E-Mails im Team bearbeiten

[hamitaga]

Liebe Forengemeinde,

ich bin auf der Suche nach einer Lösung für das gemeinsame Verwalten von eigehenden E-Mails.
Wir haben eine Synology RS820+ bei uns im Büro. Angeschlossen daran sind 4 PCs. Die eingehenden Mails werden über die Mail Station von IONOS abgerufen und auf der Synology gespeichert. Darauf greifen wir dann über Thunderbird auf den PCs zu.

Nun würden wir gerne eine Möglichkeit haben, mit der jeder Mitarbeiter Mails markieren (z.B. "In Bearbeitung", "Erstellung Angebot", "Rückfrage" usw.) kann und diese Markierung dann auch jeder andere Mitarbeiter sieht. Zudem sollen Mails bestimmten Mitarbeitern zugeordnet werden können.
Somit wollen wir vermeiden, dass Kundenanfragen untergehen und nicht beantwortet werden.

Ich weiß, dass es unterschiedliche Anbieter gibt, die da eine entsprechende Lösung anbieten. Ich möchte aber die Mails gerne nur bei uns im System behalten.

Gibt es da überhaupt eine Lösung über Synology oder ist das der falsche Ansatz?

Vielen Dank schon mal für eure Antworten!

 

[Synchrotron]

Organisatorisch sicher machbar - alle erhalten Zugriff auf den gleichen Account, wer ein Thema aufgreift, macht es damit zu "Gelesen". Werden Antworten gesendet, wird im Betreff der Bearbeitungsstatus ergänzt (was auch der Empfänger sieht).

Man kann auch verschiedene Ordner mit den Bearbeitungsstufen im Mailaccount anlegen, und die Mails da durch schieben. Der Nachteil all dieser Lösungen liegt darin, dass ihr euch auf fehlerfreie Einhaltung der organisatorischen Vorgaben stützt, und die Transparenz schwach ist.

Willst du es professionalisieren, werden die Mails nicht direkt bearbeitet, sondern in einen Workflow eingebracht. Bekannt (aber für euch vermutlich overkill) ist z.B. Zendesk, DocuWare oder etwas aus der ecoDMS-Familie. Ein kleines schlankes Tool dafür ist mir noch nicht unter gekommen.

Vielleicht hat noch jemand eine Idee.

 

[its]

Jeder Client muss per IMAP mit dem Mailserver verbunden sein - dann synchronisiert sich Thunderbird bzgl. aller Mails.

Die Markierungen, die du mit Thunderbird (oder auch Outlook) machen kannst, werden (soweit ich das weiß) nicht synchronisiert. Der Status Gelesen/Ungelesen oder wenn eine Mail als Favorit markiert wird, hingegen schon.

Du kannst das aber auch mit Ordner/Unterordner lösen - wenn z.B. eine E-Mail gerade in bearbeitung ist, wird sie einfach in den Ordner "In Bearbeitung" verschoben, oder muss für eine Mail ein Angebot erstellt werden, dann wird sie in den Ordner "Erstellung Angebot" verschoben... us.w.! Wenn diese so abgelegten Mails erledigt sind, werden sie einfach in ein Archiv verschoben (ggfls. auch mit einer Ordnerstruktur).

 

[Thorfinn]

Willst du es professionalisieren, werden die Mails nicht direkt bearbeitet, sondern in einen Workflow eingebracht. Bekannt (aber für euch vermutlich overkill) ist z.B. Zendesk, DocuWare oder etwas aus der ecoDMS-Familie. Ein kleines schlankes Tool dafür ist mir noch nicht unter gekommen.

Vielleicht hat noch jemand eine Idee.

Full Ack, dafür gibt es die Vielzahl von Ticketsystemen. Bei 4 Mitarbeitern… naja, da müssen die sich schon so gar nicht mögen und erst recht nicht miteinander reden wenn man so etwas implementiert.
Bei einem Callcenter mit 50+ Mitarbeiter ist ein Ticketsystem unumgänglich.

 

[hamitaga]

Schon mal vielen Dank für die schnellen Antworten.
Ich denke auch, dass die von Synchrotron genannten Möglichkeiten tatsächlich zu viel wären.
Die Möglichkeit mit der Zuordnung der Mails in entsprechenden Ordner wird vermutlich die praktikabelste Lösung für uns sein. Hätte gedacht, dass es da evtl. ein schlankes Tool (Synology seitig) gibt, dass eben nur dafür sorgt, dass Markierungen von allen Nutzern gesehen werden können.
Mailserver ist natürlich via IMAP verbunden.

 

[Synchrotron]

Je nach Mailclient kannst du dir Workflows anlegen. Die sortieren Mails dann in entsprechende Ordner, die dem internen Workflow entsprechen.

Eine Alternative sind KANBAN-Tools wie Trello oder MeisterTask (beides Cloudbasiert). Da legt man ein Board „Auftragsbearbeitung“ an. In die erste Spalte kommen die neuen Anfragen, und dann wird die Karte durch die Steps bewegt, bis sie am Ende zu einem Auftrag führt, oder archiviert wird.

Der Auftrag (wenn erteilt) kommt auf ein neues Board, indem die bearbeitete Karte mit allen angehängten Informationen dorthin bewegt wird.

Der Prozess wird mit der Anfrage gestartet - das kann eine E-Mail sein, eine Telefonnotiz o.ä. Die wird an die Karte angehängt.

 

[its]

Hätte gedacht, dass es da evtl. ein schlankes Tool (Synology seitig) gibt, dass eben nur dafür sorgt, dass Markierungen von allen Nutzern gesehen werden können.

Synology hat das schon, im MailPlus Webmailer - diese "Kennzeichnungen" werden aber leider auch nicht mit einem Desktop-Client synchronisiert!

 

[hamitaga]

MeisterTask sieht tatsächlich interessant aus. Das werden wir uns mal genauer anschauen und testen.
Nochmal vielen Dank an alle!