Paperless-ngx Paperless Unterordner, Ordnerstruktur

[thomaskk]

Hallo,

ich hätte mal eine frage bezüglich Paperless, vielleicht kann mir ja jemand meine Frage beantworten das wäre klasse.
Ich hoff sie gabs nicht schon, gesucht hab ich, sonst bitte einfach verlinken Danke!


Undzwar hab ich Paperless installiert und es läuft alles tip top.
Jedoch bin ich mit der Sortierung nicht ganz so zufrieden wie ich gerne hätte. Das wenn ich die Seite Dokumente öffne mir ALLE Dokumente entgegen kommen kann ich mich
ja noch mit abfinden mit, jedoch würde ich die Dokumente sehr gerne in eigene Ordner verweisen und dazu natürlich Unterordner und eine Struktur zu erhalten.

Quasi:
- Bankwesen
- - Sparkasse
-- DKB
Mal so als Beispiel.

Das ich Speicherpfade erstellen kann ist mir klar und diese können ja auch Ordner in /paperlessngx/media/documents/originals erstellen bspw. das Jahr (2023) jedoch hätte ich am liebsten das ich ein Speicherpfad erstellen kann /Bankwesen und dazu ein Ordner erstellt wird wo die PDFs drin gespeichert werden und dazu eben am besten noch Unterordner bspw. /Bankwesen/Sparkasse

Ich hoffe es ist verständlich geschrieben.
Danke mal im Voraus

Grüße
Thomas

 

[Monacum]

Hallo Thomas, das erstellt Paperless auf Wunsch für Dich. Reden wir von Paperless-ngx?

Wenn du Beispielsweise Bankwesen als Oberordner hast und Sparkasse und DKB aufteilen willst, legst du einen neuen Speicherpfad an

Bankwesen/{correspondent}/…

und dann sind Sparkasse und DKB die entsprechenden Korrespondenten.

Wenn das Jahr noch irgendwie mit rein soll, dann etwa {created_year}/Bankwesen/{correspondent}/…

 

[EDvonSchleck]

Hallo,

ich hätte mal eine frage bezüglich Paperless, vielleicht kann mir ja jemand meine Frage beantworten das wäre klasse.
Ich hoff sie gabs nicht schon, gesucht hab ich, sonst bitte einfach verlinken Danke!


Undzwar hab ich Paperless installiert und es läuft alles tip top.
Jedoch bin ich mit der Sortierung nicht ganz so zufrieden wie ich gerne hätte. Das wenn ich die Seite Dokumente öffne mir ALLE Dokumente entgegen kommen kann ich mich

Sie Ansicht kannst tu doch selbst einstellen, was du sehen willst und als Vorlage speichern.

ja noch mit abfinden mit, jedoch würde ich die Dokumente sehr gerne in eigene Ordner verweisen und dazu natürlich Unterordner und eine Struktur zu erhalten.

Quasi:
- Bankwesen
- - Sparkasse
-- DKB
Mal so als Beispiel.

Das ich Speicherpfade erstellen kann ist mir klar und diese können ja auch Ordner in /paperlessngx/media/documents/originals erstellen bspw. das Jahr (2023) jedoch hätte ich am liebsten das ich ein Speicherpfad erstellen kann /Bankwesen und dazu ein Ordner erstellt wird wo die PDFs drin gespeichert werden und dazu eben am besten noch Unterordner bspw. /Bankwesen/Sparkasse

Zu deinem Unterordner kannst du es so einstellen, dass Bank als Korrespondent und die Einzellen Banken als Tag gelistet sind. Somit hast du die entsprechende Ordnung. Das wäre die schnellste und einfachste Änderung, gibt aber auch noch andere.

Eventuell kann es nötig sein, dass du deinen Container bearbeiten musst. Dazu wäre es schon zu wissen, wie diese erstellt wurde. Nach welcher Anleitung bist du gegangen?

 

[thomaskk]

Okay danke ja irgendwie hab ich das davor nicht ganz richtig kapiert das so zu Ordnen aber das klappt so jetzt mal ganz gut danke.

Okay ja die Ansicht wie ich sie mir zurechtlege kann ich abspeichern verstanden.
Aber es geht jetzt nicht das ich die Ansicht von allen Speicherordner bekomme oder? Das wenn ich auf Dokumente klicke nicht hunderte Dokumente zu sehen bekomme sondern erstmal eine Grundordnung?

Installiert hab ich Paperlessngx von mariushosting.

 

[Monacum]

Okay danke ja irgendwie hab ich das davor nicht ganz richtig kapiert das so zu Ordnen aber das klappt so jetzt mal ganz gut danke.

Immer dran denken, das ist ein Dokumentenmanagementsystem, das will Dir im Hintergrund die Arbeit abnehmen, manuelles Erstellen einzelner Ordner ist nicht notwendig.

Aber es geht jetzt nicht das ich die Ansicht von allen Speicherordner bekomme oder?

Nein, das geht tatsächlich nicht. Die Übersicht beispielsweise über alle Bankdokumente bekommst du, wenn du in der Suche die Speicheransicht nach „Bankwesen“ ordnen lässt, weiter verfeinern lässt sich das so wie von @EDvonSchleck beschrieben zum Beispiel neben den Korrespondenten auch per Tags.

 

[ebusynsyn]

@thomaskk

Mit den Möglichkeiten der Volltextsuche (OCR), den TAGS, den Korrespondenten und den Dokumentenarten bietet Paperless in Kombination mit den gespeicherten Ansichten die aus meiner Sicht perfekte Art den privaten, papierenen Haushaltskram zu organisieren. Einfacher geht es wirklich nicht. Hier mit einer eigenen Ordnerstruktur einzugreifen ist zwar möglich, halte ich aber für unnötig.

Denken in Ordnern (Schubladen) ist mit Paperless_ngx schlicht nicht notwendig. Im Kern geht es doch darum, die Dokumente abzulegen und wieder zu finden. Das war früher nicht anders. Aber weil ein physischer Ordner keine Volltextsuche eingebaut hat, mussten Register her. In allen Farben und Formen nach ABC, 123 oder was auch immer. Sich davon zu lösen ist schwer, weil es muss ja immer ganz ordentlich abgeheftet werden.

Schon seit 2011 gibt es in meiner Ablage keine Ordnerstruktur mehr. Mit Ausnahme der Jahre. Also nur noch 2011, 2012, 2013 etc. Selbst auf eine Vereinheitlichung der Dokumentenbzeichnung (Filename) verzichtet ich. Es gibt nur noch Nummern zum Beispiel 2011-000444. Aktuell habe ich jederzeit Zugriff auf rund 6'000 Dokumente, die in den letzten 10, 12 Jahren zusammengekommen sind.

Ich kann die Aussage von @Monacum dass Paperless_ngx uns die Arbeit abnehmen will zu 100% unterschreiben. Lass Paperless die Arbeit machen und organisiere Dich mit den eingangs erwähnten Möglichkeiten. Das spart Zeit und Ärger und gibt Dir mehr Freiraum für Familie, Freunde und Hobby...

Ich behaupte jetzt mal, dass im privaten Haushalt ein Dokumentenarchiv zwar notwendig und sinnvoll ist, aber vielleicht 20% der aufbewahrten Dokumente wirklich mal gebraucht werden.

 

[Kachelkaiser]

Nachdem ich gerade auch noch Überlegungen anstelle, ob paperless etwas für mich ist, schließe ich mich hier mal mit an:

Zum Thema Ordner:

Lasst ihr die Originale und Archiv-Ordner in die paperless ja die Dokumente insortiert, soweit ich das verstanden habe, im Docker Ordner oder lagern die bei euch woanders auf der DS?

 

[EDvonSchleck]

Das kannst du machen, wie du willst. Du kannst diese auch einfach in deinen persönlichen Ordner mounten, um direkt Zugriff über SMB, NFS oder was auch immer zu erhalten. Es ist praktisch, wie selbst sortiert, nur dass dieses Paperless für dich übernommen hat.

 

[ebusynsyn]

@Kachelkaiser

Ich synchronisiere mit dem NAS, sodass ich via VPN und Drive-App von Überall her auf mein Archiv zugreifen und Dokumente via Volltextsuche finden kann. Paperless ist die Verwaltung für die kurzfristige Dokumentenablage - so für ein, maximal 2 Jahre. Die Synchronisierung zwischen Paperless und Drive habe ich anhand dieses Kurses durchgeführt.

 

[EDvonSchleck]

Das man dafür Geld ausgibt.

 

[ebusynsyn]

@EDvonSchleck

Wer's hat, der kann... Gruss aus der Schweiz

 

[EDvonSchleck]

Hoffentlich haben sie es auch gleich mit den Updates gezeigt und wie du ein Datenbankupdate, machst.
Wenn nicht, weiß ich ja jetzt das du es hast und ich es kann. Der Rest ist nur noch eine Preisfrage.

 

[its]

Das kannst du machen, wie du willst. Du kannst diese auch einfach in deinen persönlichen Ordner mounten, um direkt Zugriff über SMB, NFS oder was auch immer zu erhalten.

...wichtig ist nur, das die Dateien dann nicht verschoben oder gelöscht werden - Paperless findet die Dateien sonst nicht mehr!! Wenn irgendwie auf die Datenstruktur zugegriffen wird, am Besten nur Schreibgeschützt!

 

[ebusynsyn]

@EDvonSchleck Das hast Du sehr gut beschrieben. Es gibt Menschen die Arbeiten... und jene die Arbeiten lassen und das Leben geniessen...

 

[EDvonSchleck]

@its, kann ja auch nicht anders sein, ansonsten wären die Verweise in der Datenbank ja futsch. Du kannst aber jederzeit eine Kopie davon erstellen und weiter verarbeiten.

@ebusynsyn, es gibt auch welche die führen und andere die folgen, trotzdem muss das ganze ja am Ende nicht aufgehen. Man kann es auch so formulieren: Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.

 

[Hähnleschorsch]

Zu den Ordnern hab ich auch Probleme mit Grundverständnis.

Also im Stack von Portainer wird unter Votums folgendes angegeben und auch so angelegt:

- data:/usr/src/paperless/data
- media:/usr/src/paperless/media
- /volume1/docker/paperless-ngx/export:/usr/src/paperless/export
- /volume1/docker/paperless-ngx/consume:/usr/src/paperless/consume

Soweit ich nun verstanden habe ist der Consume-Ordner der Ordner der die Dokumente einliest und ablegt? Aber:

1. wie komme ich mit einem Scanner oder anderen Gerät per SMB z. B. an diesen Ordner?
2. Wo werden die Originale angelegt und kann man die per Backup sichern?
3. Werden die Dateien dann doppelt angelegt? einmal für die interne Verarbeitung und einmal Original? Sollte man beide sichern?

Ich hab schon stunden verbracht und überlegt wie ich ein regelmäßiges Backup anlegen kann. Ist das über proxmox am besten? Dann muß die ganze VM gesichert werden oder kann man auch einzelne Ordner sichern?

Wie geht man am besten vor? Backup finde ich sehr wichtig.

 

[alexhell]

- data:/usr/src/paperless/data
- media:/usr/src/paperless/media

Das wären Docker volumes. Da gibt Docker den Pfad vor. In media liegen die originalen Dateien. Das heißt die originalen liegen bei dir in Docker Ordner deiner VM und nicht auf der NAS.

 

[Hähnleschorsch]

Ok, heißt also wenn der Container paperless weg ist sind die Dokumente auch weg? Oder nur wenn Docker deinstalliert wird? wo findet man das Docker-Verzeichnis? und wie bekommt man die Originale gesichert? Oder wie sollte am besten vorgegangen werden für ein Backup? Vermutlich am besten extern das zu sichern. Gibt es über die Oberfläche von paperless eine Funktion? Da gibt es "Speicherpfade", was hat es damit auf sich? sind diese nur zusätzlich oder kann man da anlegen wo gespeichert wird? aber was, nur die verarbeiteten Sachen oder die Originale? Vermutlich ist eine Sicherung der ganzen Daten sinnvoll sonst müsste man eh wieder anfangen mit Einlesen der Dokumente? Sorry für die vielen Fragen aber da bin ich neu.

 

[Monacum]

Lies Dir bitte mal ein paar Grundlagen zu Docker und den Compose-Files im Internet durch. Das Format oben bedeutet, dass die Daten hinter dem Doppelpunkt der Ort im Container sind, wo diese Daten abgelegt sind. So direkt kann man nicht darauf zugreifen, deswegen sagen wir den Containern, dass die Daten nochmal auf der Festplatte direkt zugreifbar abgelegt werden, das ist der Teil vor dem Doppelpunkt.

Wenn man das nicht macht, sind die Daten bei einem Update weg, weil dann der Container neu „gebaut“ wird.

Wenn man die Daten alle wie in der Anleitung und Compose-File auf der Festplatte speichert, kann man das komplett mit Hyper Backup wegspeichern und zurückspielen, wenn man es braucht, dazu braucht es dann nur noch den Ausführungsbefehl.

Um diese Ordner geht es:

volumes:
      - data:/usr/src/paperless/data
      - media:/usr/src/paperless/media
      - ./export:/usr/src/paperless/export
      - ./consume:/usr/src/paperless/consume

Was die Speicherpfade machen, findest du in der Anleitung von Paperless.

 

[alexhell]

Wenn der Container weg ist, muss nicht das Volume weg sein. Es kann aber passieren. Wenn docker rm --volumes IMAGE gemacht wird, dann ist das Volume auch weg. Ich würde beide Pfade auf die Synology mappen.
Du kannst die Daten wieder finden in dem du which docker ausführst und in dem Ordner gibt es einen volumes Ordner. Da legt Docker die Daten ab.

Wenn man das nicht macht, sind die Daten bei einem Update weg, weil dann der Container neu „gebaut“ wird.

Bei seinem Fall eben nicht. Die sind außerhalb vom Container, nur verwaltet Docker die Ordner.