Mail Server Mail-Server als lokale Ablage per IMAP?

[hans-hugo]

Hallo zusammen,

ich habe folgende Situation, für die ich eine Lösung suche:
- In unserer Familie hat jeder z.T. mehrere Mailkonten, die alle von mehreren Clients (phone, tablet, PC) direkt per IMAP abgeholt/verwaltet werden.
- Lokal werden Mail bisher nur auf einem PC mit Thunderbird in lokalen Ordnern archiviert. Zugriff auf diese Mail geht naturgemäß nur an diesem PC. Daher werden die lokalen Ordner kaum genutzt und die meisten Mails liegen weiterhin online in den IMAP-Konten.

Der Wunsch ist jetzt, eine lokale Ablage zu haben, die von mehrern Clients sinnvoll mit Standardmitteln genutzt werden kann. Die Idee ist folgende:
- Die bisherigen Mailkonten werden weiterhin von den Clients bedient, hier also keine Änderung.
- Auf der DS läuft ein lokaler IMAP-Server, der selbst keine Mails abholt oder verschickt. Er dient „nur“ als Ablage für die lokalen Ordnern.
- Alle Clients verbinden sich mit diesem lokalen IMAP-Server, um Mails aus den externen Konten in die lokale Ablage schieben zu können.

Meine Fragen wären:
- Ist dieses Szenario sinnvoll oder gibt es bessere Varianten?
- Läuft der Mail-Server auf der DS auch gut ohne externe online-Verbindung? Die DS ist momentan „offline“ und soll es auch bleiben.
- Wo und in welchem Format werden die Mails aus den lokalen IMAP-Ordnern abgelegt?
- Geht die DS trotzdem noch in den Standby, wenn keine Clients angemeldet sind, oder verhindert der Mail-Server das?

Vielen Dank für euer Feedback!

 

[heavy]

Hallo Hans hugo erstmal willkommen im Forum

ließ dir mal die drei Threads durch, solltest du dann noch Fragen haben melde dich nochmal. Thread1 Thread2 Thread3

Nein die DS geht nicht mehr in den Standby wenn der Mailserver aktiv ist.

 

[hans-hugo]

Vielen Dank für die schnelle Antwort! Die Threads haben geholfen.
Was ich nicht gefunden habe, ist eine Aussage, wo die Mails abgelegt werden. Muss man dafür einen (spezifischen) user und Pfad angeben?
Was für mich tatsächlich ein größeres Problem ist, ist die Sache mit dem standby. Gibt es vielleicht doch eine Möglichkeit, das Verhindern des standbys zu verhindern Ich will jetzt wirklich nicht, dass die Kiste 24/7 läuft, nur weil da "passiv" ein paar mails abgelegt werden.

 

[jahlives]

Ich will jetzt wirklich nicht, dass die Kiste 24/7 läuft, nur weil da "passiv" ein paar mails abgelegt werden.

was heisst hier "passiv"? Die Mails werden sehr "aktiv" auf die Platte geschrieben und Schreibzugriffe wecken die Platten und damit die DS auf

 

[hans-hugo]

mit "passiv" meinte ich, dass die DS wie oben beschrieben nicht aktiv mails von providern abholt bzw. verschickt, sondern "nur" per IMAP eine Ablage für die angeschlossenen Clients anbietet. Wenn solch ein client gerade verbunden ist und den MailServer per IMAP verwendet, soll die DS natürlich laufen bzw. auch aufgeweckt werden. Ist der Mail-Client aber nicht angemeldet bzw. eine längere Zeit nicht aktiv (z.B. die ganze Nacht über), soll die DS natürlich weiterhin in den standby gehen dürfen. Im Endeffekt also nicht anders, als bei der Verwendung als reinen File Server.

 

[jahlives]

ah du holst die externen Mails nicht auf der DS ab, sondern die Clients verschieben sie dann auf die DS sobald sie abgeholt sind. Dann könnte es mit dem Sleep gehen. Such mal hier im Forum nach dem Mailrelaxer Thread

 

[Puppetmaster]

Ich denke auch gar nicht, dass der MailServer den Ruhezustand verhindert. Meines Wissens ist es die MailStation, wenn sie per POP3 in regelmäßigen Intervallen die Mails bei den verschiedenen Providern abholt.
Ist POP3 in der MailStation erst gar nicht aktiviert, dann könnte ich mir gut vorstellen, dass die DS auch schlafen geht.

 

[heavy]

Lieber Puppetmaster da muss ich dir (aus eigener Erfahrung, und Herleitung) was anderes sagen. Sobald der Mailserver läuft geht die DS nicht mehr schlafen, anders kann es bei den Platten aussehen (gehen bei mir aber auch nicht schlafen, gut ich hab auch noch ein paar mehr Pakete am laufen). Wenn der Mailserver läuft erwartet er ja grunsätzlich auf den Empfang von Mails die er in "Echtzeit" empfängt. Sollte dann die DS nicht erreichbar sein wenn eine Mail ankommt wird diese unter Umständen als nicht zustellbar dem Versender gemeldet. Und i.d.R. spätestens nach 24 Stunden komplett verworfen (deshalb habe ich bei meinem Anbieter neben dem SMTP Relay[um über meine DynIP senden zu können], noch einen kleinen "Backup" Server der kleine Mails, der Gesamtspeicher beträgt nur 5 MB, zwischenspeichert sollte meine DS nicht erreichbar sein). Ob sich jetzt am Verhalten was ändert solange man keine Domain in den Einstellungen eingibt bezweifle ich.

 

[Puppetmaster]

Lieber heavy,

die Situation hier ist aber eine leicht andere, denn der MailServer ist hier lediglich das IMAP Gegenstück zum IMAP Client. Wobei sowohl der Empfang, als auch der Versand von Mails nicht über den MailServer, sondern ausschließlich über die Clients vonstatten gehen soll (s.Post#1).
Daher hat der MailServer hier nicht viel zu tun,ausser, er wird von einem Client angesprochen, weil dieser eine Mail ablegen will.

Und: Festplatten Spindown und Ruhezustand der DS sind Synonyme, als identisch.
Bei deiner DS213+ bzw. der DS413 gibt es darüberhinaus einen System-Ruhezustand, aber der TE hat ja noch gar nicht mitgeteilt, welche DS er denn hat.

 

[heavy]

Lieber Puppetmaster, woher soll das aber der Mailserver wissen, dass er nicht empfangen soll oder senden?

Ob sich jetzt am Verhalten was ändert solange man keine Domain in den Einstellungen eingibt bezweifle ich.

Damit meinte ich solange das Paket läuft wartet es auf Mails, und somit geht die ds nicht schlafen. Wenn s.U. Spindown und Ruhezustand das selbe sind dann gehen eben die Festplatten nicht schlafen.

Und: Festplatten Spindown und Ruhezustand der DS sind Synonyme, als identisch.

Gut dann habe wir da unterschiedliche Begriffdefinitionen verwendet. Ich habe eine 213+ und dort kann ich angeben (und das hab ich sogar) dass sie x Minuten nach den Fesplatten komplett ausschalten soll. Aber das hat sie seit der Mailserver läuft (1,5 Jahre) noch kein einziges mal gemacht.

 

[Syn3312]

Ach, schön, dass auch andere so eine Lösung suchen. Auch ich suche einfach nur eine Ablage für unsere Mails. Aktuell liegen die alle auf den Rechnern in PSTs. Das muss abgeschafft werden und auf die NAS wandern. Aber eine einfache Lösung habe ich auch noch nicht gefunden. Soll denn nicht bald ein neues Mail Paket kommen?! Ich kann mich daran erinnern, mal was gelesen zu haben.

 

[heavy]

Lese dir mal den Thread durch und vor allem den LiveBlog bzw schaue dir die verlinken Bilder an. Dann erfährst du etwas mehr.

 

[Syn3312]

Danke ist ja brandaktuell... aber das bringt mich nicht weiter, ist ja alles noch offen. Derzeit bleibt wohl nichts anderes übrig als den Mail Server dafür zu installieren. Aber das mit dem Standby klingt auch nicht gut

 

[heavy]

Der englische Thread der hier verlinkt ist beinhaltet einen script was einen Standby ermöglichen soll. Was auch noch nicht geklärt ist was passiert wenn man die smtp funktion nicht aktiviert, ob die DS dann doch in den standby geht.

 

[Puppetmaster]

Du meinst das Relay?
Na, das passt jetzt aber nicht mehr so ganz zu dem von dir zuvor behaupteten...

 

[heavy]

Wenn du mich meinst Puppetmaster. Nein ich meine nicht den "echten" Relay. Wenn du dich mit

Na, das passt jetzt aber nicht mehr so ganz zu dem von dir zuvor behaupteten...

auf das beziehst

Was auch noch nicht geklärt ist was passiert wenn man die smtp funktion nicht aktiviert, ob die DS dann doch in den standby geht.

Im Mailserver gibt es ja noch den Haken "smtp aktivieren". Den hatte ich, gebe ich zu, bei meinem Post über die Funktionsweise eines Mailservers nicht mehr im Kopf. Ich war fest der Meinung, dass der komplette Server mit der installation des Pakets aktiviert wird, und wurde dann an andere Stelle nochmal auf diesen Haken aufmerksam gemacht, mit dem Hinweis dass eventuell dieser erst den Empfang (ich ging immer nur vom senden aus) generell ermöglicht und ohne diesen der Mailserver gar nicht auf Empfang- oder Sende Anfragen reagiert und deshalb die DS eventuell doch in den Standby geht.

 

[hans-hugo]

Zwischenstand

Kurzer Zwischenstand: ich hab die beschriebene Lösung ausprobiert und sie funktioniert sehr gut.

Etwas mehr im Detail:
- Das Instalieren des MailServers auf der DS ist trivial. Einfach im Paketmanager auswählen, evtl. noch das benötigte Perl installieren und fertig. Einzige Voraussetzung ist das Aktivieren der user-homes. Am Mail-Server selbst habe ich nur IMAP aktiviert und sonst nichts weiter konfiguriert; also auch SMPT, o.ä.
- Da das Mail-Archiv für mehrere Personen in der Familie verwendet werden soll, habe ich einen neuen Benutzer angelegt (z.B. imap_user), der keine share-Berechtigungen hat, als sein eigenes home Verzeichnis. Das war's dann auch schon auf der DS
- Als clients habe ich iOS Mail, Thunderbird und Outlook 2013 auf verschiedenen Geräten eingerichtet. Dort einfach jeweils nur als IMAP server die DS und als user/pw den oben eingerichteten user eingetragen. Einzige lästige Stolperstelle ist, dass manche Mailprogramme ziemlich störrisch sind, wenn sie über den neu eingerichteten Account nicht senden können. Bei Outlook muss z.B. ein funktionierens SMTP vorhanden sein, sonst lässt sich der neue Account nicht speichern. Zur Not also einfach einen SMPT Zugang eines anderen Kontos eintragen und das pw nicht speichern. Im eigentlichen Betrieb wird ja nicht gesendet (zur Erinnerung: es geht hier nur um ein lokales email/IMAP Archiv, in dem von den verschiedenen Clients Mails abgelegt/gelesen werden können).
Das Synchronisieren funktioniert erwartungsgemäß ohne Probleme.
- Standby ist auch kein Problem: die DS geht nach einer gewissen Zeit wie bisher automatisch in den standby. Da zum Aufwecken jetzt aber nicht mehr ein expliziter File-Zugriff notwendig ist, sondern auch schon ein check per IMAP reicht (den insb. smartphones/tablets gerne zyklisch absetzten), läuft sie tendenziell etwas öfters.

Unterm Strich hat sich die Lösung bisher bewährt.

PS: Übrigens: es ist schon interessant, was man beim Aufräumen so alles an alten Mails auf den öffentlichen IMAP Servern findet - das fühlt sich lokal schon besser an...

 

[synnvoll]

Hallo zusammen,

da der Beitrag der jüngste zu dem Thema Mail Server als Archiv zu sein scheint, ziehe ich ihn noch einmal nach oben:

Ich habe seit ca. 3 Jahren eine ähnliche Konfiguration im Einsatz, d. h. die Nutzung erfolgt ausschließlich als Archiv, die E-Mails werden manuell oder regelbasiert von den Clients (Mac, Windows, Tablet, Smartphone) über IMAP auf den Mailserver geschoben. Auch E-Mails, die älter als 3 Jahre waren, wurden in das Archiv transferiert. Inzwischen ist ein Bestand von knapp 5 GB aufgelaufen, die sich auf diverse IMAP-Ordner und Unterordner verteilen. Nun habe ich mehr oder weniger zufällig festgestellt, dass die lokalen Clients bei der Anzeige des gleichen Ordners verschieden viele Treffer anzeigen. Einige Clients, die ich testweise eingesetzt habe, waren gar nicht in der Lage, die Ordnerinhalte anzuzeigen oder zu aktualisieren. Hier erscheint die Fehlermeldung, dass der Mailserver nicht antwortet. Da der Einsatz nur im lokalen Netz (LAN und WLAN) erfolgt, schließe ich Netzwerkprobleme mal frech aus. Möglicherweise dauert das Einlesen der Daten einfach zu lange? Kann es sein, dass es einen IMAP-Timeout gibt und kann man diesen einstellen?

Oder schlummert hier möglicherweise eine Inkonsistenz auf meiner DS? Wie groß sind denn Eure Mailarchive und wie viele E-Mails liegen maximal in den Ordnern? Eine Inkonsistenz im Filesystem (.Maildir) vermute ich (noch) nicht, da nach einer "Reorganisation" der E-Mails durch Transfer in einen IMAP-Ordner bei meinem Provider alle E-Mails vollständig und lesbar sind. Bei mir tritt das Problem reproduzierbar bei >450 E-Mails je Ordner auf.

Für Tipps zur Lösung oder zu Threads mit ähnlichem Problembild bin ich Euch dankbar. Noch gibt es wohl kein ernsthaftes Problem, allerdings ist mein Vertrauen in diese Lösung nicht mehr ungetrübt...

 

[hans-hugo]

Bei mir sind's ca. 4GB. Scheint problemlos zu laufen. Auch Ordner mit ca. 2.500 Mails werden - soweit ich das überblicke - konsistent auf den verschiedenen Endgeräten angezeigt. Änderungen (z.B. des Gelesenstatus) werden erwartungsgemäß auch direkt auf die anderen gespiegelt (Thunderbird bzw. Outlook).
iOS ist etwas anders: hier werden nur die letzten Mails eines bestimmten Zeitraums vorgehalten (kann in den Settings eingestellt werden). Eine Suche liefert aber auch die älteren, die nur auf dem Server liegen.
Scheint bisher also alles ok zu sein. Ich bereue die Umstellung jedenfalls nicht...

 

[Johann-Tree]

Ich habe auch die gleiche Idee gehabt wie hier beschrieben, aber bevor ich sie umsetze, habe ich den Synology Support kontaktiert und mal nachgefragt, ob das ein bekannter Fehler ist, dass der Mail Server nur eine bestimmte Anzahl eMails pro Ordner verkraftet. Sobald es eine Antwort gibt, und sie die hier nicht selbst einstellen, werde ich sie veröffentlichen.