ecoDMS erfahrungsaustausch?

[servilianus]

Warum? Wäre doch schön auch diese versionieren zu können.

gebe ich Dir recht. Wird aber sicher einen tieferen Sinn haben.

Aber ich nutze das manuelle reinziehen in die Inbox ohnehin nicht, sondern schiebe alles per smb oder ftp in den scaninput-Ordner.

Der Vorteil davon ist gerade, dass ecoDMS dann beginnt, im Hintergrund die Dokumente zu untersuchen, zu klassifizieren und automatisch in das Archiv abzulegen (der sog. Dunkelprozess) - so dass diese Dokumente gar nicht mehr in der Inbox auftauchen sondern eben automatisch abgelegt werden. Wenn man Dokumente in die Inbox verschiebt, muss man dort manuell klassifizieren bzw. auf "archivieren" klicken. Das alles erspart das reinziehen in den scaninput-Ordner.

 

[roads]

OK bei mir ist die Inbox der Moment bei dem ich auch Rechnungen überweise bevor ich sie "wegordne" deswegen wäre automatisch weg bei mir nicht gut. Wie stellt man dass denn ein, dass ohne Inbox wegsortiert wird? Dazu muss aber auch alles notwendige erkannt werden? Ich habe nur wenige Vorlagen die immer alles erkennen. Ich habe weiterhin das S p a c e Problem teilweise bei der Texterkennung bei komischen Fonts und manchmal ist die Rechnung so bekloppt im Layout, dass ich beim Regex aufgebe.

 

[mindscout]

Ich habe das kurz nachgestellt:
(...)
Lösung: In der Inbox das Dokument so drehen, wie es orginal gescannt wurde (also auf die Seite stellen). Dann Abspeichern. Dann dieses Dokument (jetzt liegt es Quer) im Vorlagendesigner einsetzen.

Wenn das aber so wäre, dann müssten bei mir (siehe Bild oben) die Erkennungsfelder auch einfach nur um 90 Grad gedreht sein, sind sie aber nicht. Stattdessen sind sie skaliert. Ich bin mir auch gar nicht sicher, ob ecoDMS vertikale Schrift von unten nach oben erkennen könnte!?

Zudem erkennt es bei mir sowohl die vorlage als auch das dokument korrekt als Querformat und zeigt es richtig an. In den PDF-Eigenschaften ist es auch als PDF Querformat definiert, egal ob ich es drucke >> Sscanne oder ob ich direkt eine Datei im Querformat als PDF neu abspeichere.

 

[servilianus]

Also ich arbeite für sowas eigentlich nur im Archiv:

- Rechnungen von Rechnungsstellern, für die ich ein SEPA-Mandat eingerichtet habe, werden per Vorlage direkt mit dem Status "Bezahlt" oder "Fertig" oder "Zum Steuerberater" o.ä. archiviert (ich muss mich ja nicht mehr um Überweisungen kümmern). Entweder man richtet für jeden einzelnen Rechnungssteller eine separate Vorlage ein, oder man lässt EcoDMS mit einer Vorlage suchen, ob in der Rechnung ein Text a la: "SEPA-Mandat" auftaucht.

- alle andere Dokumente, in denen der Suchbegriff "Rechnung" auftaucht, erhalten den Status "überweisen" und werden mit diesem Status archiviert. Dann im Archiv klicke ich links auf den Dokumentenstatus - hier: "Überweisen": Und sehe alle Rechnungen, die ich noch anfassen muss. Wenn ich die dann überwiesen habe, setze ich die auf "Fertig" oder "Zum Steuerberater" oder was auch immer.

Dokumente, die man in den Ordner Scaninput geschoben hat, die aber ecoDMS aus irgendwelchen Gründen nicht erkennen / klassifizieren / archivieren konnte - tauchen dann in der InBox auf. So dass also nichts verloren geht. Entweder wurden sie automatisch archiviert oder tauchen eben zur manuellen Nacharbeitung in der Inbox auf, zur späteren Archivierung

- Texterkennung: Bei mir gibt / gab es eigentlich nur einen Fall, in dem die Texterkennung versagt, und das sind die PDF-Kontoauszüge der Deutschen Bank (gibt hier wohl mehrere im Forum, die das beschrieben haben). Da liest ecoDMS statt Buchstaben irgendwelche Sonderzeichen aus. Wegen irgendeinen merkwürdigen Fonts. Sonst funktioniert die Texterkennung eigentlich gut.

- Regex: habe da eigentlich recht wenig Regeln: Für die Erkennung / Zuordnung von Rechnungen zur entsprechenden Vorlage arbeite ich a) mit eindeutigen, einmaligen Suchbegriffen innerhalb des Rechnungsdokumentes (bsp: "Telekom" & "Leistungszeitraum"). Sage dann aber b) per Regex-Regel, dass nur dann mit dieser Vorlage klassifiziert werden darf, wenn bestimmte Ausdrücke nicht vorkommen: z.B.: !REGEX:\b(Kontoauszug) | (Kreditkartenabrechnung)\b

Denn sonst würden evtl. mehrere Vorlagen auf das Dokument zutreffen (in meinem Fall der Telekom-Rechnung meine Vorlage Kontoauszüge oder Kreditkartenabrechnungen, da im Verwendungsbetreff dort evtl. "Telekom" und "Leistungszeitraum" auftaucht - und ecoDMS dann auch diese Vorlage anwenden will). Wenn ecoDMS aber mehrere Vorlagen findet, die auf ein Dokument zutreffen, wird das Dokument nicht automatisch archiviert sondern bleibt in der inBox liegen, weil der Nutzer dann selbst auswählen soll, welche Vorlage genommen werden soll. Also für den automatischen Prozess ist es wesentlich, dass für jedes Dokument nur eine, eindeutige Vorlage existiert, die greift.

Verfeinern kann man dann mit Regex dann noch die Felder, die man im Vorlagendesigner um die Positionen zieht. Wenn man also bsp. eine Rechnung hat, aber der Rechnungsbetrag immer an unterschiedlichen Stellen steht (Telekom-Rechnung: Einzelverbindungen - erst darunter der Rechnungsbetrag) - dann kann man ein großes Feld ziehen für "Betrag" - und ecoDMS sucht dann darin nach dem Wert, der nach dem Begriff "SUMME:" steht. Also so: REGEX?i)(?<=SUMME([\s]*)\b([\S]*)\b

(sorry,weiss auch nicht, warum hier in der Foren-Ansicht plötzlich Smileys erzeugt werden - soll heissen: REGEX Doppelpunkt Klammer auf

Siehe auch hier:

https://confluence.applord-gruppe.e...ung-von-regex-im-vorlagen-designer-von-ecodms

 

[roads]

- Ah OK du machst das im Archiv, wäre auch eine Möglichkeit und dann auf erledigt setzen. Ich missbrauche die Inbox quasi. Geht aber auch gut.
- Versagen der Texterkennung merkst du nur wenn du viel mit regex enlesen willst und es geht nicht. Wenn du das L e e r z e i c h e n Problem nicht hast wüsste ich gerne warum und ob andere das auch nicht haben.
- ja regex mache ich so selbst Exchange Rechnungen gehen nur eben nicht wenn Leerzeichen zwischen den fonts erkannt werden.
- ok also doch wegsortiert wird nur wenn alles erkannt wird deswegen wenige Regeln. Ich mache aber Datum, Rechnungsnummer, Betrag, Kundennummer etc.

 

[mindscout]

Nachtrag von mir:

Ich hab mal eine PDf im A3-Format exportiert, diese als Vorlage verwendet um dann A4-Dokumente damit zu klassifizieren - in der Theorie sollte die Skalierung dann passen. Aber Fehlanzeige, ecoDMS skaliet trotzdem relativ zu den Dokumentabmessungen falsch.

Also den Tipp befolgt und es im Querformat versucht. Und ja, so geht es. Ich muss nur jedes betreffende dokument erst manuell ins Hochformat drehen, klassifizieren und dann manuell zurückdrehen. Zumindest ginge es so in der Theorie, aber der nächste Frustmoment lässt nicht lange auf sich warten:

Ald PDF gespeicherte Versionen des Stundennachweises werden problemlos erkannt. Gescannte Dokumente aber nicht. Dort habe ich Einträge in Arabisch, Koreanisch und Wingdings..alles in einem, obwohl alles sehr gut lesbar und artefaktfrei gescannt wurde. Zudem ist in den Einstellungen OCR nur für Deutsch und Englisch aktiviert, daher frage ich mich, wie das zustande kommen kann...

Und damit bin ich nach kurzer Euphorie wieder bei dem Punkt: macht mehr Arbeit und Frust als es mir ab nehmen würde...

 

[servilianus]

Also den Tipp befolgt und es im Querformat versucht. Und ja, so geht es. Ich muss nur jedes betreffende dokument erst manuell ins Hochformat drehen, klassifizieren und dann manuell zurückdrehen. Zumindest ginge es so in der Theorie, aber der nächste Frustmoment lässt nicht lange auf sich warten

Aber so soll es ja nicht sein - vielmehr soll das Ganze ja automatisch ablaufen, also die Archivierung im Hintergrund automatisch erfolgen. Ich habe das bei mir auch nochmal nachgestellt - mit einem DIN-A4-Beleg Querformat. Hier eine Vorlage konzipiert. Auch bei mir sind die Vorlagen-/Daten-Felder verschoben, so dass keine automatische Erkennung/Archivierung stattfinden kann.

Ich habe das Ganze jetzt mal mit Screenshots dem Support gemeldet (da ich ja eine Vollversion besitze) und werde die Antwort hier posten.

Ald PDF gespeicherte Versionen des Stundennachweises werden problemlos erkannt. Gescannte Dokumente aber nicht

Also dasselbe Dokument - wird als pdf einwandfrei erkannt - als Scan jedoch nicht?
Dann scheint die OCR-Texterkennung von ecoDMS doch grundsätzlich zu funktionieren, wenn pdfs keine Probleme machen, sondern nur Scans.

Dann tippe ich auf falsche Einstellungen im Scanner. Wurden die Vorgaben für den Scanner von ecoDMS eingehalten (siehe Handbuch)?
Ver-OCR-ed der Scanner möglicherweise zusätzlich?

Nochmal mein Rat: ecoDMS bietet sehr viele Möglichkeiten -aber auch viele Falsch-Einstellungen. Das zwar sehr umfangreiche Handbuch kann nicht alles abbilden. Nimm die 25 Euro für das Mini-Support-Ticket in die Hand und lass Dir die Lösung zeigen. Ich meine, das Programm selbst kostet wirklich nicht viel Geld - im Vergleich zum Umfang und zu Konkurrenzprodukten. Da müssen die Aachener schon etwas für den Support nehmen. Das bezahle ich gerne, wenn ich mir dadurch Ärger ersparen kann und stundenlanges Ausprobieren und zu einer definitiven Entscheidung kommen möchte, ob das Programm für mich taugt oder nicht. Wir können hier in diesem Forum (was ja noch nichtmal ein ecoDMS-Forum ist) nicht darüber befinden, ob ecoDMS für Deinen speziellen Fall taugt oder nicht. Für mich/uns ist es hingegen gut einsetzbar.

 

[Georgius]

Ich überlege zu kaufen. Will aber nicht wirklich zuerst mit der Testversion spielen.
Wie ist eure Erfahrung mit dem Mail Modul?

 

[servilianus]

Die Beschreibung liest sich ja gut - also die direkte Ablage von Emails in ecoDMS. Kann ich aber nichts zu sagen, da ich ecoMAILZ als selbständiges Email-Archivierungsprogramm neben ecoDMS laufen habe (und ecoMAILZ macht seine Sache wirklich fein).

 

[steje43]

Wie ist eure Erfahrung mit dem Mail Modul?

Habe ich mir damals gekauft und nutze es nicht mehr. Würde ich nur für ein Gewerbe nutzen.

Alternativ habe ich mir auf einem kleinen VPS Server Mailpiler installiert.

Kostet nichts, aber die Installation ist sehr schwierig.

 

[Georgius]

Genau, meinte ecoMAILZ. Ist das ein unabhäniges Programm? Dachte das ist eine Erweiterung von ecoDMS.

 

[servilianus]

Ja das ist ein unabhängiges Programm, simple Installation via Docker, wobei man die Möglichkeit hat, Emails auch in ecoDMS abzuspeichern. Was aber nicht nötig ist, da alle Emails ohnehin archiviert werden und durchsuchbar sind. Der Vorteil von ecoMAILZ -gerade im gewerblichen Bereich - ist die Revisionssicherheit. Es werden nämlich alle Emails schon beim Eingang beim Provider oder Email-Server mitsamt ihrer Anhänge abgespeichert. Im gewerblichen Bereich ist es ja so, dass auch Emails (eingehende sowie ausgehende), so sie geschäftliche Dinge betreffen, archiviert werden müssen. Und auch ein Löschprotokoll da sein muss, wenn man Emails löscht. Für mich macht ecoMAILZ aber im täglichen Gebrauch insoweit Sinn, weil es komplett im Hintergrund läuft, ich mit Updates etc. in Ruhe gelassen werde - und ich alle Emails wiederfinde. Das hat mir in bestimmten Situationen schon den Allerwertesten gerettet, weil ich wichtige Emails im Posteingang gelöscht hatte - aber die waren gottseidank via ecoMAILZ bereits revisionssicher archiviert und ich konnte sie per Volltext-Suche wiederfinden.

ecoMAILZ läuft übrigens ohne Client als Browser-Applikation

Man kann die emails dann en Bloc, wenn man will, als pdf oder .eml-Dateien downloaden. Ich würde ecoMAILZ im geschäftlichen Bereich nicht mehr missen wollen, es gibt mir die Sicherheit, das Emails nicht mehr "verloren" gehen - bzw. man Behauptungen, jemand hätte mir doch eine Email geschrieben, widerlegen kann.

 

[steje43]

Man kann die emails dann en Bloc, wenn man will, als pdf oder .eml-Dateien downloaden. Ich würde ecoMAILZ im geschäftlichen Bereich nicht mehr missen wollen, es gibt mir die Sicherheit, das Emails nicht mehr "verloren" gehen - bzw. man Behauptungen, jemand hätte mir doch eine Email geschrieben, widerlegen kann.

Genau, nur da macht es auch einen Sinn. Als Privatperson braucht man das eher nicht....!

Ich habe das leider zu spät bemerkt.

Hoffentlich wird hier dieser Tread nie von einem Admin geschlossen.....!!!!!!!!!

 

[mindscout]

Ich habe mal die Scannauflösung noch weiter ehöht und beobachte es, zum Glück kommen 90% dieser Dokumente bei mir direkt ald PDf und elektronisch unterzeichnet an, nur wenige drucken/scannen.

ecoMailz weckt auch mein Interesse, wenn ich das so lese.
Kurze, allgemeine Frage:
Archiviert es - ein Mal installiert - wirklich alles, oder kann man genau einstellen, welches Mailkonto und davon auch welche E-Mails archiviert werden sollen? Ich weiß, es widerspricht vermutlich dem Grundgedanken des Programms, aber ich hätte das hier gerne vorsortiert/selber vorgefiltert, um Unnützes aus den privaten Accounts gleich loszuwerden.

EDIT:
Wie funktioniert das in ecoDMS, wenn man die inbox für mehrere Nutzer trennen will?
Beispiel: Personalkram scanne ich in einen Ordner, den der Rest nicht sehen kann. Die andern können aber ihre Lieferscheine/Rechnungen usw. auch einscannen.
Beides landet dann im ecoDMS, könnte automatsich klassifiziert und abgelegt werden, es können aber auch beide PArteien selber in der Inbox klassifizieren. Jedoch sehen die Mitarbeiter dann dort keine Personaldokumente.

Gibt es da Filtermöglichkeiten mit Berechtigungen oder getrennte "Inboxe"? Z.B. indem man zwei statt einen Scannerordner definiert und die Dokumente in den Ordern erhalten unterschiedliche Berechtigungen?

 

[Georgius]

Ich mach augenblicklich mit einer anderen Software die Mails. Die Gratisversion kann das allerdings nicht automatisch. Real hauptsächlich weil Outlook absolut unbrauchbar ist wenn man alte Mail sucht. Zur Zeit schick ich alle Mails mit Anhang an Paperless-ngx weiter, wobei es augenblicklich nur mit Pfd funktioniert.

Aber es kommen sicher 50% der Dokumente so in die Datenbank.

Das bräuchte ich halt weiter.

 

[roads]

Mindscout das habe ich den Support von EcoDMS auch gefragt. Die empfehlen nicht die Dokumente mit Rechten zu versehen sondern die Ordner. Das heisst alle Dokumente erhalten EcoSImsuser also jeder darf sehen. Dann Ordnerrechte vergeben. Das macht einiges einfacher.

 

[servilianus]

Genau: Wenn man bsp. immer wiederkehrende Dokumente hat, die nicht jeder sehen soll, dann löst man das so, dass die gar nicht in der InBox aufscheinen, sondern gleich ins Archiv verschoben werden, in einen Ordner, für den nur bestimmte Berechtigungen existieren. Allerdings lassen sich meines Wissens auch für die InBox Berechtigungen versehen. Insgesamt: ecoDMS hat ein Rollen / Berechtigungskonzept.
Mehrere ScanInput-Ordner sind nicht nötig, da ja die Dokumente, die dort hineingeschoben werden, ohnehin sogleich verschwinden, weil sie von ecoDMS automatisch verarbeitet werden.


@mindscout: Zum Problem der verschobenen Klassifizierung bei Quer-Format-Dokumenten. Ich hatte gestern den Support diesbezüglich angeschrieben. Heute direkt die Antwort:

"
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Für Hinweise unserer Kunden sind wir immer dankbar.
Dieses Verhalten ist uns bereits bekannt und wird in einem kommenden Update behandelt. Auf unserer Webseite und über unseren kostenlosen Newsletter werden wir rechtzeitig auf Neuerungen hinweisen.
Für weitere Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich im Rahmen eines gültigen Supportpaket telefonisch an unseren Support.

Es grüßt Sie
<Name entfernt>

ecoDMS GmbH
Dresdener Straße 1
52068 Aachen
Deutschland

Zur Frage zu ecoMAILZ:

Archiviert es - ein Mal installiert - wirklich alles, oder kann man genau einstellen, welches Mailkonto und davon auch welche E-Mails archiviert werden sollen? Ich weiß, es widerspricht vermutlich dem Grundgedanken des Programms, aber ich hätte das hier gerne vorsortiert/selber vorgefiltert, um Unnützes aus den privaten Accounts gleich loszuwerden.

Ja, man kann natürlich einstellen, welche Mail/Imap-Konten überwacht werden. Dann lässt sich weiterhin einstellen, dass Emails erst nach X-Tagen dauerhaft archiviert werden. Das ist die sog. Sichtungsfrist. Zuvor kann man SPAM-Mails o.ä. entsprechend markieren ("Nicht in Archiv"), dann werden sie auch nicht archiviert. Ausserdem kann man auch noch definieren, wie lange Emails überhaupt archiviert werden sollen. Das kann man auch insoweit verfeinern, dass Emails mit unterschiedlichen Begriffen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen unterworfen werden.

Übrigens noch ein allgemeiner Tipp: ecoDMS bietet kostenlose als auch kostenpflichtige Webinare-/Schulungen an. Einfach mal auf die Webseite gehen. Ich habe bsp. gleich zu Beginn, weil ich ecoDMS produktiv einsetze, eine Schulung zur Rechnungsverarbeitung von ecoDMS gemacht, was mich sehr weiter gebracht hat:

https://www.ecodms.de/index.php/de/schulungen

 

[mindscout]

Zum Problem der verschobenen Klassifizierung bei Quer-Format-Dokumenten.

Dazu habe ich eben noch eine entdeckung gemacht: das Problem tritt tatsächlich nur in der Inbox auf!
Klassifiziert man bereits archivierte Dokumente oder zieht ein Dokument direkt ins Archiv, statt der Inbox, funktioniert das mit den Querformaten problemlos. Ich finds ja schön, dass die daran arbeiten, etwas ungut ist dabei nur, dass das Problem offenbar regelmäßig wieder auftaucht. In alten Patchnotizen von vor paar Jahren stand schon mal was von Behebung mit Problemen zu Querformaten"

Zwecks Berechtigungen, ja das mit den Ordnern habe ich auch so verstanden und nun auch testweise umgesetzt.
Was mir noch etwas fehlt sind "Benutzergruppen". Ich kann zwar Gruppen definieren , Mitarbeiter zuweisen und Ordnerberechtigungen dafür setzen, aber die ganzen Einzelrollen (die es schon gibt, wie inbox, lesen usw) muss man jedem Benutzer einzeln zuweisen.

Etwas schade fände ich es, wenn keine mehreren Inboxen definiert werden können. Da muss quasi immer einer für alle den Sortierer machen, solange OCr nicht wirklich einwandfrei und immer funktioniert.
Oder man definiert sehr einfache, grobe aber sichere Klassifizierungsvorlagen für die Inbox zur Vorsortierung und macht dann eine zweite, welche per Hand in den jeweiligen Ordnern von den jeweiligen Personen durchgeführt werden kann. Bzw. könnte man so ie unwichtigen Dinge aus der Inbox schaffen und die wichtigen dann dort selbst sortieren.

Edit: Noch eine Frage zur Dokumentenbearbeitung

Angenommen es landen Stundenzettel im Archiv, die aber der Chef noch unterschreiben muss. Kann er die PDF z.B. daraus in einem definierbaren Programm öffnen, unterzeichnen und wieder abspeichern, so dass die alte Version mit der unterschriebenen ersetzt wird?
Oder müsste man in jedem Fall das unterzeichnete Dokument dann nochmals komplett neu importieren und als gänzlich neues Klassifizieren und abspeichern?

Edit #2: Habe ich über das Handbuch beantwortet bekommen: Man kann unter Versionierung eine neue Version selber hochladen.

Dort steht auch etwas von verschiedenen Scannerordnern, allerdings ist bei mir das "Neu" ausgegraut, vielleicht eine Einschränkung der Demo oder von Docker.

 

[Georgius]

Hab jetzt den Server nach der Anleitung versucht zu installieren. Der Container startet auch, ist nur nicht ansprechbar. Weder über Port 17004 noch über den Client am PC.

Hat wer Ideen?
Im Log steht nach dem starten nichts. Es fällt nur auf es den User admin verwenden will- Den hab ich auch mal aktiviert.
Trotzdem nichts

 

[geimist]

Firewall gecheckt?