Drive vs Dateifreigabe

[Charly74]

Hallo,

wir möchten in einem kleinen drei-Personen-Büro eine neue Synology nutzen um gemeinsame Dateien abzulegen. Durch zunehmende Digitalisierung des Büros werden die Dateimengen erheblich zunehmen. Bisher haben wir diese Aufgabe über eine ältere Synology, da reine Dateifreigabegelöst.
Wenn wir nun das Paket Drive installieren und über den entsprechenden Windows Client auf das Team-Share zugreifen, welche Vorteile haben wir dadurch neben der Versionierung unserer Dokumente (überwiegend MS Word/Excel Dateien)?

Vor einigen Monaten habe ich damit bereits experimentiert. Dabei ist mir aufgefallen dass es möglich war, dass mehrere Personen diesselbe Excel-Datei öffnen und darin arbeiten konnten. Da dabei sich die Änderungen gegenseitig wieder überschreiben, hilft auch keine Versionierung, das muss unbedingt vermieden werden.
Damals gab es auf dem Test-Nas nur einen Benutzer und die verschiedenen Clients haben sich mit derselben Benutzerkennung an der Nas angemeldet. War das der Fehler der zu diesem Problem führte?
Wie sind Eure Erfahrungen mit Drive? Gibt es irgendwo eine Anleitung für ein kleines Büro?

Wo liegen denn eigentlich die aktuellen Versionen der bearbeiteten Dateien? Werden die Dateien nach der Bearbeitung vom Client innerhalb kürzester Zeit zurück an den Team-Ordner der NAS synchronisiert? Insbesondere im Hinblick auf regelmäßige Backups wäre dieser Punkt wichtig.

Danke
Willi

 

[stefan_lx]

auch wenn ich Drive nutze und es stabil läuft, sehe ich bei euch keinen Vorteil...und würde weiterhin auf die Daten über die Freigaben zugreifen...

Drive synchronisiert zwischen den Clients, hat aber wie jede Sync-Software das Problem, dass beim gleichzeitigen Bearbeiten auf mehreren Clients, die letzte bearbeitete Datei "gewinnt"... kann Microsoft auch nicht besser, nur da merkst du es nicht (sofort)...

Dass du die Dateien gleichzeitig auf mehreren Clients lokal bearbeiten kannst, liegt daran, dass die Clients nichts voneinander wissen und es keinen serverseitigen Mechanismus gibt, der die Dateien sperrt... Hättest du unterschiedliche Benutzer genommen, wäre das Ergebnis genauso gewesen..
Das kannst du nur durch Zugriff über die Freigaben verhindern..
Allerdings funktioniert das mit Libreoffice/OpenOffice, da gibt es einen Mechanismus, dazu muss man die .-Dateien mitsynchronisieren und die Clients müssen online sein... vielleicht klappt das auch mit MS-Office, da gibt es auch versteckte Dateien, die beim Öffnen entstehen... irgendwas mit ~ am Anfang, wenn mich nicht alles täuscht...

Die Versionierung hält zwar bis zu 32 Versionen vor, aber da zählt jedes Speichern mit... speicherst du z.B. jede Minute, dann ist nach 32 Minuten die Version von vor 33 Minuten weg... mal überspitzt dargestellt...

Die Versionen liegen immer auf der Syno und auf allen Clients (wenn man es so einrichtet) ... Beim Speichern werden sie sofort zur Syno synchronisiert, von dort wieder zu den Clients...

Also am besten

1. über die Freigaben mit den Clients zugreifen,
2. btrfs auf der Syno nutzen und die Snapshots aktivieren, dann bekommst du eine Versionierung zu bestimmten definierten Zeitpunkten (ist kein externes Backup, aber manchmal recht praktisch..)

oder das mit den verstecken Dateien mal testen

Bei mir läuft Drive mit mehreren Benutzern und mehreren Clients, auch für externen Zugriff... allerdings kommt es selten vor, dass an einem Dokument von mehreren Leuten gleichzeitig gearbeitet wird... und es sind LibreOffice-Dokumente...

Stefan

 

[blurrrr]

Da dabei sich die Änderungen gegenseitig wieder überschreiben, hilft auch keine Versionierung, das muss unbedingt vermieden werden.

File-lock....

aber da zählt jedes Speichern mit... speicherst du z.B. jede Minute

1) WER ZUM GEIER ... speichert bitte JEDE MINUTE?! ?
2) Da Excel erwähnt wurde - "automatische Speicherung" (zu finden in den jeweiligen Einstellungen der Office-Applikationen)

Aber mal zum springenden Punkt.... Du hast EIN Auto und DREI Leute wollen damit in unterschiedliche Richtungen fahren... Ist klar, oder? Da jetzt mit dieser "das MUSS aber IRGENDWIE"-Haltung ranzugehen ist irgendwie nicht sonderlich produktiv.

Allerdings funktioniert das mit Libreoffice/OpenOffice, da gibt es einen Mechanismus, dazu muss man die .-Dateien mitsynchronisieren und die Clients müssen online sein...

Mhm... und das ist auch "offiziell" so vom Hersteller dokumentiert, oder einfach nur ein schäbiger Hack, wo sich jemand dachte, dass er damit was ganz tolles gefunden hat? Mal ganz ehrlich... Dinge wie file-locking-Mechanismen und Co. gibt es nicht "umsonst" (grade bei diesen x-Office-Geschichten), ich mach den Job schon ein paar Jährchen und ganz ehrlich: ich würde einfach die Finger davon lassen und einfach so arbeiten wie "der Rest der Welt". Wenn das "so" für euch - mit vorhandenen Tools im speziellen Workflow - ein "Problem" darstellt, wäre es vllt nicht verkehrt die Tools/den Workflow zu ändern (und so funktioniert das übrigens schon div. Jahrzehnte).

Als Randinfo bzgl. "~"-Dateien: https://support.microsoft.com/de-de...erstellt-66b112fb-d2c0-8f40-a0be-70a367cc4c85

Ich mein... wir sind ja hier nicht bei Wünsch-Dir-was... oder was?! ? 1 Auto, 1 Fahrer. 1 Tastatur, 1 Tipper. 1 Maus, 1 Schubser. 1 Dokument, 1 Bearbeiter. usw usw. Klar kannste auch 2 Hände auf eine Maus legen, aber... naja... gelle? Bei den DB-basierten Geschichten mag das noch alles anders aussehen, da aber nicht. Wäre allerdings - mit entsprechendem Connector für entsprechendes Tool (Excel/Calc) - vllt auch noch eine Variante für euch. Die Geschichte mit der Synchronisation.... eher nicht so.... aber: jedem das seine, wenn Du der Meinung bist, dass das so MUSS, dann muss das wohl so (inkl. aller Konsequenzen)

 

[stefan_lx]

@blurrrr: das mit dem überspitzt hast du unterschlagen, so ist es einfacher zu rechnen
ob das ein schäbiger Hack ist, weiß ich nicht... aber für vielleicht schäbig, funktioniert er recht gut und schon länger...

Stefan

 

[Charly74]

File-lock....

Ok. Interessanter Begriff.
und wie aktiviere/realisiere ich das auf der syno?

 

[blurrrr]

Das hat nichts mit der "Syno" zu tun... (irgendwie läuft das hier immer nach dem Motto "Ich hab eine Syno, erklär mir wie die Welt funktioniert" - nix gegen Dich! ?). Der entsprechende Dienst nennt sich "Samba".

Einfach mal Google nach "samba file locking" befragen (man muss ja auch erstmal wissen, wonach man suchen muss), da findet man dann z.B. sowas hier: http://lug.krems.cc/docu/samba/ch05_05.html (oder wenn man sich richtig austoben will: https://www.samba.org/samba/docs/current/man-html/smb.conf.5.html)

 

[Charly74]

auch wenn ich Drive nutze und es stabil läuft, sehe ich bei euch keinen Vorteil...und würde weiterhin auf die Daten über die Freigaben zugreifen...

Drive synchronisiert zwischen den Clients, hat aber wie jede Sync-Software das Problem, dass beim gleichzeitigen Bearbeiten auf mehreren Clients, die letzte bearbeitete Datei "gewinnt"... kann Microsoft auch nicht besser, nur da merkst du es nicht (sofort)...

Dass du die Dateien gleichzeitig auf mehreren Clients lokal bearbeiten kannst, liegt daran, dass die Clients nichts voneinander wissen und es keinen serverseitigen Mechanismus gibt, der die Dateien sperrt... Hättest du unterschiedliche Benutzer genommen, wäre das Ergebnis genauso gewesen..
Das kannst du nur durch Zugriff über die Freigaben verhindern..
Allerdings funktioniert das mit Libreoffice/OpenOffice, da gibt es einen Mechanismus, dazu muss man die .-Dateien mitsynchronisieren und die Clients müssen online sein... vielleicht klappt das auch mit MS-Office, da gibt es auch versteckte Dateien, die beim Öffnen entstehen... irgendwas mit ~ am Anfang, wenn mich nicht alles täuscht...

Die Versionierung hält zwar bis zu 32 Versionen vor, aber da zählt jedes Speichern mit... speicherst du z.B. jede Minute, dann ist nach 32 Minuten die Version von vor 33 Minuten weg... mal überspitzt dargestellt...

Die Versionen liegen immer auf der Syno und auf allen Clients (wenn man es so einrichtet) ... Beim Speichern werden sie sofort zur Syno synchronisiert, von dort wieder zu den Clients...

Also am besten

1. über die Freigaben mit den Clients zugreifen,
2. btrfs auf der Syno nutzen und die Snapshots aktivieren, dann bekommst du eine Versionierung zu bestimmten definierten Zeitpunkten (ist kein externes Backup, aber manchmal recht praktisch..)

oder das mit den verstecken Dateien mal testen

Bei mir läuft Drive mit mehreren Benutzern und mehreren Clients, auch für externen Zugriff... allerdings kommt es selten vor, dass an einem Dokument von mehreren Leuten gleichzeitig gearbeitet wird... und es sind LibreOffice-Dokumente...

Stefan

Ich möchte meinen Thread von gestern nochmal aufgreifen:
Aufgrund des eleganten Zugriffs von außen und der VersionIrrung führt an Drive aus meiner Sicht kein Weg vorbei.
Kann ich denn parallel dazu einen Ordner auf der Syno freigeben für die fünf Dateien, an denen möglicherweise gleichzeitig gearbeitet wird?
Microsoft Office liegt auch temporäre Dateien an, wenn ein Dokument bearbeitet wird. Diese temporäre Datei liegt aber im gleichen Verzeichnis wie die Arbeitsdatei selbst - also auf dem Client.
Verstehe ich richtig? Wenn ich das über Drive mache, bleibt die temporäre Datei (vorübergehend nur auf dem Client) Nur, olange eben gearbeitet wird.
Wenn die Bearbeitung beendet ist, wird das Dokument geschlossen (die temporäre Datei verschwindet und erst in diesem Moment synchronisiert der Drive-Client mit der Syno. D h die NAS bekommt gar nicht mit, dass an einem Dokument gerade gearbeitet wird?

Idee:
Kann ich denn parallel zum Drive-Ordner auf der NAS einen Ordner auf der Syno freigeben für die fünf Dateien, an denen möglicherweise gleichzeitig gearbeitet wird?
Vielleicht zum Hintergrund: es geht um eine Excel Datei, die als zentraler Rechnungsausgang von allen Benutzern mehrfach täglich genutzt wird

Oder Idee2:
Wenn diese Datei nur mit der Tabellenkalkulation der Synology bearbeitet wird, habe ich dann dieses Problem nicht mehr?

 

[stefan_lx]

genau: die Syno bekommt nicht mit, dass die Datei lokal bearbeitet wird (das mit der temp-Datei ist dabei irrelevant)
die TeamOrdner entsprechen Windows-Freigaben... und da darüber sollte man merken, dass die Datei schon geöffnet ist
Die "Tabellenkalkulation" auf der Syno ist eine nette Spielerei und die Datei kannst du mit nichts anderem nutzen/öffnen...

Im Firmenumfeld würde ich dann eher auf die Snaphots der Syno setzen, um mehrere Versionen vorzuhalten...

Frage: warum benötigst du Zugriff von außen für diese Dateien? Zum Anschauen, Bearbeiten, ... vielleicht gibt es andere Möglichkeiten...

Stefan

 

[Charly74]

Zugriff von außen ist in Zeiten von Homeoffice zum Arbeiten gedacht.
Dazu logge ich mich per VPN ein, aber da ich überwiegend mit Macbook/iPad von unterwegs aus auf pdf... zugreife, klingen die Drive-Apps schon schön Zugriff auf die Freigabe vom iPad ist sonst immer etwas mühselig...

Snapshots wäre eine Möglichkeit, da ich aber der einzige Admin bin und überwiegend nicht im Büro bin, könnten so die User selbst auf frühere Versionen zurückgreifen. Darüber werde ich aber noch etwas nachdenken.

Dann klingt mein Gedanke von vorhin praktikabel:
- 1 freigabe für die problematische Excel-Datei
- Rest über Team-Ordner


@VPN: bisher nutze ich die Fritz!Box im Büro als VPN-Server.
Hab grade gelesen, dass die Sync das auch kann. Wäre die geeigneter?
Aus meiner Sicht nicht, da ich dann nur in einem VPN mit der Syno bin - als z.B. nicht den Drucker im Büro erreiche. Sehe ich das richtig?

 

[stefan_lx]

mit vpn bist du ja schon im Netz, da kommst du mit mac/ipad auch über das share dran

die Snaphots kannst du für Benutzer sichtbar machen... aber lies dir das was ich zu den Versionen gesagt habe nochmal durch...

die Freigaben sind die Teamordner

ob vpn über fritz oder syno ist vom Ergebnis her egal, nur dass deine Syno, also der FileServer selber direkt von außen erreichbar ist, also besser die fritzbox nehmen...

Stefan

 

[Charly74]

@snapshots... da werd ich auch nochmals nachlesen

@versionen: verstehe ich dich dahingehend, dass das eher nix für professionelles Umfeld ist? Wieso? Gibt es da Nachteile, die ich noch nicht sehe?

@Freigaben:
Da war ich ungenau in der Beschreibung meiner Idee: Die User greifen per Drive-Client auf die (vermutlich nur den) Teamordner zu. bearbeiten alles darüber. Darüber hinaus gibt es ein Windows-Netzlaufwerk, welches in den freigegeben Order "Spezial" auf der NAS zeigt, wo die betreffende Excel-Datei liegt. Der Ordner Spezial ist nicht im sonstigen Drive-Team enthalten.
1 Zugriff auf die NAS per Drive, 1 Zugriff per smb. Siehst Du da Probleme?

 

[stefan_lx]

da komme ich nochmal zu dem jede Minute speichern, als übertriebenem Beispiel. jedes Speichern ist eine Version (bei Drive)
Bei den Snaphots dagegen, hast du immer zu bestimmten Zeiten eine Version, nach 10 Minuten, 30 Minuten oder einer Stunde, je nachdem was du da einstellst... unter Windows nennt sich das "Schattenkopien" oder Volume Shadow Copies
Nehmen wir an, du machst die Snapshots jede Stunde, dann hast du die Datei immer im Zustand der vollen Stunde... alle Änderungen dazwischen hast du nicht, die hast du wiederum bei der Drive-Versionierung, aber dafür ist über Drive vielleicht nicht mehr die Version von vor drei Wochen vorhanden...

Im Firmenumfeld passiert es eher, dass jemand eine Datei von einem bestimmten Tag benötigt, nicht unbedingt die zwölftletzte Version...
aber Drive und Snapshots schließen sich nicht aus... kannst auch beides nutzen...

Wenn du auf die problematischen Dateien über Freigaben zugreifst und auf die anderen per Drive, dann würde das gehen...

Stefan