ecoDMS erfahrungsaustausch?

[roads]

Jetzt habe ich noch das Ecomailz Problem mit 30 minütigen Loginzeit. Da ignoriert mich Herr ***** von Ecodms einfach. Support hat auch keinen Fehler gefunden. Ecomails neu installiert, Port umgestellt, keine Fehler im log. Meinen es sei auch die Firewall aber im Netzwerk arbeitet sie ja nicht. Ecodms meint es gäbe keine Kommunikation nach aussen beim Login. Naja ich warte erst mal die nächste Version ab und dann verlängere ich Ecomailz einfach nicht.

 

[Ronny1978]

Naja, ich will das jetzt nicht pauschalisieren, aber von LANCOM habe ich schon merkwürdige Dinge gehört. Wo läuft denn ecoDMS und ecoMailz? Docker/VM?

 

[roads]

Docker auf nem Synology Rack. Ja die Lancom Firewall ist ein Biest aber ich habe mich schon so viel mit ihr beschäftigt, ich bleibe jetzt dabei. Wird auch immer besser. Innerhalb des Netzwerks blockiert sie wirklich nichts.

 

[Ronny1978]

Die Ports sind aber auch nicht doppelt belegt, oder? Hast du mehrere Docker im Einsatz?

 

[metalworker]

Lancom Route und Firewalls laufen sehr gut . Hab da selbst einige Zertifizierungen gemacht. Auch wenn ich selbst auf Opnsense umgestiegen bin.
Denke daran liegt es nicht.

Hast du noch andere anwendungen über den RP erreichbar gemacht?

 

[Ronny1978]

Hast du noch andere anwendungen über den RP erreichbar gemacht?

ecoDMS Dienst sieht nicht nach RP aus. Ich dachte es auch erst. Aber das geht über den Webservice von ecoDMS.

 

[roads]

In dem VLAN nicht da läuft nur das eine Synology NAS. Auf der anderen Seite des eoGRE Tunnels ist noch ein Backup NAS. Da kann ich mal schauen da was auf 8888 läuft das ist ja der Ecomailz port. Kann ich mir aber nicht vorstellen.

 

[RAIDler]

Toller Thread !

Habe heute ecoDMS auf meiner DS920+ installiert.

Nur mal zum Verständnis, nur Dokumente die das Finazamt betreffen müssen ja revisionssicher sein ?

Ich suche/suchte nur was um meine Eingangs-und Ausgangrechungen zu archivieren, damit ich endlich den monatlichen Papierkram los werde.

Den Rest an Firmenunterlagen und habe ich auf der NAS und nochmal extern einmal im Monat auf ner Festplatte außerhalb vom Haus.

 

[metalworker]

Hallo

Im Business betrifft das alles was als Geschäftspost gilt .also auch E-Mails zur Vertragsanbahnung und co .


Und 1. Mal im Monat nen Backup ist etwas arg wenig .

 

[RAIDler]

Meines Wissens Mails nicht, wenn da drin keine Vertragsbestandteile schiftlich fixiert werden.
Wenn ich also eine Rechnung als PDF mit Standardtext schreibe, brauche ich die Mail nicht zu sichern.

Lass mich hierzu aber gerne belehren !
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1mal im Monat geht es auf die ganz externe Festplatte.
Sonst ist es zweimal im Rechner, auf der NAS doppelt und an der NAS eine externes Laufwerk dran.

Dieses Laufwerk geht geht dann einmal im Monat auf die externe über die außer Haus gelagert ist, im brandsicheren Behälter

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zum Thread :

ich will ecoDMS oder evtl. ähnliches/besseres nur nutzen damit ich die Unterlagen, die der Steuerberater monatlich bekommt einfach vernichten kann.

Alles andere wird normal wie oben beschrieben gesichert und vernichtet.

 

[metalworker]

Aber RAID ist kein Backup .


Und ja die Mail halt nur wenn darin was zum Vertrag steht .
Ich meinte damit das es halt nicht nur Rechnungen sind .

 

[RAIDler]

Mal ne Zwischenfrage :

Angenommen ecodms stellt in 5 Jahren den Dienst ein, wie sieht das dann mit den Dokumenten aus ?

Hab ich dann nur eine nicht mehr verwendbare Datenbank ?

Wie würde dann ein Switch ab dem 5. Jahr auf ein anderes System aussehen ?

Grüße

 

[JudgeDredd]

Hab ich dann nur eine nicht mehr verwendbare Datenbank ?

Es ist eine auslesbare Datenbank. In wieweit Du dann manuell Hand anlegen musst, hängt von der weiteren Verwendung der Daten ab.

Wie würde dann ein Switch ab dem 5. Jahr auf ein anderes System aussehen ?

Diese Frage hängt ebenfalls von der Software ab, auf die Du migrieren möchtest.

Was machst Du denn, wenn Adobe das PDF Format nicht mehr weiterführt ? Dann bist Du auch von anderen Hersteller abhängig oder arbeitest Dich in das Format ein und programmierst selber was.

 

[RAIDler]

Mir geht es darum, ob und wie ich dann dem Finanzamt die "Revisionssicherheit" darstelle, wenn ich das Programm nicht mehr hätte.

Ein neues Programm startet ja dann erst mit der Revison ab Tag 1.

 

[JudgeDredd]

Wie stellst Du denn heute die "Revisionssicherheit" dar ? ecoDMS löscht sich ja nicht von Deiner Hardware, wenn die Weiterentwicklung eingestellt wird.

 

[RAIDler]

Ja, da hast Du recht, solange die Software drauf ist, kann ich das ja nachweisen.
Dann müsste ich aber bei einem Systemwechsel auch immer wieder die "alte" Software aufspielem, damit ich dem tollen Finanzamt nachweisen kann, dass die Dokument der z.B. letzten 5 Jahre revisionssicher gespeichert wurden.

 

[JudgeDredd]

Also wenn Software abgelöst wird, dann sollte ja immernoch der Zugriff auf Archivdaten (mit Blickpunkt Aufbewahrungspflichten) sichergestellt sein.
Entweder stellt die neue Software nach Migrierung der Daten diese Funktion selbst, oder die abgelöste Software muss bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht weiterbetrieben werden.
Von einer De- und Reinstallation würde ich im Falle einer Einstellung der ecoDMS-Software abraten, um nicht in die Aktivierungsfalle zu geraten.

 

[Chief Brody]

Hallo, du kannst doch über den Datenexport alle Dokumente exportieren.
Dann müsstest du alle Originale, Versionen und auch eine xml Datei erhalten.
Ich mache einfach einen Export mit dem Filter DocID größer/gleich 0.

 

[roads]

@RAIDler EcoDMS ist revisionssicher aber unzertifiziert. Es folgt den Regeln der Revisionssicherheit. Ich habe beim FA Papierloses arbeiten mit EcoDMS beantragt und auch schriftlich Erlaubnis erhalten. Man kann nicht unbedingt darauf schliessen, dass es damit revisionssicher ist, aber ich tue es mal. Im Gegensatz zu einigen Onlinediensten kommst du leicht wieder an die Originaldokumente.

 

[Ronny1978]

Von einer De- und Reinstallation würde ich im Falle einer Einstellung der ecoDMS-Software abraten, um nicht in die Aktivierungsfalle zu geraten

Meinst du das Sperren der Aktivierungslizenz? Entweder vor der Deinstallation vorher die Lizenz deaktivieren, oder online Lizenz wieder freischalten lassen. Das dauert aber dann ca. 1-12h.