ecoDMS erfahrungsaustausch?

[roads]

Meines Wissens Mails nicht, wenn da drin keine Vertragsbestandteile schiftlich fixiert werden.
Wenn ich also eine Rechnung als PDF mit Standardtext schreibe, brauche ich die Mail nicht zu sichern.

Das finde ich interessant ich dachte das muss jedes Unternehmen und jeder Freiberufler. Hast du da etwas schriftliches dazu?

Unterlagen, die der Steuerberater monatlich bekommt

Der bekommt bei mir nichts, der holt sich die Unterlagen in den freigegebenen Ordnern. Vorsicht du musst alle Dokumente für "EcoSimsUser" freigeben wenn Ecodms nach Ordnerfreigabe arbeiten soll. Ich bekomme Mehrkosten vom Steuerberater angedroht wenn EcoDMSWeb nicht läuft und ich ein PDF Paket verschlüsselt senden muss. Mögen sie gar nicht mehr.

 

[RAIDler]

Das finde ich interessant ich dachte das muss jedes Unternehmen und jeder Freiberufler. Hast du da etwas schriftliches dazu?

such doch einfach mal im Netz nach Gobd und Mails.... Grüße

 

[RAIDler]

@RAIDler EcoDMS ist revisionssicher aber unzertifiziert. Es folgt den Regeln der Revisionssicherheit. Ich habe beim FA Papierloses arbeiten mit EcoDMS beantragt und auch schriftlich Erlaubnis erhalten. Man kann nicht unbedingt darauf schliessen, dass es damit revisionssicher ist, aber ich tue es mal. Im Gegensatz zu einigen Onlinediensten kommst du leicht wieder an die Originaldokumente.

Gibt es vom FA zertifizierte Software ? Ich dachte das läfu nur über die GOBD-Richtlinie ?

 

[roads]

Nö machen doch dritte Stellen und vergeben ein Siegel.

 

[JudgeDredd]

Meinst du das Sperren der Aktivierungslizenz? Entweder vor der Deinstallation vorher die Lizenz deaktivieren, oder online Lizenz wieder freischalten lassen. Das dauert aber dann ca. 1-12h.

Meine Aussage war darauf bezogen, das ecoDMS eingestellt und kein Support mehr geleistet wird.

 

[Ronny1978]

Das kann dir aber bei jedem anderen Anbieter passieren. Davor wirst du nie geschützt sein.

 

[JudgeDredd]

Habe ich auch nicht behauptet, aber genau das war ja die Frage von @RAIDler
Leider werden hier aber Zitate aus Vorgängerposts einfach gelöscht, obwohl sie aus meiner Sicht auch Sinn ergeben können und keine "Vollzitate" gewesen sind

 

[eden]

Verwendet hier jemand EcoDMS sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke? Zuerst sah es für mich so aus, als ob EcoDMS mehrmandantenfähig ist, aber das "Archiv" Feld im Connection Manager scheint nur noch aus historischen Gründen zu existieren. Also eine Lizenz = eine Datenbank.

Ich sehe im Moment eigentlich nur zwei Möglichkeiten: entweder eine zusätzliche private Lizenz kaufen und einen zweiten Server aufsetzen, oder mit dem Kompromiss leben, jeweils für privat und geschäftlich einen Hauptordner anzulegen und die eigentlich Kategorien als Unterordner zu verwalten. Letzteres ist mangels klarer Trennung nicht optimal, aber wäre dank Rechteverwaltung und Einmannbetrieb zumindest möglich.

Hat das jemand so? Und gibt es funktionell einen Unterschied zwischen Haupt- und Unterordnern? Das einzige was ich entdecken kann, ist, dass Hauptordner während der Klassifizierung in einem separaten Feld erscheinen. Im Handbuch ist auch nicht klar erklärt, warum es die Trennung überhaupt gibt.

 

[Ronny1978]

Ich habe keine 2 Datenbanken, warum auch. Ordner anlegen, Belegarten anlegen und Berechtigungen ordentlich setzen. Du kannst doch eine Ordner Geschäft (und Unterordner) und einen Ordner Privat (und Unterordner generieren). Die Rechte wer, was, wohin kannst du doch setzen.

 

[Chief Brody]

Mit Ordnern könntest du das abbilden, so wie Ronny1978 es gesagt hat.
Nachteil: Du hast sowohl in der privaten als auch in der geschäftlichen "Umgebung" dieselben Attribute, Dokumentenarten, Ordner.
Ich selbst nutze 2 ecoDMS Instanzen, um diese sauber zu trennen.
Dazu habe ich auf dem Synology einfach 2 unterschiedliche Container mit jeweils eigenen Verzeichnissen erzeugt.
Einzige Wermutstropfen: Ich benötige hierfür 2 unterschiedliche Lizenzen. Allerdings finde ich, dass das preislich sehr überschaubar ist.
Und: Wenn beide Container zeitgleich laufen, brauchen diese auch doppelte Ressourcen.
Vorteil: Ich kann jedes der beiden Systeme individuell konfigurieren. (Ich brauche bei Instanz A andere Attribute und andere Dokumentenarten als bei Instanz B)

In ecoDMS konnte man in früheren Versionen mehrere Archive anlegen. Diese hatten dann aber die Nachteile, dass sie ebenfalls alle dieselbe Ordnerstruktur, Dokumentenarten und K.-Attribute hatten.
Außerdem waren die Dokumenten-IDs fortlaufend über mehrere Archive, glaube ich.

 

[Ronny1978]

Attribute, Dokumentenarten, Ordner

Die lassen sich aber anpassen. Und mit RegEX hat man einige Möglichkeiten, das automatisch zu erkennen. Ja, es ist in einem Archiv, finde ich aber nicht schlimm. Ich kümmere mich EINMAL um die Datensicherung, melde mich EINMAL an und kann meinen Dokumenten Scanner gut Programmieren. Denn auch entsteht Mehraufwand .

Wenn das System so "scharf" geschalten ist, dass es geschäftlich reicht, reicht es privat dicke. Ich mache meine Trennung mit Ordnern und Unterordner. Zum Schluss ist wichtig, die Aufbewahrungsfristen und Löschfristen/-operationen korrekt einzustellen, dass es geschäftlichen Belangen genügt.

 

[roads]

Habt ihr auch Probleme mit der Suche nach dem Update? Ergebnis der Suche nach Tesla in allen Ordnern oder wie hier in einem in dem ich weiss, dass es im Text Tesla gibt aber auch in den Beschreibungen. Es ist keine Suchmaske eingestellt.





Diesen Eintrag findet er neben dutzenden weiteren nicht.




OK Habe was gefunden. Werden nach dem Update die Dateien neu indiziert? Das wäre mit 347 Dokumenten mehr als langsam nach ca. einer Woche?

 

[Ronny1978]

Bei dir sind aber noch Dokumente in Bearbeitung. Ist das korrekt? Ich muss leider sagen. dass bei mir die Suche nach dem Update auf 24.02 einwandfrei läuft.

 

[roads]

Ging aber nicht weiter und habe das Update gleich nach Release geupdatet. Habe mal den container neu gestartet. Jetzt läuft die Indizierung. Nur heads up lohnt sich mal nachzusehen in den Einstellungen. Es wird einem bewusst wie wichtig die Suche ist. Ohne finde ich rein gar nichts was älter als eine Woche ist. Schön wäre auch die Suche nach Teilwörtern. Also, dass die Suche nach Meer auch das Meerschwein findet. Das ist aktuell nicht so.

 

[Ronny1978]

Schön wäre auch die Suche nach Teilwörtern. Also, dass die Suche nach Meer auch das Meerschwein findet. Das ist aktuell nicht so.

Das geht alles . Am besten mal bei so einem kostenlosen Webinar anmelden. Gib mal in die Suche:

Meer*

ein. Du wirst staunen.... Es gibt auch noch ? als Platzhalter. Aber das habe ich mir leider nicht gemerkt. ecoDMS sucht nämlich auch nach Ähnlichkeiten wie R?ner, glaube ich. -> als Reiner/Rainer usw.

 

[Ronny1978]

Handbuch S.198 aus Version 23.02 (13.1.2 Platzhalter / Wildcard-Suche)

 

[roads]

Danke, hängt bei 99% jetzt. Immerhin.

 

[randomUser123]

Weil ich glaube dass es nicht nur bei MIR sondern bei ALLEN kurz nicht lief. Oder ist da kein EcoDMS Server im Spiel?

8080 und es gab einen Gateway timeout.

Anhang anzeigen 101441

Bekanntes Problem seitens ecoDMS, ich hab das auch.
Versuchs mal beim Support und teile deine Erfahrung, ich werde nämlich nur hingehalten und mir wurde bisher diesbezüglich nicht geholfen.

Ich wünsch dir viel Erfolg!

 

[roads]

Bei mir läuft es wieder. Aber mit dem Support habe ich auch meine Probleme, eigentlich sehr gut aber geben dann auf wenn es schwieriger wird.

 

[randomUser123]

Bei mir läuft es wieder. Aber mit dem Support habe ich auch meine Probleme, eigentlich sehr gut aber geben dann auf wenn es schwieriger wird.

Hattest du damit öfter Probleme, und falls ja, bis zu welchem Zeitpunkt/Update?

Danke, hängt bei 99% jetzt. Immerhin.

Findest du damit jetzt wieder alles wie gewohnt?

Ich Frage, weil ich vorhabe das 24.02 Update demnächst durchzuführen