E-Mail Speicherung ab 1.1.2017

[ChrisXY]

Hallo,
wie löst Ihr dieses Provlem mit dem Synology Mailserver ?

https://www.webhosting.de/rechtssichere-emailspeicherung/

VG

 

[Chris65]

Also ich verstehe es so, dass dies nicht für Privatpersonen gilt, auch nicht, wenn sie einen privaten Mailserver betreiben.

In diesem Artikel heisst es "Neuregelung der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen", somit bin ich schon mal gesichert aus diesem Thema raus.

Gruss und frohe Weihnachten!

 

[ChrisXY]

nutze es für beides

 

[Chris65]

Ok, dann bist Du tatsächlich in der Verantwortung....
Aufbewahrungsfrist je nach steuerlicher Relevanz 6 bis 10 Jahre - da hat man sicherlich zwischendurch die NAS gewechselt (mit Risiko des Datenverlusts) oder ein Cloud-Betreiber hat dichtgemacht. Das ist eine gute aber schwere Frage.
Vielleicht lösbar durch eine Kombination aus NAS, Cloud und Backup auf andere Festplatten und DVDs? Irgendwas wird bestimmt so lange durchhalten, die Frage ist ja auch, ob sie dann wirklich alles in 10 Jahren nochmal sehen wollen oder ob man sich dann rauswinden kann, wenn man nachweisen kann, dass ein Cloud-Anbieter nicht mehr existiert und die Daten einfach gelöscht hat, manchmal zählt ja auch so ein Willens-Nachweis. Und ansonsten gilt: Aufhören die Steuer zu bescheissen.

 

[ChrisXY]

naja sonst mal schauen ob es ne extra Archiv Software gibt welche halt Kopien aller mails wegspeichert. Möglichst auf dem NAS. Komisch das da so wenig drüber zu lesen ist

 

[Nikdo73]

Schaue dir mal ecoDMS an, vielleicht wäre das was. Emails kann man mir einen Plugin von Outlook da ablegen,ob das auch automatisch geht weiß ich nicht .Eine Installation auf der NAS ist möglich.

 

[ChrisXY]

Das nutze ich schon aber man kanns nur Manuell ist eher was für Rechnungen

 

[WHS2]

Schaut euch mal Mailstore Home (oder Server/professional) an.

 

[ChrisXY]

jo für privat ok die Home version. Server ist mir was zu teuer und wohl nur Win ...
Hab http://www.mailpiler.org/ gefunden... könne auf der Diskstation sicher laufen

 

[Piti61]

Wie löst man denn das Problem der Archivierung, wenn man keinen eigenen Mailserver hat, sondern sich eines Mailproviders bedient? Die diversen Softwaretools wie MailArchiva, Benno etc. erwarten ja offenbar ein Journaling-Server oder so.

 

[whitbread]

Warum archivieren?!? - Mein Postfach beim Provider hat 10GB. Da liegen alle Emails seit ich Emails schreibe und empfange. Und löschen tue ich Emails gds. nicht, sondern verschiebe diese in entsprechende Ordner.

 

[rednag]

Es geht um "rechtssichere" Archivierung.
Das was Du machst läuft nicht darunter.

https://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail-Archivierung

 

[Piti61]

Nachdem ich mich jetzt ein paar Tage mit dem Thema beschäftigt habe und auch ein paar der angebotenen Softwaretools angeschaut habe, komme ich zu der Erkenntnis/Vermutung, dass eine gesetzeskonforme Umsetzung praktisch garnicht möglich ist.

 

[guwen]

Moin,
was ist z.B. hiermit: http://www.mailstore.com/de/mailstore-server.aspx
oder z.B. mit einem WORM: http://www.fast-lta.de/de/produkte/de-silent-cubes/

... nur auf der Syno sieht das evtl. schlecht aus :-(

 

[Gulaschkanone]

denkst auch bitte daran dass das ganze gegen Veränderung gesichert sein muss, da wird dir ein Mail Server nicht viel bringen, da kannst du die Emails ja auch ändern, genau das gleiche wenn du Backup nutzt

"Revisionssichere Speicherung" ist hier das Zauberwort und das muss du dann im zweifel noch deinem Finanzamt beweisen
ich würde davon deutlich abstandnehmen das ganze auf einer DS zu betreiben, genauso wie einen Mail Server für Gewerblicher Zwecke, dafür ist die DS einfach meiner Meinung nach nicht ausgelegt

 

[heavy]

Also die "Lösung" (so wie ich es verstanden habe, bin kein Anwalt) wie man es in einem kleinen Unternehmen realisieren kann wäre bei allen accounts im Mailserver eine automatische kopie an den Backup user einrichten und dann diese Daten Regelmäßig auf eine DVD/Blu-Ray/Worm-Datenträger sichern. Denn ein Admin darf auch veränderbaren Zugriff haben.

 

[jahlives]

Also die "Lösung" (so wie ich es verstanden habe, bin kein Anwalt) wie man es in einem kleinen Unternehmen realisieren kann wäre bei allen accounts im Mailserver eine automatische kopie an den Backup user einrichten...

pass auf mit "Kopien", das müssen unbedingt 1:1 Kopien sein. So würde durch eine Weiterleitung (z.B. durch das Auto-Bcc Feature des Postfix) an den backup User (auch auf dem selben Server) ein zusätzlicher Header eingefügt und damit wären Original und Backup nicht mehr identisch.
Auch die Lebensdauer der Speichermedien kann ein Problem werden. So gelten die von den Herstellern angegebenen Werte nur für gepresste Medien. Gebrannte haben ein deutllich kürzere Lebenserwartung

 

[HabNeFritzbox]

Ganze ist nicht unproblematisch, Service Fragen, Spam ect. Muss man ja nicht aufbewahren, aber halt die Sachen die Vertragsabschlüsse und so betreffen. Wird als was tricky, was man löschen kann oder sogar muss und was unverändert archiviert werden muss.

Und dann lass noch private Emails von Mitarbeitern zwischen sein...

 

[Tuvok42]

Stimme heavy zu: Nur über eine automatisierte Kopie beim Ein- und Ausgang(!) an einen speziellen Backup-User nebst Archivierung der entsprechenden Ein- und Ausgangsprotokolle ist dies revisionssicher und gerichtsfest zu bewältigen (auch Spam und Virenverdächtige e-Mails wegen "False Positive"). Aus diesem Grund verwenden die kommerziellen Lösungen auch spezielle Journalingfunktionen.
Lt. Randziffer 121 des RS des Bundesminsterium für Finanzen vom 14.11.2014 "Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informa-tionen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefum-schlag)." muss man nicht jede E-Mail archivieren, aber bereits ein Satz wie "Dieses Angebot gilt bis zum ...." im Body der E-Mail macht daraus ein "Handelsbrief" der archivierungspflichtig ist.
Zum Thema private e-Mails von Mitarbeitern: Hier hilft m.E. nur ein arbeitsrechtlich wirksam vereinbartes Verbot des Arbeitgebers der privaten Nutzung, dann dürfen alle e-Mails archiviert werden. Zu beachten wären dann ggf. nur die 5 Email-Gebote.

 

[pelo]

Wenn auch alt - bin aber via Suchmaschine in diesem Forumsbeitrag gelandet, da ich vor kurzem ein ähnliches Problem hatte... Dieses habe ich nun gelöst mit ecoMAILZ...

https://www.synology-forum.de/threads/mail-backup-nutze-aktuell-mailplus.111269/post-911370