Gleichzeitiger Datei Zugriff in File/Cloud Station verbieten

[mischmaster]

Hi,

ich bin mir nicht sicher, ob das das richtige Unterforum ist, denn eigentlich betrifft die Frage die Cloudstation.
Ich habe auf der Cloustation jede Menge PDF liegen, die von vielen Leuten bearbeitet werden. Die Benutzer machen Anmerkungen und Markierungen in die PDFs.
Wir benutzen Windows 10 Tablets auf denen die CloudStation installiert ist oder wir haben Netzwerklaufwerke eingebunden. Als Software nutzen wir Drawboard PDF oder Xodo PDF.

Jetzt möchte ich aber verhindern, daß zwei Personen ein und dasselbe PDF gleichzeitig öffnen können.
Denn sonst würde am Ende derjenige, der als Letzter speichert, die Eintragungen des Vorgängers überspeichern/löschen.
Noch dazu ohne daß es einer von beiden merkt.

Gibt es einen Möglichkeit, den gleichzeitigen Zugriff auf eine Datei zu sperren oder zumindest eine Fehlermeldung einploppen zu lassen, dass diese Datei gerade von jemand anderem geöffnet ist.
Im Moment habe ich zum Testen nur einen Benutzer. Wobei ich glaube, das ich es auch schon mal mit zwei verschiedenen Benutzer ausprobiert habe und trotzdem die PDFs gleichzeitig öffnen konnte.

Edit: Wobei ich es immer nur mir den lokalen Coudstation Ordnern versucht habe. Da öffne ich ja die Dateien auf dem PC und diese werden erst nach dem speichern synchronisiert. Würde es besser funktionieren, wenn ich nur mit Netzwerklaufwerken arbeiten würde?

Vielen Dank,

Michi

 

[TheGardner]

Also wenn DU mit Netzlaufwerken arbeitest, dann sollte es Fehlermeldungen/Sperrmeldungen geben! Ist bei mir so!

 

[Arni]

Edit: Wobei ich es immer nur mir den lokalen Coudstation Ordnern versucht habe. Da öffne ich ja die Dateien auf dem PC und diese werden erst nach dem speichern synchronisiert. Würde es besser funktionieren, wenn ich nur mit Netzwerklaufwerken arbeiten würde?

Egal wie du es machst, es wird nicht funktionieren. Weder mit Cloudsync (oder einer anderen Synchronisationssoftware) noch mit Netzlaufwerken (da kommt nur eine nichtssagende Fehlermeldung).
Was du brauchst ist z.B. Nextcloud (Owncloud) zur Verwaltung der Dokumente. Damit kann ein User eine Datei "auschecken", bearbeiten und wieder "einchecken". In diesem Zeitraum wird die Datei für alle anderen User die auf den Nextcloudserver zugreifen als "in Bearbeitung" markiert und gesperrt.

 

[mischmaster]

Hi,

des kam mir jetzt erst im Nachhinein, daß bei den bis jetzt getesteten Geräten alle die CloudStation Ordner genutzt haben, weil diese Geräte im Wlan hängen.
Jetzt muss ich mal versuchen diese Geräte per Netzwerklaufwerk einzubinden. Vielleicht ist das ja schon die Lösung...

Danke erstmal...

 

[mischmaster]

Egal wie du es machst, es wird nicht funktionieren. Weder mit Cloudsync (oder einer anderen Synchronisationssoftware) noch mit Netzlaufwerken (da kommt nur eine nichtssagende Fehlermeldung).
Was du brauchst ist z.B. Nextcloud (Owncloud) zur Verwaltung der Dokumente. Damit kann ein User eine Datei "auschecken", bearbeiten und wieder "einchecken". In diesem Zeitraum wird die Datei für alle anderen User die auf den Nextcloudserver zugreifen als "in Bearbeitung" markiert und gesperrt.

Hi, das klingt interessant. Ich hatte Owncloud mal auf meiner privaten Synology wegen Kalender und so installiert. Da muss ich mal schauen, ob ich das in der Firma installieren kann.
Ich schau mir Nextcloud mal an.

Danke

 

[mischmaster]

Kann ich denn überhaupt über eine externe IP einen Ordner als Netzwerklaufwerk einbinden. Oder geht das nur mit Zusatzprogrammen wie Netdrive?

 

[Arni]

Letzteres, du brauchst Zusatzprogramme, da kannst du dir auch mal ExpanDrive anschauen. Aber wie gesagt schau dir mal Nextcloud an ....

 

[TheGardner]

Korrekt! Eh Du jetzt mit Zusatzsoftware anfängst, wäre Nextcloud echt die einfachere Alternative!
Alles andere wäre nur einfacher - im eigenen Netzwerk! Von ausserhalb würde minimal immer ne Secure (SSL) Verbindung vorausgesetzt werden, wegen der man dann keine Zusatzsoftware bräuchte und Netzlaufwerke so (einfach) auf W10 Rechnern verbinden könnte, wie es im eigenen Netzwerk geschied!

 

[mischmaster]

Korrekt! Eh Du jetzt mit Zusatzsoftware anfängst, wäre Nextcloud echt die einfachere Alternative!
Alles andere wäre nur einfacher - im eigenen Netzwerk! Von ausserhalb würde minimal immer ne Secure (SSL) Verbindung vorausgesetzt werden, wegen der man dann keine Zusatzsoftware bräuchte und Netzlaufwerke so (einfach) auf W10 Rechnern verbinden könnte, wie es im eigenen Netzwerk geschied!

Ok,

ich habs grad bei uns im Netzwerk über Netzwerklaufwerke probiert. Zum Beispiel Word Dokumente kann man nur einmal öffnen, die anderen Rechner geben Fehlermeldungen aus. Bei PDF funktioniert das leider nicht. Ich konnte dasselbe PDF auf 5 Rechner gleichzeitig öffnen. Mist.
Dann also Nextcloud... hab ich mir mal grob angeschaut. Das sieht ziemlich mächstig aus. Jetzt gleich eine Frage vorweg, bevor ich mich stundenlang damit beschäftige:

Kann man die "auschecken" Funktionen nur über das Webinterface bedienen, sprich muß sich jeder User den Status der Dateien selbst zurechtklicken?
Oder gilt automatisch für alle Dateien, wenn eine schon geöffnet ist, daß man sie nicht einzweites mal öffnen kann.
Denn die PDF stehe ca 20 Mitarbeiter zur Verfügung und die sind nicht qualifiziert genug, sich mit der Rechteverwaltung von den PDF zu beschäftigen. Die Mitarbeiter bekommen einfach ein Laufwerk, auf dem sie arbeiten können und sollten sich um sonst nichts kümmern müssen.
Wenn es zu kompliziert wird, dann ist Nextcloud nicht die richtige Lösung für mein Problem.

Danke

 

[Arni]

Kann man die "auschecken" Funktionen nur über das Webinterface bedienen, sprich muß sich jeder User den Status der Dateien selbst zurechtklicken?

Ja, funzt nur über Weboberfäche.
Ein Tool/Programm das dies irgendwie vollautomatisch im Hintergrund macht ist mir nicht bekannt, da mußt du halt Kompromisse machen. Ehrlich gesagt, so einfach wie du dir das vorstellst geht es nicht. Also über die Weboberfläche anklicken, "downloaden" und anschl. wieder "uploaden" ist nicht kompliziert, deine User müssen sich eben in den neuen Workflow einarbeiten.

 

[mischmaster]

Hmmm... also wenn des nur über Download/Upload geht, dann ist Nextcloud für mich gestorben. Es geht hier um 40 Mitarbeiter in zwei Standorten die an hunderten von PDFs arbeiten. Es ist unzumutbar jede Datei hoch und runterladen zu müssen.
Die müssen die Files direkt auf einem Netzlaufwerk öffnen und speichern können und eine Fehlermeldung bekommen, wenn einen Datei schon offen ist. Bei Word gehts ja, nur leider nicht bei PDF

 

[Arni]

Hmmm... also wenn des nur über Download/Upload geht, dann ist Nextcloud für mich gestorben

In meiner Firma arbeiten wir mit einem SharePoint-Derivat bei dem dies ähnlich funktioniert und da arbeiten knapp über 2.000 Kollegen an zig Standorten problemlos miteinander an den Dokumenten. Ist halt nur eine Gewöhnung an einen Workflow.
Aber such ruhig mal weiter und berichte doch bitte mal, wo du letztendlich gelandet bist, würde mich mal interessieren was es so als Alternativen gibt. Viel Glück!

 

[TheGardner]

Bei Word gehts ja, nur leider nicht bei PDF

Kann das sein, dass ihr die PDFs mit dem normalen Reader (mit aufgesetzter Bearbeiten Funktion) anstelle des Writers (vormals Destiller) bearbeitet?
Scheint mir normal zu sein, dass da keine Fehlermeldung kommt, weil die Software annimmt, dass das Dokument nur zum Angucken, nicht aber zum Bearbeiten benutzt wird.
Kenn mich da aber nicht 100% aus! Bei Office weiss ich, dass ne Meldung kommt! Das benutzen wir hier eher, als irgendwas an PDFs zu machen!