt => "keep it short and simple"...

 

[ebusynsyn]

@Monacum
Auch Dir danke, Du nutzt es quasi auch am Standard.

also bis jetzt => "keep it short and simple"...

Genau.

Wenn Du Dich von Deiner Ordnerstruktur/erklärenden Dateinamen verabschiedest und so wie ich, alles in einem Ordner ablegst und nur noch Laufnummern verwendest, musst Du beachten, dass Du bei einem allfälligen Wechsel weg von Paperless/Synology unbedingt darauf achten musst, dass die neue App/das neue NAS-System eine gute Volltextsuche anbietet. Das ist auch im Jahre 2023 noch nicht selbstverständlich - vor allem im mobilen Umfeld nicht. Paperless kann ich sowohl mit Smartphone wie auch im Tablet perfekt verwenden.

Synology bietet von Haus aus eine Volltextsuche an. Damit ist es möglich auch ohne Paperless oder eine andere APP Dokumente wieder zu finden. Bei der Asustor die ich momentan etwas teste, ist das zum Beispiel nicht gegeben. Auf dem Mac nutze ich unterstützend und um auf die Schnell ein Dokument zu finden die App 'HoudahSpot".

 

[juwo]

Ja Synology hab ich und auch Mac, die Möglichkeit der Volltextsuche ist dann die Voraussetzungen bei einem möglichen Wechsel...
eine "Such App" habe ich bisher nicht gefunden.. werde mir HoudahSpot mal anschauen.

 

[ebusynsyn]

@juwo

Und dann noch dies:

Was mache ich mit den eingescannten (Papier)-Dokumente?
Ich sammle diese in einer Box und einmal im Jahr binde ich diese zu einem Bündel und verstaue sie im Keller. Aktuell 'lagern' die letzten 5, 6 Jahre im Keller. Die Entsorgung vergangener Jahre erfolgt dann nicht mit dem Haushaltabfall, sondern werden von Hand und persönlich bei der Entsorgungsstelle ins Feuer - nicht in irgendeinen Container - geworfen.

Es gibt behördliche Dokumente die auch im Original vorhanden sein müssen. Die können zwar gescannt werden, doch sind manchmal Prägestempel oder andere 'glänzende' Dinge auf den Dokumenten die im Original vorhanden sein müssen. in der CH sind das in der Regel Dokumente im Zusammenhang mit Immobilien. Aber auch gerichtlich/juristische Dokumente sollten teilweise im Original vorhanden sein.

Und ganz wichtig:
Backup, Backup, Backup. Da gibt es unterschiedliche Strategien und viel Infos hier im Forum.

Noch eine Anmerkung zur Hardware:
Stationär nutze ich den ScanSnap ix1700. Am iPhone die App ScannerPro. Und in Paperless habe ich die E-Mail-Funktion eingerichtet, sodass ich jegliche PDFs auch per E-Mail an Paperless senden kann.

 

[Rotbart]

Unter Android gibt es die App "Paperless Mobile" da kannst du u.a. auch direkt in Paperless Scannen

 

[juwo]

@ebusynsyn, @Rotbart : Das ist eine gute Vorgehensweise, klar, notarielle oder urkundliche Unterlagen bleiben sowieso physisch bei mir...Scanner habe ich, ebenso die mobile App Scan4Paperlesse fürs Iphone, testweise klappt hier schon alles auch der eMail, direkt vom Scanner ins "Input-Verz." und in die Verarbeitung, das ist alles klar... nur bin ich mir nicht sicher wie ich in der Struktur vorgehe.. deshalb Eure Meinungen, und ich denke darüber erst mal nach.

Oh ja... Ich habe auch ein ausgeklügeltes System, auch mit Spiegelung und Backupversionen... das ist das A und O !!
Danke

 

[ArcusX]

Hallo zusammen.

Ich richte gerade Paperless NGX ein und habe auch schon viele geschafft. Soweit so gut. Leider habe ich im Augenblick ein Problem mit der email Anbindung.
Der Abruf klappt prima, ich habe bisher die Emails immer als gelesen markieren lassen, damit ich gesehen habe, ok es wird darauf zugegriffen und die email wurde verarbeitet. Jetzt habe ich das bei mir einige Tage kontrolliert und bin soweit erstmal zufrieden mit dem Ergebnis. Allerdings möchte ich die emails nun in ein anderes IMAP Verzeichnis verschieben. Und das haut irgendwie nicht hin.

Ich habe im Posteingang den Ordner DMS angelegt und in der email Regel definiert, dass eine verarbeitete email in den angegebenen Ordner verschoben werden muss. Dort habe ich /DMS und auch /INBOX/DMS ausprobiert. Funktioniert beides nicht.

Der email Anbieter ist 1und1 falls diese Information wichtig sein sollte.

Hat jemand einen Hinweis für mich?