Doch, du kannst tatsächlich bei den Arbeitsabläufen auch direkt einen Benutzer mitgeben und damit das Ganze so einstellen, dass beispielsweise bei allen neuen Kontoauszügen nur dein eigener Benutzer dort steht und damit die anderen die Dokumente nicht sehen können, außer sie sind als Administratorkonten eingerichtet.
Ich hab das ganze so eingestellt, dass ich bei meinen eigenen Dokumenten mich als Benutzer eingebe, bei meiner Frau ist sie eingetragen, und bei allem, was beispielsweise mit dem Haus zusammen hängt, fehlt der Benutzer komplett, und damit sind die Dokumente dann auch für alle sichtbar. Ich kann aber natürlich über das Administrator Konto auch die Dokumente von meiner Frau sehen – ohne Administrator geht's halt nicht.
Und bei den Dokumenten, die du jetzt schon eingescannt und verarbeitet hast, suchst du dir einfach über deine Tags oder andere Suchparameter die Dokumente raus, für die du die Berechtigungen anpassen willst, bevor du den neuen Benutzer einrichtest.