ecoDMS meistens extrem langsam

[Hydrum]

Hallo in die Runde!

Ich habe relativ neu eine DS218+ (mit zwei IronWolf 4 TB als RAID 1) und bin soweit auch sehr zufrieden damit. Ich habe recht ausführlich geplant, wie wir unsere geschäftlichen (Familienbetrieb) und privaten Daten, Größenordnung ca. 100.000 Dokumente, mal nachhaltig verwalten können mit gemeinsamem Zugriff und automatischen Backups. Als Bais für die Dokumentenverwaltung bin ich dabei nach langer Recherche zu ecoDMS gekommen. Das habe ich soweit auf der DS218+ installiert und eingerichtet. Momentan greife ich darauf über den Windows-Client und testweise über den Web-Client zu.

Ich bin natürlich nicht davon ausgegangen, dass ich gleich die perfekt runde Software/Lösung bekomme, aber ecoDMS läuft teilweise so extrem langsam, dass ich am liebsten in den Tisch beißen würde. Und das im Testlauf mit gerademal 30 Dokumenten... Wie damit irgendwer produktiv arbeiten könnte ist mir ein Rätsel - daher gehe ich eigentlich erstmal davon aus, dass das Problem woanders liegen muss.

Ein Problem ist, dass der Client ultra viele Denkpausen macht, teilweise nur, wenn ich irgendwo ein Dropdown-Menü oder die Einstellungen öffnen will. Das geht von einer Sekunde bis zu einer halben Minute. Das andere Problem ist, dass der Datenabruf (speziell von der Dokumentenvorschau) meistens extrem lange dauert, bis hin zu 2 Minuten. Nur selten mal läuft das halbwegs schnell (2-3 Sekunden je Vorschau), ich weiß aber nicht, woran das liegt.

Wenn der ecoDMS-Server auf der DiskStation mit OCR anfängt ist definitiv immer Land unter mit allem. Da habe ich die 2 GB RAM in Verdacht, was ich auch zeitnah prüfen kann, weil ich schon 8 GB nachbestellt habe. Aber auch wenn OCR nicht läuft (sieht man ja an den laufenden Prozessen und der CPU-Auslastung im Docker-Container) ist die Reaktion von ecoDMS auf Benutzereingaben bzw. -abfragen meistens wirklich unbenutzbar langsam. Über Sekunden kann man sprechen, aber mit teilweise einer halben bis ganzen Minute nur für eine Dateivorschau, die sogar schon 2-3x mit einem kompletten Programmabsturz quittiert wurde, werden wir nicht arbeiten können.

Hat jemand Erfahrung damit bzw. kennt die Problematik? Gibt es noch irgendetwas einzustellen oder zu berücksichtigen? Ich kann mir nicht vorstellen, dass eine Software für den produktiven Einsatz irgendwo freiwillig verwendet werden würde, wenn die standardmäßig so langsam ist... und da ich ecoDMS vom Funktionsumfang her ganz passend finde und auch schon die gesamte Strukturierung inkl. automatischen Backups geplant habe, wäre es schade, doch noch wechseln zu müssen.

Schonmal danke für alle Antworten!

Viele Grüße, Adrian

// edit
Sorry, gerade gesehen, dass das vielleicht nicht das richtige Unterforum war, da hätte eventuell eher "3rd Party Anwendungen" gepasst? Falls ja, bitte verschieben

// edit 2
Geht natürlich um das aktuellste ecoDMS (18.09). Der Windows-Client (von dem aus auf den Server zugegriffen wird) läuft auf einem Ryzen 7 1700 mit 16 GB RAM, das dürfte also auch nicht die Bremse sein...

 

[myssv]

Ich denke mal, dass Deine RAM-Ausstattung viel zu klein ist.

Ich setze eine DS1819+ mit 20GB RAM ein und habe überhaupt keine Probleme. Die Software läuft absolut flüssig und ich bin mega zufrieden.

Ich habe mir mal meinen Docker Container angesehen und ecoDMS braucht bei mir alleine ca. 1GB an RAM im Leerlauf. (aktuell 1841 Dokumente).

Ich denke mit den zusätzlichen 8GB sollte sich ein ganz anderen Bild ergeben!

 

[servilianus]

ecodms schreibt als Systemvoraussetzung mindestens 4 GB RAM vor. Ich habe 16 - läuft alles in Windeseile. und ich bin mit ecodms angesichts des Preis/Leistungsverhältnisses mehrcals zufrieden.

 

[Hydrum]

Dann bin ich guter Dinge, danke für die Info
Nachdem ich vorhin 2 Stunden nichts gemacht habe, war ecoDMS danach halbwegs flott für eine Weile, ist nur nach einigen Vorgängen wieder etwas eingebrochen. Klingt also auch wieder schwer nach Speicher. Bin mal gespannt, wenn die zusätzlichen 8 GB eingebaut sind, ich gebe dann Bescheid, ob's tatsächlich nur daran lag.

 

[steje43]

Nutze ecoDMS auch auf meiner DS 918+ mit 8 GB RAM.
Kenne diese Probleme nicht. Alles sehr flüssig.

Habe auch noch den Ecomailz Docker und beide jeweils verbrauchen ca. 500 MB Ram

Ryzen 7 1700 mit 16 GB RAM habe ich auch, aber mit Linux Mint 19.3.

 

[Hydrum]

Kurzes Update: Jetzt sind es 10 statt 2 GB RAM, damit ist gleich schonmal aufgefallen, dass sich die Docker-Container inkl. ecoDMS extrem viel mehr genehmigen im Leerlauf, nämlich ca. 3 GB (davon ecoDMS mit 1,6 GB). Alleine das zeigt schon, dass die 2 GB RAM dafür vollkommen unangemessen waren...
Die Zugriffe sind jetzt extrem viel schneller (Dokumentenvorschau 0,5 bis 2 Sekunden) und selbst während OCR ist alles noch recht vernünftig benutzbar. Davon abgesehen, dass die OCR-Vorgänge jetzt nur noch einen Bruchteil der Zeit brauchen

Eine andere Sache ist mir aber noch aufgefallen, die potenziell zu einer stockenden Bedienung führen kann: Der ecoDMS-Client (Windows) ruft die Daten vom Server offenbar synchron ab, wartet also nach jeder Anfrage strikt, bis er die Daten erhalten hat (bis dahin steht der Client vollkommen still). Bei absolut stabilen Verbindungen mit geringer Latenz (z.B. per LAN) ist das auch kein Problem, da fällt das quasi nicht auf. Mit WLAN unter nicht perfekten Bedingungen (oder ggfls. unterwegs mit LTE) führt das gelegentlich aber zu einer hakeligen Bedienung, und 1-2x hat das meinen Client gestern auch aus der Bahn geworfen (dauerhaft "keine Rückmeldung", da musste dann der Prozess abgeschossen werden). Ist also nicht unbedingt optimal für kabellose Verbindungen.

Bin trotzdem soweit zufrieden, nachdem die grottige Performance tatsächlich nur am RAM lag. Nochmal danke für die schnellen Antworten!

 

[servilianus]

Hakelige Verbindung bei WLAN kann ich nicht bestätigen. Kommt natürlich auf die WLAN-Verbindung an. Mein Ecodms Client im MacAir läuft bei mir daheim im WLAN-Netz stabil und zuverlässig, im LTE-Netz (Iphone als Hotspot) ebenfalls keine Probleme gehabt

 

[stiffler100]

Hallo zusammen,

könnt Ihr ein bisschen was erzählen wie Ihr es betreibt und wie Ihr das mit den Backups händelt?
Würde mir auch sowas aufsetzen, mit Mac´s via WLAN betreiben.
Aber nur privat, also nicht all zuviel Daten.

 

[servilianus]

Die Dokumentendaten liegen in Datencontainern, diese wiederum in einem beliebigen gemeinsamen Ordner, den Du mit den gängigen Methoden backupen kannst. Die ecodms-Geschwindigkeit hat jetzt erstmal nichts mit der täglich anfallenden Dokumentenanzahl zu tun, die von ecodms verarbeitet wird.

 

[Hydrum]

Hakelige Verbindung bei WLAN kann ich nicht bestätigen. Kommt natürlich auf die WLAN-Verbindung an. Mein Ecodms Client im MacAir läuft bei mir daheim im WLAN-Netz stabil und zuverlässig, im LTE-Netz (Iphone als Hotspot) ebenfalls keine Probleme gehabt

Bei stabiler Verbindung ist das auch kein Problem. Habe hier den Vergleich, da mein Stick am Desktop recht launisch ist (gelegentliche Aussetzer für 1-3 Sekunden, die man schön an einem Dauerping sehen kann). Während solcher Verbindungsaussetzer ist der Client absolut tot, da lässt sich auch kein Menüpunkt o.ä. mehr anklicken (bis hin zu "keine Rückmeldung" von Windows). Sollte aber im Normalfall ja nicht oder nur selten vorkommen, insofern fällt das nicht so sehr ins Gewicht. Über's Notebook (mit sauberer Verbindung) läuft der Client bei mir auch einwandfrei.

könnt Ihr ein bisschen was erzählen wie Ihr es betreibt und wie Ihr das mit den Backups händelt?
Würde mir auch sowas aufsetzen, mit Mac´s via WLAN betreiben.
Aber nur privat, also nicht all zuviel Daten.

Habe es bei mir jetzt noch nicht fertig eingerichtet, aber schon ausgetestet, ob das am Ende auch so funktionieren wird wie geplant: Ich lasse ecoDMS regelmäßig (täglich) eine inkrementelle Sicherung erstellen (also eine einzige Sicherung, die dann immer wieder mit den neuen Daten aktualisiert wird). Die landet im eingerichteten Backup-Ordner auf dem NAS in vielen Einzeldateien (wenn man das zusammenpackt als "restore.zip" und in den Restore-Ordner kopiert (und den ecoDMS-Server neu startet) wird das Backup automatisch wieder eingespielt). Ich werde dafür ein einfaches Skript schreiben, das dieses Backup regelmäßig zusammenpackt und dann maximal X (vielleicht fünf?) Backup-Archive behält, bzw. jeweils das älteste wieder überschreibt. Damit wären dann mehrere recht aktuelle Sicherungsstände vorhanden, falls aus irgendeinem Grund irgendetwas bei der aktuellen Datenbank kaputt wäre. Und die Backups wiederum lassen sich dann beliebig (auch automatisch/regelmäßig) auf ein anderes Gerät sichern, oder vielleicht sogar verschlüsselt in eine Cloud.

 

[steje43]

Ecodms legt bei mir die Backups an und diese werden einmal die Woche mit Hyperbackup gesichert. Ab und zu lösche ich dann die ganz alten Backups. Aber nur wenn es mir gerade einfällt.

Einrichten und vergessen. Ab und zu mal gucken. Mehr mache ich nicht.

 

[JudgeDredd]

könnt Ihr ein bisschen was erzählen wie Ihr es betreibt und wie Ihr das mit den Backups händelt?

Backups mach ich ausschließlich über scripting, nicht in ecoDMS.
Da meine Sicherungen auch noch auf andere Shares mit anderen Berechtigungen verschoben werden (Ransomware-Schutz).
Die binaries dazu sind bei ecoDMS ja schon mit ausgeliefert.

 

[stiffler100]

Ecodms legt bei mir die Backups an und diese werden einmal die Woche mit Hyperbackup gesichert. Ab und zu lösche ich dann die ganz alten Backups. Aber nur wenn es mir gerade einfällt.

Einrichten und vergessen. Ab und zu mal gucken. Mehr mache ich nicht.

Danke für Eure Antworten. Ich würde dies auch per Hyper Backup nach C2 Cloud sichern wollen. Aber wenn EcoDms alle Dateien in einem Container speichert, kann man dann auch das Backup so durchführen dass nur die neuesten Dateien hochgeladen werden und nicht immer der komplette Container?

Muss mir noch ein neues NAS suchen, habe noch die DSM 1215+, da sind leider nur 2GB RAM möglich. Das ist natürlich dann zu wenig. Hat mit gute Dienste geleistet.

 

[ebusynsyn]

Bei mir läuft ecoDMS produktiv auf der 620slim (6GB-Ram) im Docker. Habe rund 6'000 Dokumente. Der Zugriff erfolgt ausschliesslich über WLAN. Alles recht flüssig. Bin soweit zufrieden.

Auf meiner 918+ (8GB-Ram) habe ich kürzlich Windows 10 (Virtuell) eingerichtet. Darauf die Windows ecoDMS 'All-in-one'-Version installiert. Via Backup-Restore habe ich alle Daten übertragen. ecoDMS läuft auf dieser Testinstallation gefühlt etwas langsamer, aber immer noch gut. Zugriff ebenfalls via WLAN.

Frage: Hat jemand folgende Installation? MacBookPro mit Paralles (Windows10) und ecoDMS drauf? Wäre damit gegenüber der DS620slim Variante (Docker, ecoDMS) eine Performance-Steigerung zu erwarten. Meine Idee ist, dass es via Parallels schneller läuft, da der WLAN-Zugriff entfällt. Also alles auf meinem MBP läuft. Liege ich da richtig mit meiner Vermutung?

Noche eine andere Frage: Bei der 620er Variante (ecoDMS im Docker) wird kein Scanner erkannt. Bei der 918er Variante (Virtual Machine, Windows10, ecoDMS) wird der Scanner erkannt. Hat jemand einen Tipp, dass der Scanner auch in der Dockervariante erkannt wird.

 

[servilianus]

Natürlich würde es gehen, ecodms nur lokal auf einem MBP zu installieren. Nur: welchen Sinn hat dieses Unterfangen?

ecoDMS ist doch gerade prädestiniert dafür, dass alle Dateien zentral auf einem Server liegen - und eben nicht lokal auf einem Client (wie bei Dir auf dem Mac). Denn: Mac weg/zerstört = alle Daten/Dokumente weg. Außerdem kannst Du so nicht mit mehreren Geräten auf ecoDMS zugreifen. Gibt ja bei ecoDMS sogar die Möglichkeit, ohne Client nur per Browser auf die Oberfläche zuzugreifen.

Zum Thema Performance: Ich greife mit meinem MacBook per VPN-Leitung zum Server auf ecodms dort zu - und habe keinerlei Probleme mit der Performance oder Geschwindigkeit.

Also wenn es nur am WLAN liegen sollte, würde ich mir eher um die Anbindung an die Synology Gedanken machen, also entweder WLAN-Performance verbessern oder das MacBook per Lan ins Netz bringen.

Frage auch, warum Du auf der 918+ ecodms in einer Virtuellen Maschine laufen lässt, und nicht gleich dort auch im Docker, was sicher schneller sein dürfte als unter Windows 10...

Bezgl. des Scanners: Ich habe ihn schlicht und einfach so eingerichtet, dass er per smb die pdfs in den ecodms-Ordner scaninput verschiebt, wo die pdfs dann ja von ecodms weiterverarbeitet werden. Dafür kannst Du jeden beliebigen Scanner verwenden.

 

[ebusynsyn]

@servilianus

Vielen Dank für Deine Inputs. In der Tat ist Deine Frage nach dem Sinn des Unterfangens (MacBookPro) sehr berechtigt. Werde dieses Vorhaben sicherlich nochmal überdenken.

Noch kurz zur 918+: Diese Installation (Windows 10) habe ich lediglich zu Testzwecken mal gemacht. Mir ging es a) darum, zu sehen ob funktionale Unterschiede gegenüber der Docker-Variante von ecoDMS vorhanden sind. Ausserdem wollte ich b) mal ein Backup-Restore durchspielen. Was übrigens auch geklappt hat.

Zum Scanner: Auch ich scanne mit ScanSnap ix1500 direkt in den scaninput (ecoDMS-Ordner) der auf dem NAS liegt. Das klappt einwandfrei. Gewisse Dokumente werden via automatisierter Klassifizierung direkt abgelegt.

Auf meiner DS620 laufen zur Zeit 7 Docker-Container. Könnte mir vorstellen, dass der Umzug des ecoDMS-Dockers zur DS918+ einen gewissen Performance-Schub auslösen könnten.

 

[steje43]

Habe auch die DS918+ und vier Docker Dinge am Laufen. Dann noch vier Webseiten und den Mailserver, Mediaserver , 2x Nextcloud, u.a. und meine DS 918+ langweilt sich immer noch. Keine Probleme mit EcoDMS oder Ecomailz. Ich scanne über den Client auf einem Debian OS die Dokumente ein. Gerade mal geguckt. 3% Auslastung Ram habe ich 12 GB.

 

[Tengo]

Hallo liebe Foristen,

ich bin auch schon ne ganze Weile am überlegen, ob ich mir sowas wie EcoDMS zulege. Einerseits klingt das alles sehr spannend und - wenn erstmal die Grundlagen gelegt wurden (Ordnerstruktur, Tags, Vorlagen erstellt) geht sicherlich der "Papierkram", vor allem der heute ja oft digital einflatternde Rechnungen von Online-Shops, Handyvertrag, Bestellbestätigungen usw., alles viel leichter.
Bisher mache ich das alles über simple PDF-Scannerei mit Adobe-OCR-Erkennung und Ablage in benannten Ordnern ... meine Frage also:
Lohnt sich das wirklich für den reinen Privathaushalt mit 2 Erwachsenen? Oder ist das wie mit Kanonen auf Spatzen ballern?

Dazu muss ich sagen, dass ich bisher von unterwegs keinen Bedarf hatte, auf meine Akten daheim zuzugreifen, also wenn dann nur als "elektronisches Archiv".
Und Kosten spielen zum Glück auch keine Rolle, da werkelt ne 918+ mit 16GB RAM rum (oder eher schläft vor sich hin) und eine 218+ steht auch noch für Backup's in der Ecke. Und wenn ich mir den Vergleich der Vollversion vs. Free4Three ansehe, da haben diese "Schlingel" vermutlich nicht umsonst den Vorlagendesigner nur auf eine Vorlage beschränkt.

Also ... lohnt sich das für einen 2-Personen-Haushalt mit einer Vollversion oder welche Variante nutzt ihr bei welchen Rahmenbedingungen???

 

[servilianus]

Hallo, ich oute mich als ecoDMS-heavy-user...

Ich kann nur sagen: Wenn man sich dazu erzieht, alle hineinkommenden Dokumente gleich zu scannen, dann hat ecoDMS auch für einen Privathaushalt sehr große Vorteile. Allein wenn ich an die Steuererklärung denke: Wo ist nochmal der Beleg X? Irgendwo muss er doch sein? Muss ich wohl doch mal in den Keller gehen... Oder doch weggeschmissen? Wie häufig habe ich mich geärgert, dass ich einen ganz bestimmten Beleg benötigte, aber gerade dieser nicht mehr auffindbar gewesen ist. Dank ecodms vorbei.

Der Vorteil an ecoDMS - weil es eben datenbank-basiert ist: Du kannst mit einer ganz flachen Ordnerstruktur arbeiten. Ja, Du kannst auch nur einen Ordner für alles nehmenm und da alles hineinschmeissen, - denn ecodms findet eh alles wieder (Volltextsuche).Also man sollte sich von dem Gedanken lösen, weil man es so gewohnt ist - Unterordner von Unterordnern von Unterordnern für die unterschiedlichsten Jahre, Rechnungstypen, Vertragsarten oder Kassenzettel anlegen zu wollen - ist alles bei ecoDMS nicht notwendig. Ich bsp. habe 6 verschiedene Ordner, in denen die Dokumente abgelegt sind - das reicht.

Dazu kommt noch: Dadurch, dass Du alle Dokumente eh elektronisch archiviert hast, kannst Du Dokumente auch per Knopfdruck elektronisch versenden - ohne Kopien, Post etc. Falls du also jemanden etwas schicken möchtest. Einfach das Dokument aufrufen - und "per Email versenden" anklicken.

Ja, es ist sogar möglich, etwa Deinem Steuerberater, eine Art ecodms-"light" per Mail mitzuschicken - so kann er alle Dokumente inklusive aller von Dir getätigten Archivierungs- / Klassifizierungsmerkmale öffnen und bei sich korrekt ablegen.

Ich würde es nicht mehr missen wollen.

Und wenn Du keinen Scanner anschaffen willst, kannst Du Dir aufs Smartphone auch eine Scan-App wie Scan-Bot laden, und die Unterlagen dann direkt per WebDav zu ecoDMS hochladen. Also bei uns ist das so, dass alle zugeschickten Rechnungen etc. gleich nach dem Aufmachen per Smartphone gescannt/abfotografiert werden. Die werden dann im Hintergrund von ecoDMS automatisch klassifiziert und entsprechend abgelegt.

Und pdfs, die Du als Mail erhälst, kannst Du ja ohnehin einfach per Drag and Drop in ecoDMS hineinziehen. Dann kannst Du - mit einer gewissen Einarbeitungszeit - die Archivierung auch schön automatisieren.

Zuletzt: Ich finde, dass ecoDMS für die Möglichkeiten, die es bietet, ein sensationelles Preis-Leistungsverhältnis aufweist - und einer der wenigen Anbieter ist, die NICHT auf den Zug dieser bescheuerten Abo-Modelle aufgesprungen ist...Vor allem: Bei dem alles bei MIR und MEINEM Server bleibt - und nicht in irgendeiner chinesischen Cloud liegt.

Was Du mit dem Vorlagendesigner meinst, ist mir nicht ganz klar. Selbstverständlich kannst Du viele Vorlagen anlegen. Ich habe mir verschiedene Vorlagen konzipiert, mit denen unterschiedliche Dokumentenarten (Gehaltsabrechnungen, EC-Karten-Belege, Stromrechnungen etc.) je unterschiedlich archiviert werden können.

Noch ein Wort zum "Unterwegs-Zugriff": Toll finde ich bei ecoDMS, dass man von unterwegs per Browser/Smartphone sehr einfach Dokumente herunterladen kann, also ohne ecomds-Client-Programm, wenn man gerade mal was benötigt. Bei mir erst unlängst, als man nach meinem Führerschein fragte - ich diesen aber leider gerade nicht dabei hatte... Die Rennleitung gab sich tatsächlich mit der heruntergeladenen Führerschein-pdf zufrieden..

Den Nachteil will ich nicht verschweigen, aber er liegt in der Natur der Sache begründet: Deine Dokumente werden nicht als Original-pdfs irgendwo in einem Ordnerbaum abgelegt. Denn ecoDMS ist ja datenbank-basiert. Heisst: Ohne ecoDMS wirst Du Deine Dokumente nicht so einfach wiederherstellen können. Ich mache das so, dass ich am Anfang jeden Monats alle Dokumente des Vormonats in einem Rutsch als pdf herausexportiere und in einem Ordner ablege. Falls ecoDMS mal pleite geht.

Und wenn man bei ecoDMS auf der Synology mal Blut geleckt hat, kann man ja noch eine Stufe weitergehen... mit dem Email-Archierungsprogramm ecoMAILZ, was mir tatsächlich einem Rechtsstreit den Allerwertesten gerettet hat, weil ich uralte Emails wiederfinden konnte....

 

[steje43]

Habe auch eine DS918+.

Für meine Vereinsverwaltung mit rund 6000 Mitglieder verwende ich Office n PDF.
Günstig und sehr gut. Ich kann auch alle Dokumente exportieren.

Privat hatte ich echt einige Ordner im Büro. Da hat sich viel angesammelt in den letzten Jahren.
Nun mache ich das seit der Version 16.08 mit EcoDMS.
Ich scanne alles ein, auch Garantiebelege die ich sonst verloren oder verlegt hätte.

Beispiel: Meine Tochter hat sich so teure Kopfhörer von Mediamarkt gekauft.
Nach 18 Monaten defekt. Gut, dass ich die Rechnung gleich in EcoDMS gefunden habe.
Ausgedruckt und Garantieantrag gestellt. Hatte ich auch schon mit einem Handy.

Es lohnt sich!

Nachteil: Support gibt es nur mit viel eigenem Geld, d. h. wenn du mal ein richtig großes Problem hast wird es teuer.

Den Nachteil will ich nicht verschweigen, aber er liegt in der Natur der Sache begründet: Deine Dokumente werden nicht als Original-pdfs irgendwo in einem Ordnerbaum abgelegt. Denn ecoDMS ist ja datenbank-basiert. Heisst: Ohne ecoDMS wirst Du Deine Dokumente nicht so einfach wiederherstellen können. Ich mache das so, dass ich am Anfang jeden Monats alle Dokumente des Vormonats in einem Rutsch als pdf herausexportiere und in einem Ordner ablege. Falls ecoDMS mal pleite geht.

Darüber habe ich mir noch keine Gedanken gemacht.