ecoDMS meistens extrem langsam

[ebusynsyn]

@servilianus

Als eco-DMS heavy-user würde ich mich nicht bezeichnen, wohl eher als ein begeisterter Anwender. Ich finde diese Software wirklich toll.

Hinsichtlich der Ordnerstruktur kann ich Dir nur beipflichten. Ich bin sogar noch etwas minimalistischer unterwegs als Du. Bei mir gibt es nur noch Jahreszahlen. Seit 2011 lege ich je Jahr alle Dokumente in den gleichen Ordner. Zu Beginn mit DevonThink und seit etwa 3 Jahren mit ecoDMS.

Seit es (gute) OCR-Software gibt, machen Ordner für mich (Privathaushalt) keinen Sinn mehr. Geschäftlich mag es natürlich anders aussehen.

Ich kommt mit 12 Dokumentenarten, etwa 30 Klassifizierungsvorlagen und einem halben Dutzend Filtervorlagen bestens zurecht. Ich finde in Sekunden jedes gewünschte Dokument. Momentan sind rund 6'000 Dokumente im Bestand. Monatlich kommen je nachdem zwischen 15 und 30 neue dazu (Privathaushalt).

Bezüglich den Risiken, geht es mir ähnlich wie Dir. (monatlicher pdf Export). Mache mir aber nicht viel Gedanken darüber. Selbst wenn die Firma von einem Tag auf den anderen Pleite ginge, läuft ja die Software noch und ich hätte Zeit eine Lösung zu finden.

Vom Vorhaben, die komplette Installation auf meinem MacBook (Visualisieren) zu machen bin ich übrigens weggekommen. Die momentane Client/Server-Lösung läuft einwandfrei und flüssig.

Momentan schaue ich mir ecoWORKZ an. Die Möglichkeit, e-mails im gleichen Archiv zu verwalten finde ich spannend. Momentan läuft ecoMAILZ.

Was hältst Du von ecoWORKZ im privaten Haushalt?

 

[steje43]

EcoMailz nutze ich auch. Aber noch nicht so richtig. Was legst du denn im privaten Bereich für Emails ab.
Bei mir ist das fast nichts.

 

[ebusynsyn]

@steje43

Also Ablage würde ich dem was ich betreffend e-Mails mache nicht nennen. Würde eher sagen "sammeln". Ich habe Wohneigentum und da gibt es manchmal "Dinge" von den Handwerkern, den Ämtern etc. die per eMail kommen.

EcoMAILZ sammelt die e-Mails von meinen 2, 3 Accounts zusammen und fertig. Eine weitere Verarbeitung findet nicht statt. Falls ich dann - was eher selten vorkommt - auf eine e-Mail zugreifen muss, logge ich mich bei MAILZ ein und suche. Bis jetzt habe ich gefunden was ich gesucht habe. Aber eben. Es kommt wirklich selten vor.

Meine Idee ist, die e-Mails im selben Archiv zu haben wie die PDFs. Mit WORKZ sollte das - wenn ich alles richtig verstanden habe - möglich sein. Allerdings sind Kosten von 99 Euro fällig.

 

[steje43]

Ach so, also ein Mailarchiv für alles. Das wollte ich so nicht haben. Ich möchte nur Email haben die ich auch mal wieder benötige und leider kommt echt viel Mist rein. Ich sortiere das dann im Thunderbird aus. WORKZ kenne ich nicht.

Übrigens Wohneigentum habe ich auch. Vieles kommt per PDF, bei meiner Versicherung konnte ich sogar ganz auf Papierform verzichten. Hier kommt auch alles im PDF Format, richtig gut.

 

[servilianus]

ecoMailz spielt seinen Vorteil im geschäftlichen Umfeld aus - weil Emails revisionssicher abgelegt werden und nach einer bestimmten Löschfrist nicht mehr gelöscht werden können bzw. die Löschung protokolliert wird. Laut den Grundsätzen für die ordnungsgemässe Buchführung (GOBD) stellt ja jedes in einen Betrieb einlaufende - und auch ausgehende - geschäftlich relevante Dokument einen Geschäftsvorfall dar und darf nicht gelöscht werden. So z.B. per Email verschickte Rechnungen. Eine einfache „Archivierung“ einfach so im Email-Postfach genügt den Finanzämtern nicht. Bei ecoMailz kann ich einstellen, dass ich eine bestimmte Zeit x habe, um Mails zu löschen (ich will ja nicht alle Spams aufbewahren) ab dann werden die Mails revisionssicher archiviert.

ecoWorx hat für mich in meiner Konstellation keine Vorteile, scheint mir eher etwas zu sein, wenn mehrere Mitarbeiter mit denselben Dokumenten arbeiten wollen. Aber sicher, so hätte man die Emails auch direkt im Dokumentenarchiv. Brauche ich jedoch nicht, ich ziehe Rechnungs-pdfs aus der Mail ganz einfach in ecoDMS hinein, und die Mails selbst wird ja mitsamt dem Dokument ohnehin archiviert.

Jedenfalls: Gerade wenn man mit mehreren Geräten per IMAP Emails abruft, ist es beim mir früher regelmässig dazu gekommen, dass ich irgendwann, auf irgendeinem Endgerät, dann diese oder jene Mail gelöscht habe. Da habe ich mich dann häufig später über mich selbst geärgert, wenn ich ausgerechnet diese Mail dann doch später gefunden habe. Das passiert mir jetzt mit ecoMailz nicht mehr.

 

[steje43]

Stimmt, ich nutze es kaum. Für meinen privaten Umfeld lohnt es sich wahrscheinlich nicht. So viele wichtige Email bekomme ich nicht.
Aber schaden kann es ja auch....

 

[jobbanobba]

Ich lese hier interessiert mit. Hatte auch schonmal ecoDMS im Docker am laufen und fand es gut. ABER: wie ist das mit den Lizenzen? Das verstehe ich nicht. Ich wäre alleiniger Benutzer des Servers und Clients. Das kostet doch irgendwas um die 80 €, korrekt? Kostet es noch extra wenn ich von unterwegs per Web zugreifen will? Und ist die free4three Version überhaupt sinnvoll nutzbar? Die Einschränkungen sind ja doch erheblich.

 

[JudgeDredd]

Kostet es noch extra wenn ich von unterwegs per Web zugreifen will?

Nein, es geht nur im konkurrierende Zugriffe. Also immer nur soviele User gleichzeitig wie Du Lizenzen hast.

 

[steje43]

Gestern, habe ich auf der Webseite gelesen dass es ein Upgrade gibt. Also ein Backup gemacht den Container gelöscht neu runtergeladen und installiert. Die Daten wurden migriert und der Container lief. Was ich überlesen hatte war, dass es das Upgrade zurzeit nur für Ubuntu und nicht Debian gibt. Also Server schon aber den Client, Drucker nicht. Mist. Nun konnte ich mal mein Backup probieren. Kinderleicht wieder auf die alte Version gegangen und der Server läuft wieder. EcoDMS ist echt gut. Gut das ich schon mit der 16:09 angefangen habe.

 

[ebusynsyn]

@steje43

Dir vielen Dank für diese Information. In der Tat hatte ich vor, dieses Wochenende auch den Upgrade zu machen. Werde mich wohl etwas mehr als üblich einlesen.

Ich habe kürzlich ein Backup/Restore Test gemacht. Auch erfolgreich. Finde auch, dass ecoDMS wirklich gut ist.

 

[Tengo]

... Was Du mit dem Vorlagendesigner meinst, ist mir nicht ganz klar. Selbstverständlich kannst Du viele Vorlagen anlegen. Ich habe mir verschiedene Vorlagen konzipiert, mit denen unterschiedliche Dokumentenarten (Gehaltsabrechnungen, EC-Karten-Belege, Stromrechnungen etc.) je unterschiedlich archiviert werden können. ...

... Ich mache das so, dass ich am Anfang jeden Monats alle Dokumente des Vormonats in einem Rutsch als pdf herausexportiere und in einem Ordner ablege. ...

Zum ersten Punkt ... ich meinte, dass man in der für "Privatnutzer" offerierten Version Free4Three eine Menge Möglichkeiten hat, der Vorlagendesigner aber auf die Erstellung und Verwendung einer einzigen Vorlage beschränkt ist. Vom Konzept her habe ich das aber so verstanden, dass gerade dieser Vorlagendesigner Dreh- und Angelpunkt einer weitgehenden Automatisierung ist. Da kommt man dann also mit der kostenlosen Version mit 1 Vorlage nicht weit. Wenn, dann werde ich also auf jeden Fall die Bezahlversion nehmen (müssen), DAS meinte ich mit "diese Schlingel". Ist aber kein Problem, bei guter Leistung zahle ich gerne.

Zum zweiten Punkt ... PDF-Export: Wie machst Du das? Stumpf raus und nach Monaten sortiert oder mit etwas mehr Mühe und einer gewissen Grundstruktur? Und hast Du schonmal versucht, in diesen PDF-Ordnern was wiederzufinden?

Und welche flache Ordnernstruktur nutzt Du in EcoDMS?

Danke schonmal im Voraus für die Rückmeldung.

 

[servilianus]

Ja, stumpf raus nach Monaten herausexportiert. Keine weitere Grundstruktur, die gibts ja schon in ecodms.

Finde das gewünschte wieder, liegt auf dem Mac, per Finder kann ich die Dokumente durchsuchen (waren durch ecodms ja schon ver-ocr-ed).

Flache Ordnerstruktur: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Versicherungen, Haus, Kontoauszüge, etc., also Ordner, die nicht noch weitere Ebenen darunter haben. Dafür ist ja die Datenbank-Ablage/Sortierung da, dass man eben nicht - wie von früher gewohnt - 2., 3., 4. -Ebenen-Ordner bildet, aus Sorge, das gewünschte nicht wiederzufinden.

 

[Tengo]

Dann hätte ich noch zwei Fragen ... Du nutzt die im ecoDMS enthaltene OCR-Erkennung? Falls ja, wie gut ist die und falls nein, welche Alternative dann?

 

[servilianus]

alle Dokumente werden von ecoDMS standardmässig und automatisch ver-ocr-ed. Bisher habe ich jedes gesuchte Dokument (egal ob Kassenbon, Briefe, Verträge, Abrechnungen....) per Volltextsuche wiedergefunden. Ob/wie Handschriften erkannt werden weiss ich jedoch nicht, handgeschriebene Dokumente habe ich nicht abgelegt.

 

[jobbanobba]

Momentan nutze ich noch PaperPort auf meiner Win10Pro-VM und verbinde mich mit Remotedesktop aber ecoDMS gefällt mir sooo gut, dass ich gerne umschwenken würde. Da hier ja offenbar doch einige das DMS intensiv nutzen stehen die Chancen, einen Hinweis für folgende Aufgabe zu finden, echt gut.

Meine Dokumente liegen auf einer 218+ als PDF-Dateien vor. Strukturiert ist das ganze nicht sonderlich tief, der "Hauptordner" heißt PapierArchiv und darunter sind dann nur noch quasi Kategorien Ordner, also Kochrezepte, Quittungen etc.

Ich kann ja bsplw. alle PDFs aus dem Ordner Kochrezepte in den Scaninput Ordner kopieren, damit diese dann in der ecoDMS Inbox landen. Wie schaffe ich es dann aber, den Dateinamen jedes PDF automatisch als Bemerkung zu übernehmen? Bei ein paar Rezepten ist das manuell noch handhabbar aber bei mehr als 250 Rechnungen/Quittungen erreiche ich schnell die Kotzgrenze...

Noch bin ich im 30 Tage Testzeitraum und kann und muss mich austoben, da ich vorhabe, die Vollversion zu kaufen.

Herzlichen Dank für jedwede Tipps!

Werner

 

[Loomis]

Hallo

gibt es irgendwie einen Trick, damit ecodms Kassenbelege scant?
Bin gerade damit angefangen, mich einzuarbeiten (als Docker-Installation), keine großartige Konfiguration, ausser ein paar
Ordner angelegt. Dokumente klappt, auch das automatische klassifizieren, aber wenn ich EC Karten Belege auf den Scanner lege, gibt es Fehlermeldungen im Logfile und ich sehe nichts in der Inbox.

Hier das Log:



Jemand eine Idee? Vielen Dank im voraus.

Carsten

 

[servilianus]

@jobbanobba: Ziehe das zu Archivierende Dokument nicht in die Inbox, sondern wenn Du in der Archiv-Ansicht bist auf die Archiv-Fläche. Es öffnet sich ein Klassifzierungsdialog, dort ist im Bermerkungsfeld dann der Dateiname eingetragen. Eine andere Möglichkeit sehe ich nicht. Meine Frage wäre, warum der Dateiname so wichtig ist/bzw. erhalten bleiben muss, da Du ja den Inhalt des Kochrezeptes per Volltextsuche bsp. ohnehin wiederfindest.

@Loomis: Hast Du Dich bei der Einrichtung des Scanners an die Vorgaben von ecoDMS gehalten? (DPI, etc.). Funktioniert die Archivierung bei anderen Dokumenten anstandslos, nur bei Kassenbelegen nicht? Wie sieht die pdf-Datei aus, wenn Du einen Kassenbon gescannt hast?

Meine Scaneinstellungen für Kassenbons sind: S/W 300 dpi, Dateityp: pdf einseitig, 2-Seitiger-Scan: Aus. Ich könnte mir vorstellen, dass es möglicherweise daran liegt, wenn man schmale Kassenbons mit einem herkömmlichen Flachbettscanner scannt, dass dann links und rechts zu viel Schwarz-Anteil ist - und ecodms deswegen Schwierigkeiten hat. Ich scanne mit dem brother-Dokumentenscanner ADS-2400N, damit funktioniert das Scannen problemlos.

Allgemein: Wir bewegen uns hier etwas weg vom ursprünglichen Thread, evtl. einen neuen aufmachen für Fragen zur ecodms-Benutzung?

Meine Formular-Vorlage für Kassenbons sieht so aus: (Der !Regex-Befehl ist dafür da, dass keine Kontoauszüge, wo z.B. der Begriff "Kartenzahlung" als Verwendungszweck auftaucht, im Ordner Rechnungen und mit der Dokumentenart EC/BAR abgelegt werden).

 

[Loomis]

Hallo Servilianus,

können gerne einen eigenen Thread aufmachen, würde ich begrüssen. Ich habe mich an die Vorgaben gehalten, 300dpi S/W - Der scan des Beleges sieht „normal aus“ weisser Hintergrund, der Beleg gut sichtbar. Habe auch schon mit den Parametern am Scanner gespielt (sogar zwei scanner - Brother und HP Multifunktionsdrucker), leider kein Erfolg. Andere Dokumente funktionieren anstandslos.

Gruß Carsten

 

[servilianus]

Was passiert, wenn Du einen Kassenbon mal als pdf scannst, aber nicht in den Ordner Scaninput, sondern manuell versuchst, in die Inbox zu ziehen? Meiner Ansicht nach hat das irgendwas mit den Kassen-Bon-Dateien zu tun. Weitere Frage: Wenn du einen Kassebon direkt in den Ordner Scaninput scannst - wird er dort verarbeitet (also verschwindet er da) oder bleibt er in Scaninput? Letzteres würde darauf hindeuten, dass die erzeugte pdf irgendwie nicht richtig funktioniert. Bei mir hat ecodms manchmal Schwierigkeiten, wenn eine pdf riesengroß ist (mehrer MB)

 

[Loomis]

Hab den „Fehler“ - mit einem weissen DIN A4 Blatt als Hintergrund geht es. Witzigerweise, sieht das PDF ohne dem auch nicht anders aus.

Scannst du mit einem separaten Blatt Papier?