@Dennso
Dokumente erfassen:
Meine Dokumente (alles PDF) werden per E-Mail, per App oder per manuellen Scan (iPhone oder ScanSnap) in den 'consume' Ordner von Paperless eingeliefert.
Alle Dokumente erhalten den 'Tag' des aktuellen Jahres sowie den 'Tag' 'Inbox' automatisch und werden am Hauptbildschirm von Paperless dann aufgelistet.
Datum, Dokumenten-Art und Korrespondent werden automatisiert vergeben. Das klappt erstaunlich gut - nach einer gewissen Zeit. Oder mit geringfügigen Anpassungen.
Damit sind dann alle Dokumente zentral an einem Ort und können so zwei, dreimal pro Woche weiterbearbeitet werden.
Dokumente bearbeiten:
Folgende Tags werden dann vergeben:
'Offene Rechnungen' für Rechnungen die nächstens bezahlt werden sollten (müssen).
'Zu beobachten' für Dokumente, die noch eine Aktion benötigen. Zum Beispiel bei einer Auftragsbestätigung warte ich bis die Ware eingetroffen ist.
Wenn die Rechnungen bezahlt sind, wird der 'Tag entfernt' und das Dokument verschwindet aus dem Blickfeld.
Wenn die Ware angeliefert ist, wird der 'Tag' entfernt und auch hier ist das Dokument dann in der Ablage.
Dokumente, die weder eine Rechnung sind, noch sonst eine Handlung erfordern verschwinden direkt in der Ablage und können falls nötig mit Volltextsuche gefunden werden.
Ich habe noch den einen oder anderen 'TAG' für spezielle Sachen. Zum Beispiel für Dokumente die ich bei der nächsten Steuererklärung benötige. Damit habe ich dann zu gegebener Zeit alle Dokumente verfügbar die nötig sind.
Viel mehr gibt es meinerseits gar nicht zu sagen. Für mich (Privathaushalt, 2 Personen) passt das so. Schlank und unkompliziert. Ich habe vor Paperless diverse andere Tools ausprobiert. Nach einer gewissen Zeit war ich diesen Tools überdrüssig und seit vielen Monaten nun Paperless. Mit zunehmendem Alter (ü60) will man nicht zu viel Zeit mit Administration verbringen ;-)
Mit Gruss