Denkanstoss - Ordnerstruktur papierloses Buero

[h0schie]

Hallo,
leider kann ich hierzu nicht viel finden.

Ich bin auf der Suche nach Ideen/Tips wie man die Ordner strukturiert anlegt um u.a. ein papierloses Buero durchzufuehren.
Parameter: 4 Personen (Muter, Vater, Kind1+2), Bilder Ordner, Surveillance, Win&iOS Synchronisation, Scan to NAS

Am liebsten moechte ich auf Jahresebene meine Dokumente ablegen, jedoch macht das gerade bei jahresuebergreifende Themen wie z.b. Vertraege nicht viel sinn, da muesste ich ja dann wissen in welchem Jahr der Vertrag abgeschlossen wurde. Dann habe ich folgendes ueberlegt beginnend ab 2019(nur als Test)

- "2019" ( hier kommen dann alle Rechnungen, Scans, Belege, Rentenbescheide, Gehaltsnachweise, etc. rein -> fuer das Jahr 2019 in Unterordnern nach Firmen/Themen sortiert)
- "2020" ( hier kommen dann alle Rechnungen, Scans, Belege, Rentenbescheide, GEhaltsnachweise, etc. rein -> fuer das Jahr 2020 in Unterordnern nach Firmen/Themen sortiert)
- "uebergreifend" am besten mit Unterordner "Person1-4" (hier kommen alle Vertraege, wichitge Unterlagen, Schule, etc. rein)
- photos(ALLE fotos mit Unterordnern nach Jahren und dort wiederum nach Themen wie Weihnachten, Urlaub_abc, Konfirmation, ...)
->Hier suche ich aber noch nach eine Loesung wie meine Tochter sporadisch ihre iphone Bilder ablegen kann, am liebsten temporaer und ich sortiere das ein
- scans(hier sollten erstmal die eingescannten Dokumente als pdf durchsuchbar(OCR) landen die dann in die jeweiligen Ordner verschoben werden sollen(vlt. geht das auch automatisch ?)

Wie habt ihr das geoest ?
Ist fuer dieses Vorgehen zwingend Synology Drive erforderlich ?

Ganz lieben Dank!

Gruss
Gordon

 

[SAMU]

Ich scanne mittlerweile auch alles ein und lege es in Drive ab.
Aktuell benutze ich noch das normale Adobe, aber irgendwann werde ich SynOCR nutzen um die gescannten Bilder in durchsuchbare Bilder zu wandeln. So kann man immer nach bestimmten Stichwörtern suchen, falls man mal was nicht findet.
Brauche ich z.B. die Dokumente für die Autoversicherung tippe ich halt "Teilkasko" in die Suche oder "Abrechnung Januar" wenn ich meine Januar-Lohnabrechnung will.

Ordnerstruktur ist bei mir nach "Typ" und flexibel sortiert.

Das heißt dann PapierlosBüro\Typ\

Typ sind dann Ordner wie Lohn, Auto, Versicherungen, Bank, Bürgeramt

Darin ist dann je nachdem nach Jahr (z.B. Lohnbrechnungen PapierlosBüre\Lohn\Lohnsachen\Abrechnungen\2020_01_Lohnabrechnung.pdf) sortiert
oder eben einfach ohne Jahr sortiert (PapierlosBüre\Bürgersachen\Rathaus*Ort*\Meldebescheinigung.pdf) oder auch (PapierlosBüro\Auto\*Autoname*\*Versicherung oder Rechnungen oder so*\)

 

[h0schie]

Hi,
du scannst also alle Belege ein und speicherst sie in Drive. Wird der Drive Ordner dann synchronisiert mit dem NAS ?

 

[TeXniXo]

Ja, Drive ist ein Tool am PC / Mac, das dann mit der Diskstation synchronisiert, wenn es Änderungen / Neuerungen geben sollte.

Ich selbst verfahre ähnlich wie #2 beschrieben:
Alles rein in fünf Input-Ordner (via Scanner Pro -> Arbeitsprozesse - da kann ich alle Ordner via WebDAV festlegen und bräuchte nur auf "Rechnungen" o.ä. klicken).
syncOCR mit div. Profilen liest alle eingegangenen PDFs und wandelt sie in durchsuchbare PDFs (nicht Bilder wie #2 erwähnt) um und verschiebt die in Profil hinterlegten Output-Ordner (Beim "Rechnungen" also in "Finanzen"-Ordner).
Da ich die Dateinamen ohnehin mit Variablen generiere in Scanner Pro (%JAHR%-%DATUM%-%TAG%-%UHRZEIT%-%VAR%.pdf - werde dann nur nach %VAR% gefragt und gebe also z.B. "Bauhaus Holzbalken") ein, sind alle, die ich der Kategorie "Rechnungen" zugewiesen habe, im Ordner "Finanzen" ohne weitere Unterordner nach Eingangsdatum aufgelistet.
Alles andere dann via Suchfunktion (Mac > Finder oder Windows > Windows Explorer oder DS App).

 

[Synchrotron]

Persönlich nutze ich Evernote (ja, ich weiss, gaaaanz böser Clouddienst ...).

Für den abgefragtes Anwendungsfall wäre m.E. Note Station denkbar, wenn es auf der Synology laufen soll. Das Problem der Ordnerzuordnung löst sich sofort auf, wenn man die Grundstruktur mit einer Ebene aus Schlagworten überlagert. Damit ist es möglich, jedes Dokument quasi in eine Vielzahl virtueller Ordner zu stecken. Diese lassen sich über eine einfache Suchfunktion aktivieren, bzw. durch wenige verknüpfte Suchbegriffe eine sehr gezielte Auswahl treffen.

Wichtig ist dabei, dass durch die Schlagworte vermieden wird, dass es Dokumente mehrfach geben muss. Man benötigt keine Duplikate, sondern weist entsprechend viele Schlagworte zu.

Beispiel: Eine Rechnung für einen Router wird gescannt. Mögliche Schlagworte: Rechnung (Art), 2020 (Zeitraum), Steuer (wenn absetzbar), Garantie (wenn Gewährleistungsfähig), IT-Ausstattung (Sachkategorie), Max (Benutzer), Zweitwohnung (wo) etc.

Zur OCR: Viele Scanner verfügen über OCR-Fähigkeiten. Ich nutze z.B. ScannerPro auf dem iPhone (kann OCR) und einen Fujitsu ix500 im Büro (OCR-Software von Abby). Dann kommen die pdfs fix und fertig mit OCR-Informationen und müssen nicht noch mal angefasst werden.

 

[TeXniXo]

Das mit den Schlagworten ist ja an und für sich wirklich super, aber leider sehr "systembedingt". Sprich, gewiss herstellerabhängig (Finder hat auch eigene Taggings, die Windows-User nicht anwenden können etc. etc.). Daher lieber reine OCR- und Suchfunktion und gut ist.

In Suchfeld kann man ja mehrere "ODER"-Operationen angeben. Mit jenen Operationen, die mehrmals / regelmäßig durchgeführt werden, kann man eine gute Sammlung anlegen - auch zwar systembedingt aber sehr leicht nachzubauen in anderen Betriebssystemen z.B.

 

[h0schie]

Könnt ihr das mit dem Scannen nochmal genauer erklären `?
Ich habe einen Brother 3750 der scannt und macht daraus OCR dursuchbare pdfs und schickt die ans NAS. Eigentlich ganz schick aber ich finde keine Möglichkeit dort taggs zu verwalten, ordner zu gestalten oder gar Dateinamen anhand von Inhalten zu erstellen.
Gescannt wird entweder direkt am Drucker oder per Win10.

 

[TeXniXo]

Das geht mit dem von dir erwähnten Gerät nicht. Mit der mobilen App (z.B. Scanner Pro - sowohl Android als auch iOS tauglich) bist du da weitaus flexibler, was diese Konfigurationen anbelangt.

 

[Synchrotron]

Tags gibt es, wenn die Dokumente in einer entsprechenden Struktur abgelegt werden, die von einem Programm bereitgestellt wird. Das ist dann schon programmspezifisch, dafür gibt es keine Standards. Beispielsweise Note Station: Man erzeugt eine Notiz, in dem das Dokument steckt. Die Notiz wird dann verschlagwortet.

Persönlich fand ich Note Station recht knapp, was die Funktionen anbelangt, und bin daher bei Evernote geblieben. Für eine einfache, strukturierte Ablage reicht es aber allemal.

Für die Volltextsuche (ohne Schlagworte) reicht ein vorheriges OCR und dann Universal Search auf der Syno, wozu vorher eine Indizierung durchzuführen ist. Oder man OCRd auf der Syno selbst, siehe den Thread dazu hier im Forum.

Ohne Schlagworte hängt man im Suchergebnis von der OCR und von der Schreibweise im Dokument selbst ab. Ist die OCR schlecht, oder der Ersteller des Dokuments hat andere Begriffe verwendet als man selbst für die Suche setzt, wird eben nichts gefunden.