@ZoXx: Ordnerstruktur - Jahresordner: Natürlich kannst Du Dokumente auch in einzelne Jahresordner ablegen. Also wenn Du in der Ordnerstruktur einen Hauptordner hast: Eingangsrechnungen - darunter dann Jahresordner: 2021 / 2020 etc. Wenn ecoDMS dann Dokumente automatisch in die entsprechenden Jahresordner ablegen soll, benötigst Du dann für jedes einzelne Jahr eine eigene Vorlage, weil ecoDMS ja wissen muss, in welchen Jahresordner ein bestimmtes Dokument archiviert werden soll.
Doch das ist vollkommen unnötig. Man muss sich bei ecoDMS von der (Windows)-Explorer-Dateistrukturvorstellung freimachen, dass man Ordner mit Unterordner mit Unter-Unterordner bildet. Denn: Es gibt ja schon das Klassifizierungsmerkmal: "Datum" (also neben Dokumentenart, Status etc.). Das heisst, Du kannst Dir doch
alle Dokumente, die
alle im Ordner "Eingangsrechnungen" liegen, bequem per Datum sortieren (indem Du einfach im Archiv auf "Datum" klickst, dann werden die Dokumente chronologisch absteigend angezeigt.). Oder Du gehst in der Suche auf das Bleistiftsymbol - Feld: Datum - Operator: Ist - Wert anklicken - Dynamisches Datum: Dieses Jahr, letztes Jahr, Monat, etc. Und dann kannst Du Dir diese Suche dann auch als Schnellauswahlbutton als Favorit abspeichern.
Also: Möglichst Flache Ordnerstruktur in ecoDMS. Ich habe z.B. nur vier Hauptordner, z.B. einer: Buchhaltung, darin dann die Unterordner: Eingangsrechnungen / Ausgangsrechnungen / Kontoauszüge etc. Das reicht vollkommen aus. Dokumente dann auch noch in spezielle Jahresordner zu verschieben ist nicht nötig und verkompliziert das Ganze. Das Klassifizierungsmerkmal (bzw. Kombinationen davon) ist in ecoDMS das, womit man Dokumente schnell auffindet - nicht die Ordner-Dateistruktur.
Massenklassifzierung: Hier gibt es zwei Wege: a) Dokumente anklicken - Massenklassifikation - dann manuell Werte eintragen, diese werden auf alle angeklickten Dokumente angewendet. Bei Feldern, in die nichts eingetragen wird, bleibt das urprüngliche erhalten. Oder b): Massenklassifzierung - Vorlage anwenden - jetzt kann man sich eine Vorlage aussuchen, die auf diese Dokumente angewendet wird. Wenn in dieser Vorlage die Auslesung des Datums hinterlegt ist, wird dies dann auch in der Massenklassizierung angewendet.
Ich frage mich bei Dir aber, warum die Massenklassifizierung überhaupt nötig ist. Denn: Wenn Du eine Vorlage gebildet hast (und in dieser "automatisch erkannt - ins Archiv ablegen angeklickt hast) - und Du schiebst dann (neue) Dokumente in den Ordner scaninput bsp. - warum willst/musst Du sie denn dann anschließend noch Massenklassifzieren? Das ist ja eigentlich dafür gedacht, wenn bei vielen archivierten Dokumenten Fehler aufgetaucht sind, diese dann en bloc zu reparieren. Also, wenn Du Dokumente archivierst, und die wurden nicht so automatisch archiviert, wie es sein sollte, dann stimmt etwas mit Deiner Vorlage nicht. Oder Du hast gar keine gebildet, was ich vermute. Also dass Du hunderte von Dokumenten einfach so archiviert hast, ohne ecoDMS per Vorlage anzuweisen, wonach/womit diese Dokumente überhaupt klassifiziert werden sollen. Dann musst Du dies natürlich per Massenklassifikation oder manuell nacharbeiten. Oder Du verschiebst alle betreffenden Dokumente in den Papierkorb, bildest die Vorlagen und lässt dann ecoDMS die Dokumente nochmal neu archivieren.
