Nabend zusammen,
direkt vorweg: Wenn mein unterfangen doch irgendwie in eines der DS-Foren passen würde, würde ich mich über ein Verschieben sehr freuen.
So, nun zu meinem Anliegen...^^
Seit geraumer Zeit häufen sich bei uns die Papierberge von Kontoauszügen, Behördenschreiben usw... Gerade seit der Nachwuchs seit ein paar Jahren da ist und noch das Jugendamt wegen Kita-Beiträge und die Arbeit im Elternbeirat dazu gekommen ist, ist der Berg noch weiter angesammelt. Alleine da schnell ein Schreiben zu finden wird zum Abenteuer. Da muss sich etwas ändern. So bin ich darauf gekommen, zwar alles weiterhin fein säuberlich einzuheften, aber auch für den schnellen Zugriff einzuscannen. Doch je mehr ich darüber nachdenke und mich versuche einzulesen, auf desto mehr Probleme stoße ich. Aber vielleicht gibt es ja hier jemanden, der schon auf papierlos umgestellt hat und vielleicht an der einen oder anderen Ecke helfen kann.
Das ganze beginnt ja damit, postale Schreiben auf den Rechner zu bekommen. Dafür habe ich mir bereits vor einiger Zeit eine Drucker-Scanner-Kombi von Samsung gekauft. Dann müsste ich die gescannten Dokumente ja irgendwo ablegen. Da dies dezentral sein sollte kommt die DS ins Spiel. Viele Lösungen, die ich bis jetzt gefunden habe, setzen auf Cloud-Dienste, wie Dropbix oder ähnliche, bei welchen die Server nicht selten im Ausland stehen - für mich ein NoGo. Zur Not komme ich ja auch bei der DS von außen ran - und das auch ber VPN.
Des Weiteren müssten die Daten zumindest in einen Ordner per Passwort geschützt werden, das ganze sollte aber so einfach sein, dass auch Frauchen damit klar kommen würde. Somit werden die geschützten Ordner der DS nicht in Frage kommen, zudem diese auch nicht einfach per Backup auf andere Laufwere gesichert werden können (am besten nach der 3-2-1-Methode). Besser wäre vielleicht ein Container, auf den man per PW zugreifen kann, welcher sich aber selbst ungeöffnet per Backupprog einfach sichern lässt. Wichtig ist auch, eine eigene Ordnerstruktur anlegen zu können.
Als weiteres würde dann ein Verwaltungsprogramm ins Spiel kommen, welches auf den Ordnerbaum zurgreift und die Dokumente einsortiert. Am besten mit OCR-Erkennung zur Metadaten-Erstellung, aber auch eigene Verknüpfungen sollten machbar sein. Wichtig wäre, dass das PRog wie gesagt auf bereits gespeicherte Dokumente zugreift und diese auch so belässt und neue Dokumente einfach aufnehmen kann. Wichtig ist mir das deswegen, weil ich nicht an ein Programm gebunden sein möchte, ich möchte also auch ohne das Prog an die Dokumente kommen. Es gibt sicherlich viele Lösungen, nur wenn man das Programm nicht mehr nutzen will oder es für die neue Windows-Version kein Update gibt, steht man da. Das möchte ich vermeiden.
Und jetzt kommt die alles umfassende Frage: Wie könnte ich so etwas umsetzen? Vielleicht hat ja jemand eine Idee für ein Programm oder einen Workflow, wie ich das ganze Umsetzen kann. Wichtig wäre z.B. generell ein Prog für die verschlüsselung on Containern, auf die ich ständig Zugriff hätte, dann könnte ich zumindest schon mal mit dem Scannen beginnen.
Ich wäre wirklich für jede Idee dankbar...
Besten dank
Frederic
direkt vorweg: Wenn mein unterfangen doch irgendwie in eines der DS-Foren passen würde, würde ich mich über ein Verschieben sehr freuen.
So, nun zu meinem Anliegen...^^
Seit geraumer Zeit häufen sich bei uns die Papierberge von Kontoauszügen, Behördenschreiben usw... Gerade seit der Nachwuchs seit ein paar Jahren da ist und noch das Jugendamt wegen Kita-Beiträge und die Arbeit im Elternbeirat dazu gekommen ist, ist der Berg noch weiter angesammelt. Alleine da schnell ein Schreiben zu finden wird zum Abenteuer. Da muss sich etwas ändern. So bin ich darauf gekommen, zwar alles weiterhin fein säuberlich einzuheften, aber auch für den schnellen Zugriff einzuscannen. Doch je mehr ich darüber nachdenke und mich versuche einzulesen, auf desto mehr Probleme stoße ich. Aber vielleicht gibt es ja hier jemanden, der schon auf papierlos umgestellt hat und vielleicht an der einen oder anderen Ecke helfen kann.
Das ganze beginnt ja damit, postale Schreiben auf den Rechner zu bekommen. Dafür habe ich mir bereits vor einiger Zeit eine Drucker-Scanner-Kombi von Samsung gekauft. Dann müsste ich die gescannten Dokumente ja irgendwo ablegen. Da dies dezentral sein sollte kommt die DS ins Spiel. Viele Lösungen, die ich bis jetzt gefunden habe, setzen auf Cloud-Dienste, wie Dropbix oder ähnliche, bei welchen die Server nicht selten im Ausland stehen - für mich ein NoGo. Zur Not komme ich ja auch bei der DS von außen ran - und das auch ber VPN.
Des Weiteren müssten die Daten zumindest in einen Ordner per Passwort geschützt werden, das ganze sollte aber so einfach sein, dass auch Frauchen damit klar kommen würde. Somit werden die geschützten Ordner der DS nicht in Frage kommen, zudem diese auch nicht einfach per Backup auf andere Laufwere gesichert werden können (am besten nach der 3-2-1-Methode). Besser wäre vielleicht ein Container, auf den man per PW zugreifen kann, welcher sich aber selbst ungeöffnet per Backupprog einfach sichern lässt. Wichtig ist auch, eine eigene Ordnerstruktur anlegen zu können.
Als weiteres würde dann ein Verwaltungsprogramm ins Spiel kommen, welches auf den Ordnerbaum zurgreift und die Dokumente einsortiert. Am besten mit OCR-Erkennung zur Metadaten-Erstellung, aber auch eigene Verknüpfungen sollten machbar sein. Wichtig wäre, dass das PRog wie gesagt auf bereits gespeicherte Dokumente zugreift und diese auch so belässt und neue Dokumente einfach aufnehmen kann. Wichtig ist mir das deswegen, weil ich nicht an ein Programm gebunden sein möchte, ich möchte also auch ohne das Prog an die Dokumente kommen. Es gibt sicherlich viele Lösungen, nur wenn man das Programm nicht mehr nutzen will oder es für die neue Windows-Version kein Update gibt, steht man da. Das möchte ich vermeiden.
Und jetzt kommt die alles umfassende Frage: Wie könnte ich so etwas umsetzen? Vielleicht hat ja jemand eine Idee für ein Programm oder einen Workflow, wie ich das ganze Umsetzen kann. Wichtig wäre z.B. generell ein Prog für die verschlüsselung on Containern, auf die ich ständig Zugriff hätte, dann könnte ich zumindest schon mal mit dem Scannen beginnen.
Ich wäre wirklich für jede Idee dankbar...
Besten dank
Frederic
