DSM 7.2 Doku-Import Workflow und Zugriffs-Berechtigungen

[harry88]

Hallo

ich moechte eine DS mit Paperless-ngx via Docker als Elektronisches Archiv (haupsaechlich Scans) verwenden. Mit der DS habe ich wenig Erfahungen, ebenfalls wie das
mit den Zugriffs-Berechtigungen funktioniert.

- gescannt wird auf einem Windows Rechner mit Kofax-Express (PDF's und TIFFs)
- speziell ist, dass gewissen Scans im Laufe der Zeit, weitere Seiten/Scans hinzugefuegt werden (durch Scannen)
- irgendwie sollte es eine Moeglichkeit geben, dass die DS beim Daten-Import nicht jedesmal fragt, die Datei mit Name hallo20240405.pdf ist schon vorhanden, was wollen sie tun?
- da es sich um gemischtes und schlecht sortiertes Belegsgut handelt, kann man oft erst beim Scannen entscheiden, welche Benutzer sich diesen Scan spaeter einmal anschauen duerfen
.

1.
Wie wuerdet ihr die Scans und andere Datein in eine DS importieren? Web-GUI?
(pro Tag einge hudnert Scans/Dateien)

2.
Wo und wie soll das mit der Vergabe der Zugriffs-Berechtigung erfolgen?


Vielen Dank im Voraus fuer jeden Tipp!

 

[plang.pl]

Ich lasse bei mir den Scanner direkt per SMB aufs NAS scannen. Dort scannt er in den Paperless-Input Ordner und die Dokumente werden dann direkt verarbeitet. Somit hat man auch kein Problem mit doppelten Dateinamen.
Das mit Zugriffsrechten kommt stark auf die Umgebung an, da kann man keine pauschale Aussage treffen, außer: So wenig Rechte wie möglich, so viel Rechte wie nötig.

 

[harry88]

Ich lasse bei mir den Scanner direkt per SMB aufs NAS scannen. Dort scannt er in den Paperless-Input Ordner und die Dokumente werden dann direkt verarbeitet. Somit hat man auch kein Problem mit doppelten Dateinamen.

Mit den Scanner direkt per SMS aufs NAS zu scannen, ist natuerlich ein super Tipp. Vielen Dank plan.pl

Somit hat man auch kein Problem mit doppelten Dateinamen.

Vielleicht habe ich mich hier zu wenig genau ausgedrueckt... Man muss sich das als Beispiel so vorstellen:
Jeden Monat muessen Kontoauszuege der Bank zu dem schon bestehendem MultiPage Scan der Bankauszuege
hinzugescannt werden.

Dafuer wird das Multipage TIFF oder PDF in die Scansoftware geladen/importiert (viele Scansoftware Hersteller sprechen hier von Folderscan), die neuen Dokumente hinzugescannt und danach unter dem gleichen(schon bestehenden Dateinamen exportiert.
Dabei kommt sicher die Warnung, dass sich bereits ein Dokument mit dem gleichen Dateinamen auf dem NAS befindet.
Damit kann ich schon leben

 

[plang.pl]

Die Warnung ist aber weg, wenn kein gleicher Dateiname mehr im Verzeichnis vorhanden ist. Und das ist ja der Fall, wenn paperless die Dokumente direkt verarbeitet. Denn dann werden die in ein anderes Verzeichnis geschoben

 

[harry88]

Die Warnung ist aber weg, wenn kein gleicher Dateiname mehr im Verzeichnis vorhanden ist. Und das ist ja der Fall, wenn paperless die Dokumente direkt verarbeitet. Denn dann werden die in ein anderes Verzeichnis geschoben

Hm.. will dass heissen, wenn ich immer wieder eine Datei (PDF) mit dem gleichen Namen aber unterschiedlicher Groesse(weil Scans/Seiten hinzugefuegt wurden) nach paperless hochlade,
dann wird paperless die Datei mit dem gleichen Dateinamen mehrmals in den Suchresultaten listen?

 

[plang.pl]

Die gescannten Dokumente landen ja erstmal in der Inbox. Dort vergebe ich einen aussagekräftigen Namen, wodurch die Dokumente dann mit dem Namen in paperless landen. Und i.d.R. such ich ja nicht nach kryptischen Dateinamen, sondern eher nach den von mir vergegebenen oder halt nach Tags / Korrespondenten

 

[harry88]

Die gescannten Dokumente landen ja erstmal in der Inbox. Dort vergebe ich einen aussagekräftigen Namen, wodurch die Dokumente dann mit dem Namen in paperless landen.

Danke plang.pl! Verstehe.. aber ist es auch moeglich, den Dateinamen zu uebernehmen, der schon beim Scannen in der
Scan-Anwendung vergeben wurde?

 

[plang.pl]

Grundsätzlich landen alle Dokumente erstmal in der Inbox. Das ist ein Tag, mit dem paperless neue Dokumente versieht. Ich empfehle, das auch so zu belassen und dann manuell einen Namen zu vergeben und alle Tags passend zu setzen. Denn einfach so blind eingescannte Dokumente in den Datensatz zu werfen, ist unklug. Dennoch sind die Dokumente natürlich auch in der Inbox bereits durchsuchbar. Natürlich kann ich die Dokumente dann auch mit dem Originalnamen übernehmen, was aber m.E. wenig Sinn macht.

 

[cplex]

...
Dafuer wird das Multipage TIFF oder PDF in die Scansoftware geladen/importiert (viele Scansoftware Hersteller sprechen hier von Folderscan), die neuen Dokumente hinzugescannt und danach unter dem gleichen(schon bestehenden Dateinamen exportiert.
...

Ist das denn mit Paperless umsetzbar. Wenn ichs richtig verstehe, soll ein bereits konsumiertes/verarbeitetes Dokument um einige Seiten ergänzt/erweitert und dann unter dem selben Namen wieder abgelegt werden.

Falls das nicht abzubilden ist, wäre auch ein ein Arbeitsablauf (ggf. durch Tag oder Dokumenttyp getriggert) denkbar...

 

[plang.pl]

Die Frage ist halt, welcher Scanner im Einsatz ist. Im Idealfall hat man einen Scanner, der ohne eingeschalteten Rechner direkt auf einen SMB-Share scannnen kann. So mache ich das mit meinem ADS1700W auch. Eingeschaltet, Dokument eingelegt, Schnellschaltfläche "DMS" gewählt. Der Scanner scannt aufs NAS und fertig. Da brauche ich nicht mit PC, Scanner Software oder USB-Kabeln hantieren. Das macht der Scanner standalone.

 

[cplex]

So mache ich das auch @plang.pl, was ein absoluter Segen für meinen Ablauf ist.

Dennoch, das Erweitern bereits in Paperless bestehender Dokumente kenne ich bisher nicht...

 

[plang.pl]

Nein, das geht m.W. auch nicht.
Wenn dann muss man die Dokumente manuell Zusammenscheiden. Am besten vor dem Import. Ich mache das mit PDF24.

 

[cplex]

Dazu exportierst du bestehende Paperless-Dokumente, scanst die Erweiterung, schneidest zusammen (mit PDF24) und lässt dann das gesamte (jetzt erweiterte) Dokument wieder von Paperless konsumieren?

Mit "Merge" innerhalb von Paperless machst du das nicht?

 

[plang.pl]

Falls es sich um ein bereits eingelesenes Dokument handelt, mache ich es so: Herunterladen des Dokuments aus der Web-UI von paperless. Dann Dokument in paperless löschen. Anschließend die heruntergeladene Datei wie gewünscht bearbeiten und wieder in paperless "bringen". Dann muss es halt erneut die Inbox durchlaufen. Aber alles andere wäre m.E. unsauber. Aber wie gesagt, im Idealfall macht man das ja schon, bevor das Dokument überhaupt in paperless landet.

 

[cplex]

Im Idealfall, ja. Ich verstand das Anliegen so, dass in Paperless bestehende Dokument erweitert werden sollen.

 

[plang.pl]

Achso das hab ich gar nicht so aufgefasst. Mal schauen, ob @harry88 noch was dazu sagt. Ich habe das so verstanden: Es geht darum, die Meldung zu verhindern, die besagt, dass der Dateiname schon existiert.

 

[harry88]

Ja das ist sehr wichtig, vor allem wenn/weil es sich um eine grosse Anzahl "upgedateter" Scans handelt.

Den mehrseitigen Dateien(PDF, TIFF) wurden einfach einige Seiten hinzugescannt (in Kofax Express) und von dort mit dem schon bestehenden Dateinamen erneut nach Paperless exportiert.

 

[cplex]

Meinst du mit "hinzugescannt", dass bestehende Dokumente aus Paperless exportiert werden und durch Kofax Express um "einige Seiten" ergänzt werden? Anschließend soll das in Paperless noch bestehende Dokument aktualisiert werden?

Falls ja, kenne ich dazu kein Vorgehen. Zumal Du in Paperless auch deine Dokumente einmal im Original und einmal im Archiv mit OCR liegen hast. Da sich das Dokument, durch die hinzugescannten Seiten, auch Ansicht geändert hat, ist es für Paperless auch nicht mehr das selbe.

 

[harry88]

Meinst du mit "hinzugescannt", dass bestehende Dokumente aus Paperless exportiert werden und durch Kofax Express um "einige Seiten" ergänzt werden? Anschließend soll das in Paperless noch bestehende Dokument aktualisiert werden?

Gute Frage,, habe vergessen das genauer zu beschreiben. Die Datein zu denen "hinzugescannt" werden muss, verbeiben immer auf der Festplatte des Rechners, auf dem die Scansoftware laeuft.

Bei Bedart wird das upzudatende TIFF oder PDF einfach in Kofax Express mit der Funktion "Folder Scan"
geladen/geoeffnet und dann wird ganz normal gescannt und danach wird das "upgedatete" TIFF/PDF
mit gleichem Namen exportiert.

 

[cplex]

Gute Frage,, habe vergessen das genauer zu beschreiben. Die Datein zu denen "hinzugescannt" werden muss, verbeiben immer auf der Festplatte des Rechners, auf dem die Scansoftware laeuft.

Ich dachte bisher, die liegen bereit sin PNGX. Oder befinden sich die Dokumente an 2 Orten - einmal dort wo sie initial gescannt und erweitert werden und dann auch in PNGX?

Bei Bedart wird das upzudatende TIFF oder PDF einfach in Kofax Express mit der Funktion "Folder Scan"
geladen/geoeffnet und dann wird ganz normal gescannt und danach wird das "upgedatete" TIFF/PDF
mit gleichem Namen exportiert.

Und dann soll es wieder in PNGX unter dem selben Namen, eben nur erweitert. Falls ja, geht das mW nicht.

PNGX sieht nach dem "consume" ein neues Dokument. Wenn das mit dem selben Dateinamen kommt, wird eine Zahl angehangen. Das alte Dokumente müsste dann gelöscht werden.

Ergänze gern, falls ich deinen Workflow noch nicht ganz verstanden habe...

BTW
Es gab mal eine Feature Diskussion zu Dokumentversionen auf GitHub.