Private Dokumente verwalten

[spatzimatzi]

Hallo,
möchte meine gescannten Dokumente ablegen und natürlich auch wieder finden können.
Da es sich um den privaten Bereich handelt, möchte ich keine ausgewachsene Dokumentenverwaltung einsetzen
Im Moment scanne ich alle Dokumente und übertrage sie in einen "Gemeinsamen Ordner" in die entsprechenden Unterverzeichnisse.
Nun meine Frage:
Welche Möglichkeiten bietet mir das File-System, wenn ich ein Dokument logisch betrachtet in 2 unterschiedlichen Unterverzeichnissen ablegen müsste.
Gibt es z.B. Verweise, Verlinkungen oder Verknüpfungen? Oder ist das alles Blödsinn. Wie sollte man es machen?

Vielen Dank
spatzimatz

 

[Ulfhednir]

Auf Dateiebene hast du keine "Verlinkung", seie denn du legst manuell eine Verknüpfung zum Dokument an. Kann man machen, ist aber jeweils etwas umständlich. Auch für den "privaten" Bereich, kann man ein DMS einsetzen. Für die DS+-Modelle kannst du z.B. über Docker ecoDMS verwenden.
Der Kostenpunkt ist überschaubar.

Ansonsten kannst du auch nach OpenSource-Lösungen schauen:
https://hub.docker.com/r/openkm/openkm-ce
Hier habe ich aber keine Erfahrungen.

 

[spatzimatzi]

Hallo Ulfhednir,
habe nur wenige EDV-Kenntnisse. Deshalb werde ich die Docker-Geschichte zurückstellen, zumal es sehr selten vorkommt, das ein Dokument an 2 unterschiedlichen Stellen abgelegt werden müssen. Und genau das wollte ich ja verhindern (Stichwort: Platbedarf, Änderung am Original, ...)
Mach mich mal schlau, was man mit den Verknüpfungen machen kann.
Ist es wie unter Windows 10?

Danke
spatzimatzi

 

[spatzimatzi]

Hallo,
habe mich in der "File Station" umgesehen
Leider kann man dort über Aktionen nur eine Desktopverknüpfung anlegen.
Was ich aber bräuchte, wäre ein "Symbolischer Link" oder ein "Hardlink"
Geht das überhaupt?

Viele Grüße
spatzimatzi

 

[Wollfuchs]

?? warum mapst Du nicht das NAS Laufwerk an Deinen PC?

Dann hast Du ein ganz normales Laufwerk, auf dem Du organisieren, verlinken, einrichten kannst.
Man bastelt doch nciht in der Weboberflaeche rum wenn man was sucht oder eine Filestruktur aufbaut .. oder doch?

Auf so eine Idee waere ich ja eher als letztes gekommen.

 

[Ulfhednir]

Mein Gedanke bei "manueller" Verlinkung war genau derjenige, dass man eine normale Verknüpfung anlegt, wie sie auch unter Windows erstellt wird.
Das Laufwerk als Netzlaufwerk einrichten oder per UNC-Pfad aufrufen.

Ansonsten bliebe noch die Idee übrig, dass man einfach die Dateibezeichnung etwas "geschickter" wählt. Dann kann man vernünftig danach suchen.

 

[spatzimatzi]

Hallo Wollfuchs,
meinst Du, den gemeinsamen Ordner mit Windows über Netzlaufwerk verbinden und dann entsprechende Verknüpfungen anzulegen?

Viele Grüße
spatzimatzi

 

[Ulfhednir]

Ja meint er - genauso wie ich. Siehe auch:
https://support.microsoft.com/de-de...zuordnen-29ce55d1-34e3-a7e2-4801-131475f9557d

 

[spatzimatzi]

Hallo,
danke für die Unterstützung. Klappt prima!

spatzimatzi

 

[Synchrotron]

Eine Alternative wäre die NoteStation, die das Anlegen und Verwalten von Notizen und Dokumenten ermöglicht.

https://www.synology.com/de-de/dsm/software_spec/note_station
Es gibt leistungsfähigere Programme, die in aller Regel aber cloudbasiert sind - was man für seine privaten Unterlagen ja eventuell vermeiden möchte.

 

[rega]

Hallo zusammen,

Ich schaue mir grad Tagspaces an. Ich finde das Konzept ganz pfiffig. Tagspaces kann die Tags in die Dateinnamen schreiben. Selbst, wenn mir die Software Tagspaces irgendwann mal nicht mehr gefallen sollte, kann ich immer noch über die Suche im Filesystem nach meinen Tags suchen.

Viele Grüsse

rega

 

[flo_fd]

Ich wollte das Thema nochmal aufgreifen, denn ich stehe vor der gleichen Herausforderung. Von der reinen Cloudlösung (erst OneDrive mit kompletter Ordnerstruktur und dann fileee mit „Chaossystem“ nur über Volltextsuche und Tags) gehe ich ab dem Wochenende auf ein eigenes NAS System.

ecoDMS werde ich sicherlich in einem Container mal testen.

Dennoch meine Frage an die Profis ohne Software: Habe ihr tiefgreifende Ordnerstrukturen oder legt ihr auch einfach chronologisch nach dem Chaossystem ab? Falls Chaossystem, kann man dort auch mit Tags arbeiten?

 

[ctrlaltdelete]

synOCR - GUI für OCRmyPDF

 

[Mikamann]

Hallo zusammen,
da ich mich auch gerade mit dem Thema beschäftige und es vielleicht für den ein oder anderen ebenfalls hilfreich sein könnte, wollte ich auf folgenden Blogartikel zum Thema Tags bzw. Schlagwörter verweisen. https://www.docutain.de/Blogartikel/Schlagwoerter

Den Ansatz von Docutain Dokumente mit Schlagwörtern zu organisieren, welche quasi als Ordner fungieren, aber beliebig kombiniert werden können, finde ich sehr interessant. Hat den Vorteil nichts doppelt ablegen zu müssen. Die Anwendung speichert zudem lokal auf dem Gerät oder optional in einer Cloud nach Wahl. Habe dies auch bereits getestet und bin bisher recht zufrieden.

Viele Grüße
Mika

 

[Synchrotron]

Du beschreibst sehr schön den Vorteil von Schlagwörtern - sie bewirken eine Zuordnung von Dokumenten in ganz unterschiedliche Dimensionen.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, damit Arbeitsabläufe abzubilden. Eine Rechnung kann z.B. über Stufen wie Buchen - Bezahlen - Garantie läuft (mit zweitem Tag für das Ablaufdatum) - Archiviert gelenkt werden, ohne seine übrigen Schlagworte oder Ablage zu verändern.

Darauf basieren Konzepte, GTD Getting Things Done oder ähnliche Systeme mit Schlagworten abzubilden.

 

[geimist]

Schade ist in diesem Zusammenhang, dass die "Kennzeichnungen" (Tags / Schlagwörter) in Drive nicht lediglich dateibasiert, sondern User-dateibasiert sind. Sonst würde synOCR auch die entsprechenden Tags setzen und man könnte das Ganze mit Bordmitteln abbilden

 

[ebusynsyn]

@spatzimatzi

Ich bin mittlerweile von EcoDMS oder anderen DMS-Apps weg und verwalte meine Dokumente mit Bordmitteln der Synology.

Eine Ordnerstruktur wie früher gibt es bei mir schon seit über 10 Jahren nicht mehr, sondern nur "Jahre". Darin sind alle Dokumente, die vorher mit OCR durchsuchbar gemacht wurden.

Die Dokumente werden mit einem oder mehreren 'Tags' versehen und abgelegt. Die Dokumente werden indiziert und das Wiederfinden mit Stichwörtern die in den Dokumenten vorkommen ist überhaupt kein Problem.

Die Benennung der Dokumente ist: JJJJ-MM-TT-Typ-Absender.
Beispiel: 2022-02-02 Rechnung XXXX

Sowohl von unterwegs via VPN oder natürlich im internen Netz nutze ich die Synology Drive.

Ich bin sehr zufrieden damit und mein Workflow kann bestens abgebildet werden.

Was zur Zeit noch nicht klappt weil DSM 7, ist die Erweiterung (App) SynOCR. Diese ist noch nicht in der Paketverwaltung verfügbar und eine Installation über das Terminal schaffe ich nicht.

Somit nutze ich eine OCR-App auf meinem MacBook so als Zwischenschritt wo nötig. Sowohl der Desk-Scanner wie auch die Handy-App sind OCR fähig und somit ist der Zwischenschritt nicht notwendig.

Sogar via Finder und/oder Spotlight lassen sich die Dokumente finden.

Beste Grüsse

 

[geimist]

SynOCR gibt es doch schon lange für DSM7 - leider hat cphub einen Bug den @Matthieu noch beheben will.

Downloadlink findest du bis dahin in meiner Signatur.

 

[ebusynsyn]

@geimist

Vielen Dank für den Hinweis. Unter DSM 6.x fand ich SynOCR im Paketmanager. Unter DSM 7.x ist das nicht mehr so. Dort finde ich nur noch SynOTR. Somit ist für mich SynOCR nicht (mehr) installierbar. Den Link auf den Post bzw. den Post kenne ich. Hilft mir aber zur Zeit nicht weiter.

 

[geimist]

Warum hilft dir das nicht? Einfach das SPK herunterladen und manuell im Paketzentrum installieren (ohne befürchtete Shell). Brauchst du Hilfe?