ecoDMS erfahrungsaustausch?

[eljot80]

Hallo zusammen,
seit jahren lege ich sämtliche private unterlagen gescannt auf der nas ab. mit der demo-version von ecodms versuche ich jetzt das ganze noch etwas zu verfeinern (attribute, etc) um notwendige dokumente für z.b. einkommenssteuererklärung, etc einfacher&schneller zu finden, etc.!

die installation im conainer auf der nas verlief erstmal ohne probleme! einfache ordernstruktur, dokumentenarten und attribute habe ich auch bereits angelegt und die ersten dokumente über scaninput gescannt und archiviert. soweit so gut.

jetzt zwei fragen:

- würde gerne die möglichkeit haben übers iphone dokumente abzufotografieren und dann gleich in den scaninput über wlan ablegen können für das spätere archivieren! leider gibt es die angekündigte app von ecodms ja aktuell noch nicht! welche app nutzt ihr da?

- gibt es einen möglichkeit ein bereits archiviertes dokument zu bearbeiten? also eine vorlage mit textstellen nachträglich auszufüllen und dann neu zu archivieren mit neuer ausgabe oder als neues dokument zu speichern? bzw. kann man einem bereits archivierten dokument eine zusätzliche seite anhängen?

danke vorab und viele grüße, martin

 

[Bloodrush]

Hallo zusammen,
seit jahren lege ich sämtliche private unterlagen gescannt auf der nas ab. mit der demo-version von ecodms versuche ich jetzt das ganze noch etwas zu verfeinern (attribute, etc) um notwendige dokumente für z.b. einkommenssteuererklärung, etc einfacher&schneller zu finden, etc.!

die installation im conainer auf der nas verlief erstmal ohne probleme! einfache ordernstruktur, dokumentenarten und attribute habe ich auch bereits angelegt und die ersten dokumente über scaninput gescannt und archiviert. soweit so gut.

jetzt zwei fragen:

- würde gerne die möglichkeit haben übers iphone dokumente abzufotografieren und dann gleich in den scaninput über wlan ablegen können für das spätere archivieren! leider gibt es die angekündigte app von ecodms ja aktuell noch nicht! welche app nutzt ihr da?

- gibt es einen möglichkeit ein bereits archiviertes dokument zu bearbeiten? also eine vorlage mit textstellen nachträglich auszufüllen und dann neu zu archivieren mit neuer ausgabe oder als neues dokument zu speichern? bzw. kann man einem bereits archivierten dokument eine zusätzliche seite anhängen?

danke vorab und viele grüße, martin

Also bzgl deinem Abfotografieren, so mache ich es so, das ich die Bilder später in den Scaninput schmeiße am PC. Geht für mich so am einfachsten / Schnellsten wenn es doch mal übers Handy sein muss, ansonsten Scanne ich alle Dokumente mit meinem Drucker/Scanner ein, und speichere die Dateien automatisch im Scaninput Ordner.

Eine Möglichkeit ein bereits Archiviertes Dokument Innerhalb der Ecodms zu bearbeiten und Seiten Hinzuzufügen ist mir nicht bekannt. Würde aber Wahlweise das Dokument runterladen, bearbeiten und neu Archivieren am PC.

bzgl der App für Mobiltelefone, von der hab ich mich schon lange Verabschieded beim Gedanken das diese noch kommt..

 

[Marian]

Ich nutze auch den Einzugsscanner zu Hause, der direkt auf den Scan Input Ordner auf der Synology abspeichert.
Am Handy gibt es doch genug Apps wie Microsoft Office Lense etc., womit man notfalls ein Dokument abfotografieren, zuschneiden und als PDF ablegen kann. Das PDF kann man dann mit DS Files auch wieder in den Input Order hochladen. Die Qualität / Dateigröße ist beim regulären Scanner für ein Archiv leider unschlagbar.

 

[Holli_NOM]

Ich nehme Google Lens dafür auf dem iPhone. Dann wird das Dokument direkt schön ausgerichtet. Danach schicke ich es per DS File in den Scaninput-Ordner.

Das ist aber eher die Ausnahme. Die meisten Dokumente scanne ich Zuhause bequem mit dem Advision-Scanner (natürlich auch direkt ins Scaninput-Verzeichnis). Den Scanner kann ich absolut empfehlen.

Nachtrag:
Selbstverständlich kann man bereits archivierte Dokumente nicht verändern. Das würde einer rechtssicheren Archivierung widersprechen.

 

[lehto]

Hallo zusammen,

ich bin in den letzten Tagen immer mal wieder hier im Forum gelandet und dachte ich mache hier mal mit

Mein eigentliches Problem ist:
Ich habe 2 Dateien gesucht. Diese aber nicht gefunden.
Sie sind klar bezeichnet (Patientenverfügung & Vorsorgevollmacht).
Beide liegen im Ordner „Vorname“ der betroffenen Person im Unterorder „Persönliches“.

Ich habe diese nur gefunden, indem ich den Order „Vorname“ geöffnet habe und mir den Inhalt/ die Inhalte der Unterordner angesehen habe.

Das hat mich stutzig gemacht und seitdem bin ich auf Spurensuche.

Vorweg meine Umgebung:
Synology DS716II mit ecoDMS 22.08 (gekaufte, aber abgelaufene Lizenz) im Container (bisher Docker, jetzt Container Manager).
Habe bei Ersteinrichtung das „ecoDMS auf Synology NAS“ nach Handbuch aufgesetzt.
Ich lasse jeden Sonntag automatisch ein vollständiges Backup mit E-Mail-Bericht erstellen und ziehe Backup-Zip auf eine externe HDD.

Insgesamt habe ich 689 Dokumente abgelegt.
In der Dateiindizierung sind 666 „Verarbeitete Dokumente“, 0 „Verbleibende“ und 23 „Fehlgeschlagene Dokumente“.

Hab mir gestern Abend meine Sicherung und das Logfile genauer angesehen.

Im Beriech Workdir habe ich im Logfile 18 Dateien welche auf @SynoEAStream... enden.
Diese werden mir auf der Synology im ecoDMS Ordner nicht angezeigt.
Ich sehe diese nur mit WinRAR in der ZIP Datei.

(Dateiname 1 bis 18 sind im Log eigentlich Klarnamen wie „Steuererklärung“, Rechnung Handwerker, … etc. – aber allesamt nicht aktuell, sondern aus 2019/ 2020/ 2021)

Warum mir das bisher durchgegangen ist, weiß ich nicht…
Im Logfile sah da so aus:

2024-02-07 18:31:32,486: Backup database...
2024-02-07 18:31:40,397: Backup database finished.
2024-02-07 18:31:40,397: Copy containers...
2024-02-07 18:31:40,398: Copy lcont...
2024-02-07 18:31:40,400: Copy lcont finished.
2024-02-07 18:31:40,443: Copy 530cd218-481a-4006-88bd-58fbc4566957...
2024-02-07 18:31:58,777: Copy 530cd218-481a-4006-88bd-58fbc4566957 finished.
2024-02-07 18:31:59,014: Copy a003d78c-2d5d-439d-a392-83ec76b50e1e...
2024-02-07 18:32:18,658: Copy a003d78c-2d5d-439d-a392-83ec76b50e1e finished.
2024-02-07 18:32:18,696: Copy 72896909-bf76-4abf-9524-771f2c3253a6...
2024-02-07 18:32:28,555: Copy 72896909-bf76-4abf-9524-771f2c3253a6 finished.
2024-02-07 18:32:28,556: Copy containers finished.
2024-02-07 18:32:28,556: Copy ocr-containers...
2024-02-07 18:32:28,557: Copy lcont...
2024-02-07 18:32:28,557: Copy lcont finished.
2024-02-07 18:32:28,823: Copy c28fa7fa-732b-4435-bc64-ef5fe330a35e...
2024-02-07 18:32:29,539: Copy c28fa7fa-732b-4435-bc64-ef5fe330a35e finished.
2024-02-07 18:32:29,539: Copy ocr-containers finished.
2024-02-07 18:32:29,539: Copy workdir...
2024-02-07 18:32:29,596: Copy DATEINAME-1.pdf@SynoEAStream...
2024-02-07 18:32:29,597: Copy DATEINAME-2.pdf@SynoEAStream finished.
2024-02-07 18:32:29,597: Copy DATEINAME-3.pdf@SynoEAStream...
2024-02-07 18:32:29,598: Copy DATEINAME-4.pdf@SynoEAStream finished.
2024-02-07 18:32:29,598: Copy DATEINAME-5.pdf@SynoEAStream...
2024-02-07 18:32:29,599: Copy DATEINAME-6.pdf@SynoEAStream finished.
2024-02-07 18:32:29,599: Copy DATEINAME-7.pdf@SynoEAStream...
2024-02-07 18:32:29,600: Copy DATEINAME-8.pdf@SynoEAStream finished.
2024-02-07 18:32:29,600: Copy DATEINAME-9.pdf@SynoEAStream...
2024-02-07 18:32:29,601: Copy DATEINAME-10.pdf@SynoEAStream finished.
2024-02-07 18:32:29,601: Copy DATEINAME-11.pdf@SynoEAStream...
2024-02-07 18:32:29,602: Copy DATEINAME-12.pdf@SynoEAStream finished.
2024-02-07 18:32:29,632: Copy DATEINAME-13.pdf@SynoEAStream...
2024-02-07 18:32:29,633: Copy DATEINAME-14.pdf@SynoEAStream finished.
2024-02-07 18:32:29,633: Copy DATEINAME-15.pdf@SynoEAStream...
2024-02-07 18:32:29,634: Copy DATEINAME-16.pdf@SynoEAStream finished.
2024-02-07 18:32:29,635: Copy DATEINAME-17.pdf@SynoEAStream...
2024-02-07 18:32:29,635: Copy DATEINAME-18.pdf@SynoEAStream finished.
2024-02-07 18:32:29,636: Copy workdir finished.
2024-02-07 18:32:29,650: Backup finished successfully.


Was habe ich gemacht:

Ich habe nun auch eine neue Lizenz für die nächsten 24 Monate gekauft.
Ein Backup erstellt (siehe Logfile 07.02.20204)
Mit WinRAR habe ich im (gezippten, nicht entpackten) Backup die Dateien die auf @SynoEAStream...enden rausgelöscht.

Was ich vorhabe:

Einen neuen Container aufsetzen mit ecoDMS 23.02 und den Inhalt aus dem (bereinigten) Backup wiederherstellen.


Deswegen habe ich folgende Fragen:
wo / wie kann ich herausfinden welche 23 Dokumente die "Fehlgeschlagene Dokumente" sind? und die Fehler beheben?

Und: wäre jemand von euch so nett und würde einmal sein LogFile (gern auch ein zensiertes) seiner Sicherung posten?
Dann könnte ich mir einmal einen Eindruck machen ob bei mir noch mehr im Log „nicht richtig ist“
Ich habe da bei Containers (weil es 3 „Dateien“ sind) und ein bisschen bei OCR-Containers leichte Zweifel ob das so normal ist...

2024-02-07 18:31:40,397: Copy containers...
2024-02-07 18:31:40,398: Copy lcont...
2024-02-07 18:31:40,400: Copy lcont finished.
2024-02-07 18:31:40,443: Copy 530cd218-481a-4006-88bd-58fbc4566957...
2024-02-07 18:31:58,777: Copy 530cd218-481a-4006-88bd-58fbc4566957 finished.
2024-02-07 18:31:59,014: Copy a003d78c-2d5d-439d-a392-83ec76b50e1e...
2024-02-07 18:32:18,658: Copy a003d78c-2d5d-439d-a392-83ec76b50e1e finished.
2024-02-07 18:32:18,696: Copy 72896909-bf76-4abf-9524-771f2c3253a6...
2024-02-07 18:32:28,555: Copy 72896909-bf76-4abf-9524-771f2c3253a6 finished.
2024-02-07 18:32:28,556: Copy containers finished.
2024-02-07 18:32:28,556: Copy ocr-containers...
2024-02-07 18:32:28,557: Copy lcont...
2024-02-07 18:32:28,557: Copy lcont finished.
2024-02-07 18:32:28,823: Copy c28fa7fa-732b-4435-bc64-ef5fe330a35e...
2024-02-07 18:32:29,539: Copy c28fa7fa-732b-4435-bc64-ef5fe330a35e finished.
2024-02-07 18:32:29,539: Copy ocr-containers finished.


Bin für alle Ideen und Hilfestellungen dankbar

Liebe Grüße

 

[MrNas]

Servus miteinander,

ich möchte eine praktische Struktur für Dokumente in ecoDMS anlegen. Nach etwas Brainstorming weiß ich, dass ich sehr viele Unterschiedliche Kategorien anlegen könnte, z.B. Rechnungen, Finanzamt, Verträge, Firma, Dokumentation, Bank, Immobilie, usw...

Wie geht ihr mit Kategorien um z.B. wenn bei "Immobilie" und "Firma" jeweils z.B. die gleichen Unterordner "Rechnungen" und "Aufträge" zutreffen.

Beispiel A)
1. "Immobilie"
- "Rechnungen"
- "Aufträge"
2. "Firma"
- "Rechnungen"
- "Aufträge"

Ist es besser das umgekehrt zu strukturieren, also Kategorie "Aufträge" und dann "Firma" und "Immobilie".

Beispiel B)
1. "Aufträge"
- "Firma"
- "Immobilie"
2. "Rechnungen"
- "Firma"
- "Immobilie"

Welche Strukturen, Detailierungsgrad und Tiefe findet ihr sinnvoll und welche Erfahrungen habt ihr gemacht?
Wie trennt ihr Beruflich und Privat voneinander? z.B. Rechnung tritt häufig zu beruflichen auch im privaten Bereich auf, z.B. Hobby?

 

[HeikoH]

Hallo zusammen,

ich habe gerade dieses Thema über ecoDMS hier entdeckt und hätte da, als absoluter Neuling auf diesem Gebiet, mal eine Frage. Da hier ja offensichtlich schon einige von euch eine ecoDMS Lizenz besitzen, dürfte die Beantwortung meiner Frage wohl für euch auch nicht allzu schwer sein.
Wie ich schon geschrieben habe, bin ich absoluter Neuling bei ecoDMS, heißt also ich habe im Moment erstmal nur diese 30-tägige Demoversion bei mir laufen. Das ganze System gefällt mir bisher aber schon recht gut, sodass ich überlege mir eine Lizenz zu gönnen. Und da wäre ich auch schon bei meiner Frage... Ich blicke durch diese Lizenzen noch nicht wirklich durch und weiß einfach nicht ob ich nun nur eine oder mehrere Lizenzen benötige. Ich habe auch schon bei der Firma angefragt, aber die scheinen sich wohl zu fein zum Antworten zu sein oder einfach nichts verkaufen zu wollen.
Ich habe bei mir folgendes Setup:

1. Einen Windows 11 Laptop mit der Client Software drauf
2. Ein Macbook mit der Client Software drauf
3. Natürlich eine Synology Disk Station, auf der der ecoDMS Server läuft

Wie muss ich mir das mit dem Kauf der Lizenz nun vorstellen? Brauche ich pro Laptop eine eigene Lizenz, also insgesamt 2 Lizenzen oder reicht eine Lizenz aus? Irgendwie müsste ich ja mal wissen, was für Kosten auf mich zukommen. Wäre echt sehr nett, wenn mir eventuell jemand von euch weiterhelfen könnte.

 

[itenramon]

Du brauchst nur eine Lizenz. Jede Lizenz (als privater darfst du sie einfach nicht kommerziell nutzen, wenn du die Privatversion kaufst) gilt für gleichzeitige Verbindungen (somit 1) zum Server. Steht auch schön beschrieben bei den unterschiedlichen Kauf-Optionen: https://www.ecodms.de/de/shop/ecodms

Du musst dich einfach immer wenn du fertig bist am Laptop/Mac vom Server abmelden und dann wenn du wieder zugreifen möchtest wieder anmelden. Egal von welchem Gerät aus.

 

[JudgeDredd]

Brauche ich pro Laptop eine eigene Lizenz, also insgesamt 2 Lizenzen oder reicht eine Lizenz aus?

Die Lizenzen sind je konkurrierendem Zugriff.
Mit einer Lizenz kannst Du Dich von beliebig vielen Rechner anmelden, aber niemals gleichzeitig.
Der Webzugriff ist dabei ebenfalls mit zu zählen.

 

[HeikoH]

Ich danke euch herzlich für eure Antworten! Gleichzeitig nutze ich die Laptops auch nicht, entweder ist das Macbook in Betrieb oder der Windows Laptop. Aber eine Frage ist mir inzwischen noch eingefallen: ist es normal, dass die Festplatte im NAS, auf dem der ecoDMS Server läuft, ständig am Laufen ist? Es ist ständig ein Geräusch zu hören, als wenn gelesen oder geschrieben wird und die LED der Festplatte blinkt auch alle paar Sekunden auf. Wenn ich den Server stoppe, ist Ruhe. Muss also an dem ecoDMS Server liegen. Kann doch eigentlich nicht sein, dass da irgendetwas passiert, wenn beide Laptops ausgeschaltet sind, oder?

 

[Chief Brody]

Hallo Heiko,
das ist bei mir genauso.
Wenn ich mir die Prozesse auf dem NAS ansehe, dann macht das aber auch Sinn.

Der Scaninput z.B. checkt die ganze Zeit, ob neue Dokumente eintrudeln.

Du kannst die laufenden Prozesse auf dem Synology im Ressourcen Monitor --> Aufgaben Manager --> Prozesse beobachten.

 

[HeikoH]

Vielen Dank auch für deine Antwort, Chief Brody! OK, dann hat das so wohl seine Richtigkeit und ich brauche mir diesbezüglich nicht weiter Gedanken zu machen.

 

[Holli_NOM]

Servus miteinander,

ich möchte eine praktische Struktur für Dokumente in ecoDMS anlegen. Nach etwas Brainstorming weiß ich, dass ich sehr viele Unterschiedliche Kategorien anlegen könnte, z.B. Rechnungen, Finanzamt, Verträge, Firma, Dokumentation, Bank, Immobilie, usw...

Wie geht ihr mit Kategorien um z.B. wenn bei "Immobilie" und "Firma" jeweils z.B. die gleichen Unterordner "Rechnungen" und "Aufträge" zutreffen.

Beispiel A)
1. "Immobilie"
- "Rechnungen"
- "Aufträge"
2. "Firma"
- "Rechnungen"
- "Aufträge"

Ist es besser das umgekehrt zu strukturieren, also Kategorie "Aufträge" und dann "Firma" und "Immobilie".

Beispiel B)
1. "Aufträge"
- "Firma"
- "Immobilie"
2. "Rechnungen"
- "Firma"
- "Immobilie"

Welche Strukturen, Detailierungsgrad und Tiefe findet ihr sinnvoll und welche Erfahrungen habt ihr gemacht?
Wie trennt ihr Beruflich und Privat voneinander? z.B. Rechnung tritt häufig zu beruflichen auch im privaten Bereich auf, z.B. Hobby?

Für Rechnungen und Aufträge brauchst Du keine unterschiedlichen Verzeichnisse. Das steckt doch schon im Dokumententyp drin.

Du solltest die Struktur möglichst flach anlegen, also nicht zu viele Ordner, Unterordner usw. Das ist ja der Sinn eines Archivsystems, dass Du nach diversen Schlagworten suchen kannst.

 

[roads]

Hat jemand Erfahrungen mit Getmyinvoices? EcoDMS veranstaltet ja nächste Woche ein Seminar damit.
Ich hab folgende Bauchschmerzen mit dem Dienst der theoretisch eine gute Idee ist:

- die haben alle meine Zuganspassworte, das ist heiss wenn der Laden gehackt wird
- ich kann mir nicht vorstellen, dass es bei iZettle (TSE Kassensystem von Paypal) die drei Dateien des letzten Monats die ich brauche generieren und laden kann.
- Ich kann mir nicht vorstellen, dass es bei Paypal den Kontoauszug des letzten Monats generieren kann
- Ich mache bestimmt nicht 2FA aus damit GMI in die Seiten rein kommt
- es ist nur sinnvoll wenn wirklich alles funktioniert
- nicht ganz günstig

 

[roads]

Habe GetmyInvoices mal kurz getestet. Im Prinzip nicht schlecht. Verbindet sich über API an EcoDMS das heisst Zusatzkosten wen der Apischnittstelle aber nur einmalig soweit ich weiss. Sind ja nur 30 Dokumente kostenfrei. Es wird sicher Rechnungen wie Vodafone, Telekom, Tesla etc gut abholen aber wie ich gesehen habe keine Unterlagen die generiert werden müssen. Also einen Sales- receipt und rawdatareport kann es nicht ziehen. Paypal wird man auch nicht einen detaillierten Auszug machen lassen können. Also ganz ohne Handarbeit wird das meiner Meinung nach nichts.

 

[MrNas]

Für Rechnungen und Aufträge brauchst Du keine unterschiedlichen Verzeichnisse. Das steckt doch schon im Dokumententyp drin.

Du solltest die Struktur möglichst flach anlegen, also nicht zu viele Ordner, Unterordner usw. Das ist ja der Sinn eines Archivsystems, dass Du nach diversen Schlagworten suchen kannst.

Danke, also wenn ich dich richtig verstehe, ist so eine Ordnerstruktur zu vermeiden!?

0. Versicherungen

1. Lebensversicherung
2. Renten
3. BU
4. Haftpflicht
5. Hausrat
6. Glas
7. Unfall

0. Bank

1. Kreditkarte
2. Girokonto
3. Darlehen
4. Depot

 

[Monacum]

Verabschiedet Euch gedanklich bei einem DMS von einer Ordnerstruktur und lasst das DMS die Arbeit machen. Ihr findet die Dokumente problemlos wieder, wenn sie ordentlich verschlagwortet worden sind.

 

[MrNas]

Und wie unterscheidet ihr Dokumentenarten von Ordnerstruktur?

Im Prizip könnte man doch z.B. "Versicherung / Police" als Ordner und auch als Dokumentenart definieren. Beides würde irgendwie passen bzw. wäre nützlich, aber wo ist es richtig aufgehoben Ordner oder Dokumentenart?

 

[MrNas]

Verabschiedet Euch gedanklich bei einem DMS von einer Ordnerstruktur und lasst das DMS die Arbeit machen. Ihr findet die Dokumente problemlos wieder, wenn sie ordentlich verschlagwortet worden sind

Verwendest du dann nur 1 Ordner und verschlagworten mit "Dokumentenart" ?

 

[Brockhaus]

Weiß jemand, ob es möglich ist, bei den Schlagwörtern für Ordner Wörter auszuschließen? Im Handbuch habe ich nichts dazu gefunden.