@roads: Ich habe Deine Anliegen nicht genau verstanden. Es wäre gut, wenn Du diese mal klarer beschreiben würdest.
Scans mit Leerzeichen (?): Was genau meinst Du damit, was funktioniert nicht?
Nicht erkennen in Inbox: Du meinst, ecoDMS findet keine passende Vorlage für die automatische Klassifizierung eines bestimmten Dokumentes? Dann liegt es daran, dass Du eben keine Vorlage hast, die zu dem Dokument passt. (Ich kenne bei mir nur einen einzigen Fall, wo bestimmte Dokumente nicht richtig erkannt werden, nämlich Kontoauszüge von der Deutschen Bank, wobei es auch hier einen Workaround gibt, siehe unten).
Nehmen wir an, Du möchtest, dass Rechnungen, die von der Telekom kommen automatisch klassifziert und archiviert werden - dann musst Du im Vorlagendesigner eine Vorlage bilden mit dem Schlagwort: Telekom + Rechnung (dann wendet ecoDMS diese Vorlage auf alle Dokumente an, wo der Name Telekom sowie Rechnung vorkommt). Gleichzeitig möchtest Du aber nicht, dass diese Vorlage auf z.B. Kontoauszüge angewendet wird, wo ebenfalls der Name Telekom + Rechnung auftaucht. Also schließt Du diese Dokumente mit einer Regex-Regel aus: !REGEX:\b(Kontoauszug)\b
Und dann klickst Du oben auf Formular-Vorlage - die Telekom-Rechnung wird hinterlegt - dann auf NEU: Jetzt kannst Du entsprechende Felder ziehen, was ecoDMS auslesen soll (z.B.: Rechnungsbetrag) und beim Klassifizierungsattribut "Betrag" hinterlegen soll, bei der Archivierung.
Und dann klickst Du noch unten an: "Wenn erkannt automatisch in Archiv ablegen". Das bedeutet, dass die Dokumente, die Du in die Inbox hineinschiebst, dann automatisch von ecoDMS klassifiziert und archiviert werden. Es sei denn, ecoDMS findet keine passende Vorlage.
Zusätzlich würde ich in der Vorlage noch anklicken: "Klassifizierbar für alle", dann können auch andere ecoDMS-User mit dieser Vorlage arbeiten.
Es kann sein, dass Du die Vorlage nicht speichern kannst, das war unter der Version 18.09 ein Bug, weiss nicht, ob das inzwischen geändert wurde: Der Vorlagenname darf kein Leerzeichen enthalten.
Möchtest Du, dass Dokumente, die Du in den Ordner scaninput hineinschiebst, auch automatisch archiviert und klassifiziert werden, so musst Du in den Einstellungen - Scaninput noch anklicken: "Vorlagen erkennen". Dann brauchst Du ecoDMS gar nicht mehr aufzumachen, sondern legst Dir den Ordner Scaninput bsp. als NetzOrdner auf Deinen Desktop und ziehst da die Dokumente rein. Wenn das Dokument dann trotzdem in der Inbox auftaucht liegt es daran, dass ecoDMS keine passende Vorlage dafür gefunden hat. Dann kann es logischerweise nicht klassizifiert und archiviert werden und verbleibt in der InBox. Da musst Du ausprobieren.
Bitte hier auch überprüfen, ob unter "Benutzer" Du mit Deiner Rolle auch mit der zugeordneten Rolle "scanner" verknüpft bist.
Kurzum: Ich habe verschiedene Vorlagen für häufig wiederkehrende Dokumente, also Stromrechnungen, Telekom, EC-Bons, etc. Und für jeden Typ eben eine einzelne Vorlage angelegt. Damit funktioniert das Ganze gut, eben dann, wenn die Positionen der Daten in den Dokumenten (Datum, Rechnungsnummer, Betrag) stets gleich sind bzw. wiederkehrend. Du musst auf jeden Fall experimentieren, bis das alles so wie gewünscht funktioniert.
Regex: Kann man so pauschal glaube ich gar nicht sagen, weil das ganz individuell ist, was man mit Regex bezweckt. Auch hier muss man ausprobieren. Ich habe persönlich gar keine komplizierten Regex-Regeln, sondern eigentlich nur zwei, die mir reichen
a) z.B. für allgemeine Rechnungen: REGEX:\b(Rechnung|Rechnungsnummer|Invoice|Rechnungsadresse)\b
b) schließe in dieser Vorlage "Allgemeine Rechnungen" bestimmte Dokumente aus: !REGEX:\b(Kontoauszug|Telekom|Vodafone)\b
(denn für Kontoauszüge, Telekom und Vodafone habe ich wiederum jeweils eigene / individuelle Vorlagen, die zur Anwendung kommen sollen. Ohne b) würden die Dokumente sonst doppelt klassifiziert).
Kombiniert mit Schlagworten und Textfelder-Erkennung funktioniert das bei mir prima.
Sonderfall: Kontoauszüge der Deutschen Bank. Hier funktioniert die Erkennung nicht, wenn man z.B. in der Vorlage als Schlagworte "Deutsche Bank" und "Kontoauszug" hinterlegt. Obwohl die Vorlage funktionieren müsste, schließlich tauchen diese Worte ja im Kontoauszug auf. Das liegt daran, dass die Deutsche Bank offenbar eine Schriftart verwendet, die ecoDMS nicht auslesen bzw. ver-ocr-en kann. Lösung: Im Vorlagendesigner den Deutschen Bank Auszug aufmachen, dann Textfelder ziehen auf die Worte: Deutsche Bank / Kontoauszug - Testen: Nun wird bei den Klassizierungsattributen angezeigt, was ecoDMS hier liest, nämlich sowas wie: "D$e9le` "§abnk". Und das kann man sich dann herauskopieren und als Schlagwort verwenden. Dadurch kann ecoDMS dann eine Kontoauszugs-Vorlage auf die Deutsche Bank anwenden.
Zum Schluss: Wem das alles zu kompliziert ist, oder wer zu Beginn nur Bahnhof versteht bzw. nicht weiterkommt: ecoDMS bietet für kleines Geld Video-Schulungen zu bestimmten Themen an, habe ich auch schon genutzt. Bzw. man bucht sich für 25 Euro oder so einen Mini-Support, dann schalten sich die Kollegen von ecoDMS per Teamviewer drauf. Die sind sehr bemüht und sehr schnell.
