ecoDMS erfahrungsaustausch?

[Marian]

Hallo @Crashandy,

Danke für deine Erklärung. Ich habe nun mal auf 22.08-02 /also Hotfix 22.08/1 gewechselt. Die Lizenz hatte ich nach dem Update 1 der Synology onehin mal wieder reaktivieren müssen, sodass ich vor der neuen Aktivierung auch gleich auf die neuste Version wechseln konnte.

Im Handbuch habe ich noch nachfolgenden Hinweis gefunden, den ich bisher nicht beherzigt hatte. Bei einem Stromausfall (gut inzwischen an der USV) o.ä. ungeplanten Ererignissen hilft das aber auch nicht):

Bei einem Update der NAS-Firmware müssen zuvor die laufenden Container gestoppt werden.

 

[Felix7410]

Hallo,

kurze Frage: Ich erstelle eine Vorlage für Rechnungen auf Deutsch und alles funktioniert. Nun möchte ich auch eine Rechnung auf Englisch erstellen. Die Erstellung funktioniert, nur wenn jetzt durch den ScanImport-Ordner englische Rechnungen eingelesen werden, findet eine doppelte Klassifizierung statt. Woran liegt das? Habe bei den beiden Vorlagen jeweils verschiedene Schlagwörter ausgewählt...

 

[Nordlicht01]

Guten Abend, ich habe gerade gesehen, dass es die Version 23.01 gibt.

Kann ich diese Version wie ein Update installieren (also Lizenz deaktivieren, Container stoppen, löschen, neues Image herunterladen und Container mit Verlinkung auf die in der vorherigen Version genutzen Ordner neu erstellen lassen).

Oder muss dieses Version als Upgrade behandelt werden und müssen dazu neue Ordner angelegt werden?

Auf der Homepage steht Update ... sollte also eigentlich wie im zweiten Absatz beschrieben laufen oder?

 

[Crashandy]

Hallo @Nordlicht01,

da ecoDMS eine doch sehr spezielle Software ist, sollte man vorher schon einmal das neue Installationshandbuch lesen.
Bei einer normalen Standard-Installation sollte Deine beschriebene Vorgehensweise völlig ausreichen. Falls Du aber auch das ecoWORKS benutzt hast, dann ist für das neue WORKS Add-on einiges zu beachten. Dafür müssen dann auch neue Ordner angelegt werden.
Insgesamt läuft die neue Version 23.01 ganz gut, aber bis auf das neue WORKS Add-on habe ich nicht viel Neues feststellen können.

Leider wurde immer noch nicht der Fehler mit der manuellen Klassifizierung des Datums behoben.
01. Januar 2023 bis 31. Januar 2023 werden korrekt manuell und automatisch klassifiziert, bei 1. Januar 2023 bis 9. Januar 2023 kann man das Datum mit <Strg> und gedrückter rechter Maustaste nicht übernehmen.
Soll das Datum automatisch aus einem Block ausgelesen werden, so funktioniert es z.B. auch nicht bei dem folgenden Format.
Berlin, 1. Januar 2023 <-- funktioniert nicht
Berlin, 01. Januar 2023 <-- funktioniert korrekt
Diesen Fehler gibt es aber schon sehr lange.

Gruß
Crashandy

 

[servilianus]

Ich bin auf die Version 23.01 gewechselt. Ich hatte zunächst die Vorgehensweise eines Updates versucht, dies klappte jedoch nicht. Daher ist diese Version wie ein UPGRADE zu behandeln. Es liegt ja auch in Versionssprung von 22. auf 23 vor. Das bedeutet:

- ein Voll-Backup zu erstellen (zip-Datei im Ordner Backups)
- Lizenz jetzt unbedingt DE-Aktivieren
- Container herunterfahren
- Ordner Data leeren/Inhalte löschen
- Container löschen
- neuen Container erstellen
- Ordner korrekt zuweisen und Ports
- Container starten
- ecoDMS legt jetzt im Ordner Data neue Unterordner an
- Connection Manager und Client löschen und sich die neuste Version von ecoDMS herunterladen
- in Connection Manager zuerst die Basis Credentials Konto: ecodms, Passwort: ecodms eintragen, sich damit erstmals verbinden
- wenn Zugriff, dann unter Einstellungen die (deaktivierten) Lizenzinformationen hinterlegen und Lizenz aktivieren
- alles wieder trennen / schließen
- backup-zip-Datei in Ordner restore verschieben, in restore.zip umbennen
- jetzt wird das Backup eingespielt
- etwas abwarten und dann sich mit den bekannten / alten Credentials im Connection-Manager verbinden (denn jetzt hat sich ecoDMS ja die Passworte / User aus dem Backup geholt)

ecoWORKZ ist nicht mehr in der Seitenleiste, sondern jetzt unter Einstellungen zu finden. Die Abläufe müssen ggf. neu angelegt werden. Stört mich so nicht, finde ich sogar etwas übersichtlicher als in der alten Fassung mit diesem merkwürdigen Roboter, der dumm wie Brot gewesen ist und nur Platz verschwendet hatte.

 

[Bernd_Eifel]

Insgesamt läuft die neue Version 23.01 ganz gut, aber bis auf das neue WORKS Add-on habe ich nicht viel Neues feststellen können.

Ist jetzt vielleicht schon die KI integriert worden, wie es Ende letzten Jahres bereits angekündigt wurde ?!?

 

[Crashandy]

Davon konnte ich bis jetzt nicht feststellen!

 

[Crashandy]

Die von @servilianus beschriebene Vorgehensweise ist natürlich der absolut sichere Weg.

Bei mir hat es im Docker mit dem gewöhnlichen Ablauf geklappt, ohne die Lizenz zu deaktivieren. Es kann natürlich auch daran liegen, dass ich immer das Image "latest" verwende. Damit war der Ablauf bei mir etwas einfacher.
- neues Image herunterladen "ecodms/ecodms:latest"
- Container stoppen
- Container zurücksetzen
- zwei neue Verzeichnisse angelegt und dem Container zugeordnet
- Container starten und fertig

Schwieriger war dann die Installation vom Client unter Windows 11, da ein normales Update auch fehlschlug.
Da habe ich nun den ecoDMS-Client und den ecoDMS-Printer in der Systemsteuerung komplett deinstalliert.
Im Anschluss lief die Installation der beiden Programme ohne Fehler durch.
Die beiden Dateien "ecodmsmailzplugin.edp" und "ecodmsmailzplugin_de.qm" mussten wie immer in das Plugin-Verzeichnis kopiert werden und im Anschluss funktionierte das Programm wie vorher gewohnt.
Alle ecoWORKS-Einstellungen wurden bei mir korrekt in das neue WORKS Add-on migriert.

Vorteil der vorherigen Deinstallation war bei mir, dass die Programme jetzt nicht mehr im Ordner "Program Files (x86)" sondern jetzt in dem richtigen Ordner "Program Files" liegen. Das war bei dem letzten Upgrade noch nicht so.

 

[Crashandy]

Hallo @servilianus,

da Du hier schon die meisten Lösungen für ecoDMS präsentiert hast (einen großen Dank dafür), hätte ich eine Knobelaufgabe, dessen Lösung mir einfach nicht gelingt.
Ich versuche schon sehr lange das Datum in den Kontoauszügen der Advanzia Bank automatisch zu klassifizieren.

Meine bisherigen Versuche:
Klassifizierung mit markiertem Bereich und Regex ist immer erfolglos.

REGEX?<=Munsbach, )\d+.\s\b([\S]*)\b\s\d+
REGEX?<=, )\d+.\s\b([\S]*)\b\s\d+
REGEX:\d{1,2}\.\s\S+\s\d{4}
REGEX:\d{1,2}\S\s\S+\s\d{4}

Klassifizierung mit sehr präzise markiertem Bereich und dem Datumsformat war erfolgreich.

" d. MMMM yyyy"
Da es bei den PDF-Dateien auch geringe Verschiebungen geben kann, ist diese Methode nicht optimal.

Gibt es da noch andere Vorschläge, wie man es lösen kann?

Gruß
Crashandy

 

[servilianus]

@Crashhandy: Besten Dank! Doch leider bin ich nicht wirklich ein Regex-Experte. Da finden andere sicher eine Lösung, und auch ob Deine Syntax so in Ordnung ist.

 

[roads]

Gibt es einen brauchbaren Regexmaker der eine Zeichenfolge in Regex rückwärts ins Allgemeine übersetzt?

 

[Crashandy]

Kein Problem, dann könnte mir eventuell noch das Schwarmwissen hier weiterhelfen.

Zusätzlich zu meinen oben genannten Regex-Beispielen habe ich auch die Lösung von @Chr!s ausprobiert und es funktioniert auch nicht in der automatischen Klassifizierung vom Datum in einem markierten Bereich.

REGEX:(?i)\b(([0-9]?[0-9])[. ][ ]?([0-9]?[0-9][. ]|Jan.*|Feb.*|Mär.*|Apr.*|Mai|Jun.*|Jul.*|Aug.*|Sep.*|Okt.*|Nov.*|Dez.*)[ ]?([0-9]?[0-9]?[0-9][0-9]))\b

Alle fünf genannten Beispiele funktionieren korrekt auf der Seite von RegEx101, jedoch nicht in der Klassifizierung vom Datumsfeld von ecoDMS. In der Klassifizierung für das Bemerkungsfeld werden diese Regex-Beispiele auch richtig verarbeitet.

 

[myssv]

Hallo zusammen,
vielleicht kann mir jemand bei dem Dynamischen Datum helfen?
Ich habe Belege, die kein Datum habe, denen möchte ich immer den letzten Tag des Vormonats zuweisen.
Geht das?
Wenn ja, wie ;-)

 

[Crashandy]

Das funktioniert nicht ganz so wie Du Dir es vorstellst, jedoch könnte man ein Datum in einem ungefähren Bereich finden.
Handbuch ecoDMS (burns) - Build 23.01 - Seite 175

 

[myssv]

Das habe ich gesehen, ist aber nicht das, was ich möchte.

So mache ich es lieber weiter manuell. Dann ist es einheitlich.

 

[MrNas]

Hallo zusammen, ich bin neu hier und habe die Posts zum ecoDMS Erfahrungsaustausch mit Interesse gelesen. Ich lese häufig von den Connection Problemen und zu vielen gleichzeitigen Verbindungen zum ecoDMS Server. Ich habe derzeit nur die kostenlose Version von ecoDMS als eine Client+Server Installation auf meinem Laptop im Einsatz und habe auch vor aus privaten + geschäftlichen Gründen regelmäßig die erforderlichen Backups der Installation+DB zu erstellen.

Frage:
1a) Könnte man als Workaround die etwas nervige Fehlermeldung umgehen, wenn man von der Privaten Edition und ein paar € mehr auf 1 Lizenz der Business Edition umsteigt bzw. gleich in meinem Fall die Business Lizenz erwirbt? Hintergrund: bei der Business Edition sind beliebige Anzahl gleichzeitiger Verbindungen erlaubt, wohingegen bei der privaten max. 2 gleichzeitige Verbindungen erlaubt sind: https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-demoversion?

1b) Stehe etwas auf dem Schauch: Bräuchte ich hierfür mehrere Lizenzen für mehr Verbindungen oder reicht 1 Business Lizenz?

2a) Ich habe derzeit nur ein älteres Synology NAS, welches keine Docker & Container Funktionalität bietet, müsste also für den Docker-Betrieb und Backups ein neues NAS beschaffen.
Kennt ihr eine weitere kostengünstige und empfehlenswerte Alternative zum Docker Betrieb & Backup für ecoDMS?

2b) Welche Empfehlung für ein NAS habt ihr und besteht die Möglichkeit, das NAS statt mit HDs mit SSDs auszustatten?

Grüße

 

[D-Nero]

Hallo,

ich habe ecodms auf einer Synology ds218+ im Docker laufen und bin voll zufrieden.
Den RAM der ds habe ich aufgerüstet.

Ich nutze ecodms mit meiner Frau gemeinsam mit einer kommerziellen Lizenz.
Diese lässt individuelle Nutzerkonten, aber jeweils nur eine aktive Verbindung zu.
Die nutze meist ich von meinem Desktop-PC (ganztägig ohne Probleme).
Wenn meine Frau drauf muss, muss ich mich abmelden.
Ich habe allerdings den Eindruck, dass ecodms eine Verbindung nach längerer Inaktivität nicht mehr "zählt" und der Zugriff möglicherweise auch ohne meine vorherige Abmeldung möglich wäre.
Das habe ich aber noch nie getestet.

Wenn beide Nutzer gleichzeitig zugreifen wollen, braucht es meines Wissens, mehrere Lizenzen.
Höchstwahrscheinlich gilt das auch wenn das gleiche Benutzerkonto gleichzeitig von zwei Rechnern zugreifen will / soll.

Mein Wissen stammt noch von unserem Erstkauf vor Jahren. Möglicherweise hat sich das Lizenzmodell etwas geändert.
Insofern auf jeden Fall noch mal selber genau lesen.

Viele Grüße.

 

[MrNas]

Den Betrieb im Docker Container würde ich aufgrund der relativen einfachen Handhabung und wenigen Wartungsaufwänden bevorzugen. Allerdings habe ich auch schon überlegt mit Proxmox eine VM mit Ubuntu Linux aufzusetzen und darauf ecoDMS zu installieren, als Alternative. Allerdings kann ich nicht einschätzen, wie hoch die Wartungsaufwände und mögliche Fehleranfälligkeit hier ist, und ob das hinterher wieder einfach herstellbar ist. Ich bin jetzt auch kein Linuxspezialist. Darüber hinaus gibt es noch Möglichkeiten mit Portainer und diversen LXC Containern.

Hat jemand damit Erfahrung und kann mitteilen, was den reibungslosen Betrieb und Datenwiederherstellung angeht?

Im Prinzip, sollte es ja auch auf Basis der einfachen All-In-One Installation auf Laptop/Desktop-PC keine großen Schwierigkeiten geben, da dort auch ein Backup gezogen und die eigenen Backup Funktionalität genutzt werden kann.

Ich finde die Angaben auf der ecoDMS Seite irreführend, da ja dann doch 2 Business Lizenzen erforderlich wären für gleichzeitige Verbindungen. Irgendwie wird es hier vermischt, Benutzeranzahl mit Verbindungen:



Kann ich bei der Private Edition etwa nicht mehrere Benutzer(Namen) verwenden und trotzdem, die 2 gleichzeitigen Verbindungen nutzen? Dann gibt es doch keinen Unterschied zur Business Edition, oder etwa doch?

Grüße

 

[Crashandy]

Hallo @MrNas,

Deine Darstellung ist in der Tat irreführend.

Hast Du Deinen Screenshot irgendwie zusammengebastelt?

Ich habe mir in dem Vergleich auch die Zeilen über der Benutzeranzahl angeschaut und dadurch gibt es eigentlich keine Unstimmigkeiten.



Demoversion bedeutet 30 Tage Test mit vollem Umfang und 3 gleichzeitigen Benutzern.

Private Edition hat auch den vollen Leistungsumfang und kann mit maximal 2 gleichzeitigen Benutzern zu je 89 EUR (179 EUR) betrieben werden, für 48 Monate würde diese Edition dann 316 EUR kosten.

Business Edition kann mit beliebig vielen Benutzern zu je 100 EUR netto betrieben werden. Musst Du nun unbedingt mit 3 Benutzern gleichzeitig arbeiten, dann sind eben 357 EUR fällig, 633,75 EUR für 48 Monate.

Wer jedoch mit mehr als 3 Benutzern zeitgleich arbeiten will, kann auch gleich das ecoDMS ONE Sorglospaket buchen.

• einmalig nur 250,00 EUR netto pro gleichzeitiger Verbindung
• Mindestabnahme: 3 gleichzeitige Verbindungen
• zzgl. jährlichem Support (25,00 EUR netto pro gleichzeitiger Verbindung)
• zzgl. jährlicher Softwarepflege (25,00 EUR netto pro gleichzeitiger Verbindung)

Hier hat man alle Pakete zusammen für einen Preis ab 750 EUR plus 50 EUR pro Jahr.
Das wären bei 3 Benutzern 1.011,50 EUR für 24 Monate bzw. 1.130,50 EUR für 48 Monate brutto.

Gruß
Crashandy

 

[MrNas]

Danke, jetzt wird das für mich verständlicher. Das Durcheinander bei mir entsteht, weil in der Zeile einmal von Benutzeranzahl und dann aber glz. Verbindungen beschrieben werden. Also entspricht Benutzeranzahl = glz. Anzahl Verbindungen = max. nutzbare/erwerbbare Lizenzen. D.h. bei der Private Edition kann ich folglich und sinnvollerweise maximal nur 2 Lizenzen erwerben und bei der Business entsprechend unbegrenzt, für z.B. mittelständische bis große Unternehmen usw.

Allerdings besteht technisch gesehen auch bei der Business Edition das Problem mit der Fehlermeldung "gleichzeitig zu vieler Verbindungen", wenn ich nur 1 Lizenz besitze und mich von mehreren Clients (Mobil, Desktop, Laptop) usw. zum Server verbinden würde.

Ich versuche die Dinge richtig auseinander zu halten und hoffe ich verstehe das soweit korrekt