MailPlus Server MailPlus Server - macht das Sinn für externe Provider?

[galdak]

Hi Leute

ich bin unsicher, was ich machen soll, um mein Ziel zu erreichen.

Ausgangslage:
Ich habe mehrere e-Mail-Konten bei diversen Provider (Gmail, Outlook.com, etc.). Ich habe zwar eine eigene Domain, aber verwende keine e-Mails darüber (also MX-Server nicht im Einsatz). Auf meinen verschiedenen Geräten habe ich unterschiedliche e-Mail Clients (z.B. Outlook, emClient, Thunderbird, ...).

Aktuelle Situation:
Zurzeit ist auf dem PC mein "Haupt"-Client (Outlook). Am PC werden die e-Mails von den Providern via POP3 runtergeladen, aber nicht direkt auf dem Server gelöscht sondern erst nach x Monaten. Mit den anderen Geräten greife ich via IMAP auf die Provider zu und kann dort die e-Mails lesen und löschen.

Ziel:
Meine e-Mails will ich zentral "archivieren" (auf Synology) und dezentral verwalten. D.h. von Smartphone, PC, Laptop immer auf die gleichen Mails zugreifen und verwalten (löschen, verschieben etc).


Nun suche ich eine Möglichkeit, mein Ziel zu erreichen. Anscheinend kann der MailPlus Server das (mit Relays). Dann aber lese ich auch wieder von Roundcube, Zarafa, etc. Und... manchmal habe ich das Gefühl, es ist eine Bastellösung, wenn alles via MailPlus Server gemacht werden soll.

Daher brauche ich nun eure Einschätzung: Mit welchem Weg kann ich am besten mein Ziel erreichen? Oder ist das over-engineered und ich belasse einfach meine jetzige Lösung?
Das Problem an der jetzigen Lösung sind die unterschiedlichen Mail-Clients. Evtl. müsste ich diese einfach angleichen und die Postfächer auf dem Home-Laufwerk ablegen. Dann wäre das auch eine Möglichkeit ...

Danke für eure Inputs.

 

[whitbread]

Das kann auch der Mailserver ohne Plus.

Klingt mir ganz so, als ob Du eigentlich auch einen Deiner Mailprovider per IMAP nutzen könntest. Wenn Datenschutz und Speicherplatz bei Dir keine Argumente sind, kannst Du auf den Mailserver auf der NAS verzichten, da Mailempfang und -versand eh' über Deine Provider gehen.

 

[galdak]

Ganz nach dem Motto " Neu ist immer besser", habe ich den Mailserver (ohne Plus), noch gar nicht ausprobiert. Aber evtl wäre damit die Implementierung einfacher...

Ich möchte die Mails schon zentral, wegen der Aufbewahrung und der weiteren Bearbeitung. Aber eben... Ob ein Mailserver (ohne eigene Domain) zu viel des guten ist, da bin ich unsicher.

Alternative wäre, überall denselben Client zu verwenden und damit die Postfächer im Home Verzeichnis abzulegen. Aber dann bin ich zukünftig wieder von Client abhängig.

 

[Tuvok42]

Vor 3 Jahren stand ich vor der selben Frage. Da mir die (Bastel-)Lösung mit Mailserver (ohne Plus) zu viel Aufwand (insbesondere der Versand über mehrere Relay-Server) und auch die Absicherung des eigenen Zugangs (Portweiterleitung, SSL-Zertifikate [Let's Encrypt gab es damals noch nicht]) ziemlich "frickelig" war, habe ich damals darauf verzichtet. Datenschutz und Speicherplatz hatten da dann verloren.
Wenn ich mir jedoch heute die Anleitung unter https://www.synology.com/de-de/knowledgebase/DSM/help/MailPlus-Server/mailplus_server_delivery anschaue und die Integration von Let's Encrypt sehe, dann muss ich mal meine Entscheidungen zum Thema DSM-Update auf 6 und e-Mailserver@home überdenken (der nächste Winter kommt bestimmt).

 

[whitbread]

Wenn Du den Mailserver mit oder ohne plus (ist in diesem Falle Wurscht) als Mailablage, also quasi als IMAP-only-Server betreiben willst, so geht das problemlos. Ob Du dann Deine anderen Konten per POP3-Abfrage einbindest oder die Emails per Hand verschiebst musst Du selber wissen. SMTP per Relay würde ich mir sparen und direkt über Deine Mailprovider gehen und ein Zertifikat vin LE braucht es dafür auch nicht.

 

[steje43]

Ich hatte damals auch mehrere Emailaccount -überall-.

Wollte aber nur noch eine eigene Domain und den Mailserver und somit auch meine Daten bei mir haben und nicht z.B, bei google.de.

Radikaler Schritt, nutze nun nur noch meine eigene Emailadresse und meinen Mailserver.

Andere Emailaccount haben eine automatische Antwort, dass die Emailadresse aufgegeben wurde und ich nur noch unter meiner neuen Emailadresse erreichbar bin.

Klappt seit Jahren gut.

 

[FrAntje]

Vielleicht fängst du vorne an!

1. Warum hast du mehrere Accounts, benötigst du die?
2. Benötigst du eine eigene Domain, also eigenen eMail Namen?
3. Über welche Postfachgrößen reden wir?
4. Warum nutzt du unterschiedliche email clients?
5. Die letzte vernünftige Möglichkeite sollte ein Mailserver auf einem NAS sein.

 

[galdak]

Sorry, Leute, dass ich solange nicht geantwortet habe. Es war einfach zuviel Sommer dieses Jahr. Aber nun kommt ja der Winter, und ich nehme erneut Anlauf hier.
Danke jedenfalls für eure Feedbacks.

@FrAntje: zu deinen Fragen:
1. Eine Haupt-e-Mail (spamfrei), eine für Foren/Registrierungen etc. und eine für jeglichen unnötigen Rest.
2. Nein, die Domain habe ich nur für Serverzugriffe. Nix da mit e-Mail auf meiner eigenen Domain. Aber wäre natürlich eine Alternative. Neue Adresse hier und alles nötige darauf umleiten lassen.
3. irrelevant, da ich die e-Mails nicht bei den Providern parken will.
4. Outlook 2007 ist ein Dinosaurier und schwerfällig - aber aktuell der "Master-Client". Auf Linux läuft Thunderbird und emClient auf dem Notebook. Dazu kommt Handy + Tablet... also jegliches elektronisches Spielzeug mit e-Mail-Clients.
5. OK, aber immerhin eine Möglichkeit.

Natürlich gibt's noch andere Wege, wie z.B. alle e-Mails via gmail verwalten. Aber ich möchte ja nicht, dass Google gleich alles scannt. Der Rest reicht ja wohl.
Oder aber ob IMAP bei den Providern das ideale ist. Soviel geheimes kommt ja bei mir nicht durch. Aber dennoch... mir wäre lieber, wenn ich die Daten bei mir selber verwalten würde.

 

[servilianus]

5. Die letzte vernünftige Möglichkeite sollte ein Mailserver auf einem NAS sein.

Ja, aber das ist - wenn man nicht mit Relay - arbeitet, ein keineswegs triviales Unterfangen: Feste IP, Reverse DNS eintragen (lassen), DKIM, SPF, immer wieder kontrollieren, ob man nicht doch auf irgendwelchen Blacklists gelandet ist, an tosa@t-online.de eine Mail schreiben, dass die IP des ISP doch bitte aus der Blacklist rausgenommen wird, nie wirklich hundertprozent wissen, ob meine Mail wirklich beim Empfänger angekommen ist (oder nicht doch kommentarlos abgelehnt wurde) ... Kurzum, das bedeutet regelmässige Admin-Arbeit...

 

[FrAntje]

Meine Aussage ist da vielleicht ein wenige ungünstig ausgedrückt.
Die betonung lag dabei auf "die letzte Möglichkeit"
Ich möchte damit sagen dass ein Mailserver auf einem NAS eine wirklich schlechte Lösung ist, sie zu vermeiden ist, nichts taugt.
Mit sehr wenigen Ausnahen vielleicht, aber von diesen Ausnahmen sprechen wir hier nicht.

Dafür sind gute Lösungen einfach zu günstig, um sich den Stress mit dem NAS anzutun. Stichworte wie OpenXChange, Zimbra & Co

 

[galdak]

Wie beschrieben, benötige ich eigentlich nur die zentrale Ablage meiner e-Mails - also ein zentrales Archiv.

eine mögliche Variante könnte sein:
ich installieren Mailserver (oder Mailplus Server) und lege mir einen Benutzer an.
Der Empfang und Eingang regle ich via Clients (IMAP). So haben alle Clients immer denselben Stand und sind synchron (mit den neuen Mails).
von Zeit zu Zeit werden die eingehenden Mails auf das NAS archiviert, d.h. vom Posteingang (IMAP Server) auf's NAS kopiert und anschliessend vom IMAP Server gelöscht (Papierkorb).

Damit hätte ich ja das Archiv zentral geregelt. Alle Clients können auf den NAS-Mail Server zugreifen und somit auch auf die alten e-Mails.

 

[FrAntje]

Du kannst natürlich dass NAs als reine Ablage nutzen, das stimmt.

 

[cantor]

@galdak

Ich mache es exakt so, wie von Dir beschrieben.

Ich nutze sehr viele unterschiedliche Mailaccounts. Mehrere eigene Domains, einige davon mit catch-all sowie diverse Mailprovider (posteo, riseup, google, ...). Als Clients Outlook (Windows-Rechner), Thunderbird (Linux-Rechner) sowie Aqua-Mail (Mobiltelefon).

Ich habe auch lange überlegt, was ich machen soll. Die wichtigste Anforderung bestand darin, auch von unterwegs mit dem Smartphone auf mein mehrere Gigabyte großes Mailarchiv (damals unter Outlook als separate pst-Datei eingebunden) zuzugreifen zu können.

Nach reiflicher Überlegung hab ich alle Accounts auf Imap umgeestellt und das Archiv als Imap-Account im Mailplus Server angelegt. Den Zugriff auf das Mail-Archiv vom Mobiltelefon aus habe ich - bandbreitenschonend - mit dem Mailplus Android Client realisiert.

Der Aufwand war minimal, ich muss mir um den sicheren Betrieb eines eigenen Mailservers keine Gedanken machen und alle Mails sind von allen Geräten aus synchron verfügbar.

 

[galdak]

Danke @Cantor für deine Bestätigung.
Wie hast du das mit dem Archivieren und Löschen vom Provider gelöst: manuell oder gibt's einen automatischen Weg im client?

Werde es also genauso angehen.

 

[cantor]

Das Archivieren läuft manuell. Ich verschiebe die Mails vom Provider-Account (Imap) auf den Archiv-Account (Imap auf Mailplus Server). Das lässt sich beispielsweise in Outlook aber auch mit Regeln automatisieren.

 

[adlerauge1980]

Hallo galdak

Ich hatte auch lange das gleiche Problem wie du, bis ich nun die Lösung gefunden habe die ich aktuell immer noch verwende:

Ich verwende MailPlus server und den MailPlus Client auf meiner Syno.

Habe mir im MailPlus Server eine xy.lan domain angelegt. Dazu mehrere User (Für die verschiedenen Familienmitglieder, für mich selber benötige ich nur einen), als Admin kannst du freigeben ob die User Mails per Pop3 abholen dürfen oder nicht. Nun kannst du mit deinem User unter der Einstellungen vom MailPlusClient Pop3 und Smtp Konten einrichten.
Auf meinem Tablet, Smartphone verwende ich die Mailplus Client APP. aus dem Büro greife ich per DynDNS auf die MailPlus Webseite meines Nas. und mit dem Windows Rechner per IMAP auf das Konto zu, Das einzige was etwas unschön ist, ist das ich auf dem Windows Rechner beim Postausgangserver mein smtp von der Hauptmailadresse eingetragen habe.
Da habe ich auch noch nicht richtig rausgefunden ob es möglich ist mehrere smtp einzurichten (Ohne das die Mails geholt werden), bei alten Outlook versionen war dies möglich, bei den neuen anscheinend nicht mehr.
Bei uns verwendet nur meine Mutter Outlook (Aus gewonheit) ich arbeite auch zuhause mit dem Webmail von Syno, da kannst du den Absender problemlos nach auswählen.

Für mich hat dies so folgende grosse voreile:
- Alle Mails zentral
- alles zuhause gespeichert (Kein Probleme mit Postfachgrössen beim Provider)
- Anhänge kann ich ebenfalls direkt ab dem Nas wählen. (Ausser bei Outlook)
- benötige trotzdem keine Fixe IP zuhause!
- bei Ausfall des Nas, bleiben die Mails einfach wieder in den Postfächern der Mailanbieter
- sobald irgend wo ein Mail eingeht, habe ich 5min später dies als Push auf meinem Mobile.

Es gibt, glaube ich noch eine Möglichkeit mit dem Reversy zu schaffe, aber das habe ich noch nicht verstanden.

Ps. Meine Mails werden nach dem abholen durch Syno Pop3 beim Mailanbieter auch gleich gelöscht.

Nun viel Spass beim einrichten.....

 

[whorest]

Hast du bzgl. des generellen Vorgehens einen Link zu einer Anleitung?

Mein Szenario:
- Mails sollen von mind. 4 verschiedenen IMAP-Accounts durch die DiskStation abgeholt werden, auf dieser gespeichert werden und beim Provider gelöscht
- die Mails sollen (evtl. sortiert nach Synology-User) von mehreren iPhones per App (von überall aus) sowie per Browser (nur im lokalen Netz bzw. bei bestehendem VPN) auffindbar sein
- DynDNS (Account für evtl. MX-Record ist vorhanden), VPN etc läuft hier alles super, leider habe ich von E-Mail absolut keine Ahnung
- die Mailadressen sind 2x @telekom.de und je 1x @meinedomain.de - alle sollen weiterhin über die Mailserver der Anbieter verschickt werden, sofern das Sinn macht.

/edit: lieber Mod, ich verstehe ja, dass du das Vollzitat entfernst - leider geht damit der Kontext verloren, dass sich meine Frage an adlerauge1980 gerichtet hat...

 

[steje43]

Also, ich hatte damals auch mehrere Accounts, web.de google.de yahoo.de etc.

Ein großer Nachteil gibt es aber doch beim Abrufen von anderen Diensten.

Die Emails werden zwar abgeholt, durchlaufen aber nicht den Spamfilter vom Mailserver.
So war das damals bei mir. Ich habe mich immer gewundert, warum ich so viel Spam bekam.

Ich habe dann alle anderen Account gelöscht oder nutzte die einfach nicht mehr und habe nun eine eigene Domain und auch kaum Spam mehr.

Zudem finde ich eine Domain ganz angenehm....

 

[helmut72]

Hab ich seit Jahren sehr zuverlässig am Laufen:

Mails abholen:
Mails von web.de, gmx, gmail, t-online etc. holt Fetchmail ab und speichert sie auf meinem Mailserver, ...

Mails verwalten:
... der über meine eigene Domain erreichbar ist, in mein Benutzerkonto. user@meine-domain.de. Mailfunktion ist für die eigene Domain also aktiviert und die Clients (Handy, Tablet, Computer, Webmail-App) verbinden sich per Imap + SMTP zu meinem Server. Meine Maildomain nutze ich nur gelegentlich zum Testen.

Mails versenden:
Im Mailclient sind mehrere Absender-Adressen eingetragen. Geht im Thunderbird, Apple Mail (macOS + iOS), Roundcube Webmail und sicher noch andere. Ich kann also beim Beantworten meinen gewünschten Absender eintragen und wenn ich auf eine Mail antworte, die ich z.B. an meine web.de erhalten habe, setzt der Mailclient sowieso die web.de Adresse ein. Der Mailserver entscheidet anhand dieser Absender-Adresse, über welches Relay die Mail versandt wird. Das löst dann zu 100% das Problem, dass wir ja fast alle über dynamische IPs mailen bzw. im ISP IP-Bereich des Providers liegen.

Geht alles über den normalen Mailserver und sicherlich auch über den MailPlus-Server der Synology. Lief vor der Syno schon problemlos, dann eine gut Zeit lang auf der Syno und nachdem ich fernab vom Mailserver wieder kompatibler zu den üblichen Linux-Distros sein wollte (wegen anderen Serverdienste), jetzt wieder auf Ubuntu.

Beim normalen Mailserver muss in der main.cf zusätzlich etwas eingetragen werden und zwar alle Mailrelays:
sender_dependent_relayhost_maps = hash:/etc/postfix/sender_relay

Dann eine sender_relay erstellen:
ich@web.de [smtp.web.de]
ich@gmx.de mail.gmx.de:submission
ich@t-online.de [mailto.t-online.de]

Die sender_relay mit postmap sender_relay konvertieren, damit Postfix eine *.db Datei erhält, mit der Postfix letztendlich arbeitet.

Und zuletzt noch die heilige Passwort-Datei sasl_passwd:
meine-domain.de userasswort # <- ist für die eigene Domain
ich@gmx.de userasswort # <- Benutzername/Passwort wie man sich auf dem Webmailer anmeldet
ich@web.de userasswort

Dort auch ein postmap sasl_passwd ausführen.

Jeder Transport zw. Client, Server und Mailrelay ist mit TLS verschlüsselt, eigene Zertifikate gibt es natürlich von Let's Encrypt. Für Push habe ich noch Z-Push installiert, dass nur für Push vorhanden ist. Mails per Z-Push halte ich auf dem Client nur für einen Tag vor. Z-Push bzw. ActiveSync kann leider nicht mehrere Mailabsender, sonst hätte ich Imap+SMTP schon längst verbannt. Mit diesem Mailstack ist jede Kommunikation zw. Client und Server zu 100% unabhängig und autark von Dritten, pushed und ich kann trotzdem normal mit SMTP über mehrere Mailadressen senden
Mailserver stand noch nie auf einer Spamliste, weil er zum einen kein offenes Relay ist, ich nur zum testen über meine Domain maile und ich diesen Mailserverstack hauptsächlich als Vermittler zw. meinen Clients und den Mailprovidern nutze.
Abgesichert vor Hackerattacken ist er durch Fail2Ban (Imap, SMTP, Z-Push, Webmail Login) bzw. Synology schützt das auch: 3x falsches Kennwort = IP sperren

 

[whorest]

Vielen Dank von mir für den Input!