Papierloses Büro - Voraussetzungen, Workflow, Empfehlungen?

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Habe letzte Woche Eco-DMS als Docker installiert und bin begeistert, werde es privat und gewerblich einsetzen.

 

[Meza100]

Hi zusammen,

ich habe nun das ecoDMS installiert und den Brother Scanner angeschlossen ;-) Man wird mit der Konstellation schon warm. Es macht definitiv Lust auf mehr! Zwei Fragen hätte ich noch:

- Bei meinem Brother kann ich z.B. bei den Profilen den Dateinamen von der PDF hinterlegen. Ist diese Bezeichnung fürs ecoDMS egal?
- Macht der Brother (2800W) beim Scannen direkt ein OCR oder muss man dies aktivieren? Oder ist es besser, wenn es das ecoDMS macht?

Danke und Grüße

edit: Noch eine letzte Frage zur Aufbewahrungsfrist: Wenn da 0 Jahre, 0 Monate und 0 Tage steht --> Bedeutet das, dass die Dokumente nicht automatisch gelöscht werden?

 

[geimist]

- Macht der Brother (2800W) beim Scannen direkt ein OCR oder muss man dies aktivieren? Oder ist es besser, wenn es das ecoDMS macht?

Das Gerät kann Scans nicht OCRen.

 

[Meza100]

Das Gerät kann Scans nicht OCRen.

Danke für die schnelle Antwort!

Dann sind folgende Fragen offen:
- Bei meinem Brother kann ich z.B. bei den Profilen den Dateinamen von der PDF hinterlegen. Ist diese Bezeichnung fürs ecoDMS egal?
- Macht ecoDMS das OCR automatisch oder muss ich irgendwas nachinstallieren, konfigurieren, usw.? Ich hatte "blauäugig" gedacht, wenn ich z.B. in der Suchleiste nach einem Lieferanten suche, welcher nicht bei der Klassifizierung unter "Bemerkung" steht, dass ich dies finde (aufgrund von OCR).
- Noch eine letzte Frage zur Aufbewahrungsfrist: Wenn da 0 Jahre, 0 Monate und 0 Tage steht --> Bedeutet das, dass die Dokumente nicht automatisch gelöscht werden?
- Gibt es eine Möglichkeit bei der Klassifizierung die Dokumente zu taggen? Also z.B. "Steuer 2021", sodass ich bei der Suche den Begriff "Steuer 2021" eingebe und mir alle Dokumente für die Steuererklärung angezeigt werden?

Danke und Grüße

 

[servilianus]

Hallo!

- die Bezeichnung des Scanners ist für ecodms egal. Wenn Du eine pdf klassifizierst und archivierst, und sie später aus ecdoms als pdf herausexportierst, wird immer der Begriff im Feld "Bemerkung" als Dateiname gewählt. Ist der leer, ist der Dateiname sowas wie "ecodmsDatumUhrzeit"

- OCR macht ecoDMS automatisch, es muss nichts nachinstalliert oder konfiguriert werden. Das ist ja der Witz an der ganzen Geschichte, dass Du mit der Volltextsuche die entsprechenden Dokumente, wo der Suchbegriff auftaucht, ausgespuckt bekommst

- Aufbewahrungsfrist: Dies bezieht sich auf die gesetzeskonforme Archivierung gemäß GoBD (Grundsätze der ordungsgemäßen Buchführung). Zitat ecoDMS: "Dokumente können in einen virtuellen Papierkorb verschoben und von da aus von autorisierten Benutzern unter Berücksichtigung hinterlegter Aufbewahrungsfristen zum Löschen freigegeben und endgültig aus dem Archiv entfernt werden. Mit dem unwiderruflichen Löschen einer Datei werden jegliche Textinformationen innerhalb der Dokumentenhistorie und Klassifizierung anonymisiert. Außerdem wird das eigentliche Dokument durch ein begründetes Löschprotokoll ersetzt."

Die Löschfrist 0/0/0 Jahr/Monat/Tag, wie in Deinem Beispiel, würde also besagen, dass man sofort Dokumente löschen kann - und nicht eine gewisse Zeitspanne abwarten muss. Im Falle von Rechnungen wären dies laut GoBD nach dem Ablauf von zehn Jahren gestattet, also muss man bei ecoDMS unter Aufbewahrungsfrist hier 11 Jahre für die Dokumentenart "Rechnung" einstellen. ecoDMS löscht selbst/automatisch nicht!

- Tag: Deine Klassifizierung ist doch schon der oder die Tag(s). Jedes Dokument wird mittels der Klassifizierung mit Tag-Merkmalen versehen, bsp. Dokumentenart, Betrag, Bemerkung, etc. Wenn Du im Suchfeld rechts auf den Stift klickst, kannst Du statt der Volltextsuche die Klassifizierungsmerkmale aufrufen und Dir dann nur Dokumente anzeigen lassen, die genau diese Klassifizierungsmerkmale = Tags beeinhalten. Und das ganze dann noch mit weiteren Suchen kombinieren.

Also z.B. versiehst Du - um in Deinem Beispiel zu bleiben - entsprechende Dokumente im Bemerkungsfeld in der Inbox bei der Klassifzierung mit "Steuer" (oder Du automatisierst das, dass bestimmte Dokumente direkt nach dem Scannen automatisch klassifiziert, mit den "Tags" versehen werden und dann automatisch im Archiv entsprechend abgelegt werden. Stichwort: Vorlagendesigner).

Dann kannst Du später in der Suche gezielt nach Dokumenten mit der Bemerkung "Steuer" suchen und diese Suche noch nach bestimmten Jahren/Daten verfeinern. Oder, was besser wäre, Du legst Dir selbst eine individuelle Dokumentenart an, z.B. "Steuer". Dann wählst Du bei der Klassifizierung in der Inbox, bevor Du archivierst, die Dokumentenart an. Oder Du legst in ecoDMS einen Ordner namens "Steuer" an, legst dann bei der Klassizierung das Dokument in diesem Ordner ab (oder lässt das automatisch erledigen). Später suchst Du in diesem Ordner dann nur Dokumente aus dem jahr 2021.

Also es gibt hier verschiedene Möglichkeiten. Man sollte sich halt zu Beginn für eine bestimmte Klassizierungsstruktur entscheiden und diese beibehalten. Eines jedenfalls ist wichtig zu wissen: Man findet bei ecoDMS alles wieder. Man sollte also mit eher wenigen Klassizierungsmerkmalen statt zu vielen hantieren und eine flachen Ordnerstruktur wählen, umso übersichtlicher wird das Ganze später.

Ich habe, obwohl ich ecoDMS geschäftlich nutze, nur wenige Hauptordner (Buchhaltung, Mitarbeiter, Finanzamt, Mietobjekte, Versicherungen, Privates) mit wenigen Unterordner darin (z.B. Buchhaltung: Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Bankdokumente Im Ordner Finanzamt dann die Jahre 2021, 2020 etc.). Und bei den Klassizierungsmerkmalen dann sowas wie "Status / Ordner / Eingangsrechnung / Forderung / Betrag / Rechnungsnummer / Bemerkung". Reicht mir völlig aus.

Meine Empfehlung ist auch, wenn man ecoDMS tatsächlich richtig ausschöpfen will, bei ecodms mal ein Online-Seminar zu buchen, kostet c.a. 45 Euro, gut investiertes Geld, da wir einem dann in einem Überblick das Ganze mal gezeigt. Auch sollte man das gut beschriebene Handbuch einmal richtig durcharbeiten und damit entsprechende Tests durchführen.

 

[Tuxnet]

Guten Morgen zusammen ?
Dank diesem interessanten freed, bin ich auf ecoDMS gestossen.

Habe es diese Nacht installiert, und bin begeistert.

Frage habe ich jedoch an die User mit langjähriger Erfahrung,
ist es nicht möglich über den webclient die Informationen zu ändern ?
Status von zu bearbeiten auf erledigt oder die Bemerkung zu verändern

Edit :

ok, ich habe das Speicher Symbol gefunden, überlappt von einem anderen Symbol ?

kann man das irgendwo ändern ?

 

[Meza100]

@servilianus Erstmal vielen Dank für deine ausführliche Antwort! Ich werde jetzt erstmal auf deine Punkte eingehen ;-)

- OCR macht ecoDMS automatisch, es muss nichts nachinstalliert oder konfiguriert werden. Das ist ja der Witz an der ganzen Geschichte, dass Du mit der Volltextsuche die entsprechenden Dokumente, wo der Suchbegriff auftaucht, ausgespuckt bekommst

Das hört sich gut an ;-) Jedoch finde ich das mit der Volltextsuche leider nicht. Ich klick oben auf die Suche, dann rechts auf den Stift --> "Feld" auf "Volltext" ändern und dann in der Spalte "Wert" den Begriff eingeben (z.B. "WD Red"). Diese ist in einer Rechnung von cyberport vorhanden. Diese ist auch bereits archiviert, jedoch zeigt er diese leider nicht an. Auch mit % oder * vor und / oder nach dem Begriff passiert nichts. Auch bei dem Wort "Red" zeigt die Suche nichts an. Gibt es vllt. andere Parameter?

Die Löschfrist 0/0/0 Jahr/Monat/Tag, wie in Deinem Beispiel, würde also besagen, dass man sofort Dokumente löschen kann - und nicht eine gewisse Zeitspanne abwarten muss. Im Falle von Rechnungen wären dies laut GoBD nach dem Ablauf von zehn Jahren gestattet, also muss man bei ecoDMS unter Aufbewahrungsfrist hier 11 Jahre für die Dokumentenart "Rechnung" einstellen. ecoDMS löscht selbst/automatisch nicht!

Sehr gut! Dann kann ich das ja schon mal hoch schrauben ;-) Was machst du z.B. mit den eigenen Rentenbescheiden? Diese würde ich quasi "unbegrenzt" gespeichert lassen. Würde dann quasi den Ordner auf "99" setzen, sofern das überhaupt geht.

- Tag: Deine Klassifizierung ist doch schon der oder die Tag(s). Jedes Dokument wird mittels der Klassifizierung mit Tag-Merkmalen versehen, bsp. Dokumentenart, Betrag, Bemerkung, etc. Wenn Du im Suchfeld rechts auf den Stift klickst, kannst Du statt der Volltextsuche die Klassifizierungsmerkmale aufrufen und Dir dann nur Dokumente anzeigen lassen, die genau diese Klassifizierungsmerkmale = Tags beeinhalten. Und das ganze dann noch mit weiteren Suchen kombinieren.

Also z.B. versiehst Du - um in Deinem Beispiel zu bleiben - entsprechende Dokumente im Bemerkungsfeld in der Inbox bei der Klassifzierung mit "Steuer" (oder Du automatisierst das, dass bestimmte Dokumente direkt nach dem Scannen automatisch klassifiziert, mit den "Tags" versehen werden und dann automatisch im Archiv entsprechend abgelegt werden. Stichwort: Vorlagendesigner).

Dann kannst Du später in der Suche gezielt nach Dokumenten mit der Bemerkung "Steuer" suchen und diese Suche noch nach bestimmten Jahren/Daten verfeinern. Oder, was besser wäre, Du legst Dir selbst eine individuelle Dokumentenart an, z.B. "Steuer". Dann wählst Du bei der Klassifizierung in der Inbox, bevor Du archivierst, die Dokumentenart an. Oder Du legst in ecoDMS einen Ordner namens "Steuer" an, legst dann bei der Klassizierung das Dokument in diesem Ordner ab (oder lässt das automatisch erledigen). Später suchst Du in diesem Ordner dann nur Dokumente aus dem jahr 2021.

Wow, das war jetzt ein sehr langer Text zu den Tags. Wenn ich bei meinem Beispiel (cyberport Rechnung bleibe), dann sieht es z.B. so aus:

Hauptordner	Bemerkung	Status	Revision	Ordner	Dokumentenart	Letzte Änderung	Datum	Bearbeitet von	Wiedervorlage ab
Privat	Cyberport - Synology DS220+	Resubmission	1.0	IT	Rechnungen	2021-04-09 18:51:23	2021-03-24	XXX	2022-03-01

Ich habe dies mal mit meinen wenigen Kenntnissen so eingestellt. Bemerkung beinhaltet der Lieferant und das Produkt. Status Resubmission (und die Wiedervorlage auf 01.03.22) wurden so eingerichtet, da ich ab nächstes Jahr (eventuell März) die Rechnungen mir für die Steuer wieder anzeigen lassen möchte (z.B. die Suche).

Deine Idee mit "Steuer 2021" in das Bemerkungsfeld mit rein zu nehmen, finde ich irgendwie unschön, da ich später das Bemerkungsfeld entweder editieren muss (entweder das Steuer-Tag entfernen oder abändern, wenn Rechnungen für mehrere Jahre abgesetzt werden müssen). Der Status Resubmission ist auch blöd, da ja die Rechnung bezahlt wurde und ich das grüne Fähnchen da gerne hätte ;-) Der Status zeigt ja für mich nur was an, wenn ich etwas tun soll.

Als Dokumentart "Steuer 2021" zu hinterlegen ist auch wieder blöd bzgl. dem Absetzen. Leider kann man nicht nach dem Inhalt von den Notizen suchen. Das wäre genial gewesen... Dank deiner Ideen werde ich mir das erstmal noch weiter überlegen, wie man das am Geschicktesten machen kann.

Bzgl. dem Vorlagendesigner: Hier muss ich mich erstmal noch einarbeiten, finde das aber auch eine sehr gute Sache! Ich hoffe, ich verstehe das schnell, wie man diesen einsetzen / konfigurieren kann

Meine Empfehlung ist auch, wenn man ecoDMS tatsächlich richtig ausschöpfen will, bei ecodms mal ein Online-Seminar zu buchen, kostet c.a. 45 Euro, gut investiertes Geld, da wir einem dann in einem Überblick das Ganze mal gezeigt. Auch sollte man das gut beschriebene Handbuch einmal richtig durcharbeiten und damit entsprechende Tests durchführen.

Das ist ein sehr guter Tipp, danke!

 

[servilianus]

Volltextsuche: Nicht auf den Stift klicken, sondern den Suchbegriff gleich in das Feld hineinschreiben (neben der Lupe) und dann Return.
Du kannst auch noch mit einem Tilde-Zeichen arbeiten, dann findet er alle Begriffe, die so ähnlich klingen (also wenn Du "Meier" suchst, wird Dir auch "Meyer", "Meir", etc. ausgespuckt). Sieh da mal im Handbuch nach, da ist das genau beschrieben

Löschfrist: Nochmal: Ecodms löscht selbst gar nichts, egal ob Du die Löschfrist ein Jahr, einen Monat oder auf einen Tag eingestellt hast. Es geht dabei nur darum, dass Du innerhalb der eingestellten Löschfrist nicht mehr so einfach Dokumente SELBST löschen kannst/darfst. Eben wegen der Revisionssicherheit und GoBD.

Tags/Kategorien: Ja, das verstehe ich mit dem grünen Fähnchen. Andererseits willst Du ja, das etwas mit dem Dokument getan werden soll - es soll ja im März 2022 Dir erneut angezeigt werden, für die Steuer, ist also ja noch nicht komplett abgearbeitet.

Eine andere Lösung wäre, dass Du Dir eine komplett eigene Kategorie/Tag schaffst. Bsp. "Dokumentenart_2" o.ä. (Einstellungen -> Klassifizierungsattribute). Da kannst Du bei dem entsprechenden neuen Attribut z.B. die Combobox wählen. Also: neues Attribut anlegen ("Dokumentenart_2") -> Combobox > speichern. Dann wieder das Attribut markieren -> neu -> "Steuer" / "private Anschaffung" / "Nachweis", was auch immer. Oder "Steuer 2020" "Steuer 2021" "Steuer 2022" usw.

Dann kannst Du später - wenn Du das Dokument mit diesem Attribut entsprechend klassifiziert hast, auf das Stiftsymbol gehen, Feld: "Dokumentenart_2", Wert: "Steuer" und Dir diese Dokumente suchen lassen.

Also, man kann sich ecodms für die eigenen Bedürfnisse ganz speziall anpassen. Ich würde mir mal aufschreiben, was ich eigentlich genau vorhabe, und dann einen individuellen Support-Termin bei ecodms buchen. Das ist gut investiertes Geld, die richten Dir das dann genau wie Du es haben willst per Teamviewer bei Dir ein.

 

[Meza100]

Volltextsuche: Nicht auf den Stift klicken, sondern den Suchbegriff gleich in das Feld hineinschreiben (neben der Lupe) und dann Return.
Du kannst auch noch mit einem Tilde-Zeichen arbeiten, dann findet er alle Begriffe, die so ähnlich klingen (also wenn Du "Meier" suchst, wird Dir auch "Meyer", "Meir", etc. ausgespuckt). Sieh da mal im Handbuch nach, da ist das genau beschrieben

Hab das vorhin genauso probiert, aber irgendwie hat es nicht angezeigt... Vllt. muss ich das einfach noch besser üben ;-) Ich behalts auf jeden Fall im Hinterkopf damit zu üben!

Löschfrist: Nochmal: Ecodms löscht selbst gar nichts, egal ob Du die Löschfrist ein Jahr, einen Monat oder auf einen Tag eingestellt hast. Es geht dabei nur darum, dass Du innerhalb der eingestellten Löschfrist nicht mehr so einfach Dokumente SELBST löschen kannst/darfst. Eben wegen der Revisionssicherheit und GoBD.

Jetzt hats klick gemacht! Dann belasse ich das einfach alles so ;-)

Tags/Kategorien: Ja, das verstehe ich mit dem grünen Fähnchen. Andererseits willst Du ja, das etwas mit dem Dokument getan werden soll - es soll ja im März 2022 Dir erneut angezeigt werden, für die Steuer, ist also ja noch nicht komplett abgearbeitet.

Eine andere Lösung wäre, dass Du Dir eine komplett eigene Kategorie/Tag schaffst. Bsp. "Dokumentenart_2" o.ä. (Einstellungen -> Klassifizierungsattribute). Da kannst Du bei dem entsprechenden neuen Attribut z.B. die Combobox wählen. Also: neues Attribut anlegen ("Dokumentenart_2") -> Combobox > speichern. Dann wieder das Attribut markieren -> neu -> "Steuer" / "private Anschaffung" / "Nachweis", was auch immer. Oder "Steuer 2020" "Steuer 2021" "Steuer 2022" usw.

Dann kannst Du später - wenn Du das Dokument mit diesem Attribut entsprechend klassifiziert hast, auf das Stiftsymbol gehen, Feld: "Dokumentenart_2", Wert: "Steuer" und Dir diese Dokumente suchen lassen.

Als ich das probiert habe, ist mir nebenbei folgendes aufgefallen:
- Die Volltextsuche geht auch über die Notizen! (wie im Handbuch beschrieben xD) Aber die Suche wäre in diesem Fall leider ein bisschen ungenau.
- Man kann ein Dokument mehrfach Klassifizieren. In meinem Beispiel wäre dann:

Hauptordner	Bemerkung	Status	Revision	Ordner	Dokumentenart	Letzte Änderung	Datum	Bearbeitet von	Wiedervorlage ab
Privat	Cyberport - Synology DS220+	Done	1.0	IT	Rechnungen	2021-04-09 18:51:23	2021-03-24	XXX
Privat	Cyberport - Synology DS220+	Resubmission	1.0	Belege-2020	Rechnungen	2021-04-12 18:51:23	2021-03-24	XXX	2022-03-01

So, musste leider zwischenspeichern, da nicht mehr unter die Tabelle gehen konnte

So würde in der allgemeinen Übersicht das Dokument zwar zwei Mal erscheinen, jedoch ist dieses nur 1x in der Datenbank. Die 2. Klassifizierung dient quasi als Verweis aufs Dokument. Damit kann man sicherlich "besser" leben. Kennst du diese Funktion?

 

[servilianus]

Ist ja merkwürdig mit der Volltextsuche - so sieht es bei mir aus. Gefunden werden nun alle Dokumente mit den Worten: "mein Suchbegriff"

 

[Meza100]

Ist ja merkwürdig mit der Volltextsuche - so sieht es bei mir aus. Gefunden werden nun alle Dokumente mit den Worten: "mein Suchbegriff"

Anhang anzeigen 61149

Genau so habe ich das auch eingegeben. Wenn ich z.B. nach "*WD*" suche, dann erscheint mir jetzt nur 1x die Cyberport-Rechnung (nämlich die, welche auf Erledigt und im Ordner "IT" ist). Die Rechnung im Ordner "Belege-2020" wird dort gar nicht erst angezeigt, obwohl das dieselbe Rechnung ist. Irgendwie seltsam...

 

[servilianus]

Heisst ja schonmal, dass die Volltextsuche grundsätzlich funktioniert. Nur, dass Dir offenbar das eine betreffende Dokument nicht in allen Ordnern angezeigt wird, wo es drin ist. Ich vermute, dass Du hier noch einen Filter drin hast.
Hast Du denn links mal den Status "Alle" angegeben und bei den Ordnern ebenfalls "alle"?
Nun sollten Dir alle Dokumente mit diesem Suchbegriff angezeigt werden.

Probe: geh mal auf den Stift, dann bei Feld "Volltextsuche" Operator: "Suchen nach" Wert: *WD* Dann auf das plus drücken (also hier eine "und"-Verknüpfung), Feld: Ordner, Operator: ist, Wert: Belege-2020. Dann sollte die betreffende Rechnung im Ordner Belege-2020 angezeigt werden. Sie ist ja ganz offensichtlich im Ordner Belege-2020 enthalten.

 

[Meza100]

Ja, der Status ist auf "Alle" und bei den Ordnern ist auch "Alle Ordner" ausgewählt ;-)

Zur Probe:


Da wird gar kein Eintrag angezeigt



Irgendwie ist das Ganze seltsam.

Du leistest echt tollen Support! Und das, obwohl du nicht beim Hersteller angestellt bist ;-) Danke!

 

[servilianus]

Mmh, also ich hab das ganze bei mir gerade nochmal nachgestellt. Ich habe ein Dokument, welches im Ordner Rechnung steckt. Dieses habe ich dann mit einer zweiten Kategorisierung versehen, diesmal mit dem Ordner "Mietobjekte" und mit dem Status "Wiedervorlage" (so wie bei Dir). Das Dokument steckt also jetzt einmal im Ordner Rechnungen, einmal im Ordner Mietobjekte. Gebe ich jetzt den Namen, oder den Betrag ein, wird das Dokument zweimal angezeigt, jeweils für den Ordner.

Also irgendwo muss da noch ein Filter bei Dir sein, evtl. Datum irgendwie zu sehr eingegrenzt? Kann jetzt schwer von hier aus weiterhelfen. Ich würde das ganze nochmal mit einem Testdokument durchtesten. Sonst wäre das ein Fall für den Support.

So wie Du das ingesamt machst, scheint es aber doppelte Arbeit zu sein. Da Du ein Dokument jetzt zweimal klassifizieren musst (nämlich einmal für den Ordner "Belege-2020" und einmal für den Ordner "IT". Überlege Dir doch mal, ob Du nicht eine eigene Kategorisierung aufmachst, z.B. "Dokumentenart_2", und hier sowas wie "IT" (oder umgekehrt: Belege-2020 / Belege-2021 usw.) hinterlegst.

Sowieso ist die Ablage einer Rechnung in einen Jahresordner (so wie bei Dir: Belege 2020) eigentlich überflüssig, weil die Dokumente in der Tabelle innerhalb eines Ordners doch eh mit dem Datum stehen bzw. versehen werden - das Datum also da schon steht. Da kannst Du doch wunderbar alle Dokumente Dir zeitlich sortiert anzeigen lassen. Oder halt in der Suche "IT" und Datum 2020 angeben. Nur mal so als Denkanstoß. Ich will nur damit sagen, dass man die gelernte Windows-Ordnerstruktur, alles fein säuberlich in Jahres-Ordner/Monats-Ordner einzusortieren bei ecodms nicht benötigt.

Viel Erfolg weiterhin.

 

[Meza100]

So wie Du das ingesamt machst, scheint es aber doppelte Arbeit zu sein. Da Du ein Dokument jetzt zweimal klassifizieren musst (nämlich einmal für den Ordner "Belege-2020" und einmal für den Ordner "IT". Überlege Dir doch mal, ob Du nicht eine eigene Kategorisierung aufmachst, z.B. "Dokumentenart_2", und hier sowas wie "IT" (oder umgekehrt: Belege-2020 / Belege-2021 usw.) hinterlegst.

Ich werde deinen Weg auf jeden Fall nochmal probieren ;-) Ich melde mich, sobald ich das probiert habe. Die doppelte Darstellung würde mich dann doch ein bisschen stören...

Sowieso ist die Ablage einer Rechnung in einen Jahresordner (so wie bei Dir: Belege 2020) eigentlich überflüssig, weil die Dokumente in der Tabelle innerhalb eines Ordners doch eh mit dem Datum stehen bzw. versehen werden - das Datum also da schon steht. Da kannst Du doch wunderbar alle Dokumente Dir zeitlich sortiert anzeigen lassen. Oder halt in der Suche "IT" und Datum 2020 angeben. Nur mal so als Denkanstoß. Ich will nur damit sagen, dass man die gelernte Windows-Ordnerstruktur, alles fein säuberlich in Jahres-Ordner/Monats-Ordner einzusortieren bei ecodms nicht benötigt.

Stimmt, so habe ich das noch gar nicht gedacht. Was mir hier aber einfällt, ist z.B., dass ich nicht jede Rechnung für das Finanzamt brauche (z.B. wenn ich jetzt etwas für den Garten brauche ;-) ). Ich hatte gehofft, dass ich die Belege, welche ich für die Steuererklärung benötige, alles in einen Ordner packen kann um später bequem diese Rechnungen durchzuarbeiten. Hier würden aber nicht nur Rechnungen rein kommen, sondern diverse andere Nachweise.

@servilianus Noch eine andere Frage: Wenn ich ecoDMS produktiv einsetzen würde, so hätte ich einen guten Papierstapel, welchen ich einscannen müsste. Ich weiß nur, dass es hierzu "Trennblätter" gibt. Muss ich diese Trennblätter zwischen den Blättern einfügen, sofern dies eine andere Dokumentenart ist (z.B. Rechnung Möbel, Rechnung Amazon, usw.) oder kann ich das beim Klassifizieren getrennt abspeichern? Welchen Workflow würdest du empfehlen? Bei wiederkehrenden Dokumenten (z.B. Gehaltsnachweise) würde ich von Anfang an mit dem Vorlagendesigner arbeiten (wie du empfohlen hast). Das spart auf jeden Fall eine Menge Zeit.

 

[servilianus]

Die Trennblätter (die Du Dir auf der Homepage von ecoDMS herunterladen kannst) sind nichts anderes als ein DINA4-Blatt, mit vorne und hinten ein paar T´s in einer Reihe. Ecodms erkennt damit, dass ein ein neues Dokument beginnt, gleich welcher Art, und dann klassifiziert wird bzw. werden soll. Wenn Du ein Dokument hast, welches aus mehreren Seiten besteht, dann kommt das Trennblatt nach der letzten Seite, danach dann das nächste Dokument usw.

Ich habe das für mich folgendermaßen gelöst. Mein Scanner ist der Brother ADS-2400N. Hier habe ich die Möglichkeit, verschiedene Scanprofile auf die drei Scantasten des Scanners zu legen. Mit einer Taste scanne ich Kassenbons. Für diese habe ich den Scanner so eingestellt, dass nur die Vorderseite gescannt werden soll und aus jeder gescannten Seite eine einzelne pdf erzeugt wird. Diese wird dann vom Scanner in den ecodms-Ordner "Scaninput" geschoben, zur Weiterverarbeitung. Ergebnis: Ich habe also einen Stapel Kassenbons, die lege ich in den Scanner ein, starte den Scanvorgang, jage alle Kassenbons durch, und in ecodms kommt dann jeder Kassenbon einzelnd an, und wird hier automatisch klassifiziert (ich habe hier als Schlagwort für die Vorlagenerkennung "Terminal-ID" gewählt) - taucht gar nicht mehr in der Inbox auf, sondern wird dann direkt in den entsprechenden Archivordner verschoben (man kann das in der Vorlagenerstellung unten links anklicken).

Anders bei "normalen" Papierdokumenten und der Scantaste 2, hier trennt der Scanner selbst nichts auf, sondern ich lege hier eben die Trennblätter dazwischen, jage den kompletten Papierstapel durch den Scanner, ecodms separiert dann die Dokumente anhand der dazwischengefügten Trennblätter. Dann startet auch hier ggf. eine automatische Vorlagenerkennung anhand verschiedener Dokumentenmerkmale (z.B. Telefonrechnung, hier müssenbei mir im Dokument die Schlagworte: "Telekom" und "Rechnung" auftauchen).
"Passt" die entsprechende Vorlage, wird automatisch klassifiziert und das Dokument dann automatisch in den entsprechenden Archivordner abgelegt.

Findet ecodms für das Dokument keine Vorlage bzw. passen die von Dir konzipierten nicht, bleibt das Dokument dann in der Inbox und Du musst dann manuell klassizieren (in der Leiste oben rechts auf diese "Schnecke" klicken).

Dieser obig beschriebene Workflow funktioniert natürlich auch ohne gescannte Papierdokumente. Also wenn man eine (Telekom)-Rechnung per pdf erhält, dann einfach in den Ordner Scaninput verschieben. Diesen Ordner habe ich mir als Netzordner auf meinem Computerdesktop angelegt und schiebe dann die pdfs rein, die ich gemailt bekomme.

Ich würde mir auch angewöhnen, Dokumente nur via scaninput-Ordner ecodms zur Verfügung zu stellen, da man später im Archiv nur Dokumente, die vom scaninput-Ordner aufgenommen wurden, mit Anmerkungen/Annotationen/Stempeln versehen und versionieren kann. Dokumente, die man manuell in die Inbox schiebt, sind später im Archiv für Änderungen gesperrt und lassen sich nicht versionieren.

 

[Meza100]

Eine andere Lösung wäre, dass Du Dir eine komplett eigene Kategorie/Tag schaffst. Bsp. "Dokumentenart_2" o.ä. (Einstellungen -> Klassifizierungsattribute). Da kannst Du bei dem entsprechenden neuen Attribut z.B. die Combobox wählen. Also: neues Attribut anlegen ("Dokumentenart_2") -> Combobox > speichern. Dann wieder das Attribut markieren -> neu -> "Steuer" / "private Anschaffung" / "Nachweis", was auch immer. Oder "Steuer 2020" "Steuer 2021" "Steuer 2022" usw.

Ich habe nun deine Variante ausprobiert und ich muss sagen, dass es genau DAS ist, was ich gesucht habe! VIELEN DANK! ;-)

Das Sahnehäubchen wäre es, wenn ich einen Mix von Combobox (also voreingestellte Werte) und Checkbox haben könnte. 2020, 2021, 2022, usw. Mit der Combobox kann ich nur einen Wert auswählen. Bei der Checkbox kann ich nur den Haken setzen oder entfernen (allgemein - da gibt es leider keine Werte).

Als ich weiter probiert habe, habe ich nun das Klassifizierungsattribut auf "Freitext" gelegt. Das Attribut hat bei mir die Bezeichnung "Belege für Steuerjahr". Im Freitext gebe ich dann nur das Jahr ein. Wenn es z.B. über mehrere Jahre geht, dann gebe ich "Jahr, Jahr, Jahr" an. Bei der Suche kann ich nach dem Klassifizierungsattribut (in meinem Wortlaut wäre es Tag ) suchen.

Beim Testen hat die cyberport-Rechnung den Wert "2020" und die andere Rechnung hat "2020, 2021" erhalten. Wenn ich nun in der Suche das Klassifizierungsattribut "Belege für Steuerjahr" auswähle und dort "2020" eingebe, so erscheint cyberport-Rechnung und die andere. Gebe ich aber nur "2021" ein, so erscheint nur die andere Rechnung. Das ist genau das, was ich gesucht habe! Und dabei werden die Dokumente nicht doppelt klassifiziert und angezeigt!

Noch eine kurze Frage am Rande: Wie bekomm ich alte Klassifizierungsattribute weg? Habe jetzt, leider aus Unwissenheit, noch die erste drin, welche ich nicht mehr brauche. Die ist auch inaktiv, aber ich kann sie nicht löschen :/ Ich nehme an, dass es sich wohl so gehört.

 

[servilianus]

Ja, man kann alte Klassifizierungsattribute nicht mehr komplett löschen, nur auf inaktiv setzen.

 

[Meza100]

Ich habe das für mich folgendermaßen gelöst. Mein Scanner ist der Brother ADS-2400N. Hier habe ich die Möglichkeit, verschiedene Scanprofile auf die drei Scantasten des Scanners zu legen. Mit einer Taste scanne ich Kassenbons. Für diese habe ich den Scanner so eingestellt, dass nur die Vorderseite gescannt werden soll und aus jeder gescannten Seite eine einzelne pdf erzeugt wird. Diese wird dann vom Scanner in den ecodms-Ordner "Scaninput" geschoben, zur Weiterverarbeitung. Ergebnis: Ich habe also einen Stapel Kassenbons, die lege ich in den Scanner ein, starte den Scanvorgang, jage alle Kassenbons durch, und in ecodms kommt dann jeder Kassenbon einzelnd an, und wird hier automatisch klassifiziert (ich habe hier als Schlagwort für die Vorlagenerkennung "Terminal-ID" gewählt) - taucht gar nicht mehr in der Inbox auf, sondern wird dann direkt in den entsprechenden Archivordner verschoben (man kann das in der Vorlagenerstellung unten links anklicken).

Danke für den Tipp! Habe das jetzt auch mal bei mir genauso eingerichtet. Ich hoffe, dass das auch gut klappt ^^ Bin auf der Oberfläche vom Brother nicht sonderlich schalu geworden (Dateityp: PDF einseitig; 2-seitiger Scan: Aus). Sobald ich mal ein Kassenbon auf 2 DIN A4 Seiten habe, werde ich dies testen.

Anders bei "normalen" Papierdokumenten und der Scantaste 2, hier trennt der Scanner selbst nichts auf, sondern ich lege hier eben die Trennblätter dazwischen, jage den kompletten Papierstapel durch den Scanner, ecodms separiert dann die Dokumente anhand der dazwischengefügten Trennblätter. Dann startet auch hier ggf. eine automatische Vorlagenerkennung anhand verschiedener Dokumentenmerkmale (z.B. Telefonrechnung, hier müssenbei mir im Dokument die Schlagworte: "Telekom" und "Rechnung" auftauchen).
"Passt" die entsprechende Vorlage, wird automatisch klassifiziert und das Dokument dann automatisch in den entsprechenden Archivordner abgelegt.

Genau das habe ich auch so vor. Vllt. komme ich heute noch dazu die erste Vorlage anzulegen.

Ich würde mir auch angewöhnen, Dokumente nur via scaninput-Ordner ecodms zur Verfügung zu stellen, da man später im Archiv nur Dokumente, die vom scaninput-Ordner aufgenommen wurden, mit Anmerkungen/Annotationen/Stempeln versehen und versionieren kann. Dokumente, die man manuell in die Inbox schiebt, sind später im Archiv für Änderungen gesperrt und lassen sich nicht versionieren.

Auch hier nochmal danke für den Hinweis! Das ist sehr wichtig zu wissen, dass ein Drag&Drop solch wichtige Features nicht unterstützen wird. Ich bin auch ein Freund davon die Dokumente direkt in den scaninput einzufügen (via Scanner oder via Explorer). Der Rest soll ruhig das ecoDMS erledigen. Das zeugt einfach noch mehr davon, dass die Schritte vom ecoDMS mit diesem Ordner umso wichtiger sind.

@servilianus Du sicherst wahrscheinlich deine DB täglich ab oder? Hast du auch ein Script, welches die Dokumente automatisiert exportiert und diese separat sichert oder reicht dir einfach die DB als Backup?

 

[servilianus]

Ja, ich sichere die Datenbank täglich frühmorgens inkrementell, zusätzlich dann einmal im Monat auch nochmal als Vollbackup.

Das ganze dann per Hyperbackup auf eine andere Synology an einem anderen Standort. Einen automatisierten Export der archivierten pdfs mache ich nicht. Die meisten Dokumente sind ja für die Buchhaltung/Steuerberater, so dass ich diese sowieso alle immer wieder zeitnah aus ecdoms als pdfs herausexportiere und dem Steuerberater zukommen lasse (wir sind via Synology Drive miteinander verbunden, so dass ich die herausexportierten Dokumente dem Steuerberater einfach in einen gemeinsamen Ornder auf der Synology schiebe).