NAS und mehrfacher Zugriff auf Access DB

[susan]

Hallo Zusammen,
erstmal muss ich mich outen, ich verstehe von der IT nur die Basis und habe vorher noch nie mit einem NAS gearbeitet.
Wir sind ein Katzenverein und unsere Rechnungsstelle arbeitet mit einer selbsterstellen Access-Datenbank auf der unsere Kostenübernahmen und die dazugehörenden Rechnungen gespeichert werden. Jetzt besteht die Rechnungsstelle aus drei Personen, die alle Zugriff auf die DB haben müssen. Das habe ich durch ein NAS 220 realisiert, auf den alle über quickconnect zugreifen können. Leider ist es nun so, dass immer wieder Daten in der DB einfach verschwinden, wenn ein neuer Zugriff erfolgt. Es sieht also so aus, als wenn nicht immer die neueste Version geöffnet wird. Hat von Euch schon jemand davon gehört und kann mir einen Rat geben? Denn so ist ein Arbeiten unmöglich.
Vielen Dank - und bitte entschuldigt wenn mein Thema nicht im richtigen Forum erscheint....
VG susan

 

[raggax]

Ist denn die Accessdatenbank beim erstellen für diese Form von Zugriff vorbereitet worden?

 

[tproko]

Das Problem hier wird wohl nicht das NAS sein, sondern wie die Leute die Access DB öffnen/einbinden.
Hier gibt es verschiedene Modus.

Ich persönlich meide Access wie die Pest, habe da schon zuviel gesehen, was da nicht reingehört. Ziemlich irre, was da in manchen Firmen so parallel passiert in Access.
Kann leider nur auf die Internet-Suche verweisen (Stichwort Access, open mode, shared, zB. hier).

 

[Rene1]

Hi Susan,
also ich habe schon mehrere Projekte in MS Access realisiert und das Verhalten, das Du beschreibst ist mir noch nicht untergekommen.
Wie genau läuft der Zugriff?
Wird ein Verzeichnis über Quickconnect verbunden? (ist evtl. aus Versehen "Offline verfügbar" aktiviert?)
Werden die aktuell geöffneten Datensätze gesperrt?
Ist Frontend und Backend getrennt?

LG
René

 

[Ulfhednir]

Also ich betreue selbst einen Verein und habe selbst eine Access-Datenbank zur Mitgliederverwaltung aufgebaut. Dein angesprochenes Thema ist mir noch nicht auf die Füße gefallen. Klingt für mich eher nach dem Problem, dass User A die Daten von User B mit einer "veralteten" Version überspeichert.
Wie stellst du denn die Daten zur Verfügung? Drive? Oder werden die schlimmstenfalls immer manuell hoch- und heruntergeladen?

 

[susan]

Hallo,
da ich kaum Ahnung habe und schnell nach einer Möglichkeit gesucht habe dass alle drei Stellen auf die DB zugreifen können, habe ich halt das NAS genommen. Die DB wurde nicht vorbereitet und es gibt auch noch kein Front- und Backend. Daran versuche ich mich gerade...
Alle drei greifen nicht über quickconnect zu, sorry da habe ich etwas falsch geschrieben, sondern über den Synology Drive Client. Ich schaue jetzt erstmal ob Offline verfügbar aktiviert ist. Kann mir vielleicht jemand sagen wo ich das finde?

 

[tproko]

Ich glaube nicht, dass drive dafür geeignet ist, hier die Access DB richtig zusammen zumergen bei Änderungen.

 

[Synchrotron]

Die einzige Möglichkeit die ich sehe, das Problem kurzfristig zu fixen, dürfte es sein gleichzeitigen Zugriff zu vermeiden. Das heißt die heute 3 Anwender (und der Admin) müssen sich abstimmen, und wer „drin“ ist, muss ganz „raus“, bevor der nächste „rein“ darf.

Wenn die Anwendung nicht für den parallelen Zugriff mehrerer Benutzer auf die gleichen Daten eingerichtet ist, werden sonst laufend Integritätskonflikte produziert.

Das heißt im Klartext Datenverluste, fehlerhafte und nicht stimmige Daten. Kann für einen Verein mit einer gewissen Geschäftstätigkeit ins Desaster führen, und persönliche Haftung für Vorstandsmitglieder auslösen.

Für das weitere Vorgehen würde ich empfehlen:

Prüfen, ob statt der selbstgestrickten Datenbank eine Vereinssoftware angeschafft wird. Ihr wollt euch doch um die Tiere kümmern, IT ist doch nur Mittel zum Zweck.

Oder ihr habt jemanden, der sich darum wirklich und nachhaltig kümmert. Dann muss die Applikation in ein Frontend (Benutzeroberfläche ohne Daten) und ein Backend (Daten und Verarbeitung, nur im Admin-Zugriff) aufgeteilt werden. Das geht, auch mit Access, ist aber ein richtiges Projekt, nichts für nebenher.

Ich würde mich nach einer Vereinssoftware umschauen.

 

[susan]

Hallo Synchroton, eine Vereinssoftware haben wir bereits. Darüber machen wir die Mitgliederverwaltung, aber für die Rechnungsstelle ist sie ungeeignet.
Deshalb die selbstgestrickte Access-DB. Gleichzeitigen Zugriff schließe ich eigentlich aus, aber Offlinezugriff kann natürlich sein. Ich weiß nur nicht wo ich das finde :-(

 

[Ulfhednir]

Rigoros ausschließen würde ich das nicht. Ich würde vielleicht über einen VPN nachdenken. Access erstellt ja durchaus eine Lock-File, welche dann auch vernünftig ausgelesen werden kann.
Im Übrigen würde ich auch nicht ausschließen, dass die Daten möglicherweise vom Anwender versehentlich gelöscht oder überschrieben wurden.
Alles schon erlebt... Daher habe ich auch ein Änderungsprotokoll in unsere Mitgliederdatenbank integriert.

 

[Synchrotron]

@susan Na ja, dann halt eine Finanzsoftware. Die sollte natürlich Multiuserfähig sein und sich idealerweise auf der DS installieren lassen. So, da bin ich dann draußen, das ist jenseits meines Erfahrungshorizonts.

Vielleicht mal Googeln, oder nachfragen, was andere Clubs so verwenden.

 

[Ulfhednir]

Man kann die Daten allerdings auch einfach auf einen MSSQL-Server oder MySQL migrieren. Bei MySQL benötigt jeder einzelne Client aber die passenden ODBC-Treiber. Ansonsten funktioniert die Migration mit Access erstaunlich gut.

 

[tproko]

Das ist aber eher nichts für "verstehe von IT nur die Basis".

Es ist hier wohl mal wieder (leider) der klassische Fall, das ja jemand zum Handkuss kommt, der da sicher total engagiert und (oftmals) ehrenamtlich da hilft in einem Verein, aber halt da einfach nicht 100% helfen/das Problem einfach lösen kann.

 

[Rene1]

Also Datenbanken per Drive zu synchronisieren mit mehreren Clients funktioniert nicht. Das zerschießt Dir die accdb/mdb Files.
Wie oben schon angesprochen:
entweder per VPN und dann direkt auf die DB zugreifen
oder
die Syno als Datenbankserver (MSSQL oder mySQL) hernehmen und darauf direkt zugreifen.

LG
René

 

[Ulfhednir]

@Rene1 das ist etwas zu pauschal. Ich hatte ja bereits angedeutet, dass ich ebenfalls Access im Einsatz habe. Bei mir tritt das genannte Problem nicht auf. Das mag aber auch daran liegen, dass definitiv keine Parallelbearbeitung stattfindet. Die Datenbank wird 1-2 Mal die Woche bearbeitet. Da hat Drive genügend Zeit den letzten Versionsstand bei allen Usern auszurollen. Das wird hier mutmaßlich der Knackpunkt sein.

 

[Rene1]

Ja, richtig, hätte präziser sein sollen, "mehrere Clients" funktioniert in Deinem Fall, da kein merge stattfinden muß.

Hast Du recht

 

[susan]

Puuuuhh, ok danke für die Antworten. Bringt mich jetzt nur leider nicht weiter, außer dem Wissen dass meine angedachte Lösung auch Keine ist.
Dann werde ich mich mal in VPN einlesen ...

 

[tproko]

Was soll das vpn verbessern?
Kann die DB überhaupt von mehreren Benutzern gleichzeitig verwendet werden?

 

[geimist]

Access erstellt ja durchaus eine Lock-File, welche dann auch vernünftig ausgelesen werden kann.

Wie sieht das Lock-File vom Namen her aus und liegt es parallel neben der Accress-DB? Vielleicht ist lediglich der Sync dafür nicht in Drive aktiviert. Das zu aktivieren würde ja evt. schon genügen, um den parallelen Zugriff zu unterbinden.

Alternativ zu VPN geht technisch auch WebDAV …

 

[Ulfhednir]

@tproko damit sollte sich ein exklusiver Datei/Datenbankzugriff ergeben. Wenn ein weiterer User darauf zugreifen will, sollte das blockiert werden. Ähnlich, wenn du parallel auf eine Word-File zugreifen willst.

@geimist das sind laccdb-Files.
https://docs.microsoft.com/de-de/office/troubleshoot/access/lock-files-introduction