Paperless-ngx Paperless-ngx: Ein kurzer Erfahrungsbericht sowie ein erstes Resümee

[cplex]

... dass ich mit paperless bezüglich Übersichtlichkeit und "Auffindbarkeit" deutlich besser fahre als mit meinem alten OCR + Ordner System.

Ich finde das auch als einen schlüssigen nächsten Schritt. Selbst hatte ich Papierordner unterschiedlicher Struktur: alphabetisch und/oder thematisch. Nicht eindeutig zuordenbare Dokumente machten mich immer unzufrieden und schafften auf Dauer Unübersichtlichkeit und eine zu detaillierte Struktur wollte ich nicht.
Dann kamen digitale Ordner mit Scans am Rechner dazu, später auch mit OCR. Bei den digitalen Ordnern bildete ich oft die analoge Struktur nach, was für mich nie wirklich zufriedenstellen war.
Analog in Digital abzubilden, ohne die Sache neu zu denken, lässt nach meiner Erfahrung schlicht zu viel Potential liegen oder erzeugt im schlechten Fall sogar mehr Aufwand.

Gebe ich jetzt die Dokumentenverwaltung zu Paperless und erzeuge Korrespondenten, Dokumenttypen, spezifiziere mit Tags und das ganze anhand von Jahresordnern und wenigen Sachordnern (automatisiert mit Arbeitsabläufen zu Speicherpfaden anhand Dokumenttypen) klappt das Verwalten gut. Hier und da experimentiere ich mit benutzerdefiniertem Feldern und lasse Dokumente aus Emails automatisch importieren. Damit nichts verloren/unter geht, gibt es automatische Tags wie Inbox, Email und Todo. Der Automatismus/die KI von Paperless lernt, wird zuverlässiger und die Nacharbeit weniger. Über das generelle PAPERLESS_FILENAME_FORMAT (anpassbar in den Arbeitsabläufen) entsteht eine Ordnerstruktur mit der ich jederzeit die Möglichkeit habe, ohne Paperless weiterzumachen.

Im Endeffekt finde ich Dokumente zuverlässiger und einfacher, kann Suchen besser anpassen und ... bin einen GROßEN Haufen Papierkram los...

 

[Monacum]

Der Automatismus/die KI von Paperless lernt, wird zuverlässiger und die Nacharbeit weniger.

Das ganze kann man dann mittlerweile noch mit Arbeitsabläufen verfeinern, die auch bereits viele Standard-Anpassungen an immer wiederkehrenden Dokumenten durchführen können.

 

[Tommes]

Im Endeffekt finde ich Dokumente zuverlässiger und einfacher…

…wobei ich mich auch immer wieder frage, wie oft ihr in euren Dokumenten überhaupt etwas suchen müsst und welche Masse an Dokumenten ihr so vorhaltet? Meine Aktenordner in Papierform waren eigentlich schon immer dazu verdammt, blöd rumzustehen und bestenfalls gut auszusehen. Wenn ich nach Wochen oder Monaten endlich mal den zwischenzeitlich angefallenen Haufen an Post weg sortieren wollte, habe ich die Briefe kurz grob vorsortiert, den passenden Ordner gezogen, die Dokumente vor dem abheften ggfl. noch gelocht und dann den Ordner wieder zurück an seinen Platz geschoben. Das lief i.d.R. nach dem Motto “Fire and Forget“

Bei meiner digitalen Ordnerstruktur sieht das nicht anders aus, wobei hier die Dokumente nicht erst als großer Haufen gesammelt, sondern i.d.R. sofort in die passenden Ordner wegsortiert werden, da diese immer griffbereit zur Verfügung stehen. Das funktioniert sogar wesentlich schneller und einfacher als vorher, selbst wenn ich die Dokumente im Vorfeld noch einscanne und dank synOCR als durchsuchbare PDFs mit Datum und aussagekräftigen Dateinamen irgendwo ablege.

Sollte ich jetzt mal ein Dokument oder den Inhalt eines Dokumentes suchen, brauche ich bestenfalls noch nicht mal ein Suchmechanismus, sondern folge einfach meiner flachen und logisch aufgebauten Ordnerstruktur. Ansonsten nehme ich den Windows Explorer oder aber den Dateimanager von Linux Mint und suche darüber. Aber das kommt, wenn überhaupt nur alle Jubeljahre mal vor. Denn mal ganz ehrlich… wie oft sucht ihr in euren Dokumenten nach etwas?

In meinen Augen wird der Arbeitsaufwand durch Paperless-ngx für mich nur noch größer, da ich zwar einfach alles in den /consume Ordner werfen könnte und Paperless den Rest überlassen könnte. Im Nachgang würde ich doch jedes Dokument von Hand kontrollieren, ob es z.B. dem richtigen Korrespondenten, Dokumententyp und/oder Speicherpfad folgt, möchte ich denn ansatzweise eine sinnvolle und logisch aufgebaute Ordnerstruktur erhalten wollen.

Aber natürlich… ich bin da vielleicht ein Sonderling mit meinen Ansprüchen und mit meinem Perfektionismus, keine Frage. In meiner Welt müssen die Dinge halt einer gewissen Struktur und Logik folgen, auch wenn ich weiß, das das Universum selbst ein großes chaotisches etwas ist. Daher kommen Paperless-ngx und ich auch nicht überein, weil ich versuche, einem chaotischen System eine Struktur zu verpassen.

Nachtrag: Außerdem muss ich neben meinen eigenen Dokumenten noch einige weitere Vorkehrungen treffen, um Paperless im Bedarfsfall rekonstruieren zu können. Ich benötige demnach immer ein lauffähiges Docker System, eine zuverlässige Datenbankanbindung sowie eine gut durchdachte Sicherung. Fällt eins davon mal aus - und oftmals braucht man genau dann ein Dokument - sucht man sich ein ggfl. ein Wölfchen.

 

[Monacum]

Im Nachgang würde ich doch jedes Dokument von Hand kontrollieren

Machst du doch beim Einsortieren deiner Dokumente auch, oder nicht?

Fällt eins davon mal aus - und oftmals braucht man genau dann ein Dokument - sucht man sich ein ggfl. ein Wölfchen.

Nicht wirklich, deine Dateien sind ja trotzdem einzeln aufrufbar.

 

[Tommes]

Ja klar. Bei bereits digital vorliegenden Dokumenten wie z.B. Kontoauszügen änder ich den Dateinamen aber nicht mehr, da dieser mittlerweile oftmals selbstredend ist. Also per Copy and Paste einfach in den Zielordner werfen und gut ist. Von Hand eingescanne Dokumente verwurstet mir synOCR und landen entweder automatisch oder aber von Hand im Zielordner.

Werfe ich das Dokument aber in den /consume Ordner und ich wäre nicht hundertprozentig sicher, das das Dokument im richtigen Ziel landet, heißt es Browser öffnen, die Seite von Paperless anfahren, ggfl. am System anmelden, zu Dokumenten wechseln, den Tag Posteingang auswählen, das Dokument öffnen und schauen, ob alles chic ist.… oder halt in der Ordnerstruktur von Paperless nachschauen.

Nach einem Ausfall wären die Dateien sicherlich noch auffindbar. Aber wenn sich die Datein bzw.dessen Inhalte auch ohne Paperless-ngx finden lassen, stellt sich mir die Frage, wöfür ich das System dann überhaupt benötige.

 

[plang.pl]

Ich hab früher gerne in meiner Ordnerstruktur gesucht. Mittlerweile finde ich es aber komfortabler, dies mit paperless zu tun. Die Web UI ist einfach schöner als sich durch olle Ordner zu klicken, insbesondere auf dem Tablet.
Außerdem finde ich es gut, dass ich mit Tags arbeiten kann. Da setz ich mir z.B. nen Tag "Todo" beispielsweise bei einer Rechnung. Dafür hab ich mir auf der Startseite links ne Ansicht angeheftet, die nach diesen Todo Tag filtert. Da schau ich halt immer mal wieder rein und sehe dann noch zu zahlende Rechnungen, offene Retouren oder alles dergleichen. Außerdem kann ich mit Tags schneller zusammengehörende Dokumente finden (beispielsweise Tag "Steuer24").

Und ich muss sagen, dass ich tatsächlich oft nach Dokumenten suche. Jetzt nicht jeden Tag, aber einmal pro Woche vielleicht schon. Und da muss ich sagen, dass ich mit paperless deutlich schneller fündig werde, als mit meiner Ordnerstruktur. Aber gut, das mag auch dem geschuldet sein, dass ich vor 10 Jahren einmal diese Struktur gebaut habe und seitdem quasi nie mehr überarbeitet habe

 

[Monacum]

Aber wenn sich die Datein bzw.dessen Inhalte auch ohne Paperless-ngx finden lassen, stellt sich mir die Frage, wöfür ich das System dann überhaupt benötige.

Weil ich Dokumente eines ähnlichen Typs aber etwa von komplett anderen Korrespondenten über eine Suche über diverse Parameter schnell finde, ohne dass ich mir vorher über die Einsortierung Gedanken gemacht haben muss.

Ich finde beispielsweise alle Handwerkerrechnungen für unterschiedliche Wohnungen (Mietwohnung und Eigentum) über die entsprechende Suche. Natürlich könnte ich das auch alles von vornherein in einen eigenen Ordner „Mietwohnung“ und einen weiteren Ornder „Eigentum“ legen. Wenn ich jetzt aber die Rechnungen aller Handwerker brauche, muss ich schon in zwei Ordnern suchen, in dem Ordner für die Mietwohnung als auch in dem Ordner für die Eigentumswohnung.

Bei Paperless-ngx suche ich das schlicht über die Tags und Kombinationen von diesen, Kombis von Tags und Dokumententypen, Inhalt etc.

Es mag sein, dass das bei vielen Dokumenten gar nicht notwendig ist, weil man die nicht oft braucht, aber wenn ich wirklich mal etwas suche oder auch eine Sammlung von Dokumenten suche, finde ich das deutlich besser, als in diversen Ordnern zu suchen.

 

[plang.pl]

muss ich schon in zwei Ordnern suchen

Genau darauf wollte ich auch abzielen, habe aber dann irgendwie während des Schreibens das ursprüngliche Ziel meines Posts aus den Augen verloren

 

[Tommes]

Leute, ich muss langsam aufpassen was ich sage, denn ich will Paperless-ngx keinesfalls schlecht reden. Denn wie ich bereits sagte, handelt es sich dabei um ein wirklich tolles System mit wirklich ansprechendem Frontend und leistungsfähigem Backend. Auch läuft Paperless-ngx immer noch auf meiner DS und ich experimentiere auch weiterhin damit rum, auch wenn ich stark bezweifle, das ich es jemals produktiv einsetzen werde.

Mein Wust an Dokumenten ist vielleicht auch noch ziemlich überschaubar, so das mir eine Ordnerstruktur vollkommen ausreicht. Anderseits baut man sich über die Jahre, wie eigentlich bei allem, ein für sich passendes System auf. Es wäre wohl etwas anderes gewesen, würde ich mit meinem jetzigen System unzufrieden gewesen sein. Ich denke dann wäre Paperless-ngx genau das Richtige für mich gewesen. Es hat halt einfach nicht sollen sein.

Ich habe aber auch immer steif und fest behauptet, das Docker und Virtualisierung nichts für mich ist und ich mich niemals damit befassen werde. Und was ist heute? Das genaue Gegenteil ist der Fall. Wobei… brauchen tu ich Docker oder eine VM auch nicht wirklich, aber es macht Laune, erweitert meinen Horizont und es ist einfach nice to have.

Vielleicht denke ich in ein paar Wochen oder Monaten auch wieder ganz anders über Paperless-ngx, vielleicht weil ich dann endlich eine Herangehensweise für mich entdeckt habe, die mir bisher verschlossen blieb. Keine Ahnung. Für den Moment habe ich dem System aber den Rücken gekehrt, auch wenn ich es noch nicht abgeschrieben habe. Sag niemals nie. Alles kann, nichts muss. In diesem Sinne…

 

[plang.pl]

muss langsam aufpassen was ich sage

Finde ich nicht, ich finde den Austausch hier sehr interessant.

baut man sich über die Jahre, wie eigentlich bei allem, ein für sich passendes System auf

Ja, eigentlich macht man das. Aber ich hab das wie gesagt nie richtig in Angriff genommen. Und da kam mir paperless genau recht. Es hat mich gezwungen, mich mal damit auseinanderzusetzen und jetzt hab ich ein schönes System mit strukturierter Ablage.

Docker

Ich hab mich am Anfang auch immer vor Docker gesträubt. Mittlerweile möchte ich es aber nicht mehr missen. Insbesondere AdGuard, Bookstack, SearXNG, Syncthing und Vaultwarden sind Dinge, die täglich mehrmals nutze und ich bin damit vollends zufrieden. Aber das ist hier eher OT.

 

[Monacum]

Leute, ich muss langsam aufpassen was ich sage, denn ich will Paperless-ngx keinesfalls schlecht reden.

Nein, alles gut, das sind nur unterschiedliche Anwendungsbereiche und die Diskussion mit dir und @plang.pl hilft mir zumindest dabei immer wieder zu überlegen, ob die Art und Weise, wie ich aktuell meine Dokumente verarbeite, wirklich die effektivste für mich ist. Und genauso wenig, wie du Paperless-ngx schlecht reden willst (was bei mir auch nicht so angekommen ist) will ich auch nicht behaupten, dass das die Lösung für alles ist.

Wenn dann aber mal wieder im Forum die Frage kommt, ob das für einen Benutzer jetzt die beste Lösung ist, um Dokumente zu verwalten, kann man dann an diese Diskussion verweisen und die Leute können für sich selbst entscheiden, auf welcher Seite sie da stehen und was für sie besser passt.

 

[Tommes]

ich finde den Austausch hier sehr interessant.

Das kann ich nur bestätigen. Ich mag solche angeregten Gespärche auf Augenhöhe, wo anderslautende Meinungen akzeptiert und kontrovers diskutiert werden können. Aber in diesem Forum hätte ich auch nichts anderes erwartet.

Aber das ist hier eher OT.

Alles gut… ist ja mein Thread

Docker setzte ich aktuell auch (noch) eher wenig ein, einzig ein Nginx Reverse Proxy inkl. eines einfach gehaltenen Webservers auf meiner DS124 läuft aktuell produktiv. Ich habe mich halt lang und ausgiebig mit Docker und VMM beschäftigt, weil ich mir auf einem Ubuntu System das Synology Development Toolkit inkl. git und SSH-Zugriff aufbauen wollte. Mit Docker hat das am Ende alles nicht funktioniert, mit einer Ubuntu Server VM hat es dann aber sehr gut funktioniert. Dann kam halt Paperless-ngx mit allem Pi-Pa-Po, vor ein paar Tagen habe ich mir Home Assistent geladen und eigentlich wollte ich endlich mal meinen Joplin Server mit MariaDB Anbindung einrichten.

Es hat mich gezwungen…

Hm, eigentlich hat mich nur meine Neugierde dazu verleitet, mich mit Paperless-ngx auseinanderzusetzen. Am Ende habe ich eine noch strukturiertere und übersichtlichere Ordnerstruktur erhalten… auch wenn Paperless-ngx dabei nur Mittel zum Zweck was … von daher

 

[Tommes]

Wenn dann aber mal wieder im Forum die Frage kommt […] kann man dann an diese Diskussion verweisen.

Was du hier ja bereits getan hast.

 

[plang.pl]

Joplin Server mit MariaDB Anbindung einrichten.

Das wollte ich auch schon lange mal testen. Bin aber bei Obsidian hängen geblieben. Da liegen die Daten in Rohform (Markdown-Dateien) vor, die man mit jedem Editor öffnen kann. So kann ich die Notizen auf alle Endgeräte syncen und dort mit der Obsidian App (da halt schön strukturiert) oder auch plain mit jedem anderen Editor öffnen. Bin echt begeistert von dem Tool.

HomeAssistant ist bei mir auch schon als VM installiert. Das läuft aber noch nicht.

 

[Tommes]

Da liegen die Daten in Rohform (Markdown-Dateien) vor…

Verrückt! Was das angeht, überlasse ich Joplin dabei komplett die Verwaltung und kümmer mich dabei nicht um irgendeine Ordnerstruktur, außer derjenigen, die man in Joplin selbst anlegt. Echt Irre, oder. Das was mich bei Paperless so sehr stört, interessiert mich bei Joplin nicht die Bohne.

Das Tolle an Joplin ist aber auch, das wenn ich einen Export der Datenbank ausführe, mir alle Dateien in der gleichen Ordnerstruktur ins Dateisystem geschrieben werden, wie in der Web UI von Joplin angezeigt. Dabei kann ich mir sogar aussuchen, ob ich reine .txt Dateien haben möchte oder aber z.B. .md Dateien. Obsidian hatte ich seiner Zeit auch angetestet, fand Joplin aber irgendwie stimmiger für meine Belange.

Jetzt wird es aber echt Off Topic egal…

 

[Eru94]

Hallo zusammen,
kurze Frage zum Thema, vielleicht könnt ihr mir viel Ärger/Arbeit ersparen:
Wir haben mehrere (sehr) kleine Gewerbe und ich muss aufgrund gesetzlicher Vorgaben eigentlich jetzt schon aber spätestens ab 2027 alle Rechnungen sauber speichern können. Daher möchte ich jetzt mit Paperless NGX damit beginnen. Wie sortiere ich am besten die Daten meiner verschiedenen Firmen? Für jede eine eigene Mail-Rechnungsadresse anlegen und anhand dieser sortieren (lassen) oder für jede Firma einen eigenen Tag? Bin mit beiden Lösungen nicht ganz glücklich und die Zeit in Ruhe zu probieren und die Beste Möglichkeit nach mehreren Versuchen zu wählen hab ich auch nicht. Wie gehe ich hier vor? Danke vorab und liebe Grüße
Dominik

 

[metalworker]

Hallo Dominik ,

also mal nen Rat da von mir . Wenns da ums Thema E Rechnugn geht . Dann macht das nicht Paperless,
Das ist nen cooles Tool , aber für den Businessbereich hat das noch zu viele Macken .


Es gibt viele Preiswerte Programme für die Buchhaltung , da bist da echt besser aufgehoben.

 

[Monacum]

Paperless-ngx erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Buchhaltung meines Wissens nach nicht, das ist auch nicht der Anspruch der Entwickler. Um Dir Ärger mit dem Finanzamt zu ersparen: Nimm was anderes.

aber für den Businessbereich hat das noch zu viele Macken

Welche?

 

[metalworker]

Es gibt immer mal Dinger .
Das nen Import nicht klappt .
Docker Update hat mit der neuen DB Probleme.

Alles machbar. Aber nix was du im Business brauchst

 

[Monacum]

Das nen Import nicht klappt .

Das Problem kenne ich so nicht. Unter welchen Umständen klappt das bei dir nicht?

Docker Update hat mit der neuen DB Probleme.

Das verstehe ich nicht. Updates einer PostgreSQL-Datenbank sind nicht trivial, aber das ist eine Einschränkung von PostgreSQL, nicht von Paperless-ngx. Und die lässt sich im Zweifelsfall auch leicht umgehen, indem man einfach MariaDB nutzt. Oder PostgreSQL nicht updatet.