BACKUP und ARCHIVE

[FricklerAtHome]

Besonders für Benutzer die nicht mittels Outlook auf "Archiv-PST" Dateien zugreifen können, fehlen in Kopano einige gewohnte "OUTLOOK"-Features.
Wir sind bei 90% der Benutzer in einer reinen Apple Struktur. Also Postfach mit DeskApp bzw. WebApp. Damit ist wie in Outlook die Einbindung einer "lokalen Archiv PST-Datei" nicht möglich.
Dieser Service ist aber neben einem Backup für solche Nutzungen auch sinnhaft.
Es gibt, auch in einer Community Edition, ein Backup / Archiv System mit einem Plugin für die WebApp / DeskApp von Kopano.

Der Name ist "Benno MailArchiv". Was wir damit machen wollen ist eine Funktionalität wie unter Windows Outlook mit PST-Dateien auch für die Apple Nutzer anzubieten.
Das PlugIn in Web/Deskapp von "Benno" gibt Zugriff mit Suche auf alle archivierte E-Mails. Direkt aus WebApp oder Deskapp. Nach meinem Verständnis also das gleiche Scenario wie in Outlook mit angelegten Archiv-Ordnern.

Hat hier jemand Erfahrungen dazu? Das ist auch keine Frage zu KOPANO4S oder ZARAFA.
Aber jeder der Kopano oder Kopano4s "professionell" einsetzt muss sich auch weiteren Fragen stellen.

f@h

 

[FricklerAtHome]

Damit es verstanden wird:

Kopano liefert alle E-Mails eines Postfach aus. Irgendwann ist der On-line Speicher voll. Oder: "aus Gründen der Performance" werden nicht alle E-Mails im Speicher gehalten oder mittels Quota-Regeln beeinflusst.
In meinem Geschäftsumfeld löscht der Exchange-Server alle Mails mit einem Alter > 6 Monate aus den Outlook Postfächern. Die Mails sind als Backup jederzeit "rückspielbar", aber als User nicht verfügbar.
Was macht der User: mit der Funktion "Auto-Backup" sichert er das gesamte Postfach in eine lokale / (im Netzwerk) vorhandene PST-DATEI. In Outlook kann er auf diese Dateien zugreifen.

In Kopano WebApp / DeskApp gibt es diese Funktion nicht. Möglicherweise soll das per BENNO möglich sein.
Ich hoffe das man die Frage jetzt versteht.

f@h

 

[Tosoboso]

Hi,
ein Mail-Archiv st ein wichtiger Punkt und Benno / OpenBenno ist mir bekannt, jedoch habe ich noch nicht weiter getestet.
Benno ist m.W. unter Java implementiert, es gibt Debian Pakete und es kann als Zarafa/Kopano Archive Dienst arbeiten. Es würde sich einfach in Docker oder VM verpacken lassen.
Aktuell habe ich jedoch kein open-benno mehr gefunden (openbenno.org zeigt auf benno-mailarchiv) und der Preis für das Webapp Plugin erschient mir etwas hoch (400EUR siehe letzter Abschnitt in) https://www.benno-mailarchiv.de/produkte/
Natürlich könnte man ein Mail-Archiv 'für Arme' aufsetzen mitels eine IMAP Server und dem maildir Format, sowas hatte ich auch schon mal in Planung, aber dann hat man einen Medienbruch und kann DeskApp/WebApp nicht mit Archiv benutzen.

Also: wichtiges Thema, an dem ich mich beteiligen möchte, Benno scheint nicht die kostengünstige Lösung und wir sollten in diesm Diskussion-Stream dranbleiben
-TosoBoso

 

[FricklerAtHome]

Was bisher geschah

Auch für uns ist seit Langem ein echtes Mail-Archiv sehr wichtig.
Deshalb haben wir bisher folgendes genutzt:

In der Regel sind unsere Kopano-Installationen mit 3 bis 6 Usern belastet. Wir nutzen nur die Community-Version und das DB-Plugin für die Benutzerverwaltung. Das waren bewusste Schritte die mit dem Auszug von Kindern ihre Einfachheit bestätigt haben. Die können Ihre Passwörter mit dem entsprechenden Plugin in der WEB/DESK-App frei verwalten. Der Zugriff ist mittels DynDNS, LetsEncrypt über Reverse-Proxy weltweit möglich. Genauso realisieren wir einen Private-Cloud Speicher mittels NextCloud für jeden User.
Kinder und Ehefrauen gehen aber mit den Medien unterschiedlich um. Noch vor ein paar Jahren führten regelmäßig gigantische Postfächer zu einer messbaren Serverlast. Alos führten wir angemessene Quota-Regelungen ein. Die Serverlast bliebt seit dem akzeptabel, die Benutzer müssen aber ihre Postfächer aufräumen. Und genau da passiern dann auch mal Fehler und eine wichtige Mail oder sonstiges verschwanden.
Damit das nicht passiert bzw. rückgängig gemacht werden kann läuft in jedem (auch mitbetreutem) Netzwerk eine virtuelle Windows-Kiste. Die beherbergt regelhaft eine PRTG-Netzwerküberwachungsinstanz und eine Outlook-Installation. Per System-Aufgaben und einem Script wird dieses Outlook pro User einmal am Tag gestartet. Outlook läuft dann jeweils mit einem individuellen user-Profil des Benutzer und führt mittels MAPI eine Autoarchivierung in eine PST-Datei durch. Der Benutzer mit dem dies passiert hat ein NextCloud Konto das diese PST-Dateien synchronisiert und mit den individuellen Usern teilt. Das funktioniert eigentlich sehr zuverlässig. Jedoch haben auch PST Dateien ein Problem. Ab ca. 2 GB werden sie potenziell Inkonsistent. Als Erfahrungswert wechseln wir ein mal im Jahr die PST-Dateien gegen neue aus. Der PRTG-Netzmonitor warnt verlässlich wenn das früher notwendig ist. Von der Autoarchivierung haben wir die Bereiche "Aufgaben" und "Notizen" ausgenommen. Die meisten User nutzen dies gar nicht, und bei den anderen wird das durch die Autorchivierung ausgelöste "verschwinden" vermieden.
--- Alles sehr durch die Brust ins Auge gefrickelt, aber es läuft bis auf wenige manuelle Eingriffe stabil! ---
Über die Jahre sind aber bei mir und im Umfeld immer weniger Windowskisten im Einsatz. Outllook mittels MAPI / ActiveSync / Z-PUSH und den PST-Archivordnern ist auf User-Ebene deshalb für die individuelle MailBox Pflege durch den User nur noch bedingt zu gebrauchen. Wir habe als weiteren Sicherheitspunkt mittels kopano-backup einen weiteren Offline-Speicher implementiert. Aber das ist nur ein Backup und kein Archiv.

Wir suchen nun nach einer Lösung bei der wir auch mittels Web /Deskapp zugriff auf die Archive haben. Bestmöglich wie in Outlook wo ich ja mein aktuelles Postfach auf dem Server und alle eingebundenen PST-Archive gleichzeit nutzen kann. --- rechtssicher und weitere Kriterien müssen in unserem Umfeld gar nicht erfüllt werden. Wir wollen aber auch auf einem Mac ohne Klimmzüge die 3 Jahre alte Rechnung wiederfinden.

Und das ist der Anlass der Suche! openBenno ist in die Community-Version von Benno-MailArchiv übergegangen. Das das Plugin von Benno zu Kopano so teuer ist hatte ich gar nicht registriert.

Ich werde hier sporadisch weiter berichten wenn es andere Lösungsmöglichkeiten gibt.

Glück Auf und immer ein Licht bei der Nacht
f@h

 

[Tosoboso]

Moin, F@H, schau dir diese Lösung mal an: frei für bis zu 20 Mailboxen:
https://www.mailarchiva.com/ Hab ich in meiner Recherche als Alternative zu OpenBenno gefunden.
Kann imap und pst Import, Export, Outlook Plugin und Einbindung von Zimbra. Wie weit Zarafa / Kopano geht, keine Ahnung.
Das hat also auf den ersten Blick alles, ausser der Web/DeskApp Integration.
Zu Openbenno finde ich keine Quellen mehr, auf Github ist ein Fork verwaist. Ist wohl immer noch OpenSource, wohl nicht frei für die Community verfügbar. Schade, denn die Einstiegshürde zur Commercial Version erscheint mir zu hoch
EDIT. Es gibt noch eine Community OpenBeno hier https://www.benno-mailarchiv.de/demo/ für nicht kommerzielle Nutzung, 3 User / Mandanten und alle User können die Archive lesen (keine Nutzertrennung), upgradebar mit LicenseFile.
Es gibt auch ein Docker Image zu OpenBeno mit Debian Buster hier https://github.com/mminks/docker-benno-mailarchive
OpenBenno läuft in einem Tomcat via war File, Mailarchiva übrigens auch. Benno ist OpenSource, Mailarchiva nicht.
-TosoBoso

 

[FricklerAtHome]

Nach ersten Tests

Glück Auf Zusammen

die Vorschläge von Tosoboso hab ich mir amgeschaut und angetestet. Alles mit "Benno" läuft letztlich in die teure commerzielle Version. MailArchiva ist in der Version seit langem nicht gepflegt (Stand Anfang 2018). Technologisch basieren beide auf Java. Allein die Einrichtung von MailArchiva ist "hochkomplex". Beide Test ergaben auch keine ausreichenden "Performance-Werte". Das ist eine rein subjective Einschätzung, gegen einen gleichen Suchaufruf in einer Outlook-Installation bei der die angefragten Mails eingebundene PST-Container abfragen.

Ich bin aber mal wieder auf einen "Frickel-Trick" gekommen. Fast alle commerzielle oder opensource Mail Archiver bieten einen Web-basierten "Client", also Zugriff über einen Browser, an. Ich habe also alle bisherigen Tests auch mittels des Kopano-Webapp-Plugins "Intranet", in meine lokalen Strukturen eingebunden. Das ging erstaunlich geschmeidig. Zunächst habe ich die Web-Apps der Archiver mittels Reverse-Proxy unter Let's encrypt Zertifikat auch aus dem Internet zugreifbar gemacht.
Diesen Zugang habe ich dann im WebApp-Plugin Intranet konfiguriert. --- tataaa In WebApp / Deskapp gibt es nun bei mir neben Mail, Kalender etc. auch einen Reiter "MAIL-ARCHIV". Damit kann ich innerhalb von WebApp / DeskApp direkt auf die entsprechende Oberfläche des Mail-Archiver zugreifen. Da bei mir kein LDAP / Active Directory gewünscht ist, zeigt das "IntraNet" zuerst eine Seite mit der Aufforderung sich einzuloggen. Ist das geschehen kann auf jeden der angesprochenen Mail-Archiver zugegriffen werden. --- Stimmt nicht ganz: Ich habe MailArchia nicht auf HTTPS eingerichtet bekommen. Für das Intranet-Webapp-Plugin muss es aber HTTPS sein.

Aktuell läuft in dieser Variante ein anderer commerzieller Anbieter, der in der 5 Benutzer Lizenz zwar nicht billig ist, aber deutlich unter dem Preis von Benno liegt. Mittels Intranet ist direkt aus WebApp / Deskapp für jeden Mail-Archiver möglich der ein entsprechendes Web-Portal anbietet. Leider muss man sich dort jeweils mit Benutzernamen / Passwort legitimieren. Das stört schon, aber geht. Der aktuelle Kandidat bietet nicht nur eine vollständige Ansicht der Mails und Anhänge, er bietet auch eine Möglichkeit die entsprechende Mail direkt in den Kopano Ordner Entwürfe zu exportieren. --- Dazu aber nach längeren Tests mehr.

Grundsätzlich bietet keines der Programme einen nativen Zugriff auf den Kopano Server. Regelhaft binden sich alle Programme für die kontinuierliche Archivierung mittels IMAP oder über "zugriffsfreie PST-Dateien" an. Eine native Einbindung gibts es eigendlich nur für echte Exchange-Server. Das Kopano wie Exchange funktioniert ist für uns gut. IMAP bedeutet aber das "Notizen, Aufgaben, Kalender und Adressen" von diesen ganzen Archiven nicht eingeschlossen sind.
Meine pragmatische Antwort darauf ist: " Für diese Elemente darf dein Kopano nicht sterben! " Sie belasten den Kopa-Core nur geringst, und verändern sich nur geringfühgig. Da wird es ggf. auch mit einem reinen Backup gehen.

Mein aktueller Test-Kandidat läuft auf einer virtuellen Win 10 Maschine auf dem NAS. Die Performance ist deutlich besser als die gleiche Suche im Outlook + PST Scenario. Aber dazu erst nach Ende der Testphase ein Tip. So ganz glaube ich aktuell nicht an eine reine "OpenSource" und damit kostenfreie Lösung. Wir reden hier über Anforderungen die bisher nur Unternehmen beschäftigt haben.

Glück Auf und immer ein Licht bei der Nacht

f@h

p.S: Ich habe schon einen Favoriten

 

[Tosoboso]

Und wie wäre es denn mit Piller als Mail-Archiver? http://www.mailpiler.org/wiki/download
-TosoBoso

 

[FricklerAtHome]

Erste Erkenntnisse

Ich habe jetzt einen weiteren Stand:

Alle möglichen Archiv-Programmen greifen im Grunde nur auf die E-Mails (mittels IMAP / SMTP / PST-Import etc.) zurück. Für die Bereiche "Calendars, Contacts, Notes, Tasks, Drafts" muss also eine gleichwertige Lösung her.
Die habe ich mir mittlerweile gebaut. Sie nutzt ganz trivial das gute alte kopano-backup.
Diese Element sind in der Regel klein, haben nur selten Anhänge, bedürfen keiner Versionverwaltung und so weiter. Hier reicht ein einfaches Backup aus. Also habe ich für unsere Nutzer ein kleines Backup-Script geschreiben, das nun mittels cron alle 60 Minuten ein entsprechendes Backup erstellt:

Nach dem Muster
kopano-backup -u BENUTZER -f FOLDER --output-dir /ORDNER/UNTERORDNER

dabei steht
BENUTZER für den individuellen User
FOLDER für Kategorie, also Contacts, Calendars etc.
ORDNER/UNTERORDNER für den Pfad im Dateisystem

will man alle NO-MAIL Inhalte sichern stehen da also 5 Zeilen für jeden User im Script, halt für Calendars, Contacts etc.

unser ORDNER/UNTERORDNER ist immer eine NFS Freigabe auf einem anderen NAS, die wird mittels fstab wie ein lokaler Pfad eingebunden ist.

Damit kann für jeden User selbst nach einem TotalAusfall von Kopano (faktisch neue Installation inkl. neuer Datenbank) jedes dieser Elemente in einen entsprechenden Benutzer-Store zurückgesichert werden. Das Backup ist klein (bei 2,9 GB Größe der Gesamtinstanz incl. Anhänge, lediglich 26 MB) und mit einem entsprechenden kopano-backup --restore schnell wieder beim Benutzer.

Nun zur zweiten Erkenntnis:
Schon lange kann man eine zweite Kopano-Instanz als Archiv-System nutzen. Diese spiegelt quasi das primäre Kopano, nutzt jedoch eine erweiterte Funktionalität. Das ganze ist aber nur mit einem gemeinsamen Benutzer-Verzeichnis-Dienst (LDAP oder Active-Directory) und mit einer lizensierten Version möglich. Aber eine Familie ist kein Unternehmen, intern läuft zwar ein AD meine erwachsenen Kinder kann ich damit aber nicht gängeln. Sie schätzen die übrigen Strukturen aber sehr.

Meine Internet-Domänen-Betreiber bieten mittlerweile durchgängig auch die Zusatz-Option Mail-Archiv an. Durchschnittlich fallen da pro Postfach/User 5€ an. Bei 5 Benutzern also 25€ pro Monat bzw. 300€ im Jahr. E-Mail Archivierung ist aber ein Langzeit-Deal. Ich rechne deshalb mit 10 Jahreskosten. Zusammen über 10 Jahre beim Provider also ca. 3000€.

Die mittlerweile von mir getesten Alternativen zum Selber-Hosten (alle Vorschläge von Tosoboso und 2 weitere kommerzielle Pakete) sind da entweder kostenlos oder deutlich preiswerter. Benno liegt z.b. in 10 Jahren incl. Kopano-Plugin bei ca. 1200€ und 5 Benutzern / Postfächer. Das sind dann nur 2€ pro Monat und Benutzer. Ich habe für ein anderes kommerzielles Paket einen Preis von 1,83€ pro Monat und Benutzer bei ebenfalls 5 Benutzern.
Das Problem in der "Finanzierung" liegt in der Größe der User-Pakete, also ihrer Preisstaffelungen. Bei einem monatlichen Unterschied von 0,17€ pro Benutzer entscheide ich mich auch nach einem Faktor mit dem Namen "Bequemlichkeit".

Als Erfahrung aus meinen Tests geht es nur mit OpenSource und Community-Version nicht mit ausreichender Sicherheit, Stabilität und Geschwindigkeit. Zumindest nicht ohne einen hinzunehmenden Aufwand ( und das sagt der Frickler ).
Ich teste also zur Zeit tiefer bei kommerziellen Angeboten.

Ich habe auch bei diesen noch ein paar Auffälligkeiten gefunden. Während die Einbindung der "Web-Access" Angebote der Archiv-Systeme im DeskApp als Intranet-Plugin meistens funktioniert, gibt es in der WebApp häufige Fehlermeldungen wenn dort der Zugriff über das Intranet-Plugin realisiert werden soll.

Stand heute Abend sind bei mir 2 kommerzielle Programme mit unterschiedlichen Integrationstiefen in Kopano Desk/WebApp im Fokus. Natives Outlook können beide. Ich Teste aktuell mit einem 5,9 GB Archiv von 5 Benutzern und einer Laufzeit aus den letzten 10 Jahren (inkl. Anhänge)

Glück Auf und immer ein Licht bei der Nacht
f@h

 

[FricklerAtHome]

Weitere Erfahrungen

Glück Auf Kopanies

ich habe mich fast schon entschieden. Es wird ein Produkt das nicht OPEN-SOURCE und nicht Linux basiert ist.

Wenn es Linux sein muss und keine Kosten haben darf, gibt es keine Empfehlung von meiner Seite. Die Kombi "Kopano" mit lizensierem "Benno" ist sicher gut und auch für eine anzusetzende 10 Jährige Nutzung im aktuellen Preis-Niveau.
Nach meinen Kriterien für Paket-Angebote wäre aber eine weitere VM / Docker Einbindung notwendig. Und Community geht gar nicht, da alle User das Archiv aller User sehen können. -- Mit Produkt-Key und ggf. Kopano-WebApp-Plugin ist Benno also sicher zu empfehlen.

Ich mache jetzt etwas ganz anderes: Die Lösung ist eine virtuelle Win10-VM. Für Windows gibt es eine kostenpflichtige Mail-Archiv Software, die ich auch getestet habe.
Die ist nicht so gut wie BENNO in Kopano integriert, aber sie ist einfach zu Verwalten, läuft super performant auf einer schon existierenden virtuellen Win10 (natürlich auf dem NAS), hat native Outlook-Integration usw..
-- Die im aktuellen Test vorhandenen ca. 80.000 Mails aus 10 Jahren und die Quotas der 3 weiteren Familienmitglieder werden verwaltet und nachvollziehbar, rechtskonform behandelt.

Das alles ist kein echter Tipp. Jeder muss mit seinen Usern seinen persönlichen oder rechtlichen Notwendigkeiten folgen. Ich bin teilweise als Freiberufler tätig, brauche also eine rechtssichere Archivierung. Deshalb geht nur ein kommerzielles Paket.
Ich möchte meine Mails verlässlich in einem Backup und über ein Archiv-System abrufbar haben. Unabhängig von MariaDB und Kopano-Core. Für jeden meiner Benutzer. -- Das geht, jeder sollte jedoch seine persönlichen Anforderungen in der beschränkten Software-Auswahl selbst testen.
Einen "Goldenen Pfad -- oder die beste Wahl" gibt es nicht.

Ich werde also in den nächsten Wochen dieses Problem mit einem Kauf einer Lizenz beenden. E-Mail Backup können alle. Kopano auch, wer eine Lizenz hat kann Kopano-Archiv nutzen. Wer gewerblich unterwegs ist muss ansonsten Geld in die Hand nehmen.

Glück Auf und immer ein Licht bei der Nacht
f@h

 

[iljur]

Hallo Frickler,

stehe gerade vor einer ähnlichen Entscheidung wie Du seinerzeit. Wie sind denn deine bisherigen Erfahrungen mit der W10-VM und Mailstore (ich nehme mal an dass du das meintest)? Würde mich über ein kurzes Feedback von Dir freuen.

Grüße
iljur

 

[FricklerAtHome]

@iljur
Ja ich nutze Mailstore. Seit nun mehr als 2 Jahren läuft die Sache super stabil in der WIN10 pro VM. Kein Server notwendig, auch kein angemeldeter Benutzer. Installieren, einrichten = fertig. Ich hole die Mails mittels IMAP aus den Kopano-Postfächern ab. ich nutze eine 5 User-Lzenz, reicht bei mir.
Meine Benutzer können das native Outlook-Plugin (egal welches Outlook) nutzen. Ansonsten stelle ich das WEB-Interface hinter einem reverse-Proxy mit entsprechenden Let's encrypt Zertifikaten zur Verfügung. --- Es gibt eine Laufzeitbegrenzte Installation, die alle Funktionen für 30 Tage testen lässt. Passt das einfach den gekauften Lizenzschlüssel eingeben.
Sogar ein kompletter Umzug in eine neue VM war ohne Probleme über Hilfen im Netz möglich. Kleiner Tipp von mir: Ich habe in der VM eine eigene Partition nur für Mailstore eingerichtet. Einzig auf dieser sind das Installationsverzeichnis für Mailstore, das Programm selber und der Ordner für die Archiv-Datenbanken. Diese Partition hat eine Größe von 50 GB (zumindest aus Sicht der VM). Genutzt mit nun fast 150.000 Mails von 4 echten Usern über die letzten 12 Jahren sind davon gerade mal 45% belegt. Ja, es werden alle Mails archiviert (eingehende und versandte).
Lediglich, die Windows-Updates mit einem resultierende Windows-Neustart machen manchmal Probleme. Man kann nicht sichersein das Mailstore immer wieder mitgestartet wird. Ich habe mit mir deshalb ein kleines Smart-Home Script geschrieben das die Verfügbarkeit von MailStore prüft und mich ggf. per Mail Informiert.
Was wirklich gut ist, ist die Datenhaushaltung! Man kann angeben nach welchem Zeitinterval in Mailstore archivierte MAILs als physikalische Mails im IMAP Kopano Postfach gelöscht werden. Wir haben dazu 3 Monate gewählt. Hierdurch bleiben die Kopano Postfächer schön klein und auch auf den Handys geschmeidig.

Einfach ausprobieren, sonst melde dich noch mal!

Es ist Frühling und das Licht bei der Nacht kann gedimmt werden!
F@H

 

[kylessa]

Moin, F@H, schau dir diese Lösung mal an: frei für bis zu 20 Mailboxen:
https://www.mailarchiva.com/ Hab ich in meiner Recherche als Alternative zu OpenBenno gefunden.
Kann imap und pst Import, Export, Outlook Plugin und Einbindung von Zimbra. Wie weit Zarafa / Kopano geht, keine Ahnung.
Das hat also auf den ersten Blick alles, ausser der Web/DeskApp Integration.
Zu Openbenno finde ich keine Quellen mehr, auf Github ist ein Fork verwaist. Ist wohl immer noch OpenSource, wohl nicht frei für die Community verfügbar. Schade, denn die Einstiegshürde zur Commercial Version erscheint mir zu hoch
EDIT. Es gibt noch eine Community OpenBeno hier https://www.benno-mailarchiv.de/demo/ für nicht kommerzielle Nutzung, 3 User / Mandanten und alle User können die Archive lesen (keine Nutzertrennung), upgradebar mit LicenseFile.
Es gibt auch ein Docker Image zu OpenBeno mit Debian Buster hier https://github.com/mminks/docker-benno-mailarchive/color by number
OpenBenno läuft in einem Tomcat via war File, Mailarchiva übrigens auch. Benno ist OpenSource, Mailarchiva nicht.
-TosoBoso

Meine pragmatische Antwort darauf ist: " Für diese Elemente darf dein Kopano nicht sterben! " Sie belasten den Kopa-Core nur geringst, und verändern sich nur geringfühgig. Da wird es ggf. auch mit einem reinen Backup gehen.