ecoDMS erfahrungsaustausch?

[servilianus]

Das Verhalten weist auf einen Fehler bei der Verarbeitung hin. Denn der normale weg ist ja: Scaninput ->tiffsplit ->Archiv.

Mal überprüfen, ob die pdfs, die da drin liegen, Archiviert wurden oder nicht.


Ich habe gerade auch bei mir nachgeschaut - Tin dem besagten Ordner finde ich ebenfalls pds, fast alle hatte ich seinerzeit an einem ganz bestimmten Tag per scaninput hochgeladen (nämlich alle am26.03.2021). Und ich meine mich zu erinnern, dass es da irgendeine Störung mit dem Scaninput-Ordner gab.

Also wenn die da drin stecken geblieben sind, stimmt was nicht, normalerweise muss der Ordner wieder geleert werden.

Edit: gerade weiter geforscht: Die Dokumente, die im Ordner tiffsplit liegen, sind zwar bei mir alle archiviert, jedoch stimmt bei diesen allen das Klassizierungsmerkmal Betrag nicht. Der ist bei allen dieser Rechnungen: "0,00". Ich vermute, das hat was mit einer fehlerhaften automatischen Klassifizierung zu tun oder fehlerhaften Vorlage (die Erkennung und Archivierung läuft bei mir in Scaninput bei bestimmten Rechnungen automatisch ab).

 

[oschmidt]

Danke dir.
So etwas hatte ich fast befürchtet/vermutet.
Ich lade mir die mal runter und werde die Stück für Stück zu Hand nehmen.

 

[roads]

Woah der Faden brennt ja, bin keider nicht informiert worden dass es weiter geht. Muss gleich mal in die Forum Settings. Wichtiger Faden und schade, dass Eco kein eigenes Forum hat, wäre sehr sinnvoll für die selbst auch. Feedback ist ja mühsam bei denen.

Danke für deine Tips Servilianus​

Mit dem Leerzeichen scan meine ich S o e i n e n S c a n . Das passiert leider bei einigen Schriftarten bei dennen die Buchstaben zu weit auseinander stehen machmal aber auch nur in Textarealen bei gewisser Schriftgrösse. Die Umwandlung PDF zu PDF-A ist fehlerhaft wenn man so will. Die Erkennung durch EcoDMS ist damit schon mal ausgehebelt. Ich frage mich ob es da einen Ausweg gibt. Ich benutzen Scansnap als Scanner.

 

[DasMoritz]

Moin,

so, EcoDMS rennt bei mir nun seit 29 Tagen sehr unauffällig und ich kann meine private Aktenhaltung zunehmend digitalisieren - das freut mich.
Nun zu meiner Frage:

Es kommt immer das PopUp wegen der 30 tägigen Testversion hoch.
Zwei Fragen:

Kann man ecoDMS eigentlich über die 30 Tage weiter nutzen, wenn ja: Mit welchen Einschränkungen?
Ich meine das mal irgendwo gelesen zu haben, finde es nun aber nicht wieder.

Danke,
Moritz

 

[servilianus]

Ich glaube, man kann nur eine eingeschränkte Anzahl von Dokumenten abspeichern bzw. durchsuchen, und der Zugriff über die WEB-Oberfläche ohne Client ist nicht möglich

 

[roads]

Lohnt sich zu kaufen. Vorschau geht sonst nicht.

 

[roads]

Ich habe ein Problem Dokumente zu versionieren. Wenn ich sie hinzufüge sind sie sofort Geschlossen und können nicht mehr geöffnet werden. Finde ich etwas komisch gelöst. Cool wäre öffnen bearbeiten speichern, neue Version entsteht. Wie funktioniert der Workflow?

 

[servilianus]

sie sind automatisch geschlossen, wenn sie in die Inbox hineingezogen wurden, nicht aber, wenn sie über den Ordner scaninput ins System kommen.

 

[roads]

OK warum muss das so sein, was ist der Grund? Über die Inbox/Scaninput bekomme ich keine docx und .numbers files rein.

 

[roads]

Hat jemand hinbekommen in ecoWORKS Exchange365 als Server einzurichten? Eine einfache IMAP anmeldung erlaubt Echange365 so weit ich weiss nicht mehr. Ich musste hierfür in EcoMAILZ einen OAUTH Zugang anlegen was in EcoWORKZ aber nicht zur Auswahl steht.
Wäre schon angenehm Rechnungen aus Mails automatisch in die Inbox zu importieren.

Edith: OK ich glaube ich habe es. Man erstellt ein App-Passwort hier:
https://account.activedirectory.windowsazure.com/AppPasswords.aspx

Mit dem erstellten Passwort funtioniert der SMTP Test über outlook.office365.com

Edith2: Importfunktion von EcoWORKS für mich komplett sinnlos. Das was ich brauche ist eigentlich ein Import von pdf Dateianhängen von bestimmten Absendern in die INBOX. EcoWORKZ scheint weder das eine noch das andere zu unterstützen?! Sehr strange, ist doch die logischste Nutzung.
Es erlaubt nur die Speicherung kompletter Mails und aus Ordnern direkt in EcoDMS ohne die INBOX. Ich werde mal ein feature request absetzen.

 

[servilianus]

Und was ist, wenn Du statt ecoWORKZ direkt auf ecoMAILZ setzt?

 

[roads]

ecoMAILZ läuft bei mir aber das zieht doch keine PDFs und legt sie doch nicht in die Inbox? Die Funktion habe ich jedenfalls nicht gesehen. MAILZ ist ja da um Emails revisionssicher zu speicherm.

 

[DasMoritz]

Moin,

doofe Frage: Wie kann man denn auf ecoDMS ohne Client zugreifen? Das ist das einzige was mich gerade etwas stört.

Danke,
Moritz

 

[servilianus]

du musst dazu eine Lizenz haben. Dadurch kannst Du Dir unter Einstellungen den Web-Zugriff freischalten. Das ist dann eine abgespeckte Client-Version

 

[MacAir13]

Heißt das, dass auch mit der Demoversion kein Web-Zugriff möglich ist? Der funktioniert bei mir nämlich mit der synoIP:17004 aktuell nicht. Ich versuche dabei die in Post 95 an erster Stelle genannte Möglichkeit.

Das größere Problem, das ich aktuell habe, ist aber dass ich das Scannen zu FTP (vgl. ersten Screenshot - als Nutzer nehme ich das Konto mit Adminrechten) nicht hinbekomme: welchen Port (habe von 17001 - 17005 alle durch) muss ich dem Scanner denn angeben?
Über das Netzwerk klappt das Einscannen im Übrigen, allerdings werden die Scans erst nach über 1 Minute im ecoDMS Client angezeigt. Ist das bei allen so langsam? Und gibt es einen Unterschied in puncto Schnelligkeit/Sicherheit zwischen scan to ftp und scan to Netzwerk?

Ich nutze aktuell die Demoversion 21.06 (Burns) von ecoDMS.

 

[oschmidt]

Heißt das, dass auch mit der Demoversion kein Web-Zugriff möglich ist? Der funktioniert bei mir nämlich mit der synoIP:17004 aktuell nicht. Ich versuche dabei die in Post 95 an erster Stelle genannte Möglichkeit.

Ohne Lizenz wird das nichts.

Wenn du per FTP scannen willst musst du den FTP Port der Synology Verwenden, den du legst die ja mehr oder weniger nur in den Ordner /ecoDMS/Scaninput
Dabei macht es keinen Unterschied ob du die Datei per ftp, rsync, ssh oder Browser Upload in den Ordner legst.
Bzgl. der Verarbeitungszeit hängt diese natürlich stark von der Größer der Datei bzw. deiner Synology ab (CPU, RAM, Festplatte).

 

[MacAir13]

Danke, das war mein Denkfehler, bei paperless (hatte ich mir zuvor angesehen) wurde es unterhalb der Ordnerstruktur von Docker im Ordner "consume" abgelegt, daher offenbar auch der andere Port. Mit Verwendung des SynoPorts erhalte ich nun allerdings die Fehlermeldung
"*Der Verzeichnisname ist korrekt.
*Das Verzeichnis ist nicht schreibgeschützt.".
Als Zielordner verwende ich /ecoDMS/Scaninput. Muss man denn eine erweitere Freigabeberechtigung für den Ordner ecoDMS erteilen?
Mit einer 720+, 10 GB sollte ein einseitiges pdf keine Minute dauern, nehme ich an? Liegt das vielleicht auch an der Demoversion?

 

[Chr!s]

Hallo Zusammen, ich hoffe hier kann jemand helfen. Ich habe schon unzählige Foren und Beiträge durchforstet jedoch keine Lösung gefunden.
Ich möchte meine Gehaltsabrechnungen ablegen, bei diesen hat sich im Laufe der Jahre das Layout geändert. Ich habe als Schlagworte meinen Nachnamen und die Personalnummer zu Testzwecken auch nur die Personalnummer.... daran erkennt ecoDMS vermutlich schon dass es sich um eine Gehaltsabrechnung handelt. Im Vorlagendesigner habe ich die Position für das Datum angegeben und als Bemerkung den Betreff. Das Problem ist nun das ecoDMS die Vorlage erkennt wenn aber die Pos. des Datums nicht übereinstimmt wird das Tagesdatum genommen oder ein anderes Datum das je nach Layout an dieser stelle steht. Lässt es sich evtl. irgendwie einschränken dass die Vorlage nicht angewendet wird wenn es kein Datuman der Pos. gibt bzw. ein falsches Datum? Je nach Layout wird mein Geburtsadatum oder Eintrittsdatum erkannt.
mit Regex habe ich schon experimentiert habe es aber nicht hinbekommen dass er aus einem Bereich z.B. mein Geburtsdatum nicht annimmt und sozusagen nach dem nächsten Datum weitersucht und dieses übernimmt.
Ich habe schon probiert verschiedene Vorlagen anzulegen dann gibts aber Überschneidungen mit den Schlagworten und lässt sich somit auch nicht abspeichern.
Ich bin Übrigens noch in der Testphase demnach sollten auch alle Funktionen aktuell möglich sein.
Nehme jeden Tipp dankbar an.

 

[Holli_NOM]

Spannende Frage. Da hänge ich mich mal dran. Das kann man ja auch übertragen auf beliebige Vertragsnummern (z. B. Versicherungen). Wenn also eine bestimmte Versicherungsnummer irgendwo im Dokument gefunden wird, verwende diese Klassifizierung.
Bin auch gerade in der ecoDMS-Testphase ;-).

 

[Gulliver]

Geburtsdatum und Eintrittsdatum kannst du per Regex ausschliessen...
Kannst du einen Bildausschnitt mit Datum von einer Gehaltsabrechnung einstellen?

Ich habe auch die Auszüge zurückliegender Jahre eingescannt und es jahrgangsweise gemacht. Wenn dann ein neues Layout kam, habe ich die Scanvorlage geändert.