ecoDMS erfahrungsaustausch?

[Ronny1978]

Ich glaube das Wort "Dateiname" hast du - meiner Meinung nach - im falschen Kontext. Es geht hier darum, dass du BEIM EXPORT aufgrund von Attributen oder Bemerkungen, die den "Dateinamen" für die exportierte PDF "zusammenbasteln" kannst. Mit dem ursprünglichen Dateinamen der Ursprungsdatei, hat das nix zu tun. Ich glaube, das was du vorher ist nicht sinnvoll und widerspricht, meiner Meinung nach, dem Sinn eines DMS.

Wenn du die Dateien scannst und der Scanner bereits die Volltextsuche und das speichern als PDF/A zulässt, nimmst du die Universalsuche der DS und bist fertig. Dann braucht es kein DMS System, welches auf Datenbankbasis arbeitet.

Vielleicht liege ich aber auch falsch.

 

[arfman]

Mir geht es um den Namen der Datei, welch ich in ecodms importiere, also die Datei die jetzt z. B. "Rechnung Handy 24-05-03.pdf" heißt und von mir in den Scan input Ordner geschoben wird, damit sie in ecodms eingelesen wird. Diesen Dateinamen würde ich gerne beim importieren auslesen und in das Bermerkungsfeld einfügen.

Über das WORKZ Plugin scheint das möglich zu sein, eine andere Möglichkeit habe ich nicht gefunden.

 

[Ronny1978]

WORKZ Plugin

Meiner Meinung kostet WORKZ aber extra. Und ich sehe immer noch nicht den Sinn. Ich lasse per RegEX Eintrag die Rechnungsnummer ins Feld "Belegnummer" eintragen. Wozu brauche ich dann den Dateinamen? Der reine Dateiname spielt in einem DMS keine Rolle mehr.

 

[Holli_NOM]

Vielleicht geht es ihm darum, bereits vorhandene Dateien zu archivieren, und er hat im Dateinamen schon eine Art Verschlagwortung vorgenommen, die er im DMS weiter nutzen will.

PS: Hier wurde das schon mal diskutiert, und da findet man auch die Antwort:
https://www.synology-forum.de/threads/ecodms-erfahrungsaustausch.115382/page-7

 

[Ronny1978]

Vielleicht geht es ihm darum, bereits vorhandene Dateien zu archivieren, und er hat im Dateinamen schon eine Art Verschlagwortung vorgenommen

Das habt ich auch so verstanden. Aber ich bleibe bei meiner Meinung, dass das keinen Sinn macht. Das DMS soll Dateien schnell finden. Wenn du nach Datum UND Telekom zum Beispiel suchst, ist der Dateiname der Datei vollkommen egal. Wenn du - mal hypothetisch - eine Mahnung bekommst, steht das Rechnungsnummer sowieso und nicht RG 1234 2024-10-18. Ich halte es - nach wie vor - für sinnvoller ein neues Feld (Belegnummer) anzulegen und dann per RegEX auch die Belegnummer zu erkennen. Wenn die Datei 20244-10-18.pdf heißt, suchst du später nicht nach dem Jahr 20244, weil vielleicht nicht gemerkt hast, das du dich vertippt hast.

Also bitte noch einmal die Sinnhaftigkeit der Übernahme des ursprünglichen Dateinamens prüfen!!! Wenn du von wem auch immer eine Rechnung mit 56549789623-RE.pdf bekommst, warum extra noch einmal "sauber" mit 2024-10-21.pdf abspeichern? Und der Name sagt noch nichts über den Lieferanten/Rechnungssteller aus. Also wieso die Arbeit. Dein DMS soll ja verwalten und dir Arbeit abnehmen.

Ist aber nur meine Meinung wie ich mein DMS seit 3 Jahren nutze. Der Dateiname und die Endung hat mich noch nie interessiert.

 

[Holli_NOM]

Ich sehe das ja genauso. Dem Fragesteller ist vermutlich nicht klar, wie ein DMS funktioniert und hängt deshalb noch an seinen Dateinamen. Das sollte ja nur ein Erklärungsversuch sein.

Ich setze ecoDMS auch seit ca. 4 Jahren ein und habe nie Dateinamen vermisst. Eine flache Ordnerstruktur reicht völlig aus, wobei man selbst darauf verzichten könnte.

 

[Ronny1978]

Das sollte ja nur ein Erklärungsversuch sein

Alles gut. Das habe ich auch so verstanden. Ich habe mir in ecoDMS auch eine kleine Ordnerstruktur angelegt. Aber man soll und braucht es hier nicht zu übertreiben. Die Dateinamen sind Schall und Rauch. Die sind in ecoDMS bzw. jedem DMS nicht von belangen. Daher nimmt man ja ein DMS. Und noch einmal, auch wenn ich mich wiederhole:

Der Dateiname als Feld ist "sinnfrei" bei der Suche. Vertippst du dich und suchst dann danach, findest du den sowieso nicht. Und heißt die Telekomrechnung aus Oktober Diddelmaus.pdf findest du die auch nicht, wenn du speziell bei Bemerkungen nach "2024-10-18_Telekom.pdf" suchst. Suchst du aber nach Firma oder was du auch immer für Felder anlegst, da bist du ja frei, nach Telekom und Text "Oktober" kommst du umgehend zum Ziel.

@arfman : Bitte einfach noch einmal ein paar Videos zu ecoDMS schauen.

 

[Shapeir]

Hallo an alle.
Ich habe dieses Forum durch Zufall entdeckt und konnte mir schon viele Tipps und Erfahrungen nehmen.
Ich weiß nicht, ob es ein besseres Unterthema zu EcoDMS gibt, ich hätte Fragen, bei denen ich mir sicher bin das sie schnell beantwortet sind.

Ich verwende noch die Testversion von EcoDMS (Burns) mit Anbindung an

DiskStation DS723+
2x Seagate IronWolf 6 TB
2x Kingston Server Premier 16GB 2666MT/s DDR4 ECC
2x Kingston KC3000 PCIe 4.0 NVMe M.2 SSD

Der Client läuft auf einem Win10 Sytem.
Soweit funktioniert alles, bis auf folgende Dinge.

1.)
In den Einstellungen unter scaninput lasst sich nichts anklicken, alles ist ausgegraut und nicht anwählbar. Benutzer-Rechte habe ich alle, evtl. liegt es an einer Berechtigungs-Einstellung im NAS? Ich habe jedoch auch schon auf 2 anderen Win10-Systeme EcoDMS installiert, dort dasselbe Problem. Ich brauche die Einstellungen noch nicht, dennoch würde mich interessieren, wieso dies so ist. In einem anderen Forum wurde etwas Ähnliches auch schon besprochen, jedoch nur mit einem QNAP NAS.

2.)
Laut dem Benutzerhandbuch der API Version müsste im Vorschaufenster in dem Mann ein Dokument sehen kann die Möglichkeit bestehen in die Ansicht herein zu zoomen. Leider ist dies bei mir auch nicht möglich. Es gibt sogar eine offizielle Updateankündigung (2023) in der diese Funktion angekündigt wurde. Jedoch lässt sich im Dokument nicht mit dem Mausrad Zoomen, es ist auch kein Zoom Button sichtbar. Gibt es hierfür evtl. eine Einstellung welche aktiviert werden muss?

3. Ich hatte zuvor getestet, wie die Ordner Überwachung über Workz funktioniert. Als der Server noch unter Win10 lief, funktionierte alles wie beschrieben. Jetzt, da der Server auf dem NAS läuft, stellt sich das Problem, das in den Workz Einstellungen der zu überwachende Ordner ein neu angelegte Pfad im Docker ist. Es ist auch nur dieser eine Ordner auswählbar, was sicherlich wieder mit einer Berechtigung oder Freigabe im NAS zu tun hat.

Gibt es hier die Möglichkeit einen freigegebenen Windowsnetzwerkordner im NAS einzubinden um in den Worksz Einstellungen dann diesen Win10 Ordner auswählen zu können? Ansonsten müsste ich mir die abgelegten Dateien des Windows Ordners in den NAS Ordner synchronisieren und die Ablagen anschließend automatisiert von EcoDMS verarbeiten lassen zu können.

5.) In Paperoffice gibt es diese Funktion, im EcoDMS konnte ich noch nichts finden.
Beim Klassifizieren kann man in Paperoffice wie auch in EcoDMS den Zielpfad auswählen. In Paperoffice ist es möglich zum Zielpfad auch noch einen. Automatisch angelegten Ordner nach einer eigenen Vorgabe zu erstellen. Beispiel: Rechnungen\yyyy\mm\namederpdf.pdf.
Mir ist klar, dass diese Ordnerstruktur vielleicht nicht ganz optimal sein kann, für meine Bedürfnisse würde so eine Möglichkeit jedoch sehr gut sein.

Vielen Dank für eure Anregungen, Tipps und Hinweise und einen schönen Abend noch.

 

[Ronny1978]

Bei 1) müsste ich bei mir mal schauen.
Bei 2) bitte mal mit STRG und Mausrad probieren
Bei 3) ich nutze weder WORKZ noch EcoDMS auf der DS ->auf einer Windows 11 VM unter Proxmox
Bei 4) ich GLAUBE!!! es gehen nur Ordner auf dem ecoDMS Server - bin mir aber nicht sicher

Beim Klassifizieren kann man in Paperoffice wie auch in EcoDMS den Zielpfad auswählen

Bei 5) was meinst du damit? Man kann Rechnung nach eigenen Vorgaben exportieren