ecoDMS erfahrungsaustausch?

[ZoXx]

Hallo @servilianus,

vielen Dank für deine ausführliche Erläuterung.
Die Unterordner habe ich bereits entfernt (Jahreszahlen).

Also mein Problem ist, dass ich eine Vorlage erstellt habe (siehe Screenshot).
Diese greift aber nur, wenn ich bei jedem Dokument unten links auf den Button "Vorlagen" (siehe Screenshot) gehe, die Vorlage auswähle und auf "übernehmen" klicke.

Geht dies nicht automatisiert? Ich hatte gedacht, ich kann meine Ganzen Dokumente einpflegen und die Klassifizierung läuft automatisiert drüber.
Ich hoffe, du verstehst, was ich meine.

 

[servilianus]

Also bei Deiner Vorlage ist ja das Datum angehakt, da würde dann immer das dortige Datum bei der Klassifizierung übernommen werden.

Weiter: Du musst ecoDMS mitteilen, auf welche Dokumente diese Vorlage überhaupt angewendet werden soll. Also:

Du ziehst das Dokument in die Inbox

- auf: Vorlage Speichern klicken
- einen Vorlagen-Namen vergeben (ohne Leerzeichen)
- Formular-Vorlage anklicken - dann wird das entsprechende Dokument im Vorlagengenerator angezeigt
- dann Klassifizierungsmerkmale hineinschreiben, welche immer / unverändert bei der diesen Dokumenten hinterlegt werden sollen
- bei Klassifizierungsmerkmalen (Betrag o.ä.), die jeweils ausgelesen werden sollen mit der Maus ein Fenster um die entsprechenden Datenfelder ziehen
- und dann bei Schlagworten ein sinnvolles Schlagwort vergeben, welches (nur) bei diesen Dokumenten auftaucht. z.B.: "Telekom" und "Rechnung". Und/oder kombiniert mit Regex-Regeln.
- automatisch erkennen anklicken, Vorlage abspeichern.

Effekt: Sobald ein Dokument in den Ordner ScanInbox gezogen wird, welches die Worte: Telekom und Rechnung enthält, wird genau diese Vorlage angewendet und das Dokument dann automatisch archiviert.

Wenn Du das Dokument hingegen manuell in den Ordner InBox ziehst musst Du die Klassifizierung auch manuell anstoßen (z.B. mit diesem Schneckensymbol oben). Damit lässt sich jedoch testen, ob die Vorlagenerkennung wie gewünscht funktioniert.

 

[servilianus]

@DasMoritz: Die Dokumente bleiben in der InBox erhalten

 

[DasMoritz]

Moin,

Dankeschön.
Das sieht schon echt gut aus - wobei zum Teil auch nicht ganz ohne.

Eine weitere Frage:
Wie heißt die ios App für ecoDMS?
Wenn ich nach ecoDMS im App Store suche, dann kommt nichts passendes.
Antwort: Einfach Den WebDienst starten und dann per Browser via Port 17004 zugreifen.

Und noch eine weitere Frage:
Die Sicherung scheint mir momentan noch nicht möglich zu sein, es kommt diese Fehlermeldung:


Ich habe die gemounteten Order erst ohne den rot markierten Zusatz "/data/" in den Container gemountet, dort entstand der Fehler ebenfalls.
Mit dem rot markiertem Zusatz /data/ entsteht der Fehler jedoch genauso.

Hat jemand eine Idee?

Danke,
Moritz

 

[servilianus]

Es gibt keine APP für ecoDMS. EcoDMS wird im Smartphone oder Tablet im Browser aufgerufen. Unter Einstellungen wird Dir (so Lizenz vorhanden) eine https-Adresse mitgeteilt (also so eine Art ecoDMS-Quick-Connect-Adresse), oder direkt per VPN und dann IP-Adresse-der-Synology:17004. Voraussetzung: Unter Einstellungen in ecoDMS WebDienst gestartet (ganz unten: Web / Mobil / API) - Web Zugriff + TLS- Verschlüsselung)

Die Browseradresse kannst Du Dir dann ja auf deinen Smartphone-"Desktop" legen (so gehts z.B. im Iphone: "zum Home-Bildschirm") hinzufügen.

die Pfade heissen: /srv/backup // /srv/restore - nicht mit data dazwischen. So sieht es bei mir aus.

Bitte überprüfen, ob für die Ordner Lese UND Schreibberechtigungen bestehen (hier bei mir: r/w)

 

[ZoXx]

Also bei Deiner Vorlage ist ja das Datum angehakt, da würde dann immer das dortige Datum bei der Klassifizierung übernommen werden.

Weiter: Du musst ecoDMS mitteilen, auf welche Dokumente diese Vorlage überhaupt angewendet werden soll. Also:

Du ziehst das Dokument in die Inbox

- auf: Vorlage Speichern klicken
- einen Vorlagen-Namen vergeben (ohne Leerzeichen)
- Formular-Vorlage anklicken - dann wird das entsprechende Dokument im Vorlagengenerator angezeigt
- dann Klassifizierungsmerkmale hineinschreiben, welche immer / unverändert bei der diesen Dokumenten hinterlegt werden sollen
- bei Klassifizierungsmerkmalen (Betrag o.ä.), die jeweils ausgelesen werden sollen mit der Maus ein Fenster um die entsprechenden Datenfelder ziehen
- und dann bei Schlagworten ein sinnvolles Schlagwort vergeben, welches (nur) bei diesen Dokumenten auftaucht. z.B.: "Telekom" und "Rechnung". Und/oder kombiniert mit Regex-Regeln.
- automatisch erkennen anklicken, Vorlage abspeichern.

Effekt: Sobald ein Dokument in den Ordner ScanInbox gezogen wird, welches die Worte: Telekom und Rechnung enthält, wird genau diese Vorlage angewendet und das Dokument dann automatisch archiviert.

Wenn Du das Dokument hingegen manuell in den Ordner InBox ziehst musst Du die Klassifizierung auch manuell anstoßen (z.B. mit diesem Schneckensymbol oben). Damit lässt sich jedoch testen, ob die Vorlagenerkennung wie gewünscht funktioniert.

dank dir, genau so habe ich es auch vermutet!
Allerdings greift die Vorlage weder bei der "automatischen Klassifizierung" über den ScanInput Ordner und auch nicht über das Schneckensymbol oben.
Es bleibt alles beim alten. Lediglich, wenn ich das Dokument (sowohl in der Inbox als auch im Archiv) auswähle und dann auf Vorlage klicke, die Vorlage auswähle und dann auf übernehmen klicke, werden die richtigen Daten ausgelesen und auch die Felder der Vorlage erscheinen dann auf dem Dokument.

Was mir noch aufgefallen ist, dass wenn Dokumente in den "ScanInput" gelegt werden, "verschwinden" die Bemerkungen. Diese (im Archiv der Dokumentenname, wenn ich es hereinziehe) würde ich gerne behalten.

 

[servilianus]

Du musst Dich annähern. So bin ich dann schließlich auch zum Ziel gekommen.

Und lese Dir im Handbuch die Seiten 152 ff., speziell Seite 155 durch
Mach Dir eine ganz einfache Testvorlage. Also nur eine Vorlage mit einem Schlagwort, welches in einem bestimmten Dokument auftaucht. ZB. Rechnung der Telekom. Und mit diesem Dokument gestaltest Du eine Testvorlage. Schlagwort: Telekom.

Darauf achten: Anhaken: automatisch ablegen UND klassifizierbar für alle.

Wenn Du die Häkchen vor den Feldern entfernst, passiert damit gar nichts. Du kannst dort auch keinen Begriff speichern. Die Felder werden erst erst dann aktiv, wenn Du ein Häckchen dranmachst. Schreibst Du in das Feld etwas hinein, und speicherst es, wird dies für alle späteren Telekom-Dokumente übernommen (also feststehende Begriffe/Daten dann für alle Rechnungen der Telekom). Verknüpftst Du damit jedoch ein farbliches Feld, wird der individuelle Wert in diesem Bereich in das "Häkchen"-Feld ausgelesen und dann damit archiviert. Verknüpfst Du damit kein farbliches Feld, wird eben der Begriff für alle Telekom-Rechnungen verwendet, der darin steht. Soweit verständlich?

Jetzt muss das Dokument, wenn Du es in den Ordner Scaninput hineinziehst automatisch klassifiziert und archiviert werden. Es sei denn, Du hast fehlende Berechtigungen oder Du machtst das ganze mit der Free43-Version, damit geht nämlich nur eine Klassifizierungsvorlage.

Ich kann wirklich nur dazu raten, einfach mal das Handbuch durchzulesen, da steht wirklich alles drin.

 

[servilianus]

Allerdings greift die Vorlage weder bei der "automatischen Klassifizierung" über den ScanInput Ordner und auch nicht über das Schneckensymbol oben.

Und das deutet eben darauf hin, dass ecoDMS nicht weiss, welche Vorlage es anwenden soll. Bzw. die Vorlagen, die Du konzipiert hast, nicht zu den Dokumenten passen. Oder Du eine Free43-Version hast, wo nur eine Vorlage möglich ist.

 

[ZoXx]

Guten Morgen,

nachdem ich nun circa 2 Stunden hin und her probiert habe, klappt es nun.
Woran es lag? Keine Ahnung!

Die vorhandene Vorlage habe ich jetzt einfach gelöscht und exakt genauso neu angelegt und es funktioniert sofort ...
Lediglich die Bemerkung wird durch " " überschrieben, obwohl der Haken nicht gesetzt ist.
Wie kann ich das vermeiden? Also das der Dateiname weiterhin behalten wird als Bemerkung.

Vielen vielen Dank schon einmal!
PS: Bin noch in der Testphase, kann also noch alles komplett teste, die Lizenz werde ich mir aber definitiv kaufen, wenn es sauber läuft

 

[servilianus]

Bei den früheren ecoDMS-Versionen war es so, dass der Eintrag im Bemerkungsfeld zzgl. Doc-ID automatisch den Dateinamen ergab, wenn man das archivierte Dokument als pdf aus ecoDMS herausexportiert hat.

In der neuen Version kann man einstellen, welcher (individuelle) Dateiname vergeben wird, anhand der Klassifizierungsattribute der Dokumente.

Dann lässt sich soetwas erzeugen: "RE-NR_31123-Betrag_55.10_Ordner_Rechnungseingang.pdf"

Schau Dir mal diese Einstellungen an:

 

[ZoXx]

Danke, die habe ich bereits gesehen.

Es soll aber tatsächlich der Dateiname verwendet werden im Bemerkungsfeld, da dieser genau so auch in der Buchhaltung verbucht wird und eine unique-id bereits bekommen hat.

 

[ZoXx]

@servilianus keine Idee?

 

[servilianus]

Funktioniert so nicht. Wenn der Dateiname des Dokumentes automatisch in das Bemerkungsfeld übernommen werden soll, geht das nur, wenn Du das Dokument per Drag-and-Drop gleich in der Archivansicht in der Liste fallen lässt. Dann wird das Bemerkungsfeld mit dem Dateinamen versehen, sonst nicht. Dann hast Du aber keine Kategorisierung im Hintergrund mehr, weil Du händisch per Drag-and-Drop arbeiten musst.

Die Frage ist doch: Woraus speist sich der Dateiname, dass dieser genauso in der Buchhaltung verbucht wird bzw. werden muss? Wenn der Dateiname z.B. die Rechnungsnummer ist, dann lässt sich doch die bequem in der Vorlagenverwaltung auslesen, und dann ins Bemerkungsfeld übertragen. Oder man konzipiert noch unter Einstellungen - Klassifizierungsattribute - ein eigenes Klassifizierungsattribut, bsp. RE-Nr.

Aber das der Dateiname automatisch zum Bemerkungsfeld wird, geht meines Wissens nicht.

 

[ZoXx]

Die Frage ist doch: Woraus speist sich der Dateiname, dass dieser genauso in der Buchhaltung verbucht wird bzw. werden muss? Wenn der Dateiname z.B. die Rechnungsnummer ist, dann lässt sich doch die bequem in der Vorlagenverwaltung auslesen, und dann ins Bemerkungsfeld übertragen. Oder man konzipiert noch unter Einstellungen - Klassifizierungsattribute - ein eigenes Klassifizierungsattribut, bsp. RE-Nr.

Guten Morgen,

der setzt sich aus einer fortlaufenden Unique-ID zusammen sowie bestimmten Tags.
Das kann ich mit EcoDMS nicht abbilden (die Nummern sollen gleich sein etc.).

Ich schreibe dem Support mal ein Ticket.
Dank dir erst einmal für deine ausführliche Hilfe!

 

[ZoXx]

Neuigkeiten.
Support hat geantwortet. Beim Drag&Drop wird der Dateiname behalten und ins Bemerkungsfeld übertragen. Dies ist beim ScanInput nicht möglich.

 

[bob rooney]

Dafür kann Drag&Drop nicht die Versionsverwaltung......

irgendwas ist immer....

 

[Gulliver]

Guten Morgen,

der setzt sich aus einer fortlaufenden Unique-ID zusammen sowie bestimmten Tags.
Das kann ich mit EcoDMS nicht abbilden (die Nummern sollen gleich sein etc.).

Ich schreibe dem Support mal ein Ticket.
Dank dir erst einmal für deine ausführliche Hilfe!

Evtl liessen sich mit einem Script diese Dokumente vorbereiten, indem der gewünschte Text (in deinem Fall der Dateiname) mit einem Erkennungskürzel als Klartext im Dokument eingefügt wird, so dass ecoDMS ihn von dort wieder auslesen kann. Z. B. In der Fußzeile "docpathforscanDPFS: <dateiname>"
(Evtl auch 'unsichtbarer Text' möglich und dann Verwendung des ecoDMS-Druckermoduls)
Workflow: Doc in den Ordner Pre-Scaninput ablegen. Ein Script holt es dort automatisiert ab, öffnet es, ergänzt die erforderlichen Einträge und legt es dann ab in den echten Scaninput-Ordner, wo es dann von ecoDMS weiter verarbeitet wird.

 

[ZoXx]

Evtl liessen sich mit einem Script diese Dokumente vorbereiten, indem der gewünschte Text (in deinem Fall der Dateiname) mit einem Erkennungskürzel als Klartext im Dokument eingefügt wird, so dass ecoDMS ihn von dort wieder auslesen kann. Z. B. In der Fußzeile "docpathforscanDPFS: <dateiname>"
(Evtl auch 'unsichtbarer Text' möglich und dann Verwendung des ecoDMS-Druckermoduls)
Workflow: Doc in den Ordner Pre-Scaninput ablegen. Ein Script holt es dort automatisiert ab, öffnet es, ergänzt die erforderlichen Einträge und legt es dann ab in den echten Scaninput-Ordner, wo es dann von ecoDMS weiter verarbeitet wird.

Das klingt super, ist für mich aber nicht umsetzbar, da ich laie bin und nicht skripten kann.

 

[Gulliver]

Die Umsetzung übersteigt leider auch meine Kenntnisse. Vielleicht hilft aber die Idee weiter. Sollte ja grundsätzlich machbar sein - stelle es mir aber recht aufwändig vor, per script ein pdf zu ändern... Und darf man das bzgl Dokumentenechtheit/-integrität überhaupt? Das müsste jmd beurteilen, der was davon versteht.
Evtl können ja der Dateiname und die Erkennungssequenz bereits bei der Erstellung des pdf eingefügt werden, dann spart man sich den Nachbearbeitungsschritt...

 

[oschmidt]

Weiß jemand zufällig wofür das Verzeichniss /data/workdir/tiffsplit ist?
Bei mir befinden sich 179 PDFs im besagten Order. Zu dem Thema habe ich nur das hier z.b. gefunden:
https://www.synology-forum.de/threads/ecodms-scaninput-funktioniert-nicht-mehr.86650/

Wenn ich das richtig verstehe müsste der Ordner eig. leer sein wenn sich in der Inbox/Scaninput nichts mehr befinden, oder?