Paperless-ngx Paperless-ngx: Ein kurzer Erfahrungsbericht sowie ein erstes Resümee

[Tommes]

Nachdem ich nun verdammt viel Zeit und Energie mit der individuellen Installation und Einrichtung, sowie das nötige Verständnis über Funktion, Arbeitsweise, dem Aufbau und der Organisation einer für mich logischen Ordnerstruktur sowie der Systemsicherung von Paperless-ngx aufgebracht habe, macht sich doch ein wenig Ernüchterung bei mir breit.

Zugegeben, ich hänge sehr an meiner, über lange Jahre gereiften und gepflegten Ordnerstruktur, um die Übersicht in meinem papierlosen Büro zu behalten. Da Paperless-ngx u.a. mit dem Anlegen und der Verwaltung einer solchen Ordnerstruktur wirbt, habe ich mich dazu entschlossen, einen Versuch zu wagen.

Auch wenn sich die Ordnerstruktur dank der relativ frei konfigurierbaren Speicherpfade mit Korrespondenten, Tags und Dokumenttypen relativ gut verbinden lassen, stellt sich die anschließende Abbildung sowie die spätere Aufrechterhaltung der Ordnerstruktur als nicht ganz so trivial dar. Denn trotz der Lernfähigkeit von Paperless-ngx, der expliziten Benennung von Zuweisungsalgorithmen sowie der Angabe von Zuweisungsmustern, gelingt es dem Algorithmus nicht immer, daraus für neu hinzugekommene Dokumente die korrekte Ordnerstruktur abzuleiten. Daher ist eine ständige Kontrolle neu hinzugefügter Dokumente unerlässlich, was angesichts des Posteingangs-Tags noch akzeptabel ist. Problematisch an der Sache ist, das man ab einer gewissen Anzahl an Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfaden nicht mehr nachvollziehen kann, wo genau das Dokument hingehört. Da hilft dann nur ein Blick in die Ordnerstruktur... und hier beißt sich für mich die Katze in den Schwanz.

Ich habe, nachdem ich Paperless-ngx bereits mit rund 1000 Dokumenten gefüttert und diese mit einer großzügigen Anzahl sprechender Namen für Korrespondenten und Dokumenttypen versehen hatte nochmal komplett von vorne angefangen, weil das Ganze immer komplexer und damit unübersichtlicher wurde. Kein Problem... Runde 2!

Mittlerweile habe ich wieder gut 1000 Dokumente dem System übergeben, wobei ich immer noch gut 1000, unverarbeitete Dokumente hier rumliegen habe. Dieses Mal habe ich mich darauf konzentriert, meine Ordnerstruktur auf max. 3, bzw. 4 Ebenen unter Verwendung von Jahresordnern zu beschränken. Erreichen konnte ich das u.a. deshalb, indem ich jedem Speicherpfad eine individuelle Kategorie vorangestellt und versucht habe, die Angabe von Dokumenttypen so gut es geht zu vermeiden. Meine Speicherpfade folgen damit drei grundlegenden Strukturen

[Kategorie]/{correspondent}/{title}

[Kategorie]/{correspondent}/{created_year}/{title}

[Kategorie]/{correspondent}/{document_type}/{title}

Unterm Strich komme ich aktuell bei 1000 Dokumenten mit...

1 Tag
36 Korrespondenten
6 Dokumenttypen
8 Speicherpfade

...aus. Und trotzdem kommt Paperless-ngx immer noch mit der Zuordnung von Speicherpfaden nicht immer zurecht, trotz der expliziten Benennung von Zuweisungsalgorithmen sowie der Angabe entsprechender Zuweisungsmustern. Ich muss zukünftig demnach immer noch kontrollieren, wo meine Dokumente am Ende landen und ganz ehrlich... das kann nicht Sinn und Zweck der Übung sein.

Mein erstes Resümee nach über zwei Wochen intensiver Auseinandersetzung mit Paperless-ngx
Keine Frage. Ich kann ziemlich stur, pingelig und dazu noch sehr perfektionistisch und uneinsichtig sein. Diese Eigenschaften treiben mich grade in den Wahnsinn. Von daher stelle ich mir innerlich aktuell die Frage, ob Paperless-ngx und ich wirklich Freunde werden, oder ob ich zukünftig auch weiterhin mit meiner ordinären Ordnerstruktur weiterarbeiten soll, ohne die Vorteile einer auf OCR aufgebauten sowie durchsuchbaren PDF-Datenbank.

Ich denke, Paperless-ngx ist eher etwas für die organisierten Chaoten unter uns und weniger für Leute wie mich, mit den bereits oben aufgeführten Eigenschaften. Aber ich habe die Flinte noch nicht ins Korn geworfen und versuche es weiter.

Das wollte ich einfach mal los werden. Vielleicht interessiert es ja jemanden.

Tommes

 

[Monacum]

Danke für deinen Bericht. Meine Meinung dazu: Man muss Paperless-ngx machen lassen was die Struktur betrifft, alles andere macht nur unzufrieden. Ich hab vorher nicht viel Arbeit in die Struktur gesteckt, deswegen war mir das egal, jetzt mache ich das so mit, wie Paperless-ngx das erledigt und bin zufrieden — mit den Dokumenten arbeite ich ohnehin nicht auf Ordnerebene.

 

[Tommes]

Man muss Paperless-ngx machen lassen…

… daher meine Erkenntnis, das Paperless-ngx eher etwas für…

…die organisierten Chaoten unter uns…

… ist und nicht für mich

 

[*kw*]

Danke Tommes, für deinen Bericht.

Ich habe tatsächlich erst heute Mittag darüber nachgedacht, mich dem Thema paperless-ngx zu nähern, auch wenn ich keinen NAS-uploadfähigen Scanner habe und alles händisch über den „Eingangsordner“ hätte realisieren müssen.

Meine Frau wollte eigentlich nur die abgenutzten Order gegen Neue austauschen, als ich den den - nicht zwingenden - Wunsch verspürte, diese Gelegenheit zur Digitalisierung zu nutzen.

Aber auch ich habe einen mittel bis großen Mr. Monk in mir und frage mich, ob dieses einmalige Ereignis den Aufwand der Befassung rechtfertigt. Im Ruhestand fällt, außer Hakle, nicht mehr so viel Papierkram an.

 

[Monacum]

Was mir noch auffällt, @Tommes, ist der einzelne Tag und dafür acht Speicherpfade. Das ist grundsätzlich andersherum gedacht, zum Beispiel aus Kombinationen aus mehreren Tags, die man dann über eine entsprechende Suche finden kann. Ich habe keine 1000 Dokumente bisher ein gelesen und knapp 20 Tags.

Aber ich verstehe wie gesagt auch, wenn man seine geliebte und für einen selbst absolut passende Struktur nicht noch einmal komplett über den Haufen werfen will. Das sind aber aus meiner Sicht zwei unterschiedliche Paar Schuhe.

 

[Dicken]

Ich denke, Paperless-ngx ist eher etwas für die organisierten Chaoten unter uns

Aus diesem Grund hab ich vor kurzem ebenfalls angefangen mich mit Paperless auseinander zu setzen

Mein Problem ist weniger die Ordnerstruktur. Die ist mir eigentlich relativ egal. Dafür gibt es ja die Suche über das Webinterface. Mein Ziel ist es, garnicht mehr in die Ordner schauen zu müssen.

Mein eigentliches Problem ist die Erstellung von Korrespondenten, Dokumententypen und Tags.
Wobei Korrespondenten sich noch recht einfach gestaltet. Einfach immer die Namen der Firmen, Vereine, Banken, Schulen usw. wo das Dokument herkommt.

Das größte Problem hab ich aktuell damit passende Namen für Dokumententypen zu finden. Ich möchte keine 300 verschiedene Typen sondern eher Begriffe die mehrere Arten abdecken und trotzdem logisch sind

Bei Tags hab ich mich jetzt erstmal auf kurze Stichworte beschränkt wie: Namen der Kinder (wenn es in dem Dokument um sie geht), Termine, Kontakte und natürlich Posteingang.

Wie sehen denn eure Dokumententypen so aus?

 

[Tommes]

Im Ruhestand fällt, außer Hakle, nicht mehr so viel Papierkram an.

Haha… … den muss ich mir merken.

Naja, Paperless-ngx ist ohne Frage ein sehr mächtiges und ausgereiftes Tool um sein papierloses Büro zu organsieren. Man darf dabei halt nicht wie ich, in alt eingesessenen Strukturen denken, sondern sich erst mal frei von allen machen. Im Grunde hätte ich auch gar kein Problem damit, Paperless einfach machen zu lassen, aber ich denke halt immer ein Stück weiter und überleg, was passiert, wenn Paperless-ngx selbst, oder meine DS irgendwann mal stirbt und ich die Datenbank nicht mehr rekonstruiert bekomme. Dann habe ich einen Haufen namenloser Dateien in einem noch größeren Haufen aus wild durcheinander gewürfelten Ordnern von mir liegen und finde nichts wieder.

Meine Devise lautet mittlerweile „keep it simple“ und eigentlich dachte ich, dieses mit Paperless-ngx in Einklang zu bringen. Für mich persönlich bedeutet es am Ende jedoch einen Mehraufwand, da ich einerseits Paperless-ngx füttern, pflegen und aktuell halten muss, dabei aber aufpassen wo das System die Daten hinwirft. Dann noch ein regelmäßiger Datenbank Dump. Systembackup und vor allem wissen, wie man all das wieder an den Start bekommt, sollte es zwischenzeitlich mal sterben.

Das ist für mich persönlich jenseits von „keep it simple“

Meine Meinung, denn wie gesagt. Das was Paperless-ngx da macht, ist schon beeindruckend.

 

[*kw*]

@Monacum: ein Teil meines Mr.-Monk-Problems ist aber auch, dass mich u.U. die Neugierde in so einem Fall auffressen kann.

Aber grundsätzlich bin ich da bei Tommes.

 

[Dicken]

Dann habe ich einen Haufen namenloser Dateien in einem noch größeren Haufen aus wild durcheinander gewürfelten Ordnern von mir liegen und finde nichts wieder.

Du kannst doch einstellen wie die Dateinamen umbenannt werden. Hast du doch sogar gemacht im ersten Beitrag.
Ich hab zbsp noch das Datum vor dem Titel gestellt.

 

[Tommes]

@Monacum
Naja, aus Tags lassen sich halt schlecht(er) aussagekräftige und regelkonforme Dateinamen und Ordnerstrukturen bauen, wie aus vorgeschalteten Kategorien vor den Korrespondenten und Dokumenttypen. Das ist sicherlich der Grund dafür, warum das bei mir genau anders aussieht, wie von den Machen gedacht.

@Dicken
Das ist die Crux dabei. Wer die Wahl und die Möglichkeiten hat, hat das Problem aus dieser Vielfalt an Möglichen eine für sich einleuchtende Struktur herauszuarbeiten. Nehmen wir z.B. den Oberbegriff Rechnung(en). Es gibt neben einfachen Rechnungen auch Jahresabrechnungen, Monatsrechnungen, Quartalsabrechnungen etc. Oder neben Kontoauszügen auch Kontoinformationen, Kontoabrechnungen, Depotauszüge, Dividendengutschriften etc. Da kommt dann schnell was zusammen. Ob man das alles unter dem Oberbegriff Rechnungen und Bankinformationen legen soll, oder für alles und jeden eine eigene Kategorie nennen soll, ist halt die Frage des persönlichen Geschmacks.

Bezüglich Dateinamen. Meine Dateien haben alle schon Namen, daher brauche ich sowas nicht

 

[Dicken]

Oder neben Kontoauszügen auch Kontoinformationen, Kontoabrechnungen, Depotauszüge, Dividendengutschriften etc. Da kommt dann schnell was zusammen.

Nach genau diesem Vorfall habe ich beschlossen mir Hilfe im Internet zu suchen und nach Lösungen von anderen Usern zu fragen

War glücklich über meinen Dokumententyp "Kontoauszüge" und dann kam mir ein Dokument mit Depotauszüge unter...
Und da einen sprechenden logischen Namen zu finden, der beides und ggf. noch mehr miteinander vereint ist nicht meins.

 

[Tommes]

Deshalb habe ich in meinem zweiten Anlauf versucht, Dokumenttypen einfach mit Misachtung zu strafen. Nur dort, wo ich keine andere Lösung sah, habe ich diese Möglichkeit genutzt. Meine Korrespondenten heißen dann z.B. [Name der Bank]_[Kontonummer]_[Kontotyp] also z.B. Sparkasse_12345678_Girokonto

Meine Ordnerstruktur sieht dann wie folgt aus…

Finanzen/ [Kategorie]
    Sparkasse_12345678_Girokonto/ [Korrespondent]
        2024/ [created_year]
            Datei.pdf [title]

 

[Monacum]

Du möchtest deine Dokumente anhand der Ordnerstruktur finden, Paperless-ngx bietet dir eine UI, damit du keine Ordner mehr verwalten musst — das kann nicht zusammenpassen. Wenn du mit deiner Struktur zufrieden bist, bleib dabei, du verbiegst Paperless-ngx und wirst aus meiner Sicht am Ende nicht glücklich damit werden. Ich hatte nie eine Struktur in den Ordnern wie du (nur Jahresordner), bei mir sorgt Paperless-ngx erst für diese Struktur.

 

[Dicken]

Deshalb habe ich in meinem zweiten Anlauf versucht, Dokumenttypen einfach mit Misachtung zu strafen. Nur dort, wo ich keine andere Lösung sah, habe ich diese Möglichkeit genutzt.

Hmm, da hab ich noch gar nicht drüber nachgedacht. Bis jetzt war es für mich selbstverständlich, dass jedes meiner Dokumente einem Typen zugewiesen wird. Wo ich aber auch eigentlich irgendwie nicht von weg will

 

[Monacum]

Ich nutze grundsätzlich auch alle Einstellungsmöglichkeiten, weil mir das bei der Suche nach bestimmten Dokumenten hilft, die ganz gezielt über alle Einstellungen einzugrenzen.

 

[Dicken]

Ich nutze grundsätzlich auch alle Einstellungsmöglichkeiten, weil mir das bei der Suche nach bestimmten Dokumenten hilft, die ganz gezielt über alle Einstellungen einzugrenzen.

Zeig doch bitte mal deine Liste der Dokumententypen. Also nur wenn du möchtest. Mir scheint als hättest du es ganz gut im Griff und kommst mit deinen Sortierungen gut zu recht.

 

[Tommes]

@Monacum
Vermutlich habe ich das wohl in den falschen Hals bekommen, als ich anfangs gelesen habe, das Paperless-ngx eine Ordnerstruktur im Dateisystem aufbaut. Keine Ahnung, ob ich mich von dem Gedanken lösen kann und will, nicht mehr in solch alt eingesessenen Strukturen zu arbeiten ,sondern es dem System zu überlassen, wo meine Dokumente landen und wie diese verwaltet werden. Es ist für mich auf jeden Fall ein Erkenntnisgewinn. Eine Entscheidung ist aber aber noch nicht gefallen. Vielleicht starte ich ja bald auch mit Runde 3 … und

…nutze [dann] grundsätzlich auch alle Einstellungsmöglichkeiten…

… so wie du. Keine Ahnung. Ich bin zwar perfektionistisch, aber immerhin auch experimentierfreudig

@Dicken
Ich bin somit wohl nicht der richtige Ansprechpartner für deine Belange.

 

[Dicken]

@Dicken
Ich bin somit wohl nicht der richtige Ansprechpartner für deine Belange.

Ich denke auch. Da treffen Team Ordner und Team Webinterface aufeinander

 

[Tommes]

Nachdem ich noch mal eine Nacht darüber geschlafen habe, sind die Würfel wohl gefallen.

Ich bin nach all den Strapazen heute Morgen zu der Erkenntnis gelangt, das ich auch weiterhin an meiner, über lange Jahre gereiften und gepflegten Ordnerstruktur festhalten und somit Paperless-ngx (bis auf Weiteres) zurück auf die Plätze verweisen werde. Dabei werde ich das System aber auch weiterhin in einem Docker-Container laufen lassen, um weitere Annäherungsversuche und Tests zu unternehmen. Denn ein paar Anwendungsfälle hätte ich durchaus, wo ich auf eine logische Ordnerstruktur verzichten könnte.

Wie dem auch sei. Ich hatte es bereits gesagt, aber ich wiederhole mich gerne. Denn ich halte Paperless-ngx auch weiterhin für ein sehr mächtiges und ausgereiftes System um sein papierloses Büro zu organisieren. Es bietet einem sehr viel und leistet dabei saubere Arbeit. Einzig die für mich chaotische Verwaltungsstruktur hindert mich letztlich daran, an dem System festzuhalten.

Aber wie heißt es so schön...
"Heute ist nicht alle Tage, ich komm’ wieder, keine Frage." ... denn morgen interessiert mich mein Geschwätz von gestern sowieso nicht mehr

Tommes

 

[*kw*]

Jetzt, wo du's schreibst...

Es hat schon viel Überzeugungskraft gekostet, meiner Frau mit einem neuen Mac die "Feinheiten in der NAS-Umgebung" näher- und beizubringen. Wenn ich jetzt noch anfange, ihr - als ordnungsliebende Bilanzbuchhalterin und Ex-Windows-Ordner-Nutzerin - paperless-ngx "unterzujubeln", dann könnte es hier streikähnliche Zustände hervorrufen.

Dennoch danke für den regen Austausch, denn auch diese Meinungsfindungen können Entscheidungen beeinflussen. Besonders das Paulchen-Zitat...

Edit: Fehlerkorrektur