ecoDMS erfahrungsaustausch?

[Elinea]

@oschmidt...danke für deine Rückmeldung. Ich betreibe tatsächlich nur den Server auf dem Synology im Docker. Für die Installation auf dem PC habe ich mir die "Client only" Version heruntergeladen und somit läuft auch kein weiterer Server. Wo ist die Lizenz abgelegt? Wird diese im Docker hinterlegt, oder wird sie vom Client bei jedem Start dem Docker mitgeteilt. Ich muss die Lizenz tatsächlich immer wieder komplett zurücksetzen lassen, da sie angeblich schon irgendwo in Gebrauch ist, aber wo???

Hallo,

ich hatte vor einiger Zeit den zitierten Beitrag geschrieben bzw. gefragt, ob noch jemand immer wieder in die "free" Version zurückgestuft wird beim Starten des ecoDMS Clients. Ich haben das bereits an den ecoDMS Support gegeben und die Antwort war, dass es bald die neue Version geben wird, womit dieser Fehler behoben ist. Leider ist dem nicht so. Ich habe sowohl im Docker, wie auch auf meinem Windows 11 PC, alles mit den neuen Versionen installiert und trotzdem verschwindet immer wieder meine Lizensierung (ich arbeite mit der Vollversion, die ich mir Ende letzten Jahres zugelegt habe). Hat hier jemand ein ähnliches Problem, oder vielleicht eine Lösung? Ich nutze den ecoDMS Client übriegns ausschließlich auf meinem PC und demnach kann es auch nicht an zu vielen Zugriffen liegen, wie das ecoDSM Team mal vermutet hatte.

 

[servilianus]

Die Lizenz ist im Server integriert. Das ist auch der Grund, warum man - wenn man den Server/Docker löscht - die Lizenz zuvor zwingend de-aktivieren muss. Weil die Lizenz an die einzelne / einmalige Server-ID gebunden ist. Und dann beim Aufsetzen des neuen Docker-Images oder Updates / Upgrades die Lizenz dann neu aktivieren muss.

 

[Elinea]

@servilianus...danke für die schnelle Rückmeldung. Aber warum startet mein Client dann immer wieder in der unlizenzierten Version, ohne das ich den Server angepackt habe. Meine Synology DS720+ läuft 24/7, der Docker wird also nicht neu gestartet. Ich habe dafür keine Erklärung mehr. Nach dem Update habe ich die Lizenz einmal neu eingetragen udn gefühlt 3 Tage später, nachdem ich wieder mal was gescannt hatte, startet der Client unlizenziert. Will ich die Lizenz dann eingeben, sie steht dann unter den Einstellungen auch nicht mehr, bekomme ich die Meldung, bereits mit einer anderen HW lizensiert. Das Problem geht so, seitdem ich die Lizenz von ecoDMS habe. Hört sich fast danach an, als ob noch jemand diese Lizenz nutzt...

 

[servilianus]

Das ist merkwürdig. Und der Client ist auch korrekt verbunden (IP-Adresse Synology:17001)? Auf dem PC alle alten Client-"Reste" gelöscht?

Also um noch einmal nachzufragen: Du hattest vor dem Update die Lizenz korrekt deaktiviert, dann das Update gemacht, dann die Lizenz wieder eingespielt, diese wurde auch angenommen, und dann ist die Lizenz nach ein paar Tagen unter Einstellungen verschwunden und Du kannst sie nicht mehr eingeben (dann kommt die Fehlermeldung)? Und die Lizenz - und auch der Lizenznehmer (Name! ) - ist genauso, wie Du sie von ecoDMS bekommen hast?

Dann bleibt meiner Ansicht nach nur eines:

https://www.ecodms.de/index.php/de/support/lizenz-wiederherstellung

also die Lizenz durch ecoDMS deaktivieren lassen. Kann aber bis zu zehn Tagen dauern, bis das von denen durchgeführt wurde. Dann die Lizenz neu wieder eingeben. Auf die richtige Schreibweise des Namens achten.

Ich bin mir ziemlich sicher, dass Deine Lizenz noch irgendwie mit der alten ecoDMS Version bzw. altem gelöschten Container verknüpft ist.

 

[Elinea]

@servilianus….korrekt. Den Lizenz Reset habe ich seit dem Kauf gefühlte 10x durchgeführt. Hat bisher immer innerhalb eines Tages mit ecoDMS geklappt und meine Datenbank funktioniert danch wie gewohnt. Verstehe einfach nicht, warum die Lizensierung immer wieder verloren geht….ecoDMS scheint es auch nicht zu verstehen. Ich bleibe dran…

 

[Knalfi]

Hallo,

ich hatte vor einiger Zeit den zitierten Beitrag geschrieben bzw. gefragt, ob noch jemand immer wieder in die "free" Version zurückgestuft wird beim Starten des ecoDMS Clients. Ich haben das bereits an den ecoDMS Support gegeben und die Antwort war, dass es bald die neue Version geben wird, womit dieser Fehler behoben ist. Leider ist dem nicht so. Ich habe sowohl im Docker, wie auch auf meinem Windows 11 PC, alles mit den neuen Versionen installiert und trotzdem verschwindet immer wieder meine Lizensierung (ich arbeite mit der Vollversion, die ich mir Ende letzten Jahres zugelegt habe). Hat hier jemand ein ähnliches Problem, oder vielleicht eine Lösung? Ich nutze den ecoDMS Client übriegns ausschließlich auf meinem PC und demnach kann es auch nicht an zu vielen Zugriffen liegen, wie das ecoDSM Team mal vermutet hatte.

Hi zusammen,

mittlerweile sind ein paar Jahre vergangen und siehe da, auch ich habe das gleiche Problem, dass die Lizenz nach dem die Synology runter fährt und nächsten Tag wieder hoch, meine Lizenz von ecoDMS verschwunden ist. Auch hier verwies der Support auf die aktuellste Version, weil sie dort angeblich was geändert haben. Dumm ist nur das es auch bei der neusten nicht klappt. Jetzt habe ich mal einen frischen Container aufgesetzt, den ich nun nicht aktivieren kann da die Lizenz vom Support wieder freigegeben werden muss (haben sie jetzt schon 3 mal gemacht).
Bei dem neuen Container 21.12 (burns) fällt mir auf das wenn ich Felder scannen lasse um die Werte zu übernehmen plötzlich immer alles doppelt übernommen wird. Auch auf einem frisch aufgesetzten ecoDMS unter UBUNTU das gleiche Schauspiel. Vielleicht hat ja einer eine Idee.

Gruß Ralf

 

[Crashandy]

Bei dem neuen Container 21.12 (burns) fällt mir auf das wenn ich Felder scannen lasse um die Werte zu übernehmen plötzlich immer alles doppelt übernommen wird. Auch auf einem frisch aufgesetzten ecoDMS unter UBUNTU das gleiche Schauspiel. Vielleicht hat ja einer eine Idee.

Hallo @Knalfi,

das kann ich leider bestätigen und ich habe auch lange nach der Ursache gesucht.
Bei mir war dann die Lösung, unter Einstellungen -> Datei Indizierung -> OCR Optionen, den Haken bei "Vorhandene OCR von Dokumenten verwerfen und neu erstellen" heraus zu nehmen. Das war definitiv in der Version 21.06 nicht der Fall, aber damit funktioniert es erst einmal bei mir.
Eine weitere unschöne Sache ist, dass bei dem händischen Einfügen in das Feld "Bemerkungen" oder "Name" mit <Strg>+<rechter Maustaste> immer ein Leerzeichen vor den Text gesetzt wird. Das hat wohl irgendwie mit der neuen Funktion zu tun, mit welcher man mehrere Textabschnitte hintereinander in ein Feld einfügen kann.
Ich bin noch guter Hoffnung, dass hier noch ein weiteres Update kommt.

Gruß
Crashandy

 

[Knalfi]

Hi Crashandy,

ja das mit dem Leerzeichen habe ich auch schon festgestellt. Mit der verschwundenen Lizenz aus dem Dockercontainer habe ich jetzt jetzt evtl. eine Möglichkeit gefunden wieder an die Lizenz zu kommen um sie manuell zu deaktivieren. Ich habe einfach unter Ubuntu ein Server aufgesetzt und das letzte Backup eingespielt und siehe da die Lizenz steht wieder drin. Diese zu deaktivieren habe ich aber noch nicht probiert.

Gruß Ralf

 

[Chr!s]

So hatte bis heute noch keine Zeit gefunden mich weiter mit meinen ecoDMS Problemen zu beschäftigen.
@servilianus :

Und unter Einstellungen - Scaninput - auch ein Haken bei: Vorlagen erkennen?

das habe ich kontrolliert, Häkchen ist gesetzt. Dies als Rückmeldung, wenn auch ziemlich verspätet.

Nun habe ich mich heute erneut mit ecoDMS beschäftigt und weitere Dokumente hinzugefügt und bin wieder auf Ungereimtheiten gestoßen. So habe ich ein Dokument gescannt und auch kurz im Scaninput-Ordner gesehen bis es verschwunden ist, soweit auch logisch ecoDMS löscht oder verschiebt die Dokumente ja in die eigene Danbank. Seltsam ist aber dass dieses Dokument weder in der Inbox zu finden ist noch wurde es automatisch archiviert. Bei einem 2 Scan hat es dann funktioniert... als nächstes habe ich festgestellt dass mehrere Dokumente weg sind, aufgefallen ist mir das auch nur weil ich mir sicher war dass ich von der Krankenkasse mehr als nur 1-2 Dokumente archiviert hatte und gerade eben einen weiteren Brief der KK eingescannt hatte, ich kann somit also nicht wirklich sagen ob noch mehr fehlt. Die Dokumente werden aber definitiv nicht angezeigt oder gefunden, da ich vor relativ kurzer Zeit (am 9.3.2022) einen Export aller Dokumente durchgeführt hatte konnte ich das im OfflineClient gegenprüfen. Suche ich nun nach der DocID welche ich aus dem Offline Client habe wird nichts gefunden.
So langsam kommt bei mir doch ein gewisser Frust auf. Ich mag zwar gerne dran glauben dass es evtl. mit dem Upgrade zu tun hat und in dem Zusammenhang mit dem zurückspielen des Backups jedoch war dies alles noch vor dem Export am 9.3.2022.
Ich Überlege jetzt ob ich ecoDMS nochmal neu aufsetzte inclusive Neuanlage der Vorlagen und dann die Dokumente nochmal manuell aus dem Export wieder in ein jungfreuliches System archivieren soll in der Annahme dass dann alles wieder rund läuft aber vorhersagen kann man das ja wohl nicht, auch würde das nun einenriesen Aufwand bedeuten.
Hat evtl. jemand noch weitere Vorschläge oder Erfahrungen?

 

[Crashandy]

Hat evtl. jemand noch weitere Vorschläge oder Erfahrungen?

Vorschläge nein, Erfahrungen ja!

Ich habe über den Scaninput-Ordner mehrere mehrseitige Dokumente eingescannt (Scanner an Scaninput). In der Dokumente-Übersicht vom ecoDMS habe ich dann nach dem "Aktualisieren" auch alle Dokumente gesehen und war bis dahin zufrieden.
Einige Tage später kam dann das böse Erwachen! Es waren zwar alle Dokumente noch da, jedoch wurden bei einigen Dokumenten nur die erste Seite archiviert und alle Folgeseiten haben gefehlt. Gefühlt etwa 2 von 10 Dokumenten, bei denen dieser Fehler auftrat. Der Scaninput-Ordner war aber leer und es lagen dort auch keine unverarbeiteten Dateien rum.
Dies ist eine sehr unschöne Sache, da man sich nicht einfach auf den Automatismus von ecoDMS verlassen kann.
Ich habe nun die Funktion "Wenn erkannt, automatisch in Archiv ablegen (Scaninput)" in meinen Vorlagen deaktiviert und kontrolliere nun besser jedes einzelne Dokument auf seine Vollständigkeit. Das ist mir für meine wenigen Dokumente sicherer, jedoch ist es für die firmenmäßige Verwendung nicht akzeptabel.

Gruß Crashandy

 

[Knalfi]

Is ja lustig, das gleiche habe ich auch gerade gemacht. Hatte bei einigen Dokumenten plötzlich zwei Klassifizierungen drin und somit ein Dokument mit der gleichen DocID zwei mal, einmal als Auftrag und einmal als Rechnung. Wenn ich aber mehrere Schlagwörter angebe, wird die Vorlage nicht mehr erkannt. Da ist noch viel Luft nach oben.

Gruß Ralf

 

[roads]

Kann man von 6 auf DSM7 gefahrlos updaten? Überhaupt notwendig?

Weitere Frage wäre kann man irgendwie per Regex solche T e x t e erkennen und ohne Leerzeichen übernehmen? Also ein Regex erkenne Text oder T e x t ?

 

[servilianus]

Die Dokumente werden aber definitiv nicht angezeigt oder gefunden, da ich vor relativ kurzer Zeit (am 9.3.2022) einen Export aller Dokumente durchgeführt hatte konnte ich das im OfflineClient gegenprüfen. Suche ich nun nach der DocID welche ich aus dem Offline Client habe wird nichts gefunden.

Kann nur von meiner eigenen Perspektive berichten: Nutze ecoDMS nun schon - im geschäftlichen Umfeld - seit mehr als fünf Jahren mit zehntausenden archivierten Dokumenten. Ganze sechs davon wurden nicht indiziert. Wenn ich archivierte Dokumente nicht mehr gefunden habe, lag dies zumeist daran, dass ich Filter drin hatte, deretwegen das Dokument nicht angezeigt worden ist.

Was ich damit sagen will: Wenn Dokumente aus dem Scaninput-Ordner verarbeitet - und damit archiviert worden sind - können sie nicht weg sein. Es haust in ecoDMS nämlich kein bösartiger dokumentenfressender Kobold, der entscheidet: Ah, Dokumente von der Krankenkasse, die lösche ich jetzt gemeinerweise, die Gehaltsabrechnung, die archiviere ich aber doch.

Dokumente, die Du nicht siehst, sind also irgendwo in der Datenbank abgelegt worden und damit existent, werden jedoch nicht angezeigt. Warum das so ist, ist eine ganz andere Frage. "Weg" sind sie jedoch mit Sicherheit nicht. EcoDMS löscht mit Sicherheit nicht eigenständig Dokumente.

Es ist aufgrund der Fehlerbeschreibung schwierig, hier einen Ansatzpunkt zu haben. Gut ist, dass Du ja eine Vergleichsmöglichkeit hat: Nämlich die eindeutige und einmalig vergebene Dokumenten-ID. Wenn ein Dokument mit dieser ID im Offline-Client vorhanden sind, muss es ja auch in tatsächlich in der Datenbank stecken (sonst wäre es ja nicht vom Offline-Client angezeigt / exportiert worden). Kann also nicht "weg" sein.

Meine Empfehlung - weil wir hier sonst Spekulationen betreiben - investiere mal die 25 Euro für den ecoDMS Mini-Support und zeige den Jungs per Teamaviewer Dein Problem. Also dass Dokumente im Offline Client angezeigt werden, im Desktop-Client jedoch "verschwunden" sind. Die ecoDMS-Leute sind sehr bemüht und finden mit Sicherheit den Grund. Und wenn es tatsächlich ein Bug ist, bekommst Du das Geld gut geschrieben (war bei mir auch so). Viel Erfolg!

 

[servilianus]

Is ja lustig, das gleiche habe ich auch gerade gemacht. Hatte bei einigen Dokumenten plötzlich zwei Klassifizierungen drin und somit ein Dokument mit der gleichen DocID zwei mal, einmal als Auftrag und einmal als Rechnung. Wenn ich aber mehrere Schlagwörter angebe, wird die Vorlage nicht mehr erkannt. Da ist noch viel Luft nach oben.

Aber das ist doch logisch: Wenn ein Dokument zweifach Klassifiziert worden ist, liegt es daran, dass Du die Klassifzierung nicht eindeutig gemacht hast. ecoDMS ist eine Maschine und handelt streng nach DEINEN Kriterien. Wenn die nicht eindeutig sind - ja dann macht ecoDMS genau das richtige: Nämlich eben zwei Klassifizierungen anzulegen. Du musst also a) eine Vorlage definieren, die genau so nur für dieses Dokument zutrifft und/oder b) bei allen anderen Vorlagen genau dieses Dokument ausschließen (bsp. wenn dort ein bestimmtes Schlagwort auftaucht).

Da fällt man nämlich häufig drauf rein: Wenn plötzlich eine zweite Klassifizierung auftaucht, so ist das meistens eine alte / bisherige, die sich das Dokument auch greift. Bei dieser musst Du einfach das Dokument per Regex /-Befehl mit dessen Schlagwort ausschließen - und schon wird es mit der alten Vorlage nicht mehr klassifiziert.

Beispiel: Du hast eine Vorlage, die den Bankauszüge ablegt. Schlagwort: "Kontoauszug". Dann hast Du eine zweite Vorlage, die Rechnungen klassifiziert. Schlagwort: "Rechnung". Wenn Du jetzt einen Bankauszug einscannst, wird dieser a) mit der Vorlage Bankauszug klassifiziert, aber auch b) mit der Vorlage Rechnung - weil im Bankauszug auch Überweisungen drin stehen mit dem Wort: "Rechnung".

Daher musst Du in der Vorlage Bankauszug das Wort: "Rechnung" per Regex / - Regel ausschließen. Nämlich so: !REGEX:\b(Rechnung)\b (das Ausrufe-Zeichen ist entscheidend: "Enthält nicht"). Ohne Ausrufezeichen heisst es: enthält

Und wenn Du drei Schlagwörter angibst, jedoch das Dokunment von keiner Vorlage erkannt wird, liegt es daran, dass diese drei Schlagwörter nicht ALLE im Dokument auftauchen. Das sind nämlich "und" Verknüpfungen, keine "oder". Du musst es so machen:

Dokument enthält "Wort A" oder "Wort B"
REGEX:\b(Wort A|Wort B)\b

Das | heisst hier: oder

Hier nachzulesen:

https://confluence.applord-gruppe.e...ung-von-regex-im-vorlagen-designer-von-ecodms

 

[Elinea]

Bezugnehmend auf mein Problem "Lizenz geht verloren und Free Lizenz wird angezeigt" habe ich gestern noch mal ein Ticket bei ecoDMS eröffnet. Gleichzeitig hatte ich eine Lizenz Rücksetzung beauftragt, die innerhalb von ~10 Minuten erledigt wurde. Leider scheint niemand meine Kommentare bei ecoDMS zu lesen bzw. sich derer anzunehmen. Ich warte mal ab, was aus meinen laufendem Support Ticket wird. Feedback kann ich gerne hier geben.
Gibt es wirklich "nur" 2 Nutzer, die dieses Problem haben? Anbei mal meine Konfigurationsdaten. Fällt euch daran etwas auf? Mache ich vielleicht etwas auf dem Synology falsch? Fahren eure System auch mal herunter oder betreibt ihr eure Systeme mit laufendem Docker 24/7?

Betriebssystem Server / Container-Speichersystem: Synology NAS DS720+ mit DSM 7.0.1-42218 Update 3/ Docker: 20.10.3-1239
Betriebssystem Client: Windows11 22H2
Kernel Benutzeroberfläche: 64 bit

Danke...

 

[servilianus]

Sieht doch alles ganz normal aus, wobei ich als Client Mac verwende. Und bei mir läuft der Docker 24/7, da ich auch gerne 24/7 Dokumente einscannen möchte, ohne vorher die Synology anzuschmeissen.

 

[Knalfi]

Bezugnehmend auf mein Problem "Lizenz geht verloren und Free Lizenz wird angezeigt" habe ich gestern noch mal ein Ticket bei ecoDMS eröffnet. Gleichzeitig hatte ich eine Lizenz Rücksetzung beauftragt, die innerhalb von ~10 Minuten erledigt wurde. Leider scheint niemand meine Kommentare bei ecoDMS zu lesen bzw. sich derer anzunehmen. Ich warte mal ab, was aus meinen laufendem Support Ticket wird. Feedback kann ich gerne hier geben.
Gibt es wirklich "nur" 2 Nutzer, die dieses Problem haben? Anbei mal meine Konfigurationsdaten. Fällt euch daran etwas auf? Mache ich vielleicht etwas auf dem Synology falsch? Fahren eure System auch mal herunter oder betreibt ihr eure Systeme mit laufendem Docker 24/7?

Betriebssystem Server / Container-Speichersystem: Synology NAS DS720+ mit DSM 7.0.1-42218 Update 3/ Docker: 20.10.3-1239
Betriebssystem Client: Windows11 22H2
Kernel Benutzeroberfläche: 64 bit

Danke...

Tja, dass mit dem Support-Ticket habe ich auch versucht, hatte auch regen Verkehr am Anfang, der Herr hat es auch angeblich nachgestellt und bei ihm lief es angeblich. Dann wollte er es noch mal mit einem Kollegen besprechen und das wars, seit dem nix mehr gehört und ich habe die Lizenz schon 4x mal zurücksetzen lassen!
Bei mir ging unter Docker nach ausschalten der Synology die Lizenz verloren, dass eingerichtete smtp Postfach für die Benachrichtigung hat gar nicht funktioniert und auch der WEBAPI Zugriff über den erstellten Link ging nicht. Dann habe ich ein Backup gemacht und dieses in ein frisch aufgesetztes ecoDMS unter Ubuntu eingespielt und siehe da, alles funktioniert plötzlich, also können es die Einstellungen ja nicht gewesen sein.
Meine Synology fährt Abends mit eingerichtetem Energieplan runter und morgens hoch, einfach mal probieren.
Sorry aber wenn es unter Ubuntu läuft und unter Docker nicht, brauch mir keiner zu erzählen, der User kanns nicht.
Der Client unter Mac ist auch alles andere als Stabil überhaupt kein Vergleich wie unter Linux, seit dem ecoDMS unter Ubuntu betreibe, habe ich kein Problem mehr.

 

[Elinea]

Moin,

hier das versprochene Feedback aus meine ecoDMS Ticket:

"Hallo Herr xxx,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider können wir dieses Verhalten auf unseren Systemen nicht nachstellen. Zusätzlich haben wir dies aber an die entsprechenden Stellen in unserem Hause, zur weiteren Überprüfung weitergeleitet."

dann suche ich eben selber weiter nach dem Problem...;-)

 

[servilianus]

blöd....

 

[Knalfi]

Moin,

hier das versprochene Feedback aus meine ecoDMS Ticket:

"Hallo Herr xxx,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider können wir dieses Verhalten auf unseren Systemen nicht nachstellen. Zusätzlich haben wir dies aber an die entsprechenden Stellen in unserem Hause, zur weiteren Überprüfung weitergeleitet."

dann suche ich eben selber weiter nach dem Problem...;-)

Das ist die typische Reaktion von Firmen, die selber nicht wissen woran es liegt und sorry, dass die das nicht nachvollziehen können nehme ich denen nicht mehr ab!
Nur sollte man dann die Software auch nicht verkaufen, zumindest den Teil der ja anscheinend Probleme macht! Die Möglichkeit das als Docker-Container zu betreiben, war bei mir der Grund eine Lizenz zu erwerben.
Meine Lösung ist, es mit Docker sein zu lassen und es unter Linux zu betreiben, für solch Rumeierei habe ich weder Bock noch Zeit.
Aber solltest Du das Problem lösen und wir liegen falsch, lasse ich mich gern eines besseren belehren. Freue mich auf die Lösung