Ich muss echt noch so viel lernen. Ich bin froh, wenigstens ein klein wenig Basiswissen im Bereich PC etc. mitzubringen, sonst wäre ich noch verlorener...
PC-Kenntnisse sind Segen und Fluch zugleich. Ein NAS ist eher ein Server als ein Arbeitsplatzrechner.
Zu den Usern: Wozu die E-Mail-Thematik ? Eine Mailadresse wird nur für Benachrichtigungen benötigt - das kann immer die gleiche sein.
Du gehst in die Benutzerverwaltung und legst User an. Die meisten Rechte kommen über die Benutzergruppe, die kannst du dann noch feiner tunen.
Grundsätzlich nie einen vom System angelegten User oder Gruppe löschen. Deaktivieren ja, aber nicht entfernen. Am besten für dich selbst alles parallel noch mal anlegen, dann hat man die defaults als Referenz und Rückfallebene.
Bei mir gibt es 3 Gruppen: Administratoren - ich habe 2, einen den ich nutze, einen in Reserve, beide 2FA. Dann normale User, mehrere. Und zuletzt Backup-User, ebenfalls mehrere, einen je Backup-Client.
Die normalen und BU-User werden für alle Zugriffe verwendet. Nur deren Zugangsdaten speichere ich auch auf den Clients, zum Beispiel für Freigaben oder Backup-Jobs.
Die Admins liegen im Passwortmanager und werden jedes Mal frisch eingeloggt, und bei Beendigung wieder ausgeloggt. Für die 2FA nehme ich Secure Signin.