ecoDMS: Automatische Erkennung von Vorlagen manuell Starten

[eicosan]

Hallo liebe Community,

ich bin aktuell am Austesten von ecoDMS und es gefällt mir sehr gut - auch wenn es anscheinend keine richtige Community / Forum dazu gibt!?

Ich habe eine Frage und zwar, habe ich den Plan Sämtliche Dokumente einzuscannen, diese landen dann im scaninput und werden entsprechend von ecoDMS verarbeitet und archiviert (wenn eine Vorlage gefunden wird).
Nun wird es aber so sein, dass ich die Vorlagen erst Schritt für Schritt anlege und teste.
Ist es dann möglich die Inbox sozusagen nochmal neu nach gefundenen Vorlagen zu "scannen" und damit diese automatisch im Nachgang zu archivieren?
Ich kenne den Button um bei einem einzelnen Dokument in der Inbox zu Prüfen, ob eine Vorlage gefunden wird. Nur muss man das pro Dokument machen und dann noch zusätzlich auf Archivieren klicken.

Vielen Dank und beste Grüße!
eicosan

 

[servilianus]

Hallo,
das gibt es leider so nicht, wie Du das zum testen haben willst. Du musst also wohl oder übel eine Kategorisierungsvorlage erstellen, und dann am Dokument in der Inbox testen, ob die entsprechenden Felder/Kategorisierungen ausgelesen werden.

Aber: Es ist nicht nötig, das Dokument dafür jedesmal zu archivieren. Zur Prüfung einfach rechts oben in der leiste - letzter Button (sieht aus wie eine stilisierte Schnecke) - klicken. Dann wird das Dokument anhand der Vorlage überprüft. Hier kannst Du feststellen, ob a) die richtige Vorlage "gezogen" wird und b) ob die Datenfelder dann auch so abgelegt/kategorisiert werden, wie Du dies in der Vorlage bestimmt hast. Wenn nicht, dann die Vorlage entsprechend nacharbeiten und wieder mit der Schnecke überprüfen. Wenn dann alles stimmt, auf "Archivieren" klicken.

Bitte beachten: Es kann sein, wenn Du mehrere Vorlagen erstellt hast, die Vorlagen jedoch nicht eindeutig einem ganz bestimmten Dokumententyp zugeordnet hast, dass das Dokument dann mehrfach klassifiziert wird (also von mehreren Vorlagen). ecodms meckert dann, dass "das Dokument mehrfach klassifiziert wird - sind Sie sicher?", und dann gibts oben eine 1 - 2 - 3, je nachdem, wieviele Vorlagen/Klassifizierungen auf das Dokument angewendet worden sind.

Wenn Du im Vorlagendesigner auch "Dunkelprozess anwenden" (rechts unten) angeklickt hast, und die Vorlage funktioniert, reicht es dann, das Dokument in den Scaninput-Ordner zu schieben - ecodms kategorisiert dann automatisch anhand der Vorlage und legt das Dokument dann im Archiv ab. Es taucht dann gar nicht mehr in der Inbox auf und Du brauchst es manuell gar nicht mehr anzufassen.

 

[eicosan]

Hallo servilianus,

vielen Dank für deine ausführliche Antwort.

Wenn ich es richtig verstehe, ist es also nicht möglich eine neu angelegte Vorlage über alle noch in der Inbox enthaltenden Dokumente laufen zu lassen? Nur mit dem Umweg "Schnecke + Archivieren" bei jedem Dokument? Sehr ärgerlich wenn ich zum Beispiel 500 Dokumente in meiner Inbox habe und eine neue Vorlage erstelle die 300 davon automatisch kategorisieren und archivieren würde...

 

[servilianus]

Nein, weil die Inbox ja sowieso eigentlich für die manuelle Bearbeitung von einzelnen Dokumenten da ist (bsp. für solche, für die es keine richtige Vorlage gibt). Also keinesfalls für eine so hohe Zahl wie von Dir angegeben. Das ist viel zu umständlich. Alle Dokumente, die sich in der Inbox befinden, musst Du ja aufrufen und dann einzelnd auf "archivieren" klicken. Daher sollte man eine funktionierende Vorlage zunächst erstellen, und wenn diese klappt, auf "Dunkelprozess" anwenden - und die Dokumente dann in den Ordner Scaninput verschieben. Dann wird die Inbox umgangen und alle Dokumente werden automatisch archiviert (das ist ja gerade der Vorteil von ecodms, wenn man viele Dokumente hat, dass man diese möglichst gar nicht mehr manuell anfassen braucht. Es sei denn, ecodms kann im Dunkelprozess nicht richtig klassifizieren / es gibt keine geeignete Vorlage / sonstiger Fehler, dann landet das Dokument wieder in der Inbox.)

Dokumente, die bereits im Archiv sind, kannst Du aber problemlos mit einer neuen Vorlage neu klassifizieren, auch mehrere en bloc. Dazu im Archiv die Dokumente aufrufen, mehrere markieren, dann rechte Maustaste, dann "Massenklassifizieren", und dann die entsprechende Vorlage auswählen und neu klassifizieren lassen.

 

[eicosan]

Okay, danke! Dann versuch ich vor dem Einscannen der Menge an Dokumenten eine Vorlage für die meisten Fälle zu Erstellen.

Eine andere Frage: Ist es möglich, dass wenn mehrere Vorlagen über die Schlagworte passen, die Summe der gesetzten Attribute in eine Klassifizierung laufen zu lassen (im Dunkelprozess)?

Beispiel:
1. Vorlage: Schlagwort "Telekom" -> setzt Ordner, Bemerkung und Datum
2. Vorlage: Schlagwort "Hans Meier" -> setzt Attribut Person auf "Hans"
3. Vorlage: Schlagwort "Sabine Müller" -> setzt Attribut Person auf "Sabine"

Wenn das nicht geht, müsste ich ja die 1. Vorlage für jede mögliche Person duplizieren und die Personen als Schlagworte hinzufügen.
Und die 2. und 3. Vorlage, welche für fast alle Dokumente gelten soll mit dem Schlagwort "NICHT Telekom" versehen...
Sehr aufwendig, vor allem wird es nicht nur die Telekom geben.

 

[servilianus]

Ich glaube, dieses Vorhaben geht so nicht. Es wäre tatsächlich nur möglich, Vorlage 1: Telekom + Hans Meier --> Attribut Hans Meier // Vorlage 2: Telekom + Sabine Müller ---> Attribut Sabine zu konzipieren.

Aber: Vielleicht lässt sich das Unterfangen doch vereinfachen: Wenn die zu kategorisierenden Dokumente nämlich gleich aufgebaut sind. Dann eine Vorlage mit dem Schlagwort "Telekom" (oder: "Rechnung" oder was auch immer) erstellen - und dann die Position mit dem Namen im Dokument auslesen lassen (also in der Vorlage ein Kästchen an der entsprechenden Stelle ziehen) - der Wert in dem angelegten Daten-Feld (hier: Der Name) wird dann in das Attribut: Person automatisch eingesetzt.

Vielleicht noch ein grundsätzlicher Hinweis zu ecoDMS: Man neigt bei der (Erst)-Anlage dazu, ganz viel kategorisieren zu lassen bzw. viele Ordner mit nochmals Unterordner anzulegen. Aus Sorge, etwas "nicht wiederfinden zu können".

Das ist bei ecodms aber überhaupt nicht nötig, bzw. besteht hier keine Gefahr, da es eine hervorragende (Volltext) Suche beeinhaltet. Nehmen wir an, Du scannst Dokumente von der Telekom, ohne die Namensklassizfizierung. Sondern lässt eine jede solche Telekom-Rechnung in den Ordner "Telekom" ablegen. Hier kannst Du Dir dann ja alle Telekom-Dokumente ausspucken lassen, wo der Name: Hans Meier auftaucht. Ja, es wäre dann auch möglich, alle so ausgepuckten Dokumente: Telekom + Hans Meier zu markieren, eine Massenklassifizierung zu starten, und diese dann etwa in den Ordner "Hans Meier" ablegen zu lassen.

 

[eicosan]

Alles klar, danke dir!

Neue Frage: Wenn ich eine Massenklassifizierung machen möchte mit einer Vorlage, welche Attribute aus dem Dokument auslesen soll, z.B. Rechnungsnummer, geht das?
Immer wenn ich im Dialog die Vorlage übernehme wird dann zB. im Bemerkungsfeld die Rechnungsnummer aus dem Beispiel der Vorlage gesetzt und diese bekommen dann alle selektierten Dokumente. Mach ich das Bemerkungsfeld im Klassifizierungsdialog leer, bekommen alle Dokumente leere Bemerkungen...

 

[servilianus]

Massenklassifizierung bedeutet, dass Du mehrere Dokumente mit ein und derselben Klassifizierung versiehst. Ich weiss ehrlich gesagt nicht, ob Dein Vorhaben möglich ist, über einmal archivierte Dokumente nochmal eine (individuelle) Klassifierung drüberlaufen zu lassen. Nach meinem Verständnis muss das schon vor der Archivierung alles entsprechend angelegt sein.

Was ich Dir jedoch raten würde, wenn Du speziellere Fragen hast. Buche bei ecodms eine Viertelstunde Support per Paypal. Das ist nicht so wahnsinnig teuer kostet glaube ich 19 Euro, die Kollegen sind sehr bemüht und rechnen - nicht - minutengenau ab

Im Anbetracht, dass die ecodms - im Verhältnis zur Leistungsfähigkeit des Programms - preiswert ist, wie ich finde, ist das ein reeler Support-Preis. Und das ist ja auch das Geschäftsmodell von ecodms, nämlich die Lizenzen günstig zu machen, dafür aber für den Support etwas zu berechnen. Finde ich fair. Finde es z.B. super, dass ecodms nicht auf diesen schrecklichen Abo-Zug aufgesprungen ist, Abo-Modelle, die mich bei anderen Anbietern furchtbar ärgern, und wo die Dokumente dann in irgendeiner Cloud/irgendwelchen Rechnern liegen.