ecoDMS - Originaldateien erhalten

[Uhlhorn]

Das ist bestenfalls (D)eine Meinung, mehr nicht.

Sowieso.

Files die in einer festen Beziehung zu einem Datensatz in einer DB stehen, lösen schnell inkonsistenzen aus, wenn z.B. eine Datei umbenannt wird oder ein Datensatz gelöscht wird, ohne die Dateioperation nachzuziehen etc...

Ja, das stimmt. Ich sehe das immer aus meiner Mac-User-Warte aus, das sollte ich nicht. Beim Mac ist es kein Problem, wenn sich der Dateiname ändert. Apple hat entsprechende Techniken ins System eingebaut.

Ich weiß nicht genau, wie Apple das macht. Aber ich würde z.B. einen langen Zufallscode in die Spotlight-Kommentare schreiben, so dass ich die Datei immer wieder finde, egal wie sie nun heißt und wohin sie auch verschoben wird.

Aber ich verstehe Deinen Einwand natürlich und das ist verständlich. Es soll ja auf allen Systemen funktionieren.

Für servilianus (und andere User) wäre es vielleicht eine Hilfe, wenn es Tools mit GUI geben würde, mit der man die Daten leicht aus der Datenbank exportieren kann. Dann würde man ruhiger schlafen können. ;-)

 

[Stefan_T]

Hallo,
kannst du mir bitte kurz beschreiben wie du das mit dem rotieren machst?

ich mache auch täglich ein Backup, aber der Backupordner wächst immer weiter an wenn ich nicht manuell eingreife.
Ich kann leider kein rotierendes Backup auch der C2 Cloud erstellen.
Soll ich dann ein zweites rotierendes Backup auf die NAS machen und dieses dann auch C2 sichern?
Danke

 

[servilianus]

Falscher Thread? Hier geht es um ecoDMS. Oder was meinst Du jetzt genau. Deine Frage ist sehr unkonkret.

 

[Anubael]

Zur Sicherheit erstelle ich jede Nacht ein Backup der Daten und rotiere es nach 5 Tagen.

Ich hoffe mein Input hat Dir geholfen, denn eine richtige Frage habe ich nicht gefunden.

Gruß,
JudgeDredd

Ich nehme an der letzte Eintrag bezieht sich hierherauf.
@JudgeDredd - Du Sicherst auf ein externes Laufwerk und rotierst dieses?

Sorry ich bin neu im Thema ecoDMS
Kann in ecoDMS ein Dokument vor Veränderung der Klassifizierung geschützt werden?

 

[JudgeDredd]

Ich nehme an der letzte Eintrag bezieht sich hierherauf.

Ich glaube es war wirklich der falsche Thread.

@JudgeDredd - Du Sicherst auf ein externes Laufwerk und rotierst dieses?

Ja. Allerdings alles über die Konsole per Script. Ich nutze nicht die Einstellungen die man über den Client vornimmt.

Kann in ecoDMS ein Dokument vor Veränderung der Klassifizierung geschützt werden?

Ja, archivieren oder entsprechende Berechtigungen vergeben.

 

[Uhlhorn]

ich mache auch täglich ein Backup, aber der Backupordner wächst immer weiter an wenn ich nicht manuell eingreife.

Ja, ecoDMS erzeugt einfach immer mehr Backups. Und jedes backup ist bei mir zurzeit 2,3 GByte groß. Ich kopiere sie mit Hilfe von Hazel (Mac) auf meinen Arbeitsrechner und markiere alle Backups älter als 1 Monat. Ab und an lösche ich die Markierten manuell.

Es wäre natürlich besser, wenn eine Software selbstständig alte Backups löscht und nur z.B. die letzten 10 Backups aufhebt und vielleicht zusätzlich eines pro Monat. Das macht ecoDMS leider nicht. Das muss man also durch ein Script oder ähnliches machen.

Ich werde das bei ecoDMS mal anregen. ;-)

Vielleicht sollten wir ein ecoDMS-Thread aufmachen. Hier ging es ja um das Scannen direkt auf das Synology-NAS (was natürlich damit zusammenhängt).

Falls noch jemand Fragen zu ecoDMS hat, soll er einen neuen Thread eröffnen und den Link hier posten. Ich komme dann auch dort hin.
Ich sehe gerade, das ist ja ein ecoDMS-Thread.

 

[JudgeDredd]

Ich habe es glaube ich schonmal hier im Thread geschrieben. Es gibt auch ein Binary was das Backup startet. Das Backup über die Applikation zu machen find ich eh nicht so prickelnd. Im Script kann man besser reagieren, wenn es durchgelaufen ist und die Dateien ggf. Ransomware sicher verschieben.

 

[Uhlhorn]

Ich verschiebe sie mit dem Automationstool Hazel (auf dem Mac) an andere Orte und auf Backup-Server im Netz. Die liegen bei mir also an mehreren Orten (C2, Dropbox, Mac, Time Machine-Backup, usw).

 

[Uhlhorn]

Es gibt auch ein Binary was das Backup startet.

Auch auf der Synology? (Ich muss mal wieder ins Handbuch schauen.)

 

[JudgeDredd]

Auch auf der Synology? (Ich muss mal wieder ins Handbuch schauen.

Das hat ja nur indirekt mit Synology zu tun. Wenn Du auf der DS eine WinVM hast mit ecoDMS drin, dann ist es immer noch die Windows ecoDMS Version. Aber zugegeben ich nutze die Debian Variante.

 

[Uhlhorn]

Ich habe die Docker-Version von ecoDMS auf der Synology laufen.

 

[steje43]

Ich mache mir auch keine Sorgen. Die Backups funkionieren. Schon mehrmals probiert.
So schnell wird EcoDMS auch nicht verschinden.
Papierloses Büro ist eine feine Sache und kommt doch jetzt erst so richtig in fahrt.

 

[Uhlhorn]

Ich habe das auch probiert, das funktioniert ganz gut. Nur werden das mit der Zeit ziemlich viele Daten! Jeden Tag kommen 2,3 GByte hinzu. Daher würde ich gerne alte backups automatisch löschen lassen.

 

[servilianus]

2 Gb jeden Tag? Da kann etwas nicht stimmen. Hast Du in ecodms unter Einstellungen nicht inkrementell angeklickt?

 

[Uhlhorn]

Nein, ich möchte immer komplette Backups haben. Ich möchte nicht viele kleine Dateien haben, bei der am Ende möglicherweise eine fehlt.

Oder macht ecoDMS das inklementelle Backup in eine einzelne Datei? Das Handbuch sagt, dass beim Backup Ordner und Dateien erzeugt werden.

 

[servilianus]

Na ja, wenn Du jeden Tag eine Komplettsicherung ablegen lässt und alte Versionen nicht löschst ist es ja nur logisch, dass jeden Tag mehrere GB hinzukommen. Dann wird Deine NAS bald voll sein. Du kannst auch inkrementell sichern: Dazu werden Dir im Ordner backup drei Unterordner angelegt: ocr, data, workdir. Je nach neu gescannten Daten werden die Ordner immer ein wenig grösser. Den Backupordner kannst Du Dir jeden Tag irgendwo hinsichern. Wenn Du die Daten wiederherstellen willst, werden die drei Ordner wieder eingespielt. Oder Du legst im Ordner backup manuell eine leere Datei mit dem Namen create ab, dann erzeugt Dir ecodms eine zip-Datei mit der kompletten Datenbank. Das mache ich einmal im Monat so. Siehe Handbuch.

 

[Uhlhorn]

Deswegen wäre eine automatische Löschung älterer Backups sinnvoll, so wie es andere Softwarehersteller es machen. Da kann man dann einstellen „10 Backups behalten“. Dann werden bei jedem Backup die älteren Backups gelöscht, so dass nur immer die 10 letzten Backups bleiben.

 

[servilianus]

Das ist richtig. Du kämst jedoch auch ans Ziel, wenn Du direkt nach Erstellen der imkrementellen Sicherung den Backupordner mit Hyperbackup täglich irgendwo hinsicherst, hier kannst Du dann eine Sicherungsrotation einstellen, d.h., die älteste Version wird nach x Versionen gelöscht. Oder mit täglichen Snapshots des Backupordners arbeitest.

 

[der_janosch]

Ich hab's so gelöst. Ich scanne bzw. lege Dokumente in einen Ordner in Home und lasse nachts einmal dieses Skript laufen:

rsync -a /volume1/homes/[username]/dokumente/scaninput/ /volume1/docker/ecoDMS/scaninput && mv /volume1/homes/[username]/dokumente/scaninput/*.* /volume1/homes/[username]/dokumente/ecodms

So habe ich alle Dokumente nochmal als PDF in meinem Home-Verzeichnis. Vielleicht hilft's ja. Nachteil: Ich habe nur einmal nachts den Import in ecoDMS. Für mich aber völlig ausreichend, da ich das nur privat nutze und nicht geschäftlich.

 

[servilianus]

Das ist super, dieses Script, weil viele ecodms-Nutzer sich fragen, wie sie die pdfs
parallel noch als Originaldatei aufbewahren können, statt nur in einer Datenbank von ecodms.