Paperless-ngx DMS - Fragen zu paperless-ng

[fjsw]

Hallo zusammen,
nach längerer Recherche zu Dokumentenmanagementsytemen habe ich mich für Paperless-NG entschieden. Es läuft jetzt nach etwas holpriger Installation auf meiner DS220+. Der Workflow und die Arbeitsweise gefallen mir prinzipiell sehr gut, aber ich würde gern ein paar Dinge ändern und weiß nicht wie. Ich fand schon die ganze Installationsprozedur sehr undurchsichtig. Daher hoffe ich auf die Expertise des ein oder anderen hier im Forum...
Ich würde gern ein paar Dinge der Installation im Nachhinein ändern, z.B.:
- den Port, auf dem man den Server erreichen kann (bei mir Port 8000)
- den Media-Ordner für die zugeordneten Dokumente
- wenn ich einen neuen Korrespondenten anlege, hätte ich gern die "Auto"-Funktion als Standard-Zuweisungsalgorithmus

Ich würde mich freuen, wenn mir jemand bei diesen Aufgaben helfen kann. Vielleicht gibt es auch irgendwoanders ein aktives Forum zu diesem System. Leider habe ich bisher keines gefunden.

Vielen Dank für Eure Hilfe!
LG fj

 

[Adama]

Moin fjsw,

Hast Du das im Docker laufen?

Dann müsstest Du das eigentlich alles nur im Container anpassen.

Beim Media-Ordner könnte es sein, dass Du da die Rechte anpassen musst. Das müsste ich bei meiner Installation noch mal checken.

 

[fjsw]

Hallo Adama, danke für Deinen Support. Ja, das Ding läuft im Docker. Ich habe dort zwei Container:

...aber ich sehe nichts, wo ich dort etwas anpassen kann.
Stopp: Ich nehme alles zurück, Muss die Prozesse anhalten, dann kann ich Änderungen vornehmen.

 

[Adama]

Ups, nur zwei Container? Welche Datenbank nutzt denn deine Installation?

Stimmt, solange die Container laufen, kann man nichts ändern. Macht ja durchaus Sinn...

 

[fjsw]

Ich würde die Pfade aber gern noch ein wenig mehr anpassen. Zwar kann ich den Media-Ordner angeben, aber darunter legt mir Paperless noch die Unterordner "documents/archive" an. Dort liegen dann die Dokumente. In meinem Fall wird daraus: "Volume1/franz/media/documents/archive/"
Ich möchte aber gern, dass die direkt in meinem Verzeichnis liegen, also unter "Volume1/franz/". Ist das möglich? Mit den Einstellungen im Docker komme ich nicht soweit...

 

[fjsw]

Ups, nur zwei Container? Welche Datenbank nutzt denn deine Installation?

Stimmt, solange die Container laufen, kann man nichts ändern. Macht ja durchaus Sinn...

Ich nutze SQlite. Ja, das mit dem Abschalten vorher ist sinnvoll. Asche auf mein Haupt...

 

[Adama]

Ah, ok. Ich hab' mir die Variante mit Postgres eingerichtet.

Wenn das ein normaler Share ist, dann müsstest Du ihn direkt auswählen können. So sieht's jedenfalls bei mir aus.


Du musst aber den alten Eintrag löschen und einen neuen anlegen. Ich bin grad am Überlegen, ob der auch bestimmte Rechte von der Linux-Seite haben muss.

 

[fjsw]

Ich kann zwar das Media-Verzeichnis angeben, das habe ich auch getan mit "fj/media", aber die weiteren Unterverzeichnisse hängt paperless einfach automastisch dran, nämlich "documents/archive"

 

[frogtwist]

Kann ich das eigentlich auch mit der Marie DB Datenbank konfigurieren? Also ohne extra Container

 

[Adama]

Nein, leider nicht. Hätte ich auch gerne gemacht, aber er macht nur Postgres.

 

[himitsu]

postgres und sqlite sind auf der DS installiert, das Andere standardmäßig nicht.
MariaDB gäbe es aber auch noch.
https://www.synology.com/de-de/dsm/packages/MariaDB10?os_ver=7.0

 

[Adama]

Stimmt, du hast ja recht...

Das war mir völlig entfallen, die Syno selber nutzt ja Postgres. Man müsste mal testen, ob man Paperless-ng mit an die interne Syno-Datenbank anflanschen könnte.

 

[fjsw]

Nur zu Info: Nachdem ich viele Stunden mit Neuinstallation, Lesen der Dokumentation und entsprechenden Anpassungen verbracht habe, bin ich zum Schluss gekommen, dass ich mangels Anpassmöglichkeiten wieder Abstand von Paperless-NG nehme und zu den schlichten Wurzeln zurückkehre: Einfach Scannen, "per Hand" nach meinen Wünschen umbenennen und in meine bestehende Ordnerstruktur einsortieren. Paperless funktioniert super, aber ist mir hinsichtlich der Ablagestruktur zu unflexibel.
LG fj

 

[Adama]

Meinst Du die Ablage-Struktur, in der die Originale liegen?

Mal abgesehen davon, dass man ja nicht über diese Struktur auf die Dokumente zugreift, sondern über die Oberfläche. Das ist ja bei allen DMS so.

 

[fjsw]

Nein, ich meine nicht die Ablagestruktur der Originale. Die liegen ja alle flach (also unstrukturiert) unter "originals" und das ist auch gut so. Ich meine die "bearbeiteten" Dokumente, welche man ja mit "PAPERLESS_FILENAME_FORMAT" je nach vergebenen Tags und Dokumententypen umbenennen und in eine Ordnerstruktur verschieben lassen kann. Da fehlt es mir an Flexibilität. Z.B. muss ich für meinen DATEV-Uploader alle Rechnungen und Quittungen in einen speziellen Ordner kopieren. Das ist mit dem Paperless-Algorithmus aber nicht möglich. Ich bräuchte dazu die Möglichkeit, ein paar Wenn-dann-Verknüpfungen einzugeben.

 

[Adama]

Wobei er das bei mir auch auf die Originale anwendet...

Den Modus benutze ich nur eingeschränkt um die Dokumente notfalls am Namen unterscheiden zu können.

In dem Fall scheint dein Verwendungszweck doch etwas von den Möglichkeiten von Paperless-ng abzuweichen. Ich nutze es nur als reines Archiv...

 

[fjsw]

Für ein reines Archiv mit flacher Struktur ist es super. Mir ist aber die Strukturierung mit mindestens drei Ebenen wichtig.

 

[Adama]

Also zwei Ebenen hab' ich auf jeden Fall, die er auch automatisch anlegt, wenn Du mit Ebenen Verzeichnisse meinst...

So sieht meine Variable aus:
PAPERLESS_FILENAME_FORMAT = {created_year}/{correspondent}/{created}_{document_type}

 

[MacAir13]

Ich greife mal den Strang auf, nachdem ich seit zwei Tagen mit linuxserver/paperless-ng kämpfe.
Ich nutze für den Scanvorgang einen Brother MFC-L2750DW sowie mobil die App Scanner Pro (iOS). Mit beiden bekomme ich die Scans direkt auf die Syno bzw. in die paperless. Die Tags "Posteingang" etc. werden vergeben. Die Einordnung in Dokumenttypen, das OCR, die Suche funktioniert - mit zwei Einschränkungen:
1. Einerseits funktioniert die Umbenennung "PAPERLESS_FILENAME_FORMAT={created_year}/{correspondent}/{title}" nicht, d. h. bei mir werden die Scans aktuell mit dem Dateinamen in paperless geladen, die mein Brother MFC-L2750DW vorgibt, obwohl ich im Docker-Container als Variabel unter Umgebung "PAPERLESS_FILENAME_FORMAT={created_year}" (gewünscht ist natürlich {created_year}/{correspondent}/{title}, aber ich wollte es einfach halten) eingetragen habe (s. Screenshot)
2. Zudem funktioniert auch die Umgebungsvariable "PAPERLESS OCR LANGUAGES:" mit den Werten deu+eng nicht, jedenfalls werden ü, ö, ä nicht erkannt, auch bei einem Blick ins Protokoll sehe ich nichts davon, dass der OCR Scan für Deutsch und Englisch durchgeführt wurde.
Falls jemand eine Idee, was ich falsch mache, freue ich mich über Tipps.

Auf der Suche nach einer Problemlösung bin ich nun jedenfalls auf diesen Beitrag gestoßen und darüber auf die mögliche Alternative SynOCR (die u. a. hier und hier, wobei die Anleitung nicht mehr für DSM 7 gilt, ausführlich erklärt wird). Nun zweifle ich, ob nicht vielleicht SynOCR die bessere Alternative wäre?
Ich suche im Grunde eine Archivierung, um auf ein papierloses "Büro" umzusteigen. Neben der automatischen Benennung der Dokumente, sollen Tags vergeben werden können. Wichtig ist mir zudem eine Lösung, die möglichst langfristig Bestand hat. Da das bei beiden Projekten wohl ein Blick in die Glaskugel ist, sollte ein Export alles Scans mit den Metadaten / Korrespondenten, Tags und Dokumenttypen möglich sein, um dann zumindest lokal die Scans nutzen zu können (den die Papierdokumente werden im Zweifel den Weg in die Papiertonne gefunden haben).

 

[Adama]

Also die Umbenennung der Dateien funktioniert bei mir einwandfrei.

Wo legt Dein Scanner die Dokumente ab? Ich gehe mal vom consume-Ordner aus.

Die Original-Dokumente bleiben bei Paperless-ng in einem eigenen Ordner mit derselben Verzeichnis-Struktur, wie die erzeugten PDFs zur Durchsuchung. Damit sind sie in jedem Fall direkt zugreifbar.