EcoDMS - Einstieg im privaten Umfeld

[JeansyZ]

Hallo zusammen,
ich bin nun endlich dabei mit der digitalen Ablage meiner Dokumente im privaten Kontext zu beginnen und habe mich nun für EcoDMS entschieden, da mich die Testversion soweit überzeugt hatte was die Funktionen angeht. Habe es nun auf meinem DS220+ soweit eingerichtet (und dafür auch eine RAM-Erweiterung durchgeführt) - Lizenz ist vorhanden, daher brauche ich nun keine Hinweise mehr auf Alternativen (paperless und Co).

Nun stehe ich ein wenig vor der "Herausforderung", wie ich das ganze nun am besten aufsetze für mich und meine kleine Familie.
Dies betrifft also primär die Ordner-Struktur, als auch die Dokumentenarten und die (zusätzlichen) Klassifizierungsfelder.

Bzgl. Ordner-Struktur habe ich nun folgendes im Hinterkopf:

1. Persönliche Dokumente
2. Kinder
   1. <Kind 1>
   2. <Kind 2>
3. Versicherung
   1. (Risiko-)Leben
   2. Renten
   3. BU
   4. Haftpflicht
   5. Hausrat
   6. Glas
   7. Unfall
4. Beruf
   1. <Unternehmen 1>
      1. Gehalt
   2. <Unternehmen 2>
      1. Gehalt
5. Finanzen
   1. Bank
   2. Depot
   3. Finanzamt
   4. Steuererklärung
6. Gesundheit
   1. Rechnungen (für Abrechnung PKV)
7. Fahrzeuge
   1. Privater PKW
   2. Firmen-PKW
8. (Kauf)Belege
9. Vertrags-Unterlagen
10. Bildung
    1. Schulische Bildung
    2. Studium
    3. Weiterbildungen & Zertifikate
11. Haus & Co
    1. Bau-Unterlagen
    2. Rechnungen

Dies einmal als erster Wurf, ggf. noch nicht ganz vollständig.
Generell ist eben die Überlegung, dass ich für die Zuordnung einzelner Dokumente innerhalb der Familie evtl. ein Attribut anlege, das eben u.a. meine Frau, mich oder eines der Kinder beinhalten kann um zuzuordnen wem eine Versicherung "gehört". In einer klassischen Dateistruktur hätte ich dies ggf. auch wieder als Unterordner abgebildet (genau wie ggf. auch das Versicherungsunternehmen), im DMS wäre das vermutlich als Attribut sinnvoller, oder? Wie macht ihr das denn?

Welche Dokumentenarten habt ihr denn grundsätzlich so angelegt?
Spontan fallen mir hier nur diese ein:

• Rechnung
• Vertrag
• Gehalt
• Police (Versicherung)
• Allg. Dokument (Platzhalter für den "Rest")

Hier würde ich mich auf Input freuen, bin da noch etwas unentschlossen.
Das gleiche gilt auch für zusätzliche Attribute, hier fallen mir spontan nur folgende ein:

• Unternehmen (meist also der Absender des Dokuments z.B.)
• Person (Familienmitglied oder eben übergreifend, wenn es die ganze Familie betrifft).
• Steuer-Relevanz

Ich würde mich wirklich sehr über jeglichen Input freuen. Hier gibt es sicher einige, die schon jahrelang Erfahrungen mit einem DMS sammeln konnten.

Danke Euch vielmals!!

Liebe Grüße
Jens

 

[steje43]

Früher hatte ich das auch so. Aber, laut Handbuch soll man seine Ordnerstruktur schlank halten. Dieses Jahr habe ich dann eine neue Struktur angelegt.
Ich habe nur noch 6 Ordner. Arbeitgeber, Banken, Belege, Bescheide, Versicherungen, Verträge. Dokumentenarten: Anträge, Garantiebeleg, Kontoauszug, Kündigungen, Lohnabrechnungen, Mitteilungen, Rechnungen, Vertragsabschluss Klassifizierung: Behörde, Jahr, Bank, Ausgaben, Versicherungen, etc.

 

[Bloodrush]

@JeansyZ
Man kann auch entgegen der Anweisung ruhig eine Komplexere Ordner Struktur haben.
Auf der Arbeit nutzen wir auch Ecodms, und haben rund 350.000 Dokumente gepflegt.

Im Privaten habe ich eine Ähnliche Ordner Struktur wie oben beschrieben. Grundsätlich könnte man aber auch alle Dokumente einfach im Hauptordner belassen, durch die Volltextsuche, findet man die Dokumente auch so wieder .

Ansonsten habe ich Klassifizierungen zb für Gehaltsabrechnungen gemacht, da diese immer gleich aufgebaut sind und somit Automatisch in die Jeweiligen Ordner abgelegt werden.

 

[Synchrotron]

Im Zweifel immer möglichst wenige Ordner. Falls die Volltextsuche nicht ausreicht, lieber Schlagworte vergeben.

 

[Monacum]

@Synchrotron Zustimmung.

@JeansyZ @Bloodrush Ein Fehler, den ihr aus meiner Sicht so ein bisschen in der Verwendung mit so einer Software macht, ist, dass ihr mit den Dokumenten so umgehen wollt, wie ihr das bisher auch analog gemacht habt mit eurem Ordner im Bücherregal.

Dabei ist einer der größten Vorteile dieser Dokumentenmanagement-Software, und da spielt es gar keine Rolle, ob man ecoDMS oder Paperless verwendet, dass man mit Tags/Schlagworten arbeiten kann. Dann kann man sich in dem obigen Beispiel schon mal einen unter Ordner für das Finanzamt sparen, weil man bei den entsprechenden Dokumenten einfach noch einen zusätzlichen Tag „Steuererklärung“ setzt und dann auf einen Blick oder Klick alle entsprechenden Dokumente filtern kann. Anderes Beispiel: Eine Berufsunfähigkeitsversicherung hat mit Beruf und mit Versicherung zu tun.

Diese Software will über ihre Suchfunktion und Tags, Dokumententypen etc. bedient werden, nicht durch wilde Unterteilung in Ordner.

Und wenn ihr irgendwann mal, aus welchem Grund auch immer die Software wechselt, dann mach das eine schlanke Ordnerstruktur auch leichter, dass in ein neues System zu überführen.

Also nicht falsch verstehen, man kann das so machen, wie ihr das hier besprecht, aber aus meiner Sicht nutzt man das Potenzial dieser Software dann gar nicht voll aus.

 

[Bloodrush]

Hi Monacum,

wie versieht man denn die Dateien mit Tags?
Also mir gefällt die Aussage die du getroffen hast zwecks Tag Suche...
Hoffe du kannst mir da eben helfen!

Merci

 

[Monacum]

Bei ecoDMS läuft das wohl überdie sogenannte Klassifizierung. Da ich selbst Paperless-ngx nutze, kann ich Dir leider keine genaueren Infos dazu geben.

 

[Bernd_Eifel]

Meine Beispiele mit EcoDMS im Anhang ( ja, hat keine TAGS, aber Klassifizierungsattribute):
Damit kann ich seit einiger Zeit so gut wie jedes "anfallende Dokument" abfangen.

Durch die auf der linken Seite vorhandene (Schnell-)Filtermöglichkeit würde ich aber auch nicht zu wenige Ordner anlegen, da man hierüber oft auch ganz schnell zu dem gewünschten Dokument gelangen kann, ohne die Suchfunktion bemühen zu müssen... Und ob man nun dem Dokument einen der wenigen Ordner oder einen passenden spezielleren Ordner zuweist spielt ja beim Indizieren keine Rolle - erst recht wenn man mit Vorlagen zur Indizierung arbeitet die das dann automatisch machen...

 

[servilianus]

Bitte nutzt für die weitere Kommunikation hier den eigens erstellten ecoDMS-Thread. Dann haben alle etwas davon. Danke!

 

[Monacum]

Möchtest du den Thread, den du meinst, vielleicht auch hier verlinken? Es gibt diverse Threads zu dem Thema. Und auch wenn ich grundsätzlich ein Freund einer gewissen Bündelung bin, so ist es in der Praxis nicht zu vermeiden, dass es mehrere Threads zu einem Thema gibt — und das ist ja auch nicht schlimm, es gibt eine Forensuche und die Suche über Google ausschließlich auf dieser Seite.

 

[ebusynsyn]

@JeansyZ
@Bloodrush

Ich kann @Monacum zu 100% zustimmen.

Hier noch ein paar Gedanken zum Thema: Seit 2011 bin ich im privaten Bereich (fast) papierlos unterwegs. Im Laufe der Jahre haben sich die Tools und vor allem die Volltextsuche stark weiterentwickelt, sodass ich seit ein paar Jahren vollständig auf eine Ordnerstruktur verzichte. Ich unterteile lediglich noch die Jahre. Jedes Dokument ist ausserdem mit (teilweise mehreren) TAGS versehen.

Viel wichtige als die Ordnerstruktur scheinen mir der Scanner und die OCR-Software zu sein, sowie die Möglichkeit, möglichst viele Schritte automatisiert einzurichten. Der Weg, die papierene Ordnerstruktur (Leitz-Ordner) mit Registern elektronisch abzubilden ist meiner Ansicht nach nicht notwendig/zielführend. Wenn nicht sogar hinderlich, wenn automatisiert vorgegangen werden soll.