Gründung eines Handelsgeschäfts (B2B) aus Home Office

[Reinigungsanlagen]

Hallo zusammen,

ich gründe in den nächsten Tagen ich würde mir gerne euren Rat einholen.

Die Eckdaten:
Zunächst werde ich aus dem HomeOffice heraus arbeiten bis ich eine geeignete Räumlichkeit gefunden habe

Ich werde auch für das erste Jahr voraussichtlich alleine sein

Anwendungen:
Hauptsächlich benötige ich die NAS um von meinen verschiedenen Rechnern (aktuell noch alle Privat) Zugriff auf die Daten zu haben + RAID + Backup (ggf. auf externen Festplatten
Aktuell: 3 Laptops - 2 davon mit dockingstation
Vorgesehen: 1 Fester Rechner (vermutlich iMac - bald kommt ein neuer) & 1 Laptop (vermutlich auch Apple) für den aussendiensteinsatz - alle mit Bootcamp / parallels und Windows mit Office und CAD

Mailserver wäre gut - kann man sich ein eigenes Exchange machen? Also mit Mail, Kontakte, Kalender etc.

Daten oder Ordner an Kunden / Partner freigeben zum Austausch (lesen/schreiben) oder auch nur zum Download (lesen)

Bild- & Videoverwaltung - bereitstellen an Interessenten OHNE dass diese es runterladen können (klar mit genügend Kenntnis kein Problem...)

iCloud für Apple Geräte und Familienmitglieder übernehmen, falls möglich?

Wifi Backups aller Rechner - privat und Geschäftlich (am liebsten getrennt)

Wenn es mit der Firma gut (an)läuft und ich entsprechende Räumlichkeiten gefunden, und ggf. Erstes Personal eingestellt habe, würde ich mich gerne nochmal professionell beraten lassen für eine NAS oder Serverlösung. Super wäre Natürlich wenn man dann die „Anfangs- NAS“ als räumlich getrennten Backup Server nutzen könnte.

Sonderwünsche:
Da ich privat einige 1-4 tb Festplatten mit backups und Daten habe würde ich diese gerne ebenfalls auf die NAS „synchronisieren“ da einige Daten mehrfach gesichert wurden. Das möchte ich „bündeln“. Also optimal wäre eine Software die die Daten von Festplatte 1 nimmt, die von 2 zu 1 vergleicht und nur neue Daten dazu packt.
Diese Festplatten würde ich dann gerne löschen und für externe Backups der NAS verwenden.
Die gesammelten Daten der Festplatten kann ich dann anschließend auf eine neue ext. Festplatte mit der entsprechenden Größe auslagern und bei Bedarf über die NAS zur Verfügung stellen.

Nach dieser „Säuberrungsaktion“ würde die NAS für dir Firma genutzt.

Ich hoffe das war jetzt nicht Zuviel Info für eine Kaufempfehlung?!

Ich dachte an eine ds920+

 

[the other]

Moinsen und willkommen im Forum,
ich bin der ehrlichen Meinung (und das ist gar nicht doof oder böse gemeint), dass du dein Vorhaben nochmal ordentlich überdenken solltest.
Warum?
Beim Lesen deines Beitrages fallen mir u.a. folgende Punkte auf:

Hauptsächlich benötige ich die NAS um von meinen verschiedenen Rechnern (aktuell noch alle Privat) Zugriff auf die Daten zu haben + RAID + Backup (ggf. auf externen Festplatten

Das backup deines NAS sollte natürlich NICHT auf selbigem liegen, denn wenn NAS kaputt dann auch backup kaputt und dann ist es echt doof.

Mailserver wäre gut - kann man sich ein eigenes Exchange machen? Also mit Mail, Kontakte, Kalender etc.

Eigener Mailserver setzt profunde Kenntnisse der Materie voraus. Das ist meist wesentlich mehr Arbeit (und v.a. Risiko!!) als Nutzen. Hast du diese Kenntnisse?

Daten oder Ordner an Kunden / Partner freigeben zum Austausch (lesen/schreiben) oder auch nur zum Download (lesen)

Wie sollen diese auf dein NAS (im aktuell privatem Netzwerkbereich!) zugreifen? Willst du etwa die beruflichen Daten NEBEn deinen privaten Daten beherbergen?? Würd ich aus vielerlei Gründen abraten (privates NAS und Finanzamt, Sicherheit deiner privaten Daten, Sicherheit der berfulichen Daten u.v.m.)
Wenn du die Daten "freigeben" willst, benötigen deine zukünftigen Kunden irgendwie Zugang auf dein NAS...wie willst du das realisieren?? VPN?? Hast du dann zusätzlich knowhow und hardware, um dein restliches Heimnetz zu sichern? Wenn via webserver (NAS steht im Internet), dann kannst du schon mal davon ausgehen, dass du extra Sicherheit benötigen wirst. Da greifen dann auch recht schnell diverse juristische Regeln. Da du eben gewerblich aktiv werden willst, ist das sowohl aus der juristischen als auch technischen Sicht her ein RIESENaufwand, der sich (nimm es mir nicht übel, bitte) meist bitter rächt...dann muss es nämlich auch 100 Prozent wasserdicht sein.

Kurz:
sowohl die Mischung aus Anwendung für privat wie auch gewerblich lässt bei mir recht viele (alle?) Alarmsirenen erklingen.
Vielleicht tue ich dir unrecht, aber dein bisher beschriebenes Konstrukt lässt mich (und wie gesagt, nicht doof gemeint, sondern durchaus als netter Hinweis!) doch arg daran zweifeln, dass du dem Vorhaben (und den potentiellen Folgen bei Fehlkonfiguration) wirklich gewachsen bist, bzw. du dir darüber ausreichend Gedanken gemacht hast.

Auch wenn es hier nicht gerne gelesen wird: für gewerbliche Zwecke wird entweder auch Wissen auf Profiniveau vorausgesetzt oder aber das Hinzuziehen eines IT-Dienstleisters (der ICH nicht bin). Auch solltest du dir da ggf. nochmal eine juristische Beratung zu einholen (was ich nicht kann und darf, weil kein Anwalt).

Mag sein, dass ich dir Unrecht tue. Doch hier sehe ich leider, dass du sonst mit voller Wucht gegen die Wand fährst und dein Idee mehr Tränen als Spass und Erfolg bringen wird...

 

[blurrrr]

Wäre wohl von Vorteil, wenn man "Firmen-internes" und "Kunden-Austausch" auf 2 Geräte auslagert (das für den Austausch kann dann ja durchaus ein einfaches, schwächeres 1-Bay-Gerät sein). Zur Sicherheit ggf. noch Trennung in verschiedene Netzwerk-Zonen, muss aber jeder für sich selbst entscheiden.

Einen "vollwertigen" Exchange-Ersatz kriegt man definitiv nicht hin, allerdings kann man Mailserver/CardDAV/CalDAV nutzen, um eine "ähnliche" Funktionalität zu erlangen (dabei ist hier aber jedes Thema einzeln für sich zu betrachten und funktioniert nicht wie bei Exchange via ActiveSync). Zudem hat man dann auch noch die Sicherung der genannten Dinge an der Backe, wobei eine granulare Wiederherstellung (z.B. einzelne Mails) meines Wissens nach nicht möglich ist. Zum Thema Mailserver gesellt sich dann auch noch die gesetzlich vorgeschriebene Mailarchivierung, die man dann auch noch umsetzen muss. Was das Konstrukt angeht, so wäre man vermutlich mit einer hosted-Exchange-Variante vermutlich besser aufgehoben (ab 5€/Exchange-Postfach direkt bei Microsoft zu haben, Thema mit der Mailarchivierung bleibt allerdings noch bestehen). Zudem muss man sich auch Gedanken darüber machen, was im Falle eines Leitungs- oder Geräteausfalls Sache ist.

Grundsätzlich ist die DS920+ ein potentes Gerät, mit welchem sich theoretisch auch alle Anforderungen abdecken lassen.

 

[Reinigungsanlagen]

Danke für die zügigen Antworten.

@the other:
Es geht mir beim Datenaustausch vor allem um Daten zwischen der Fertigung mit der ich kooperiere. Aber es kommt auch vor dass mal ein Kunde eine größere Datei erhält. Maschinenupdate zum Beispiel. Das habe ich in meinem früheren Job als angestellter auch machen müssen und die Daten wurden dann über Wetransfer oder dropbox ausgetauscht.
Da halte ich einen Server den ich „im griff“ habe für sicherer. Wie das rechtliche ist weiß ich offen gesprochen nicht. Ich weiß nur was gängige Praxis ist.
Aber ich gebe dir natürlich recht, dass ich mich hier erkundigen sollte wie es rechtlich aussieht. Wenn es zu komplex wird werde ich wohl darauf verzichten.
Bzgl. Vermischen von privatem und beruflichen, ich arbeite aktuell in Vorbereitung auf die Gründung von privaten Rechnern aus. Wie soll es anders sein vor der Gründung. Hier sind bereits tatsächlich auch für das Unternehmen zukünftig wichtige Dokumente. Diese möchte ich dann eben auch entsprechend gesichert wissen.
Privathandy = Geschäftshandy -> Sicherung auch vieler privater Daten.
@blurrrr :
Danke, das war echt hilfreich. Exchange für 5€ perfekt! Ich brauche anfangs maximal 2-3 Konten.
2te 1 bay NAS - super Idee. Welche empfiehlst du? Wie meinst du das mit dem Netzwerkzonen?
Ich habe zu Hause eine fritzbox 7590 und mit LAN über eine netgear GC110 einige Hubs im Haus (unter anderem einer im Büro). Ansonsten noch ein weiterer VPN Router hinter der Fritzbox.

 

[the other]

Moinsen,
Wenn du dein Zuhause als Basis für dein zukünftiges Geschäft nutzen möchtest, dann empfiehlt es sich, dein Lan in mindestens zwei Netzwerksegmente zu teilen: eines beruflich und dein privat genutztes Segment.
Damit bekommen deine Kunden nur das NAS im Business Bereich zu sehen (bei korrekt eingerichtetem Netzwerk). Gleichzeitig haben deine rein privaten Geräte so keinen Zugriff auf den Geschäftsbereich.
So minderst du zb die Gefahr, dass eine privat eingefangen malware auch dein Geschäft zerstört. Außerdem behältst du so die Privatsphäre.

 

[the other]

Moinsen erneut,
Auch denke ich, dass es sinnig ist, sich mit dem Gedanken zu beschäftigen, die Geräte sauber zu trennen. So kannste den Kram auch steuerlich sauber trennen... Afaik. Also eben (später dann) eben nicht das Smartphone sowohl als auch zu nutzen. Ebenso PCs und Co. (sonst vermischen sich auch wieder die Netzsegmente)...

 

[Reinigungsanlagen]

Das ist auch der Gedanke hinter der „Säuberungsaktion“ alles geschäftliche und private sauber trennen. Gerne dann auch die Hardware.
Das mit den 2 Netzwerken realisiere ich am besten über einen zweiten Router, oder? 2 Anschlüsse hab ich gar nicht am Haus... so dass ich nur einen hinter den anderen schalten kann.
Welcher wäre als privat und welcher als geschäftlich besser? Der mit Modem, oder der da dran hängt?

Einfacher wäre sicherlich dem Büro einen eigenen Router zu verpassen.

 

[Reinigungsanlagen]

Wegen der getrennten Handys:
Das hatte ich schonmal und empfand es als sehr störend - dauernd 2 handy’s - dauernd klingelt ein anderes. Immer 2 Ladegeräte etc.
Die meisten rufen sowieso auf der geschäftlichen Nummer an, auch privat.
Ich hab die Nummer seit 20 jahren.
Dies ist aber eben gerade fürs Geschäft wichtig.

 

[the other]

Moinsen,
Na, du benötigst auch nur einen Netzanschluss deines Providers.
Lösung 1: zwei Router hintereinander (Router kaskade, mal google fragen). Keine echte Lösung, denn die clients im hinteren Netz erreichen so auch die Geräte im vorderen Netzsegmente. Also doof, keine echte Trennung.
Lösung 2: Router, der verschiedene Segmente aufziehen kann (je LAN Port einen eigenen Bereich, oder VLAN-fähiger Router mit inkludiert Firewall, um die Segmente sauber zu trennen). Besser, weil sicher. Allerdings steile lernkurve und für Anfänger schwierig zu konfigurieren (aber machbar).

Zum handy: sicher kannst du auch nur eines nutzen, nutzt du das dann aber um mal auf den privaten netzbereich, mal auf den Geschäftsbereich zu zugreifen, dann hebelst du den Sicherheitsaspekt des getrennten Netzes aus. Wenn du also deine Firma eh neu aufziehen willst, dann doch ggf gleich ne ganz neue Nummer bekannt geben. Gleiches gerät spart netzteilchaos. Jm2c...

 

[raymond]

Mailserver würde ich mir gut überlegen. Ansonsten würde ich privat und beruflich trennen. Also 2 NAS anschaffen. Geplante Speicherkapazität wäre noch gut zu wissen. Privat wie auch beruflich könnte je eine DS220+ reichen.
2 Router braucht man nicht. Die Anbindung von 2 NAS kann man mit einem Router ganz gut steuern.

 

[Reinigungsanlagen]

Hi Raymond und danke für den Hinweis.
Also ich gehe davon aus das ich privat sicherlich bis zu 12 tb zusammen bekomme.
Hier würde theoretisch ein Datengrab, ext. HDD reichen. Die wichtigen und häufiger verwendeten Daten wären hier max. 1 tb.
Das heißt privat würde ich eine „kleine“ NAS mit 2x4tb nehmen. Dann kann auch auch die Aufnahmen von TV zentral ablegen und von allen Receivern darauf zugreifen. Meine Frau hat sich schon einige Male gewünscht dass sie wieder Aufnahmen aus dem Wohnzimmer im Schlafzimmer schauen kann und umgekehrt.
Das hatte ich früher - im alten Haus - schon einmal eingerichtet.

Geschäftlich würde ich sagen das ich im Jahr 0,5 bis 1 tb generiere, bzw. Empfange, verteile etc.
Hier sind aber einige Daten auch einfach revisionsstände... also manuell abgelegt mit Name r1, r2... dies kann man sich ggf. Mit einem raid sparen, oder?
Der Gedanke bei der 920+ war:
Ich fange mal mit 2x8 oder 12 tb an im raid 1 und stocke dann irgendwann noch einmal für eine Sicherung im NAS oder eine höhere RAID.
Wenn dann die Geschäftsräume da sind würde ich die 920+ im Homeoffice als Backup NAS für den Server/NAS im Geschäft stehen lassen. Um noch einmal eine räumlich getrennte Sicherung zu haben.

Habe ich dabei grobe Gedankenfehler?
Ist es ggf. Doch sinnvoller / ausreichend, wie du sagst einfach mal mit 2 x 220+ zu starten?

 

[raymond]

Datengrab und max 12 TB: hier würde selbst eine sehr kleine 2 Bay reichen (DS218).
Geschäftlich mit mehreren Ständen dann eher 4 Bay. Ob du die DS920+ brauchst würde ich derzeit verneinen und sagen DS420+ reicht. Externes Bay/Expansion ist bei Synology verdammt teuer, dann lieber gleich ein 5, 6 oder 8 Bay.

 

[Reinigungsanlagen]

Bezüglich des Mailserver war fürmich eigentlich schon durch. Ein Hoster Exchange und die Verwaltung habe ich von der Backe, oder soll ich mir das noch einmal überlegen? Wenn ja, wieso?

@blurrrr:

ab 5€/Exchange-Postfach direkt bei Microsoft zu haben, Thema mit der Mailarchivierung bleibt allerdings noch bestehen). Zudem muss man sich auch Gedanken darüber machen, was im Falle eines Leitungs- oder Geräteausfalls Sache ist.

Muss ich mich bei einem Hosted Exchange um mailarchivierung kümmern? Reicht da eine Routine im Outlook zur Regelmäßigen Sicherung auf der NAS?

bzgl. Leitungs- oder geräteausfall: da habe ich ja immer noch die NAS als Datenverwaltung falls mal ein Rechner hopps geht. Falls die NAS selbst hopps geht habe ich vermutlich einen Großteil der aktuell relevanten Daten auf einem der Rechner lokal + Sicherung auf externer USB Platte, oder geht hieraus noch Risiko, welches ich aktuell nicht auf dem Schirm habe, hervor?

 

[raymond]

Um Revisionsstände brauchst du dir keine Gedanken machen: macht das BTRFS Dateisystem was die DS218, DS420+ und DS920+ unterstützt: https://www.synology.com/de-de/dsm/Btrfs (nennt sich Schnappschüsse).

 

[jborchardt]

Es ist unbestritten, dass man mit einer DiskStation über Hard- und Software verfügt, mit der man sehr, sehr viele Aufgaben in den eigenen vier Wänden erledigen kann.
Jetzt kommen dann aber die "Abers".
Wenn Du ein neues Business hochziehen willst, wozu möchtest Du dann Deine Arbeitszeit nutzen.
Zur Aufbau des eigentlichen Geschäfts oder zur Pflege der eigenen Infrastruktur?
Kleiner Hinweis, mit letzterem wirst Du kein Geld verdienen können, um ob Du wirklich etwas sparst ist zumindest fraglich.

Fangen wir an mit dem Mailserver.
Wo bekommst Du eigentlich Deine Domaine her?
Denn ich gehe doch mal davon aus, dass Du beabsichtigst unter einer Adresse wie z.B. info@reinigungsanlagen.de zu firmieren und nicht etwa unter reinigungsanlagen-4711@freenet.de.
Wenn Du also eine eigene Domain brauchst, nimm gleich einen Anbieter, der auch einen Mailserver mit anbietet. Wenn Du Dich dann noch für einen aus Deutschland entscheidest, hast Du auch kein Problem mit dem Datenschutz. Und das Sahnehäubchen wäre dann noch etwas Cloud-Speicher, damit Du die Dokumente, die Du mit Kunden teilen willst dort ablegen kannst und eben nicht von Deinem eigenen Internetanschluss abhängig bist.

Denn das ist dann der nächste Punkt.
Wenn Du alles übe Dein(e) NAS hosten willst, wird Dein Internetzugang genügend Upload-Leistung benötigen. Und da wird es im privaten Umfeld schnell dünn, im Geschäftlichen dafür aber schnell teuer.
Und bist Du mal außer Haus, braucht es zuhause / im Büro immer jemanden, der sich um die Hardware kümmern kann, wenn mal etwas nicht ganz so funktioniert, wie es sollte.

Und mein letzter Punkt für den Moment ist die Trennung oder Vermischung von geschäftlichen und privaten Daten.
Meine geschäftlichen Daten sind existenziell wichtig, meine privaten sind emotional wichtig. Als mache ich da keinen Unterschied in der Wertigkeit.
Nur muss man halt an der Stelle trennen, wo man Hard- und Software steuerlich geltend machen will.
Es ist eigentlich kein Problem die berufliche Hardware bei den steuern abzusetzen. Auch die Hosting-Kosten für die beruflichen Belange stellen kein Problem dar.
Blöd wird es dann aber, wenn Du Besuch von einem Steuerprüfer (ok, statistisch 1,5 mal im Berufsleben) bekommst, und der dann als erstes die Urlaubsbilder und Familienvideos auf der "beruflichen" Hardware findet.
Deshalb kann ich hier nur zu einer deutlichen Trennung, und damit letztendlich zu zwei unabhängigen DS raten.

 

[bob rooney]

Persönliche Erfahrung und ohne das ich tief ins begründete Detail gehe:

• 920+ Super, habe ich auch.
• E-Mail, lass die Finger von selber, du hast Wartung, Pflege und Verfügbarkeit an der Backe, das machen andere besser für schmale Taler.
• Denke an eine E-Mail Archivierung
• Nutze für ein Transfer einen Anbieter mit Nextcloud oder verkaufe deine Seele an Office 365 mit onedrive. Kein Zugriff von Kunden auf dein Laufwerk.
• Backup auf jeden Fall nicht nur in die 920
• Trenne ab dem ersten Tag private und Firmen Daten sowie die entsprechende IT
• Zu all den Themen : GOBD und DSGVO studieren ;-) Reicht das nicht =BSi Grundschutz

 

[blurrrr]

Mahlzeit! Ich halt mich mal kurz, muss auch noch ein bisschen Geld verdienen heute

Muss ich mich bei einem Hosted Exchange um mailarchivierung kümmern? Reicht da eine Routine im Outlook zur Regelmäßigen Sicherung auf der NAS?

Ja musst Du, nein, reicht nicht, die Mails müssen auch "sofort" greifbar sein und müssen (im besten Fall) auch "sofort" archiviert werden (die Mails sollen "unveränderbar" gespeichert werden - archivierst Du erst später, könntest Du sie bereits verändert/gelöscht haben, bei der revisionssicheren Archivierungspflicht geht es genau darum, dass sowas verhindert wird )

bzgl. Leitungs- oder geräteausfall: da habe ich ja immer noch die NAS als Datenverwaltung falls mal ein Rechner hopps geht. Falls die NAS selbst hopps geht habe ich vermutlich einen Großteil der aktuell relevanten Daten auf einem der Rechner lokal + Sicherung auf externer USB Platte, oder geht hieraus noch Risiko, welches ich aktuell nicht auf dem Schirm habe, hervor?

Guckste mal bei Google zum Thema "3-2-1 Backup", externe HDD ist schon mal gut, aber auch "extern" lassen im besten Fall (und vor allem "offline", also nicht dauerhaft angeschlossen"

Um Revisionsstände brauchst du dir keine Gedanken machen

Sorry, aber das ist schlichtweg "Blödsinn". Wenn jemand die Mails vom 01.06.2018 sehen (jepp, die Pflicht zur revisionssicheren Archivierung gilt seit 2017 ?) will, müsste man erstmal Snapshots kurz nach diesem Datum wiederherstellen, vllt hat man ja zwischenzeitlich etwas gelöscht (z.B. 2019 oder 2020 rum, wer weiss...). Genau darum geht es auch bei den revisionssicheren Systemen - dort kann man zwar auch löschen, aber es wird "vermerkt". Also nix mit "schwupps und weg" ?

Wenn Du ein neues Business hochziehen willst, wozu möchtest Du dann Deine Arbeitszeit nutzen.
Zur Aufbau des eigentlichen Geschäfts oder zur Pflege der eigenen Infrastruktur?
Kleiner Hinweis, mit letzterem wirst Du kein Geld verdienen können, um ob Du wirklich etwas sparst ist zumindest fraglich.

@jborchardt Jetzt gibt es bestimmt von den Mods auf die Finger... Das läuft schon wieder in die Ecke Empfehlung externer Dienstleister und dafür gibts hier immer auf die Finger (zumindestens für mich, "vernünftige" Ratschläge will man hier im Forum in diese Richtung wohl nicht geben lasse, da sich anscheinend immer "sehr viele" darüber beschweren..... frag mich nicht.... nicht meine Meinung, ich geh es nur weiter, damit es für Dich nicht auch so endet wie für mich ??).

 

[raymond]

Kurz: Mails wurde schon gesagt, dass diese extern gehostet werden.

 

[blurrrr]

Dann sag ich es auch nochmal "kurz": gehosted hat rein "garnichts" mit revisionssicherer Mailarchivierung zu tun. Mag sein, dass der Anbieter das dann via Journaling-Postfach des Exchange mitabwickelt, oder generell anbietet. Wenn nicht, muss man sich da "trotzdem" noch selbst drum kümmern und kann im Nachgang nicht jammernd auf den Anbieter zeigen, da es die "eigene" Pflicht ist und nicht die des Anbieters. Somit ist das Thema nicht durch externes Hosting vom Tisch.

P.S.: "Unwissenheit schützt vor Strafe nicht"

 

[loennermo]

Ich grätsche hier mal mit der Frage rein, ob für den (Datei-)Austausch mit Kunden/Lieferanten nicht ein kleiner Bereich auf der Syno als Cloudstation gehen würde.

Habe die selbst nicht in Betrieb, würde aber denken, dass ich Dateien dort wie bei Dropbox freigeben kann. Mit den üblichen Cloud-Problemen in Hinblick auf die DSGVO hätte man da keine/weniger Probleme, da die Daten "im Haus" sind. Aber vielleicht liege ich da als Laie auch völlig falsch...