ecoDMS erfahrungsaustausch?

[Georgius]

Hab die FW ausgeschaltet, trotzdem nichts

Was nur auffällig ist ist das ich keine lokalen Ports einstellen kann. Dort steht nur automatisch.

Hab nicht mit Portainer gearbeitet

 

[mindscout]

...Dort steht nur automatisch....

Genau das ist der Fehler. Es darf nirgends "automatisch" stehen. Du musst den Container stoppen, wieder bearbeiten und die Ports wirklich korrekt und vollständig eingeben.

 

[Georgius]

Danke, jetzt funktioniert es mal mit dem Client. Das Webinterface liefert leider keine Daten. Aber jetzt geh ich mal schlafen.

 

[steje43]

Edit: Noch eine Frage zur Dokumentenbearbeitung

Angenommen es landen Stundenzettel im Archiv, die aber der Chef noch unterschreiben muss. Kann er die PDF z.B. daraus in einem definierbaren Programm öffnen, unterzeichnen und wieder abspeichern, so dass die alte Version mit der unterschriebenen ersetzt wird?
Oder müsste man in jedem Fall das unterzeichnete Dokument dann nochmals komplett neu importieren und als gänzlich neues Klassifizieren und abspeichern?

Nein, dass geht leider nicht und das fehlt mir auch. Bei meinem Arbeitgeber geht das, dieser nutzt aber auch das DMS von develop.
Hier sind erst einmal alle Dokumente im Status Bearbeitung, erst wenn den Status ändere ist keine Bearbeitung mehr möglich.

 

[roads]

Checksum mismatch on file [/volume1/@Docker/btrfs/subvolumes/xxxxx/opt/ecodms/ecotmp/jetty-0_0_0_0-0-ecoDMSWebApp_war-_-any-2211936745411796978/webapp/static_webcomponents/css/fonts/roboto/Roboto-ThinItalic.ttf].

Checksum mismatch on file [/volume1/docker/ecoMAILZ/hyper/data/d893e288-f204-457f-a78d-f83b786566ec].

Kennt das jemand? Hat jemand im Protokollcenter Checksum mismatches?Habe das bei Ecomailz und EcoDMS Dateien. Problem oder ignorieren? 6 Meldungen, drei gestern drei am 27.

 

[Georgius]

Danke, jetzt funktioniert es mal mit dem Client. Das Webinterface liefert leider keine Daten. Aber jetzt geh ich mal schlafen.

Das mit dem Webinterface ist auch geklärt. Muß man erst im Client einschalten.

Was Anderes, wie bekommt man unterwegs die Dokumente in die Verwaltung? Man kann in dem Weinterface zwar ein Foto machen, aber das wandert dann als Foto mit viel Umgebung ins Archiv.

ES gibt zwar eine App im Googleplay, aber letzte Version aus 2016 und in der Anleitung nicht mehr erwähnt.

Wie macht Ihr das?

 

[roads]

Soll wegen des Checksum mismatches ein Support Ticket kaufen? Was meint ihr? Bin schon besorgt um meine Daten, das könnte nämlich auch Backups entwerten.

 

[steje43]

Was Anderes, wie bekommt man unterwegs die Dokumente in die Verwaltung? Man kann in dem Weinterface zwar ein Foto machen, aber das wandert dann als Foto mit viel Umgebung ins Archiv.

ES gibt zwar eine App im Googleplay, aber letzte Version aus 2016 und in der Anleitung nicht mehr erwähnt.

Wie macht Ihr das?

Früher gab es mal die App. Die fand ich richtig gut. Ecodms hat das eingestellt und setzt nun auf die Weblösung. Die finde ich nicht so gut und nutze diese auch gar nicht. Ich brauche keine Dokumente unterwegs und falls doch, dann speichere ich diese auf meine Nextcloud.

 

[mindscout]

Nein, dass geht leider nicht und das fehlt mir auch. Bei meinem Arbeitgeber geht das, dieser nutzt aber auch das DMS von develop.
Hier sind erst einmal alle Dokumente im Status Bearbeitung, erst wenn den Status ändere ist keine Bearbeitung mehr möglich.

Es "geht" doch, wie ich noch ergänzt habe. Man kann im Archiv beim jeweiligen Dokument eigene, neue Versionen hochladen. So spart man sich zumindest die neue Klassifizierung, aber nach dem Unterzeichnen muss es dort halt manuell als neue Version nochmal abgelegt werden.



Ich finde die Texterkennung mit den Auswahlflächen für Attribute nicht gut, da es einfach zu Fehleranfällig ist.
Mir wäre da eine Art "Filterkette" lieber, da im ganzen Worterkennung besser funktioniert.
Z.B. Klassifizierungsstufe eins sucht nur nach einem Wort, wie "Rechnung" oder Stundenzettel".
Danach folgt Stufe zwei, "wenn Stundenzettel, dann suche nach Namen" usw.

Ich werde mal testen das mit Mehrfachklassifizierung zu lösen. Das nervt zwar, da man für jedes Attribut eine eigene Vorlage erstellen muss, aber könnte evtl. zuverlässiger sein.

 

[steje43]

Es "geht" doch, wie ich noch ergänzt habe. Man kann im Archiv beim jeweiligen Dokument eigene, neue Versionen hochladen. So spart man sich zumindest die neue Klassifizierung, aber nach dem Unterzeichnen muss es dort halt manuell als neue Version nochmal abgelegt werden.

Stimmt, Versionen, die gibt es auch. Finde ich aber nicht so gut. Besser wäre, wenn Status Bearbeitung (ROT), dann möchte ich auch Seiten ergänzen oder rausnehmen oder Texte auf der PDF (Notiz) hinzufügen. Bei Status (Grün) sollten dann Veränderungen verboten sein.

Kann EcoDMS nicht.

 

[mindscout]

Gibt es eigtl. noch eine einfachere Art der klassifizierung, außer über die umständlichen Vorlagen?

Z.B. finde Wort "Rechnung" -->> setze Atribut XYZ auf "abzurechnen" oder so?
Da das mit den markierten Bereichen einfach nicht wirklich in meinen Dokumenten funktioniert, habe ich wie oben beschrieben jetzt versucht mit einfachen Regeln zu arbeiten, was um WELTEN zuverlässiger funktioniert.

Aber ich muss halt für jedes einzelne Schlagwort umständlich eine neue Vorlage anlegen.
Bei Stundenzetteln also:
- eine Vorlage für "Stundenzettel", welche Dokumentenart, Ordner und Status festlegt
- eine Vorlage für jeden Mitarbeiter, welche im gesamten Dokument nach seinem Namen sucht und Vornamen und Nachnamen klassifiziert
- eine Vorlage für jeden Monat

Das sind zwar am Ende 40 Vorlagen, aber es ist immer noch schneller als bei 200 von 300 Scanns jedes der Felder manuell eingeben zu müssen.

Für die Zukunft habe ich meine Dokumentenvorlagen jetzt so angelegt, das vor jedem Suchwort eine eindeutige Bezeichnung steht und keine Rahmenlinien mehr vorkommen. Das sollte dann die Zuordnung auch mit einer Klassenvorlage ermöglichen, aber für das ganze alte Zeug...

 

[Georgius]

Kann man EcoDMS mir EcoMAILZ dazu bewegen automatisch Anhänge automatisch abspeichern?

Kann man keine zusätzlichen Felder anlegen?

 

[roads]

Ecoworks soll das können hinbekommen habe ich es aber nicht.

 

[sector]

Wie indiziert denn ecoDMS eigentlich die PDFs?
Wird immer nur beim import eine OCR Umwandlung durchgeführt, oder muss das bereits beim scannen des Papiers oder beim erstellen der PDF gemacht werden? Denn ich habe einige Dokumente, wo ich den String "DEÜV" habe, aber wenn ich das oben in die Leiste eingebe, werden mir die Dokumente nicht gelistet.

 

[servilianus]

Macht ecoDMS beim Import. Nicht schon vorher beim Scannen / durch den Scanner. Also wenn du im Suchfeld (mit Anführungsstrichen) "DEÜV" eingibst - werden Dokumente, wo das auftaucht, nicht gefunden? Obwohl Du keinerlei weitere Filter aktiv hast? Das ist ungewöhnlich. Also wichtig ist auf jeden Fall, sich an die Scanner-Vorschriften von ecoDMS zu halten (dpi etc.).

Also ich hab bei mir unter Einstellungen ->Datei-Indizierung OCR-Optionen: Kein Haken bei: Vorhandene OCR von Dokumenten verwerfen, dafür aber Haken bei Deutsch und Englisch. Ich habe bisher noch nicht beobachtet, dass irgendein archiviertes Dokument nicht gefunden wurde. Es sei denn, ich hatte noch unbemerkterweise irgendwelche Filter drin (spezieller Status o.ä. angeklickt).

Kann man EcoDMS mir EcoMAILZ dazu bewegen automatisch Anhänge automatisch abspeichern?

Also das Programm ecoMAILZ speichert ja alles mit Anhängen ab. Du meinst das ecodMAILZ Plugin für ecoDMS? Kann mir nicht vorstellen, dass Email-Anhänge (Rechnungs-PFDs) da nicht gespeichert werden - denn dann wäre das Plugin ja ziemlich sinnlos. Ausweislich der Screenshots bei den eco-Leuten zum Plugin (https://www.ecodms.de/index.php/de/...ktionsdetails/888-ecomailz-plugin-fuer-ecodms) werden da aber Rechnungen mit Anhängen gespeichert.

Ich nutze das PlugIn jedoch nicht, da ich Mac-User bin (weiss nicht, ob man das ecoMAILZ-Plugin im Mac-Client installieren kann) und mir auch der Sinn nicht so recht erschließlich ist: die Emails mit Anhängen werden ja ohnehin komplett bei ecoMAILZ gespeichert, und bei Rechnungs-Anhängen-PDFs ziehe ich diese per Drag und Drop einfach in den Scaninput-Netzordner.

 

[Holli_NOM]

Wie indiziert denn ecoDMS eigentlich die PDFs?
Wird immer nur beim import eine OCR Umwandlung durchgeführt, oder muss das bereits beim scannen des Papiers oder beim erstellen der PDF gemacht werden? Denn ich habe einige Dokumente, wo ich den String "DEÜV" habe, aber wenn ich das oben in die Leiste eingebe, werden mir die Dokumente nicht gelistet.

Versuche es mal mit Sternchen, also *DEÜV*.

 

[sector]

Macht ecoDMS beim Import. Nicht schon vorher beim Scannen / durch den Scanner. Also wenn du im Suchfeld (mit Anführungsstrichen) "DEÜV" eingibst - werden Dokumente, wo das auftaucht, nicht gefunden? Obwohl Du keinerlei weitere Filter aktiv hast? Das ist ungewöhnlich. Also wichtig ist auf jeden Fall, sich an die Scanner-Vorschriften von ecoDMS zu halten (dpi etc.).

Also ich hab bei mir unter Einstellungen ->Datei-Indizierung OCR-Optionen: Kein Haken bei: Vorhandene OCR von Dokumenten verwerfen, dafür aber Haken bei Deutsch und Englisch. Ich habe bisher noch nicht beobachtet, dass irgendein archiviertes Dokument nicht gefunden wurde. Es sei denn, ich hatte noch unbemerkterweise irgendwelche Filter drin (spezieller Status o.ä. angeklickt).

welche Einstellungen soll ich beim Scanner vornehmen? Ich scanne immer mit 300dpi mi einem Canon Business AIO Gerät

 

[roads]

wie gesagt EcoWorkz soll Anhänge filtern und in EcoDMS ziehen können, ich bekomme es nicht hin. Wir benutzen Ecoworkz um QM zum abstempeln vorzulegen ohne es ausdrucken zu müssen. Dokumentsteuerung nennt man das glaube ich.

Also ich hab bei mir unter Einstellungen ->Datei-Indizierung OCR-Optionen: Kein Haken bei: Vorhandene OCR von Dokumenten verwerfen, dafür aber Haken bei Deutsch und Englisch. Ich habe bisher noch nicht beobachtet, dass irgendein archiviertes Dokument nicht gefunden wurde. Es sei denn, ich hatte noch unbemerkterweise irgendwelche Filter drin (spezieller Status o.ä. angeklickt).

Das habe ich auch so werde aber mal den Haken setzen bei OCR verwerfen. Vielleicht ist EcoDMS besser als im OCR als Scansnap oder was dahinter arbeitet als OCR. Vielleicht sind dan meine S P A C E OCRs weg.

 

[sector]

Kann ich irgendiwe in ecoDMS prüfen lassen was das OCR "sieht"? Also nicht das ich das als DEÜV lese, aber das OCR dies als solches nicht erkennt. Wenn das OCR nicht zuverlässig funktioniert, kann ich den spaß auch wieder per Ordner in ecoDMS sortieren oder gleich aufm Filesystem ohne Verschlagworten
Acrobat OCR über das selbe Dokument findet mein suchwort.

Die Befürchtung, das ich 25€ für 1x Support ausgebe und keine funktionierende Lösung bekomme ist auch nicht Hilfreich

 

[roads]

Nein zeigt den OCR Prozess nicht an. Du kannst aber wie Servilianus schrieb einen externen benutzen und das OCR vorher durchführen lassen. Ich probiere aktuell den internen aus.
Frage von oben noch mal hatte jemand schon mal?

Checksum mismatch on file