Guten Abend zusammen, auf einmal war wieder Weihnachten so dass ich leider wenig Zeit hatte um wie angekündigt am nächsten Tag zu antworten, allerdings habe ich dennoch ausgiebig getestet und Erfahrungen gesammelt.
@UncleC Ich habe auch keine Möglichkeit gefunden Ordner zu verschieben und habe diese neu angelegt und bei den Dokumenten über Massenklassifizierung neu zugeordnet. Danach mussten allerdings auch die Vorlagen aktualisiert werden.
Die Archivierung meiner ganzen Abrechnungen habe ich wie folgt gelöst:
In der Formularvorlage habe ich die Rechtecke für die Attribute Datum, Bemerkung und Personalnummer (selbst angelgtes Attribut) alle über die ca. oberen 30-40% in der Vorlage gezogen. Die 3 Rechteke liegen übereinander. Die Rund 300 Abrechnungen habe ich dann über das Sidepanel auf die entsprechende Vorlage zum Archivieren gezogen und nicht über den Scaninput Ordner. Die Archivierung hat bei mindestens 95% aller Abrechnungen wie gewünscht funktioniert.
Meine Erkenntnis über die Funktionsweise ohne Garantie auf Richtigkeit:
Die Erkennung erfolgt 2-Stufig, also anhand der Schlagworte wird zuerst das Dokument analysiert und die im besten Fall die richtige Vorlage zugeordnet. Im Zweitenschritt werden die Attribute aus der Formularvorlage ausgelesen. Demnach müssen bereits die Schlagworte so gewählt werden dass damit eine Eindeutige Formularvorlage erkannt werden kann. Dies scheint mir jedoch teilweise gar nicht so einfach. In meinem Szenario hatte ich meine Abrechnungen, die Abrechnungen meiner Freundin, jeweils die el. Lohnsteuerbescheinigungen und die Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung archiviert. Also jeweils 3 Unterschiedliche Dokumentarten für mich und meine Freundin. Auf allen Unterlagen sind die gleichen Wörter die ich als Schlagwörter verwenden würde z.B. die Personalnummer. Ich konnte das letztendlich nur mit Hilfe von REGEX Lösung. Desweiteren scheint bei Schlagworten weniger mehr zu sein. Je mehr Schlagworte man hinterlegt umso größer ist die Wahrscheinlichkeit dass mehrere Klassifizierungsvorlagen erkannt werden da die Wahrscheinlichkeit natürlich steigt dass diese Schlagwörter in anderen Dokumenten vorkommen, eigentlich logisch.
Weitere Erfahrungen:
- die Texterkennung ist leider nicht die Beste was auch zu Problemen mit der Erkennung der Vorlagen führt, die OCR von ABBYY in Devonthink erkennt Wörter oder das Datum welchen die OCR von ecoDMS im gleichen PDF leider nicht erkennt trotz mehrmaliger Versuche auch mit unterschiedlichen Scaneinstellungen
- die Erkennung des Datums scheint generell schwierig zu sein, insbesondere wenn der Monat ausgeschrieben ist, hier könnte das Ergebnis mit REGEX vermutlich noch besser werden jedoch habe ich bisher noch zu wenig Ahnung davon...
- der Webclient ist bei der Nutzung auf dem Handy eher eine Notlösung allerdings war mein Ziel diesen zu Nutzen wenn man mal schnell ein Dokument auch von Unterwegs benötigt. Das geht zwar die Darstellung finde ich allerdings nicht sehr benutzerfreundlich.
- der Client am Mac stürzt häufig ab
Auch wenn das jetzt alles eher Negativpunkte sind, habe ich bereits die Lizenz gekauft, da das Ergebnis unterm Strich dennoch das Beste ist was ich bisher getestet habe.
Mein Wunsch von einem solchen System ist ja => Dokument einscannen=> Dokument wird automatisch richtig einsortiert=> Dokumente kann ich entweder nur über Schlagworte bzw. Volltexsuche oder über die Struktur und Dokumentarten finden. Meine Freundin hätte am Liebsten die Struktur analog zur Ablage in Leitzordnern. Dem Ziel kommt ecoDMS für mich bisher am nächsten. Revisionssicherheit steht für mich jetzt nicht an erster Stelle ist aber sicherlich nicht von Nachteil. Auch habe ich schon unzählige Apps getestet, z.B. Filee, Docutain, diverse Scannerapps und Ablage in einer Ordenrstruktur mit Hazel oder auch manuell aber am Ende bin ich wieder bei Devonthink gelandet. Selbst ecoDMS hatte ich getestet jedoch wollte ich keinen zusätzlichen PC/Server anschaffen welcher 24/7 am laufen ist. Jetzt wo ich mir eine neue Diskstation mit Dockerunterstützung gegönnt habe ist eben auch ecoDMS wieder im Rennen gewesen, zumal Ich davon ausgehe mit weiterer Nutzung die Ergebnisse der automatischen Archivierung noch deutlich verbessern zu können.
evtl. Schaffe ich es später noch schnell ein paar screenshots einzustellen. Ich habe meine Abrechnungen der letzten 20 Jahre eingescannt und DEVONthink genutzt allerdings ohne eindeutige Bezeichnung oder tags usw. Die würde ich gerne in ecodms importieren allerdings wäre es recht mühselig die alle erst noch nach layout zu sortieren und dann die layouts neue anzulegen. Aber ein datum per REGEX auszuschließen würde schon mega weiterhelfen. Ich habe folgenden Regex probiert erfolglos probiert: !REGEX:\b(01.09.2001)\b
