Nach ein paar Wochen des "Testen" möchte ich mich an dieser Stelle bei allen - natürlich ganz besonders beim Entwickler der synOCR GUI - und auch bei allen die mir mit Ihren Kommentaren geholfen haben, dass mein Workflow fast ganz rund ist.
Aktuell läuft:
1. Die analogen Dokumente werden mit einem Brother ADS-1700W (yeah!!!) eingescannt und landen direkt im SynOCR _INPUT Folder
2. Die synOCR GUI (bzw. der Job) überprüft, ob etwas in dem Ordner liegt und führt die OCR Bearbeitung durch.
3. Die Ergebnisse landen im _OUTPUT Ordner
4. Auf meinem Mac läuft die App Hazel, die den _OUTPUT Ordner als Hot Folder überwacht
4.1. Hazel wendet verschiedene Regeln an, z.B. ob eine bestimmte Versicherungsnummer, oder Faxnummer etc. gefunden wird
4.2. Sobald eine Regel greift, ist in dieser hinterlegt, was mit dem Dokument passiert, also Umbenenne und dann z.B.
4.3. Versicherungsdokumente werden in den jew. Ordner auf der NAS verschoben
4.4. Schuldokumente gehen auch in einen speziellen Ordner und als Kopie in einen OneDrive-Ordner
etc.
Die Liste der Regeln wird ständig angepasst und erweitert, da der Dok. Scanner erst seit gestern im Haushalt ist und somit Scannen schnell möglich ist.
Keine Rocket-Science, aber läuft ziemlich gut und hilft, dem Chaos Herr zu werden.
Das nächste Etappenziel ist die Evaluation einer Lösung zum schnellen Auffinden von Dokumenten, Universal Search ist cool, läuft aber leider nur auf der DS Oberfläche.