Ja das wäre ein Ziel. Doppelte Dokumente führen doch im Allgemeinen im wieder zu Problemen oder wie wird das von euch gehandhabt?
Eine Funktion, die erkennt, das Dokumente doppelt eingelesen worden sind, kann es nur in der InBox geben, also bevor das Dokument archiviert worden ist. Denn: Sobald ein Dokument einmal archiviert worden ist, kann und soll es nicht mehr verändert und gelöscht werden (sondern nur noch in den Papierkorb verschoben werden), bzw. es kann es aus dem Papierkorb erst dann gelöscht werden, wenn die hinterlegte Löschfrist (beispielsweise für Rechnungen zehn Jahre) für archivierte Dokumente überschritten worden ist.
Der Grund ist, dass ecoDMS mit den Grundsätzen für die ordnungsgemäßen Buchführung in Deutschland (GoBD) arbeitet - und die besagt, dass jedes in einen Betrieb einlaufende (und ausgehende) Dokument (Rechnungen, Geschäftsbriefe) einen Geschäftsvorfall darstellt, und unverändert sogleich archiviert werden muss, und dann den geltenden gesetzlichen Archivierungsvorschriften unterliegt. Einmal archiviert darf sich das Ursprungsdokument nicht mehr verändern lassen (sondern nur neue, rückverfolgbare Versionen des Ursprungsdokument sich erstellen lassen, beispielsweise durch Annotationen auf der pdf in ecoDMS).
Kurzum: Wenn man versehentlich dasselbe Dokument doppelt archiviert, muss man es manuell in den Papierkorb verschieben, am besten auch mit einer Annotation, warum sich das Dokument im Papierkorb befindet (also wenn man ecoDMS geschäftlich nutzt, wofür es ja vorgesehen ist). Falls nämlich ein Finanzbeamter bei einer Buchführung verlangt, Zugriff auf ecoDMS zu erhalten.
Oder man lässt vom Scanner grundsätzlich nicht direkt automatisch ins Archiv scannen, sondern nur in die Inbox - und muss dann dort manuell schauen, ob das Dokument evtl. mehrfach gescannt worden ist, bevor man es manuell archiviert.
Aber bei mir kommt doppeltes Scannen /Archivieren eigentlich so gut wie nie vor: Ich stempele jedes Dokument vorher mit einem Stempel a la: "Gescannt", jage das Dokument durch den Scanner, hefte das Dokument ab. Anhand des Stempels kann ich später erkennen, dass das Dokument schonmal gescannt worden war.
Und falls doch, kann ich im Archiv im betreffenden Ordner eigentlich recht schnell sehen, dass dort zwei oder mehrere Dokumente erscheinen, die dort mit identischen Rechnungsnummer, Betrag, Rechnungsdatum etc. kategorisiert worden sind und eines davon dann mit einer entsprechenden Annotation ("Doppel-Archivierung) in den Papierkorb verschieben.
