Papierloses Büro - Voraussetzungen, Workflow, Empfehlungen?

[Meza100]

Guten Morgen zusammen,

nun bin auch ich endlich in der Synology-Welt angekommen. Erst fing es mit einer DS118 als Backup für den alten Homeserver an. Nun steht hier zusätzlich eine DS220+, welche den alten Homeserver (aufgrund des Alters und einer bald defekten Festplatte) ablöst.

Hierbei werden verschiedene Themen nach und nach abgearbeitet werden ;-) Darunter eben das papierlose Büro.

Ich habe mich hierzu bereits in den anderen Threads eingelesen, jedoch habe ich leider noch ein paar Fragen. Ich hoffe, ihr könnt mir dabei helfen

Drucker:
- Ich habe zwar ein Multifunktionsdrucker, jedoch wäre ein Dokumentenscanner hierfür hilfreich. Welchen würdet ihr empfehlen? Wichtig wäre, dass dieser unbedingt auf das NAS direkt scannen soll. Ich möchte das nicht über den PC laufen lassen. Leider finden sich hierzu oft widersprüchliche Angaben in den Bewertungen auf Amazon, da ich lieber euch dazu befragen wollte.
- LAN wäre hier vorhanden, weshalb ich gerne den Scanner direkt anschließen würde. Somit würde der Brother ADS-1700W raus fallen. Würde der Nächstgrößere ausreichen (ADS-2400N - ca. 377 € Amazon, ADS-2700W - ca. 425 € Amazon. ADS-2800W - ca. 512 € Amazon)? Gibt es hier größere Unterschiede?

Workflow:
So wie ich das in den anderen Threads geslesen habe, existiert meist der folgende Workflow:
- Dokument wird gescannt.
- PDF wird aufs NAS (Synology Drive - warum eigentlich Drive und nicht dateibasiert? Hängt das mit der Indexierung zusammen?) gespeichert. Wenn man es nicht indexiert haben möchte, dann reicht es dateibasiert aus oder? Mir reicht, allgemein, dies als Datei aus. Diese brauche ich nicht indexiert auf der Drive. Gibt es hier eventuell noch andere Vorteile / Nachteile?
- OCR Scan wird durchgeführt (synOCR - über Docker?).
- PDF ist nun auf der Drive durchsuchbar (UniversalSearch wird benötigt).

Ist dieser Workflow korrekt? Gibt es auch Möglichkeiten verschiedene Profile zu hinterlegen? Z.B. Wenn der Empfängername ein anderer ist als meiner, dann soll es in einen anderen Ordner? Ist durch das synOCR möglich, dass neue Ordner angelegt werden können oder muss ich initial Ordner anlegen und er verschiebt dann die Dokumente in diese mit einem "Timestamp_Name.pdf"? Kann man auch PDF/A abspeichern?

Sonstige Fragen:
- Wie scannt ihr z.B. Kassenbelege ein? Die sind meistens dann doch relativ lang, besonders wenn man mit Karte zahlt. Scannt ihr diese auch mit dem Scanner oder nutzt ihr hierfür eine App? Wenn ja, welche und arbeitet diese auch zuverlässig?

Vielen Dank im Voraus!

Grüße,
Meza100

 

[geimist]

Würde der Nächstgrößere ausreichen (ADS-2400N - ca. 377 € Amazon, ADS-2700W - ca. 425 € Amazon. ADS-2800W - ca. 512 € Amazon)?
Gibt es hier größere Unterschiede?

Ich kann dir keine genaue Produktberatung bieten. Ich nutze den Brother ADS-2600W (scannen auf NAS als FTP-Ziel). Mein Schwiegervater hat sich jetzt den Brother ADS-2800W besorgt. Der scheint doch um einiges schneller zu sein. Darin sehe ich auch die größten Unterschiede.

- PDF wird aufs NAS (Synology Drive - warum eigentlich Drive und nicht dateibasiert? Hängt das mit der Indexierung zusammen?) gespeichert. Wenn man es nicht indexiert haben möchte, dann reicht es dateibasiert aus oder? Mir reicht, allgemein, dies als Datei aus. Diese brauche ich nicht indexiert auf der Drive. Gibt es hier eventuell noch andere Vorteile / Nachteile?

Ich sehe keine Notwendigkeit, dass das Scanziel ein Drive-Teamordner sein sollte. Die anderen Schritte sind korrekt.

Gibt es auch Möglichkeiten verschiedene Profile zu hinterlegen? Z.B. Wenn der Empfängername ein anderer ist als meiner, dann soll es in einen anderen Ordner?

Es gibt die Möglichkeit, Profile anzulegen, aber der Anwendungsfall geht da in eine andere Richtung. Ein synOCR-Profil konfiguriert Ein- und Ausgabeordner für synOCR, sowie die verwendete Regeldatei. Das ist hilfreich, wenn z.B. mehrere Personen ein NAS nutzen, aber getrennte Arbeitsabläufe verwenden möchten. Dein Anwendungsziel kann man mit Regeln umsetzen.

Ist durch das synOCR möglich, dass neue Ordner angelegt werden können oder muss ich initial Ordner anlegen und er verschiebt dann die Dokumente in diese mit einem "Timestamp_Name.pdf"?

Je nach Regel kannst du absolute oder relative (zum Zielordner) Pfade für jede Regel anlegen (diese werden ggf. auch erstellt). Wird keine Regel erfüllt, wird der Zielordner verwendet.

Kann man auch PDF/A abspeichern?

OCRmyPDF (die eigentliche OCR-Anwendung) gibt grundsätzlich PDF/A aus.

Wie scannt ihr z.B. Kassenbelege ein?

Mein Dokumentenscanner kann auch "endlos" scannen, was ich für solche Zwecke nutze.

 

[NotYet]

Moin,
schau mal hier :SteffisCloud vielleicht kommst du da weiter...

 

[Meza100]

Ich kann dir keine genaue Produktberatung bieten. Ich nutze den Brother ADS-2600W (scannen auf NAS als FTP-Ziel). Mein Schwiegervater hat sich jetzt den Brother ADS-2800W besorgt. Der scheint doch um einiges schneller zu sein. Darin sehe ich auch die größten Unterschiede.

Danke! Dann tendiere ich wohl zur ADS-2700W, da die ADS-2600W nicht mehr existiert. Vllt. ist es von der Geschwindigkeit dann in RIchtung des ADS-2800W.

Ich sehe keine Notwendigkeit, dass das Scanziel ein Drive-Teamordner sein sollte. Die anderen Schritte sind korrekt.

Auch hierfür danke ;-) Ich glaube, dass viele die Daten auf die Drive ablegen, da dort indexiert werden kann und jeder Client auf den Index zugreifen kann. Genau weiß ich das aber nicht. Ohne Drive finde ich das natürlich auch schöner.

OCRmyPDF (die eigentliche OCR-Anwendung) gibt grundsätzlich PDF/A aus.

Wenn das so ist, dann wird ja die GoBD eingehalten, meine ich, was wiederrum sehr gut ist! Genau da will ich hinaus ^^

Mein Dokumentenscanner kann auch "endlos" scannen, was ich für solche Zwecke nutze.

Das hört sich auch gut an. Dann kann ich nur hoffen, dass der 2700W das auch kann.

Moin,
schau mal hier :SteffisCloud vielleicht kommst du da weiter...

Hi,
danke ;-) Ich finde EcoDMS an sich cool, finde das aber für mein Vorhaben irgendwie schon "zu viel". Wenn es nicht anders geht (in Bezug auf PDF/A), so muss man das wohl leider machen.

 

[geimist]

Auch hierfür danke ;-) Ich glaube, dass viele die Daten auf die Drive ablegen, da dort indexiert werden kann und jeder Client auf den Index zugreifen kann. Genau weiß ich das aber nicht. Ohne Drive finde ich das natürlich auch schöner.

Im Falle der gescannten Dokumente erstreckt sich der Index ja nur auf den Dateinamen.
Du kannst beliebige Ordner indizieren lassen - das beschränkt sich nicht auf die Teamordner von Drive.

 

[lackiem]

Als Dokumentenscanner kann ich dir den Fujitsu ix1600 empfehlen.
Arbeite seit ca 4 Jahren (vorher ix500) damit, und habe seit dem keinen Stress
mehr mit Papierstapeln und suchen nach Belegen, Rechnungen ect.

Der ix1600 ist sehr schnell und kann gemischte Papiersorten ein- und beidseitig
verarbeiten, sowie hat er eine automatische Texterkennung, was bei einer suche im
Dokument sehr hilfreich ist.

Meiner Meinung sollte man einen vernünftigen Drucker haben, aber für Dokumentenverwaltungssystem
ein dafür gemachten Scanner holen.

 

[geimist]

… sowie hat er eine automatische Texterkennung, was bei einer suche im Dokument sehr hilfreich ist.

Und du kannst mit dem Gerät direkt (ohne Desktop-Client) auf das NAS speichern?
Funktioniert die Texterkennung IM Gerät oder in der ScanSnap Cloud?

 

[Meza100]

@geimist Weißt du zufällig, ob das synOCR bzw. OCRmyPDF für GoBD ausreichend ist, sofern man dies als PDF/A abspeichert?

Im Falle der gescannten Dokumente erstreckt sich der Index ja nur auf den Dateinamen.
Du kannst beliebige Ordner indizieren lassen - das beschränkt sich nicht auf die Teamordner von Drive.

Achso, wenn das so ist, dann bringt das ja eigentlich nicht viel. Ich dachte, dass OCR rüber läuft, Drive indiziert, sodass man später bei der Suche z.B. "Bank XY" eingeben kann. Anschließend würde alles mit diesem Stichwort angegeben werden.

 

[geimist]

@geimist Weißt du zufällig, ob das synOCR bzw. OCRmyPDF für GoBD ausreichend ist, sofern man dies als PDF/A abspeichert?

Das solltest du mal beim Entwickler von OCRmyPDF nachfragen - da will / kann ich dir keine verbindliche Antwort geben.

Achso, wenn das so ist, dann bringt das ja eigentlich nicht viel. Ich dachte, dass OCR rüber läuft, Drive indiziert, sodass man später bei der Suche z.B. "Bank XY" eingeben kann. Anschließend würde alles mit diesem Stichwort angegeben werden.

Du bringst hier was durcheinander. Natürlich funktioniert das NACH dem ocren so. Aber es bringt dir nichts, vorher in deinen Driveordner zu scannen (was in deinem Ablauf aufgeführt war).

 

[lackiem]

Und du kannst mit dem Gerät direkt (ohne Desktop-Client) auf das NAS speichern?
Funktioniert die Texterkennung IM Gerät oder in der ScanSnap Cloud?

Ja das geht, schau dir das am besten mal auf der Fujitsu Seite an.

...kannst auch direkt in die Cloud speichern, ohne PC zu starten.

 

[Ulfhednir]

@geimist Weißt du zufällig, ob das synOCR bzw. OCRmyPDF für GoBD ausreichend ist, sofern man dies als PDF/A abspeichert?

Das wag ich erstmal zu anzuzweifeln, wenngleich ich die Tools nicht verwende. Mit PDF/A ist es jedenfalls nicht getan.

Aber auch Unternehmen, die die Rechnungsdaten in ihren internen Systemen digital erfassen, verhalten sich keineswegs automatisch GoBD-konform. Häufig werden steuerlich relevante elektronische Dokumente nämlich auf den Firmenrechnern lediglich in einer herkömmlichen Ordnerstruktur als Word-, Excel- oder einfache PDF-Dateien ablegt.

Das ist zwar prinzipiell zulässig, doch müssen bei einer Ablage im Dateisystem zusätzliche Maßnahmen zum Zugriffsschutz und zur Unveränderbarkeit der Daten ergriffen und dokumentiert werden. Dies dürfte in der Praxis aber eher selten der Fall sein, denn der Aufwand dafür ist hoch.

Quelle: https://www.hamburger-software.de/b...igitales-dokumentenmanagement-so-wichtig-ist/

Weiterführend, siehe auch:
https://www.bitkom.org/sites/default/files/file/import/160108-Merksaetze-GoBD-E-Archivierung.pdf
Das fängt also vom Berechtigungssystem (gut, kann man mit einem NAS einrichten), über Volltextsuche (zählt eventuell universal-search dazu?) und geht weiter über Löschprotokolle und Indexfelder für Belegnummern.

Und wenn du Pech hast, sagt der eine Betriebsprüfer Hüh und der andere wiederum Hot. Auch eine vermeintlich sinnvolle Zertifizierung ist dabei Mumpitz, da diese für den Prüfer nicht bindend ist.

Kurzum: Weites Feld. Ich würde auf ein Pferd satteln, welches bereits erprobt ist. synOCR/OCRmyPDF haben jedenfalls mit Sicherheit nicht den Anspruch eine GoBD-Konformität zu gewährleisten.

 

[geimist]

Ja das geht, schau dir das am besten mal auf der Fujitsu Seite an.
...kannst auch direkt in die Cloud speichern, ohne PC zu starten.

Ich bin bei diesen Werbeaussagen sehr skeptisch.
Was heißt in diesem Fall 'Cloud' - ich vermute nicht, dass damit das NAS gemeint ist, sondern eher die ScanSnap Cloud, oder?
Das sollte sich ja leicht überprüfen lassen. Internet kappen und scannen. Liegt dann ein texterkanntes PDF auf dem NAS?

Meine Erfahrung ist bei diesen Aussagen (OCR ohne PC), dass das auf der Cloud des Anbieters passiert, aber nicht auf dem kleinen Scanner. Das ist bestimmt nicht jedermanns Wunsch - besonders dann nicht, wenn es um die DSGVO-Einhaltung ect. geht. Wie rechenintensiv das Ganze ist, sieht man ja schon an der CPU-Auslastung der wesentlich potenteren Diskstations.

Ich konnte auf der Herstellerseite noch keine eindeutige Antwort finden, daher die Nachfrage.

 

[Ulfhednir]

Ich habe eine ähnliche "Cloud"-Anbindung mit meinem EPSON ET-4750. Die Daten landen dann, allerdings über Umwege, auf meinem NAS.
Der Drucker ist mit meinem Google-Drive gekoppelt; die Daten werden dann tatsächlich problemfrei hochgeladen.

Die Daten werden dann von meiner DS per "Cloud Sync" heruntergeladen und in das ScanInput-Verzeichnis von ecoDMS verfrachtet.
ecoDMS zieht sich diese dann wiederum hinein.

 

[lackiem]

@geimist

Hallo Stephan,
werde ich gerne testen, bin aber erst am WE wieder zu Hause.

 

[Meza100]

@Ulfhednir Darf ich fragen, ob du ecoDMS nur für private Dokumente oder auch für gewerblich nutzt? Wie ist es so? Kann man sich, natürlich mit der Zeit, sich gut reinfinden? Welche Variante hast du im Einsatz und archivierst du damit die Mails auch?

 

[servilianus]

erlaube mir eine Antwort: Nutze ecodms seit Jahren sowohl privat als auch gewerblich. Finde es für ein Dokumenten-Archivierungs-Tool, welches eben nicht in irgendeiner Cloud, sondern auf dem eigenen Server läuft (bei mir im Docker), ein unschlagbares Preis-Leistungsverhältnis. Einrichtung im Docker dauert keine 15 min. Man kann sich gut reinfinden, wenn man die Grundidee verstanden hat. Kostenlose Testversion downloadbar zum ausprobieren, rumspielen. Empfehle da aber auf jeden Fall das sehr gut dokumentierte Handbuch zu studieren. Ecodms ist nicht wirklich selbsterklärend. Bis man alles so eingerichtet hat, dass der Weg vom Scan des Kassenbons bis zur Archivierung inklusive Verschlagwortung / Kategorisiierung komplett automatisch erfolgt, dauert es schon seine Zeit und trial-and-error.

Was ich an ecodms wirklich klasse finde: Man zahlt einmalig - und hat kein Abo. Hebt sich wohltuend von anderen Anbietern mit Zwangs-Abo und Zwangs-Cloud ab.

Bei mir ist es so: Jedes Fitzel Papier wird gescannt, direkt nach/zu ecodms gescannt, von ecodms dann automatisch kategorisiert und in den entsprechenden Ordnern abgelegt. Gescannte Papierdokumente kommen dann in einen großen Ordner nacheinander in den Keller, das war es. Ich habe die Papierordner seit Jahren nicht mehr angefasst.

Aufgepasst: ecodms fungiert Datenbank-basiert. Das heisst, die gescannten Dokumente liegen nicht (mehr) als native pdfs in irgendwelchen Ordnern, sondern eben in einer Datenbank. Möchte man die Dokumente als Original-pdfs haben, so muss man sie aus ecodms als pdf irgendwohin herausexportieren. Mache ich alle paar Monate mal.

Meine Empfehlung für einen Scanner ist der Brother ADS-2400N. Der ist bei mir täglich im Einsatz. Ich kenne nichts besseres. (Im übrigen ist im Drucker-Bereich auch Brother meine ganz klare Empfehlung. Wenn ich vergleiche, wie lange Brother-Geräte bei uns in der Firma laufen - im Vergleich zu anderen Herstellern...)

Alternative zum stationären Scanner: Scan-App auf dem Smartphone, welche die Scans dann per WebDav in den scaninput-Ordner von ecodms zur Weiterverarbeitung verschiebt. SwiftScan (bzw. das Vorgängermodell ohne Abo-Zwang) verrichtet bei mir auf dem Iphone hier sehr schön seinen Dienst, etwa wenn ich im Urlaub Bons, Dokumente oder Rechnungen scannen möchte - und direkt daheim in ecodms ablegen will.

Email-Archivierung: Mache ich über ecoMAILZ, hier wird jede Mail wiederauffindbar gespeichert. Es gibt hierfür auch eine Anbindung (Plugin) in ecoDMS; glaube nur nicht für die ecodms-Docker-Version. Habe ich jedoch auch nie vermisst, erkenne auch nicht den Sinn, da ja ecoMAILZ jede Mail per Volltextsuche wiederfindet, muss ich also nicht auch noch in ecodms einbinden.

Alternative zu ecodms: synOCR, hier im Forum von Enthusiasten programmiert, ganz kostenlos, gibt einen entsprechenden Thread dazu.

 

[Meza100]

@servilianus Vielen Dank für dein Feedback, besonders noch um diese Uhrzeit ;-)

Dann führt wohl einfach kein Weg an ecodms vorbei. Es gibt zwar noch Papieroffice, aber die Erfahrungen im Forum sprechen schon deutlich mehr für ecodms.

Irgendwie machen die Erfahrungen zu ecodms, welche im Forum geschrieben wurden, echt Lust darauf. Allein beim Thema Steuer, Versicherungen, usw. ist sowas definitiv genial. Da ich auch kein Fan von der Cloud, sowie von Abo-Preisen bin, ist es super, dass ecodms dies nicht verpflichtend macht.

Hätte aber noch ein paar Fragen ;-)

- Ist es möglich, die PDF/A Dokumente automatisiert in einen Ordner zu exportieren? Da würde ich mich sicher fühlen, wenn irgendwas mit der Datenbank sein sollte.

- Reicht die günstigste Version für DSGVO und GoBD aus?

- Gibt es eine "Videobibliothek" zu den ersten Schritten? Installation, Konfiguration, Vorlagen, Tags, Backup, Wiederherstellung, usw.?

- Bzw. Gibt es im Forum einen angepinnten Threads zu ecodms mit den "Ersten Schritten"? Wenn man nach papierlosen Büro sucht, so kommen nicht viele Einträge vom Forum. Sucht man dagegen nach ecodms, so sind einige Seiten mit ecodms befüllt. Ein howto wäre genial

Ich glaube, das waren vorerst meine Fragen, welche spontan in den Sinn kommen.

 

[servilianus]

Gern beantworte ich Deiner Fragen:

- ja, Du kannst alle gewünschten Dokumente komplett als pdfs in einen Ordner exportieren. Ich habe mir einen Filter angelegt: Zeige mir alle Dokumente der letzten vier Wochen - die werden dann en bloc markiert und aus ecodms in irgendeinen Ordner herausexporiert. Das mache ich jeden Monat. Muss man nur daran denken, es gibt keinen Automatismus, also eine Art automatisches pdf-heraus-exportier-Backup. Aber wie gesagt, Du kannst eine Vielzahl von Dokumenten markieren und dann gesammelt, in einer Aktion,als pdf irgendwohin exportieren.

- Die "günstigste" gibt es so nicht. Es gibt die Testversion, da lassen sich 1000 Dokumente ablegen/archivieren. Für die unbeschränkte Version zahlt man dann einen einmaligen Betrag X. Je mehr Nutzer gleichzeitig auf ecodms zugreifen wollen - umso teurer.
Diese Version hat dann einen Long-Time-Support von ein paar Jahren. Danach lässt sie sich immer noch nutzen, nur wird sie nicht mehr supported. Oder man steigt dann - vergünstigt- zu der aktuellen Version um.

- GoBD / DSGVO. Hat nichts mit ecodms zu tun (GoBD: Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung = keine Buchung ohne Beleg / DSGVO: Datenschutzgrundverordnung = Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung).

Was Du, denke ich, meinst, ist die Revisionssicherheit im Falle vom ersetzenden Scannen, wenn eine Betriebsprüfung stattfindet. Also wenn man eine Rechnung scannt, und dann die Papierversion vernichtet (was ja laut GoBD möglich ist), und quasi alles nur noch digital vorliegt.

Voraussetzung für das Finanzamt ist dabei:

a) dass das Digitalisat genau der der Original-Papier-Version entspricht
b) jede Änderung am Digitalisat genau protokolliert wird
c) dass dieses Protokoll einem Finanzbeamten auf Wunsch zur Verfügung gestellt werden kann. Damit er sehen kann, was genau an der Rechnung veranstaltet wurde und diese nicht manipuliert wurde. Also quasi eine Biographie eines gescannten Dokumentes.
d) einlaufende geschäftllich relevante Mails ebenso revisionssicher (zehn Jahre) archiviert werden (--> ecoMailz, Rechnungs-pfd-Anhänge dann in ecodms ablegen, oder ecoMailz gleich mit ecodms verknüpfen).

Das macht alles ecodms. Das ist auch der Grund, warum ich für unser Unternehmen ecodms einsetze, weil eben jede Änderung an einem Dokument in einer Historie mitgeschrieben wird.

Darüber hinaus ist im geschäftlichen Umfeld übrigens noch eine Verfahrensdokumentation notwendig. Also einer Dokumentation, in der genau beschrieben wird, wie die Abläufe: Papierrechnung --> Scan -> Ablage/Archivierung und mit jeweils welchen Zugriffsberechtigten im Unternehmen stattfinden. Bietet der Hersteller von ecodms, applord, übrigens auch als Dienstleistung an.

- Videobibliothek gibt es meines Wissens nicht. Möglicherweise was auf Youtube. Lässt sich aber alles auch mit Hilfe des sehr guten Handbuches einrichten.

Und mit freundlichen Nachfragen hier im Forum

 

[Meza100]

ja, Du kannst alle gewünschten Dokumente komplett als pdfs in einen Ordner exportieren. Ich habe mir einen Filter angelegt:

Das ist doch schon mal echt cool, dass es geht! Schade, dass es nicht automatisiert passiert... ^^ Kann man in ecoDMS Scripte ausführen, welche sich immer wieder wiederholen? Vllt. könnte man das damit steuern.

Die "günstigste" gibt es so nicht. Es gibt die Testversion, da lassen sich 1000 Dokumente ablegen/archivieren. Für die unbeschränkte Version zahlt man dann einen einmaligen Betrag X.

Danke ;-) Dann ist es ja vollkommen ausreichend, wenn man nur 1 Lizenz für Zuhause kauft. Wenn man ecoDMS dann einsetzt, so würde einer nebenberuflichen Selbstständigkeit nichts im Wege stehen, da ecoDMS das auch abdeckt. Beides würde dann in einer DB laufen. Wäre das schlimm / unpraktisch? Wie handhabst du das?

- GoBD / DSGVO. Hat nichts mit ecodms zu tun (GoBD: Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung = keine Buchung ohne Beleg / DSGVO: Datenschutzgrundverordnung = Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung).

Ich markiers mal nur den einen Satz ;-) Ja, da hast du den Nagel auf den Kopf getroffen. Es geht hierbei um das Finanzamt und deren Betriebsprüfer.

Alles in Allem liest sich das alles sehr gut. Ich werde das, hoffentlich zeitnah testen können ;-)

 

[Ulfhednir]

servilianus hat alles schön breitgetreten. Eine Sache möchte ich aber korrigieren:

Für die unbeschränkte Version zahlt man dann einen einmaligen Betrag X. [...]
Diese Version hat dann einen Long-Time-Support von ein paar Jahren. Danach lässt sie sich immer noch nutzen, nur wird sie nicht mehr supported. Oder man steigt dann - vergünstigt- zu der aktuellen Version um.

Ich habe die Lizenz letztes Jahr erworben. Ein Update kostet von Version 18.09 auf die aktuellste Version kostet das Gleiche.
Das Ganze wird dann nett verpackt:

Die Lebenslange-Lizenzpreis-Garantie bietet einen immer gleichbleibenden und absolut fairen Lizenzpreis. Für Bestandskunden richtet sich der genaue Lizenzpreis beim Upgrade von ecoDMS Version 18.09 auf das neue ecoDMS nach der für die Lizenz gültigen Lebenslangen-Lizenzpreis-Garantie.

Das bleibt dann netterweise lebenslang bei 89,00 EUR bei mir. Hier hätte ich tatsächlich einen Update-Rabatt erwartet.