ecoDMS erfahrungsaustausch?

[allahopp]

In der Inbox kannst du Textpassagen mit [STRG]+rechte Maustaste markieren. Dieser Ausschnitt wird dann zB in das Bemerkungsfeld eingefügt - wenn das zuvor markiert war. Damit könnte man prüfen, ob die Erkennung funktioniert hat.

Leider ist es nicht möglich mit dieser Vorgehensweise zu testen ob OCR funktioniert hat oder nicht. Wir haben auch PDFs, bei welchen die Textpassage markiert und mittels Copy&Paste kopiert werden konnte, aber OCR trotzdem nicht funktioniert hat.

Allerdings ist uns noch folgendes aufgefallen:
1. Im Ordner "/docker/ecoDMS/Daten/workdir/tiffsplit" liegen alle über den scaninput-Ordner hinzugefügten PDFs mit 0 Byte Größe.
Hat das irgendeinen Sinn, oder machen wir irgendwo noch einen Fehler?
2. Im Protokoll des Containers haben wir regelmäßigen diese "ERRORS", obwohl alles korrekt geOCRd wird und auch korrekt archiviert wird.
Machen wir hier auch noch irgendwas falsch?

ERROR: "PARAMS BARCODE ()\n[EcoSIMSSplit] Check file:  \"/opt/ecodms/workdir/tiffsplit/ecodms_20220607230743317.pdf\"\n"
ERROR: "[EcoDMSSplitImg] Processing page  1  of  3\n[EcoDMSSplitImg] Check for separator page...\n"
ERROR: "[EcoDMSSplitImg] Processing page  2  of  3\n[EcoDMSSplitImg] Check for separator page...\n"
ERROR: "[EcoDMSSplitImg] Processing page  3  of  3\n[EcoDMSSplitImg] Check for separator page...\n"
ERROR: "PARAMS BARCODE ()\n[EcoSIMSSplit] Check file:  \"/opt/ecodms/workdir/tiffsplit/ecodms_20220607230814621.pdf\"\n"
ERROR: "[EcoDMSSplitImg] Processing page  1  of  3\n[EcoDMSSplitImg] Check for separator page...\n"
ERROR: "[EcoDMSSplitImg] Processing page  2  of  3\n[EcoDMSSplitImg] Check for separator page...\n"
ERROR: "[EcoDMSSplitImg] Processing page  3  of  3\n[EcoDMSSplitImg] Check for separator page...\n"
ERROR: "PARAMS BARCODE ()\n[EcoSIMSSplit] Check file:  \"/opt/ecodms/workdir/tiffsplit/ecodms_20220607230845717.pdf\"\n"
ERROR: "[EcoDMSSplitImg] Processing page  1  of  4\n[EcoDMSSplitImg] Check for separator page...\n"
ERROR: "[EcoDMSSplitImg] Processing page  2  of  4\n[EcoDMSSplitImg] Check for separator page...\n"
ERROR: "[EcoDMSSplitImg] Processing page  3  of  4\n[EcoDMSSplitImg] Check for separator page...\n"
ERROR: "[EcoDMSSplitImg] Processing page  4  of  4\n[EcoDMSSplitImg] Check for separator page...\n"

Danke für eure Hilfe

 

[Holli_NOM]

Ich hatte die gleiche Frage:
https://www.synology-forum.de/threads/ecodms-erfahrungsaustausch.115382/page-12#post-990975

Die Antwort beruhigt .

 

[allahopp]

Wegen der Fragen in Post #341 habe ich mich mal an ecoDMS direkt gewandt.

Auf die Frage 1 wurde mir mitgeteilt, dass das Problem bekannt sei und mit einem der nächsten Releases behoben werden soll.
Für die Frage 2 habe ich einen anonymisierten Teilausschnitt aus dem Protokoll ebenfalls direkt an ecoDMS weitergeleitet mit der Bitte mir mitzuteilen, was denn für die ERRORS verantwortlich ist (meiner Meinung nach sind das auch keine Fehler).

Bin mal gespannt ob und wann was zurückkommt. Werde dann hier berichten

 

[allahopp]

Bei weiteren Tests von ecoDMS ist mir noch folgendes aufgefallen:

Testsystem:
In der File Station ist bei der Datenbank unter "data" als Besitzer "root" eingetragen (kann auch über SSH nachvollzogen werden), während beim Verzeichnis hier schon die Portnummer als Besitzer verwendet wird (in der File Station bei Besitzer <leer>)

root@VDSM_7_01:/volume1/docker/ecoDMS/Daten/data# ls -la
total 2736
drwxr-xr-x  1 17001 root      82 Jun 16 00:13 .
drwxrwxr--  1 root  root      92 Jun 15 23:45 ..
----------+ 1 root  root 4194304 Jun 15 23:58 64dbda93-9e9d-4426-8220-3026b71a6c7b
----------+ 1 root  root      36 Jun 15 23:55 lcont

Produktivsystem:
In der File Station ist zusätzlich zum Verzeichnis auch bei der Datenbank unter "data" als Besitzer <leer> eingetragen, da als Besitzer die Portnummer hinterlegt ist (hab zur Darstellung nur den Besitzer ausgetauscht, wie er bei SSH unter dem Produktivsystem erscheint).

root@VDSM_7_01:/volume1/docker/ecoDMS/Daten/data# ls -la
total 2736
drwxr-xr-x  1 17001 root      82 Jun 16 00:13 .
drwxrwxr--  1 root  root      92 Jun 15 23:45 ..
----------+ 1 17001  root 4194304 Jun 15 23:58 64dbda93-9e9d-4426-8220-3026b71a6c7b
----------+ 1 17001  root      36 Jun 15 23:55 lcont

Die Installation sowohl von Docker als auch von ecoDMS war auf beiden Systemen identisch.

Kann sich das jemand erklären und ist es korrekt, dass als Besitzer die Port-Nummer verwendet wird, welche es auf dem System nicht gibt und deshalb vermutlich auch der Besitzer in der File Station leer ist?

Danke für Infos.

Edit:
Nach weiteren Recherchen muss der Port 17001 auch der User "ecodms" sein (zumindest lt. passwd des Images)

 

[allahopp]

Hallo,
nutzen seit kurzem ecodms und importieren aktuell alle PDF-Dateien aus unserem alten DMS. In diesem alten DMS wurde beim Archivieren der Dokumente bereits eine OCR-Erkennung durchgeführt, weshalb wir diese in ecodms deaktiviert haben.
Nun haben wir allerdings festgestellt, dass immer wieder bei Dokumenten nach der Klassifizierung und Archivierung keine Volltextsuche möglich ist. Bisher haben wir diese gelöscht, nochmals neu importiert, klassifiziert und achiviert, meist war dann die Volltextsuche möglich.

Ist das Problem bekannt, dass manche Dokumente beim ersten Import (trotz bestehender OCR) nicht korrekt indiziert werden, diese dann aber nach erneutem Importieren einwandfrei funktioniert oder machen wir etwas falsch?

Danke vorab für eure Hilfe.

 

[allahopp]

Auf die die aus dem Post #343 gestellte Anfrage direkt bei ecoDMS bzgl. der ERROR-Meldungen kam heute folgende Antwort:

bei den in der Log-Datei ausgegebenen Meldungen handelt es sich nicht um Fehlermeldungen. Es werden lediglich die Vorgänge dokumentiert, dass ein Dokument über den ecoDMS-Scaninput abgeholt und bearbeitet wurde.

Also wie schon vermutet sind es keine Fehler, sonder allenfalls Hinweise.
Werde in den nächsten Tagen darauf antworten und mal Fragen, ob dies im Protokoll nicht auch als Hinweis ausgeben werden kann. Fehler sind Fehler und Hinweise sind Hinweise.

 

[sector]

Ich teste auch gerade ecoDMS, aber ich werde irgendwie nicht so warm mit der Lösung. Ich würde es gerne mal schildern was mich stört, vielleicht hat ja ein Nutzer eine Lösung für mich oder einen anderes Nutzungsverhalten der Software.

Ich verwende keine Ordner -> Ist das gut?
Ich nutze Klassifizierungsattribute -> Oder doch eher Ordner? Aber dann kann ich ja auch das Filesystem nutzen?!

 

[ebusynsyn]

@sector

Ich verwende keine Ordner -> Ist das gut?

In der Zwischenzeit nutze ich ecoDMS nicht mehr. Habe es längere Zeit benutzt. Es funktioniert, der Support ist gut, Preis ist auch ok, aber so richtig warm geworden bin ich ebenfalls nicht. Teilweise etwas sehr auf KMU ausgerichtet. Was ja nicht falsch ist, einfach für mich war es Zeit einen Wechsel zu wagen.

Seit über 10 Jahre verwalte ich alle meine privaten Dokumente elektronisch. Verschiedene Systeme kamen zum Einsatz.

Zentral - und unabhängig des eingesetzten Systems (also der Lösung) ist für mich:
- Soviel wie möglich automatisiert
- Dokumente ausschliesslich als PDF - durchsuchbar
- System muss nutzbar sein sowohl am Handy (unterwegs) und/oder am PC/Notebook
- keine Ordner, keine "erklärenden" Filenamen

Ordner sind für mich schon lange nicht mehr relevant. Ich bin überzeugt, dass auch Filebezeichnungen unnötig sind. Entscheidend ist die Qualität der Scans und die der OCR-Verarbeitung.

Einzige Unterteilung sind für mich die Jahre. Es gibt also Ordner "2022", "2021" etc. darin alle PDF. In der Regeln so zwischen 200 bis 400 Dokumente. Da die Dokumente ALLE durchsuchbar sind, finde ich in Sekunden jedes Dokument mit dem entsprechenden Stichwort. Mit der Zeit weiss man, mit welchem Stichwort welches Dokument gefunden wird.

Wenn aufgrund eines oder mehrere Stichworte mehrere Dokumente als Auswahl zur Verfügung stehen, helfen Thumbs - also kleine Bildchen auf denen das Dokument grob erkennbar ist. Diese Thumbnails sind für mich ebenfalls zwingend. ecoDMS bietet diese Voranmachten an. Synology zum Beispiel nicht.

So, das waren ein paar Zeilen, vielleicht kannst Du ja was davon nutzen....

Beste Grüsse, happy Weekend

 

[sector]

Hi,

Vielen Dank!

Nun, versteh ich das richtig, das du die PDFs auf dem Filesystem hast?
Wie hast du die PDFs mit OCR bearbeitet und wie suchst du nach dem Text?

Vielen Dank!

 

[ebusynsyn]

@sector

Ich weiss nicht genau was Du mit FileSystem meinst. Die PDFs liegen im entsprechenden Ordner auf den NAS wo ich mittels des eingesetzten Systems (ecoDMS, Paperless etc.) Zugriff habe. Sonst nirgends. Das NAS ist intern natürlich verfügbar und von extern via VPN.

Wenn ich ein Dokument suche, nutze ich einfach ein Stichwort.
Beispiel: Die Winterreifen meines Wohnmobils sind bei einem Pneu-Händler meines Vertrauens eingelagert. Damit beim Saisonwechsel (Buchung online-Termin) alles gut läuft, wird die 'Einlagerungsnummer' verlangt. Somit suche ich im Ordner des letzten Saisonwechsels (dem betreffenden Jahr) mit dem Stichwort 'Einlagrungsnummer' oder ein anderes Stichwort, das diesen Händler identifiziert. Schon wird das benötigte Dokument angezeigt und die gesuchte Nummer kann ich mit Copy/Paste in das Online-Formular übernehmen.

Von unterwegs scanne ich mit der App 'ScannerPro' - diese App nutze ich zu 95% auch zuhause. Gut funktionierendes OCR ist da "eingebaut". Für spezielle Fälle habe ich ein Scanner 'Brother ADS1200'. Damit kann ich Dokumente mit einer grösseren Anzahl Seiten bequem scannen. Auch dieser Scan wird automatisiert durchsuchbar gemacht.

Gruss

 

[sector]

Achso, ich dachte du nutzt ecoDMS nicht mehr aufgrund von deinem ersten Satz.
Mit Filesystem meine ich das einfach Datei System auf der Festplatte auf dem NAS, PC, Cloud oder wo auch immer.

ecoDMS lagert die Daten doch in der Datenbank bzw in einem Ordner "Data" aber nicht als einzelne Datein? Habe ich da etwas übersehen?

 

[ebusynsyn]

@sector

Mit nicht mehr nutzen, meine ich nicht, dass ich ecoDMS vom Computer entfern habe. Ich nutze es einfach nicht mehr. Der Wechsel auf ein anderes System läuft erst seit wenigen Wochen.

Nein, Du hast nichts übersehen. Jedoch habe ich aus ecoDMS heraus monatlich ein export der PDFs gemacht, sodass diese unabhängig des eingesetzten Systems noch als (echtes) PDF verfügbar sind. Das vereinfacht die Übernahme in ein anderes System. Natürlich gehen dadurch die Klassifizierungen und andere ecoDMS spezifischen Merkmale verloren. Die Filenamen zum Beispiel enthalten dann die Index-Nummer. Aber eben: (File)-Namen sind Schall und Rauch

 

[myssv]

Der Wechsel auf ein anderes System läuft erst seit wenigen Wochen.

Darf ich fragen, welches System du nun nutzt?

 

[ebusynsyn]

@sector

Klar, ich dachte Du fragst nie Paperless_ngx

Mir gefallen vor allem:
- Das GUI ist moderner und optisch ansprechender
- Möglichkeit mit Tags zu arbeiten
- Viele Funktionen, die es ermöglichen, dass Dokumente (fast) automatisch einsortiert werden.
- OCR "eingebaut"
- Möglichkeit am SmartPhone zu nutzen
- Weniger Funktionen gegenüber ecoDMS, jedoch ohne Nachteile für meinen Privathaushalt >> geringe Einarbeitungszeit.
- Kann einfach über den Browser - ohne zusätzliche Clients - benutzt werden.

Nachtrag:
@myssv: sorry, dachte dass @sector nach dem Namen fragt... darum die spezifische Einleitung

 

[sector]

Das hätte ich nun auch gefragt, aber ich habe mich zurück gehalten, da ich irritiert war wegen der nutze ich nicht mehr Aussage.

Schön zu sehen dass das Paperless kostenfrei ist bzw kein Abo Modell ist. Ich hatte mir auch Paperoffice angesehen, aber da fand ich das Abo Modell nicht passend (generelle Ablehnung) und die Freeversion mit 200 PDFs als Limitierung.

Paperless schaue ich mir im laufe der kommenden Woche an. Danke!

 

[steje43]

@sector

Klar, ich dachte Du fragst nie Paperless_ngx

Nachtrag:
@myssv: sorry, dachte dass @sector nach dem Namen fragt... darum die spezifische Einleitung

Bin gerade auch über Paperless-ngx gestolpert. Sieht nicht schlecht aus.

Ich versuche gerade auf einem Server mein Backup mit ecoDMSbackupConsole wiederherzustellen.

Klappt leider gar nicht. Verstehe ich nicht, konnte ich in der Vergangenheit immer erfolgreich durchführen.

Mal sehen, vielleicht sollte ich auch Ecodms den Rücken kehren.

 

[myssv]

Klar, ich dachte Du fragst nie Paperless_ngx

Mir gefallen vor allem:
- Das GUI ist moderner und optisch ansprechender
- Möglichkeit mit Tags zu arbeiten
- Viele Funktionen, die es ermöglichen, dass Dokumente (fast) automatisch einsortiert werden.
- OCR "eingebaut"
- Möglichkeit am SmartPhone zu nutzen
- Weniger Funktionen gegenüber ecoDMS, jedoch ohne Nachteile für meinen Privathaushalt >> geringe Einarbeitungszeit.
- Kann einfach über den Browser - ohne zusätzliche Clients - benutzt werden.

Nachtrag:
@myssv: sorry, dachte dass @sector nach dem Namen fragt... darum die spezifische Einleitung

Auf den ersten Blick ist mir das zu unflexibel. Ich habe nicht gefunden, wo ich pro Beleg zusätzliche Felder hinzufügen und dann beim Einlesen aus dem System füllen lassen kann (zum. Beispiel den Betrag bei Aufträgen, Bestellungen und Rechnungen)
Die anderen von Dir genannten Punkte gehen doch alle auch mit ecoDMS (wobei Design Geschmackssache ist!)

Dafür habe ich bei ecoDMS ein Addon für Thunderbird und einen Drucker für alle anderen Programme.

Ich werde es nicht weiter testen sondern bleibe bei ecoDMS.

 

[ebusynsyn]

Ich versuche gerade auf einem Server mein Backup mit ecoDMSbackupConsole wiederherzustellen.

Klappt leider gar nicht. Verstehe ich nicht, konnte ich in der Vergangenheit immer erfolgreich durchführen.

@steje43

Tut mir leid, da kann ich Dir leider nicht weiterhelfen. Ich kam bis anhin nicht in die Situation ein ecoDMS-Backup wieder einzuspielen.

 

[sector]

Nutzt ihr dann gar nicht die Klassifizierungen sondern, lasst das nur von ecoDMS "OCRn" und dann über die Stichwörter?

GUI ist in der tat wirklich ned so super, aber es gibt schlimmeres (zB AS400 )

 

[allahopp]

Wir sind vor kurzem von Office'n'PDF auf ecoDMS umgestiegen.
Zu Anfang war es etwas unübersichtlich, aber wenn man einige Erklärvideos anschaut und sich die Anleitung zu Gemüte führt, ist es recht gut verständlich.

Wir arbeiten mit einer flachen Ordnerstruktur (d.h. wenn möglich nur Haupt- und keine Unterordner), ebenfalls haben wie versucht auch nur wenige Dokumentenarten zu nutzen (gibt ja noch die OCR-Erkennung).
Aus Office'n'PDF haben wir etwa 1800 Dokumente in ecoDMS übertragen. Zur besseren Klassifizierung haben wir in ecoDMS auch einige Vorlagen hinterlegt, sodass sich Ordner, Dokumentenart und manchmal sogar das Datum direkt ziehen, man nur noch - falls gewünscht - kleine Ergänzungen erfasst und dann nur noch auf Archivieren klicken muss.

Leider ist die OCR-Erkennung in ecoDMS nicht so gut. Haben uns daher dafür entschieden, dass wir gescannte Dokumente über die Anwendung synOCR (Programm ist echt spitze) durchsuchbar machen und diese dann erst in den Scaninput-Ordner von ecoDMS verschieben.

Inzwischen haben wir weitere 200 Dokumente in ecoDMS hinterlegt, läuft bisher sehr gut.

Das Design könnte etwas moderner sein.

Haben auch schon den Support kontaktiert. Sowohl per Kontaktformular, als auch per Telefon, hat gut funktioniert.