Nein, das bedeutet, dass die Mails halt archiviert sein sollten, BEVOR sie das Zielpostfach erreichen. Bei einem Exchange dient das Journalpostfach quasi nur als Sammelpostfach für alles ein- und ausgehende (daher wird dann auch das archiviert, rumfummeln kann da der User auch nicht). Theoretisch - unter Betrachtung des Mailroutings - könnte sowas halt auch auf einem eigenen Mailserver entsprechend ausgelöst werden, indem einfach eine z.B. entsprechende Weiterleitung (z.B. via always_bcc) zeitgleich oder vor Zustellung ins Benutzerpostfach bzw. vor eigentlichem Versand stattfindet. Da das technisch dann aber ggf. doch etwas aufwändiger sein kann, geht man i.d.R. halt hin und hat entweder noch ein System davor (da müssen die Mails halt durch - ein- und ausgehend) und dieses schickt noch eine Kopie von allem ans Archiv.
Bei intervallbezogenen Abrufen (was ja per se schon schlecht ist, denn das ist "nicht" der "frühstmögliche" Zeitpunkt) hat man halt immer die Verzögerungen drin und theoretisch ermöglicht jeder Sekunde Verzögung eine Veränderung (Mails sind auch schnell gelöscht). Daher schrieb ich vorhin auch, dass dieser IMAP/POP3-Abruf eigentlich auch nur ein "letzter Ausweg" ist. Viele haben halt keine andere Möglichkeit (z.B. bei öffentlichen Hostern) und müssen dann meist zwangsläufig auf die Archivierung vom Hoster zurückgreifen (sofern dieser überhaupt entsprechendes anbietet), oder müssen dann halt auf IMAP/POP3-Archivierung zurückgreifen, wobei das Konstrukt natürlich sehr wackelig ist. Allerdings ist mir auch noch kein Fall bekannt (oder öffentlich geworden), wo Firmen für eine nicht 10001%ige Archivierung belangt wurden.
Zu sehen ist stets auch der Kosten/Nutzen-Faktor... ich mein, man garnicht nicht hingehen und beschliessen, dass jetzt irgendwas gemacht werden "muss", obwohl die Systeme damals noch überhaupt garnicht soweit waren. Klar gab es dann einige Vorreiter wie Mailstore, die sich (mit teils kruden) Lösungen auf den Markt geworden haben und so auch einen gewissen Bekanntheitsgrad erreicht haben, aber irgendwie ist das ganze schon ziemlich bescheiden abgelaufen. 98% aller Unternehmer haben das Thema sowieso schon lange verdrängt (Hosting 10€, Archivierung Hosting 100€ ist einfach kein tragbares Verhältnis). Mails ausdrucken machen auch noch viele, ist aber natürlich auch nicht erlaubt und so wird irgendwas beschlossen (anscheinend juckt das Thema auch irgendwie keinen mehr) und der Unternehmer bleibt jetzt auf einem Haufen Ratlosigkeit sitzen und macht halt erstmal "irgendwie" um eben "irgendwie" den Gesetzesanforderungen nachzukommen. Mögen Peanuts für dicke Unternehmen sein, aber für Firmen unter 20 Mitarbeitern sind das schon wieder ziemliche Hürden (verhält sich halt ähnlich der DSGVO... für die großen kein Problem, die kleinen kommen erstmal ins schwitzen). ??
Ich will damit auch nicht sagen, dass das ein oder andere "schlecht" ist, nur sollte man sich einfach nur der Tatsache bewusst sein, dass so eine IMAP-Archivierung im Zweifelsfall "eventuell" nicht ausreichend ist. Wenn es dann heisst "ja, aber wir können ja garnicht anders...." könnte es ggf. auch von der Gegenseite heissen "Dann hätten sie aber .... müssen". Das ist halt so das einzige, worauf es schlussendlich hinaus läuft. Die revisionssichere Mailarchivierung ist ja nicht in erster Linie für einen selbst (sonst wäre das ja auch alles kein Problem)... Wenn der Staat sagt "Spring!", dann hast Du gefälligst zu springen... wenn der Staat sagt: "Zahl!", dann hast Du zu zahlen.... wenn der Staat sagt: "Archivieren!", dann hast Du gefälligst zu archivieren Prinzip ist doch bekannt?! ?
EDIT1: Meist gehen die Firmen halt einfach hin und kaufen die Archivierung beim vorhandenen Hoster direkt mit ein. Bei z.B. hosted-Exchange-Postfächern kommt man so halt auf ~10-15€/Monat/Postfach (bei meist 50GB Speicher) und darin ist dann schon alles inkl. Archivierung enthalten (als Gimmick on top halt noch die Exchange-Funktionalität, ohne viel Gepopel bei Notizen, Kalendern und Kontakten). Bei den Low-Budget-Varianten gibt es sowas natürlich auch, da bewegt sich das dann meist im Rahmen von X für's Hosting + X für die Archivierung einzelner Postfacher, welche Bestandteil des Hosting-Paketes sind.
EDIT2 (in Bezug auf EDIT1)...: Bei der Auswahl bitte IMMER sehr genau auf das Kleingedruckte achten! Strato meine ich hatte mal was von wegen 2,50€ für x GB und danach "pro GB" 2€ extra, so dass man bei 50GB Postfach dann schnell ziemlich arm geworden wäre ??
)).
