Vom Scanner direkt in NAS-Ordner und von dort in die Apple-iCLoud...

[bjoernkrueger]

Moin!

2 Fragen vorab, dann die Hintergründe:

- Wie bekomme ich Dateien von der NAS in die iCloud?
- Wie kann ich aus Windows (in Parallels aufm Mac) auf die iCloud zugreifen?

die zweite Frage ist wohl hier eher deplatziert, aber vielleicht hat ja jemand ne Idee.

Nun die Hintergründe:

Ich habe einen Dokumentenscanner, der per Kabel an der Fritzbox hängt, an der auch meine DS angeschlossen ist.
Wenn ich etwas scanne (dazu muss kein PC/Mac laufen), landet das direkt in einem freigegebenen Ordner auf der NAS.

Per Cloudsync wird das dann mit einem OneDrive-Ordner synchronisiert, sodass ich es Sekunden später auf dem PC verfügbar habe.
Dort verarbeite ich die gescannten Dateien dann weiter. Dazu verwende ich eine selbstgebaute Access-Datenbank, in der ich den Scan-Ordner einlesen, und dann die Dateien komfortabel umbenennen und gleich in einen Zielordner verschieben kann.

Soweit, so gut.

Nun habe ich seit ein paar Monaten ein MacBook, und da läuft die Access-Datenbank natürlich nicht. Also die Anwendung "Parallels" gekauft, darin Windows 11 installiert. Darin rennt die Access-Datenbank, und ich kann auch auf den Onedrive-Ordner zugreifen, um die Dateien zu verarbeiten.

So, nun möchte ich den Kram aber auf die iCloud umziehen, und da fängt das Problem an.

Wie bekomme ich die gescannten Dateien aus dem NAS-Ordner in die iCloud hochgeladen?? Mit Cloudsync geht das nicht.
Und selbst wenn ich die Dateien irgendwie in die iCloud bekomme, dann komme ich mit der Access-Datenbank nicht mehr dran, weil ich aus dem Windows in Parallels nicht an die iCloud komme.

Irgendwie ist das alles Mist, zu kompliziert, zu viele Schritte.

Das Problem ist im Grunde das Umbenennen. Ich habe mir eine Struktur für den Dateinamen ausgedacht, und diese Struktur wird in der Access-Datenbank verwendet. Es gibt Text-Felder, in die ich die Bestandteile des Dateinamens eintrage, bzw. die teilweise automatisch befüllt werden. Daraus wird dann der Name generiert und die Datei dann umbenannt und gleich verschoben.
Das passiert ziemlich automatisiert, sodass die Struktur der Dateinamen gewährleistet ist.

Ok, da bin ich mal gespannt, ob jemand helfen kann. Ich werde parallel mal recherchieren, ob mein Scanner nicht auch direkt in die iCloud scannen kann.

 

[Synchrotron]

iCloud wird schwierig ... ich glaube, die haben es nicht so mit den offenen Schnittstellen. Ich kennen keine Scannersoftware, die das kann (wobei ich auch nicht gross gesucht habe), und die Synology-Allzweckwaffe für Clouds listet iCloud ebenfalls nicht.

Einfach ist hingegen scannen auf einen Mac, der dann das Ergebnis mit der iCloud synchronisiert. Das funktioniert reibungslos.

Um die Automatisierung zu realisieren, fällt mir für den Mac spontan Hazel oder Alfred ein. Das geht ganz ohne Datenbank.

 

[Kachelkaiser]

Wobei ich an dem Workflow noch nicht ganz verstanden habe, warum die Datei auf den PC heruntergladen wird und dort einsortiert? Speicherst du die nicht auf dem NAS?

Anonsten vielleicht den Sync mit Drive versuchen, das gibt es für PC und auch für MAC und man hat nicht den Umweg über OneDrive.

 

[kev.lin]

Kannst Du die Daten vielleicht auf zwei Wegen verteilen? Also Kopien erstellen

1. Weg (für Win11 in Parallels): Scanner => Netzwerkordner => CloudSync => Parallels/Win11 => Access-DB
2. Weg für die iCloud: Scanner => Netzwerkordner => mit Synology Drive auf einen Ordner aufs MacBook syncen => diesen Ordner auf dem Mac mit dem iCloud-Ordner syncen

Wenn der Sync nur in eine Richtung gehen soll, kann es vielleicht auch gehen, dass man den iCloud-Ordner direkt in Synology-Drive angibt? Hab ich noch nicht probiert, aber das nur mal als Denkanstoss

 

[kev.lin]

...
Anonsten vielleicht den Sync mit Drive versuchen, das gibt es für PC und auch für MAC und man hat nicht den Umweg über OneDrive.

Da war Kachelkaiser einen Moment schneller als ich
Ich denke über Synology Drive wird ein Weg gehen können/sollen/müssen.

 

[bjoernkrueger]

Wobei ich an dem Workflow noch nicht ganz verstanden habe, warum die Datei auf den PC heruntergladen wird und dort einsortiert? Speicherst du die nicht auf dem NAS?

Anonsten vielleicht den Sync mit Drive versuchen, das gibt es für PC und auch für MAC und man hat nicht den Umweg über OneDrive.

Naja, die Dateien heißen nach dem Scannen z. B. "Scan_20230220.pdf", das ist nicht so richtig sinnvoll. Leider kann man das nicht programmtechnisch beeinflussen.
So, und um sie komfortabel umbenennen und ablegen zu können, synchronisiere ich den NAS-Ordner (mittels CloudSync) mit nem OneDrive-Ordner, auf den ich mit dem PC direkt via Access-Datenbank zugreifen kann.

Mit der Datenbank lese ich also den Onedrive-Ordner ein, benenne die Dateien um, und lege sie im richtigen OneDrive-Ordner ab.
CloudSync gleicht das dann ab und schon hab ich einen Spiegel der OneDrive-Struktur auf der NAS.

So, und nun ist da das MacBook. Da läuft die Datenbank nicht, daher Windows aufm Mac in Parallels. Damit kann ich genau den gleichen Prozess auch aufm Mac durchführen. Funktioniert einwandfrei ohne jeden Eingriff in die Programmierung der Datenbank (abgesehen von ein paar Anpassungen in den Pfaden).

Aber wenn ich jetzt die Struktur in die iCloud verschiebe, bekomme ich Probleme, denn iCloud und OneDrive mögen sich nicht besonders.
Ich hab schon versucht, in Windows (in Parallels) iCloud einzubinden, um dann aus der Datenbank darauf zuzugreifen, aber das funktioniert nicht in Parallels.

Am Besten wäre es wohl, ich würde den gesamten Prozess überdenken, und das alles anders lösen. Die Ablage in einer komplexen Ordnerstruktur und die Identifikation über Dateinamen ist sehr frickelig und aufwändig. War auch als "Erstmal-Lösung" gedacht, die nun schon 2 Jahre oder so Bestand hat...

 

[Kachelkaiser]

Mir scheint du suchst ein dokumentenmanagementsystem.

Das kannst zum einen mit synocr machen und die Ordnerstruktur beibehalten.

Wenn du eine Oberfläche haben willst, dann vielleicht mal paperless.ngx anschauen oder ecodms.

Zu den dreien findest du hier in Forum viele Infos

Und umbenennen nach dem scan können alle drei.

 

[bjoernkrueger]

Ja, im Prinzip genau das.
Als ich vor ca. 2 Jahren meine ganzen Dokumente eingescannt habe, war ich auch schon ewig am Recherchieren, es gibt so viel, und es ist sehr unüberschaubar.
Daher habe ich mich erstmal für die Variante mit der Ablage in eine Ordnerstruktur entschieden.
und als mir die ganze Umbenennerei und Verschieberei auf dienNerven ging, hab ich mir die Datenbank gebastelt, die das für mich übernimmt, und die Struktur des Dateinamens gewährleistet.
nervig ist es aber immer noch.
auch das Beispiel einer Rechnung von der Autoversicherung, die thematisch in mehrere Ordner gehört (Auto, Rechnungen, Versicherungen)ist damit kaum sinnvoll abzubilden, es sei denn man arbeitet mit Verknüpfungen.

Am liebsten wäre mir, einfach Einscannen, alles in einen Topf und inhaltlich durchsuchbar machen.
Aber das wird schwierig mit eingescannten Karten (z.b. Kreditkarten, Mitgliedskarten etc.)

bin weiter am Suchen. Bis dahin werde ich dann wohl den Ordner im OneDrive lassen.

 

[Kachelkaiser]

Dann schau dir wirklich mal paperless-ngx an. Da kannst du dann auch Dokumente mehrfach taggen, um alles leichter wieder zu finden...

https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx

Wie bereits gesagt hier gibt es bereits viele Threads zu dem Thema, schön zusammengefasst von @Monacum

https://www.synology-forum.de/threads/paperless-ngx-dms-via-docker-auf-dem-nas.124614/

 

[Monacum]

auch das Beispiel einer Rechnung von der Autoversicherung, die thematisch in mehrere Ordner gehört (Auto, Rechnungen, Versicherungen)ist damit kaum sinnvoll abzubilden

Dann schau dich tatsächlich mal wegen Paperless-ngx und ecoDMS um. Zu Paperless findest du hier viele Infos und Hilfe bei Problemen. Paperless „wirbt“ mit genau der von Dir angesprochenen Problematik und nutzt dafür Tags: „A tag is a label that you can assign to documents. Think of labels as more powerful folders: Multiple documents can be grouped together with a single tag, however, a single document can also have multiple tags. This is not possible with folders. The reason folders are not implemented in paperless is simply that tags are much more versatile than folders.“

@Kachelkaiser Zwei D***e ein Gedanke

 

[Kachelkaiser]

Damit würde dann auch alles schön auf dem eigenen NAS bleiben undnicht in irgendwelchen anderen CloudsRechnern

 

[Monacum]

Absolut!

@bjoernkrueger Wenn Dir Paperless-ngx als auf GitHub als „Freiwilligenprojekt“ betriebene Lösung nicht so zusagt, schau mal bei ecoDMS vorbei. Das ist ein kommerzielles Projekt. Habe ich selbst noch nicht genutzt, aber jemanden im Bekanntenkreis, der damit auch sehr zufrieden ist und du findest im Forum dazu auch Threads, wenn mal kleinere Probleme auftreten, zusätzlich zum Support.

 

[Bernd_Eifel]

Also ICH finde EcoDMS mega !!!! Hätte ich das bloß schon eher gekannt, dann hätte ich mir einige Zeit mit ebenfalls einer selbstgebastelten ACCESS-Lösung erspart, die letztendlich doch vieles nicht konnte, was EcoDMS kann...
Mir hat letztendlich dieses Video die Augen geöffnet

Direkt vom Scanner aufs NAS, dort vollautomatisch ins EcoDMS importiert, dort 1x für die meisten Dokumente mittels einer in einer Minute entworfenen "Vorlage" automatisch indiziert und verschlüsselt abgelegt. Und das alles auf deutsch von einer Firma aus Aachen, mit denen man ggf. sich gut unterhalten kann.
Dazu noch 1 Monat mit allen Funktionen als Demoversion zum ausprobieren. Genial ! Für Privatanwender dann weiterhin Gratis, aber mit eingeschränkten Funktionen (z.B. keine neuen Dokumentenarten erstellen - die kann man sich aber ja im 1. Monat komplett erstellen)
Ich überlege gerade, mir noch EcoMAILZ dazu zu holen.. Dann kann/soll man auch noch (wichtige) Emails als pdf und im Originalformat speichern und die Anhänge ins DMS überführen können... Jedenfalls werde ich das mal Testen.

 

[Kachelkaiser]

Schön, hier über deine Freude zu lesen,

ich bevorzuge allerdings paperless-ngx, da hier keine proprietäre Datanbank benutzt wird und die Dokumente in der Ordnerstruktur vorhanden sind. Wenn es das Tool einmal nicht mehr geben sollte, komme ich an die Dokumente noch ran. Außerdem gibt es keine Einschränkungen bei den Dokumenttypen.

 

[Synchrotron]

So ist es gut, wäre schade, wenn wir immer zum gleichen Ergebnis kämen. Dann wäre hier im Forum viel weniger los, und wir würden nichts mehr über die Use Cases anderer Nutzer erfahren.

Richtig ist immer, was für einen selber passt.

 

[Kachelkaiser]

Auf jeden Fall. Wollte ihm seine Lösung auch nicht schlechtreden.

Viel Spaß mit EcoDMS